Deelnemers aan gebeurtenissen uitnodigen, registreren en onderbrengen

Als uw gebeurtenis volledig is gemodelleerd in Dynamics 365 Customer Insights - Journeys, kunt u beginnen met het promoten van deze gebeurtenis. Het systeem biedt u hiervoor verschillende hulpprogramma's.

Contactpersonen uitnodigen voor uw gebeurtenissen

Wanneer uw gebeurtenis is gepland en ingesteld, is het tijd voor promotie. Customer Insights - Journeys biedt u hiervoor verschillende hulpmiddelen:

• Ontwerp een marketing-e-mailbericht met een gebeurteniselement. Met het gebeurteniselement wordt een knop van het type Oproep tot actie in het bericht gemaakt die ontvangers van het bericht direct naar uw gebeurteniswebsite leidt. Meer informatie: E-mailmarketingoverzicht
• Stel een klantreis in waarmee uw marketing- e-mailbericht naar alle relevante contactpersonen wordt verzonden, berichtuitwisselingen worden geregistreerd en wordt gereageerd op gebeurtenisregistraties. Meer informatie: Klantreizen gebruiken om geautomatiseerde campagnes te maken.
• Maak banners en berichten op sociale media om uw gebeurtenis te promoten. Neem in elk bericht een koppeling naar uw gebeurteniswebsite op en gebruik de Customer Insights - Journeys-functie Omleidende URL om korte URL's te maken waarmee klikken met Customer Insights - Journeys worden geregistreerd en contactpersonen onmiddellijk worden doorgestuurd naar uw gebeurteniswebsite. U kunt een andere omleidings-URL maken voor alle sociale-mediasites, banners en berichten zodat u aparte klikresultaten voor elke URL kunt verzamelen om het succes van elk kanaal of initiatief te evalueren. Meer informatie: Omleidings-URL's instellen.

Deelnemers registreren voor gebeurtenissen, sessies en passen

Met Gebeurtenisregistratie kunnen deelnemers zich aanmelden voor uw gebeurtenis en hun plaatsen reserveren voor bepaalde sessies of tracks. Daarnaast kunt u de interesse in de gebeurtenis peilen en planners van gebeurtenissen informeren over de vraag zodat ze hun capaciteit kunnen plannen. Gebeurtenismanagers kunnen registratierecords gebruiken om van tevoren te evalueren hoeveel resources ze beschikbaar moeten hebben, welke sessies grotere kamers vereisen of zelfs of een sessie moet worden geannuleerd. Dankzij een geavanceerde registratie kunnen deelnemers er zeker van zijn dat hun plaats is gereserveerd voor alle sessies die ze willen bijwonen.

Customer Insights - Journeys-gebruikers kunnen deelnemers handmatig registreren door gebeurtenisregistraties, sessieregistraties en pasopdrachten rechtstreeks in de app aan te maken. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld telefonische registraties opgeven. Handmatige registraties stellen gebruikers ook in staat om indien nodig de wachtlijst te omzeilen.

Elke registratie resulteert in een gebeurtenisregistratierecord, waarin het profiel van een registrant en informatie over de passen, bij te wonen sessies en eventueel bijgewoonde sessies wordt gecombineerd. Elke registratierecord heeft een unieke id, die door het systeem wordt gecodeerd in een QR-code die u kunt insluiten in een e-mail ter bevestiging van de registratie die naar elke geregistreerde gebruiker wordt verzonden. U vindt de QR-code ook ingebed in elk registratierecord, zodat u het kunt gebruiken in ander contexten, zoals het afdrukken van badges die worden uitgedeeld tijdens de gebeurtenis Meer informatie: QR-codes gebruiken voor gebeurtenisregistratie, koppelingen naar inhoud of URL's

Op het evenement kunnen evenementenorganisatoren de QR-code gepresenteerd door elke deelnemer scannen en de registratie-ID vastleggen, die vervolgens kan worden gebruikt om de registratie te verifiëren en/of aanwezigheid te registreren bij elke gebeurtenis of sessie. De QR-code is alleen een registratie-ID, dus evenementorganisatoren moeten wat aangepaste ontwikkeling doen voor de verificatie, het inchecken en de registratiefuncties die ze nodig hebben. Een manier om dit te doen is door het creëren van een aangepaste smartphone-app.

Als u alle huidige registraties en pastoewijzingen wilt weergeven en deze zelf handmatig wilt maken in het systeem, werkt u in een van de volgende entiteiten van het Werkgebied Gebeurtenissen:

• Gebeurtenissen>Gebeurtenis>Gebeurtenisregistraties: u kunt hier registraties voor alle gebeurtenissen weergeven en maken.
• Gebeurtenissen>Gebeurtenis>Gebeurtenissen: open hier een gebeurtenisrecord en ga naar het tabblad Registratie versus aanwezigheid om registraties voor de geselecteerde gebeurtenis weer te geven en te maken. Als u afzonderlijke sessieregistraties wilt weergeven of maken, gaat u naar het tabblad Agenda van de gebeurtenisrecord en opent u een sessie die daar wordt vermeld.

Segmenten voor communicatie met gebeurtenisdeelnemers instellen

Terwijl u zich voorbereidt op een gebeurtenis (en deze daarna opvolgt), wilt u waarschijnlijk van tijd tot tijd communiceren met mensen die zich hiervoor hebben aangemeld. Een goede manier om dit te doen is door een segment in te stellen voor het vinden van de juiste deelnemers en vervolgens een klantreis te maken waarmee e-mailberichten naar hen worden verzonden, vervolgactiviteiten worden ingesteld en meer.

Als u segmenten wilt maken waarmee contactpersonen worden gevonden die zijn gekoppeld aan gebeurtenisentiteiten, moet het systeem aan gebeurtenissen gerelateerde entiteiten synchroniseren met de Marketing Insights-service. Als uw Customer Insights - Journeys-exemplaar nog niet is ingesteld op het synchroniseren van de vereiste gebeurtenisentiteiten, vraagt u uw beheerder om dit in te stellen. Als u de beheerder bent, raadpleegt u Entiteiten kiezen voor synchronisatie met Marketing Insights-services voor instructies. De primaire gebeurtenisentiteit (Gebeurtenis) is gewoonlijk standaard ingesteld op synchroniseren, maar de entiteit voor gebeurtenisregistratie (Gebeurtenisregistratie), die nuttig kan zijn bij het communiceren met geregistreerde contactpersonen, is dat niet.

Hotelkamers voor personeel, sprekers en gasten boeken

Als uw organisatie hotels en ruimtetoewijzingen voor uw gebeurtenis heeft ingesteld in Customer Insights - Journeys, kunt u kamerboekingen weergeven en maken via Gebeurtenissen>Logistiek>Hotelkamerreserveringen. Bij elke kamerboeking wordt een gebeurtenisregistratierecord (met de bijbehorende contactpersoon) gekoppeld aan een ingestelde hotelkamertoewijzing in Customer Insights - Journeys. Elke kamertoewijzing vertegenwoordigt een aantal kamers van een bepaald type (eenpersoons, tweepersoons of suite) in een bepaald hotel tijdens een bepaalde gebeurtenis. Als alle kamers in een toewijzing zijn geboekt, wordt die toewijzing beschouwd als uitverkocht tenzij u er meer kunt aanvragen bij dat hotel. Bij kamerboekingen wordt geen kamernummer opgegeven, alleen een kamertype (op basis van toewijzing) en een uniek reserveringsnummer.

Meer informatie: Deelnemerslogistiek en accommodatiebeschikbaarheid beheren