Het genereren van PDF-bestanden vanuit verkooprecords in- of uitschakelen

Stel uw gebruikers in staat om met klanten professioneel uitziende PDF-bestanden te maken van verkoopentiteitsrecords.

Licentie- en rolvereisten

Vereistetype	U moet over het volgende beschikken
Licentie	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise of Dynamics 365 Sales Professional Meer informatie: Dynamics 365 Sales-prijzen
Beveiligingsrollen	Systeembeheerder Meer informatie: Vooraf gedefinieerde beveiligingsrollen voor Verkoop

Genereren van PDF in- of uitschakelen

De mogelijkheid om PDF´s te genereren stelt gebruikers in staat om rechtstreeks PDF-bestanden vanuit Dynamics 365-records te genereren. De mogelijkheid om PDF-bestanden te maken wordt ondersteund voor de volgende entiteiten: Accounts, Contactpersonen, Leads, Verkoopkansen, Offertes, Orders en Facturen, zowel in web- als in mobiele apps. U kunt de entiteiten selecteren waarvoor u het genereren van PDF's wilt inschakelen.

Selecteer afhankelijk van de Dynamics 365 Sales-licentie die u hebt een van de volgende tabbladen voor specifieke informatie:

Belangrijk

Met releasewave 2 van 2020 wordt de mogelijkheid om PDF's te genereren verbeterd om alle aangepaste entiteiten te ondersteunen. De PDF-verbeteringen zijn beperkt tot de webervaring en zijn niet beschikbaar in de mobiele app. Als u zich niet hebt aangemeld, of als u Verkoophub op de mobiele app gebruikt, ziet u de oude ervaring.

Sales Premium of Sales Enterprise

Genereren van PDF's in- of uitschakelen:

1. Selecteer in de linkerbenedenhoek van het scherm Gebied wijzigen en selecteer vervolgens App-instellingen.

2. Selecteer in het siteoverzicht Overzicht en zoek in het zoekvak Converteren naar PDF. Als alternatief kunt u Organisatietools> Productiviteitstools selecteren en vervolgens kiest u Converteren naar PDF.

3. Selecteer op de paing Converteren naar PDF de entiteiten waarvoor u de mogelijkheid tot het genereren van PDF's wilt inschakelen.

   

   1. Om alleen de entiteiten te zien waarvoor het genereren van PDF's momenteel is ingeschakeld, schakelt u de schakelaar Alleen ingeschakelde entiteiten weergeven in.
   2. Als u de lijst met entiteiten wilt filteren en een specifieke entiteit wilt zoeken waarvoor u het genereren van PDF's wilt inschakelen, gebruikt u het veld Filteren op entiteitsnaam. Als u bijvoorbeeld het genereren van PDF's wilt inschakelen voor de entiteit Verkoopkans, voert u verk en ziet u de lijst met entiteitsnamen gefilterd om de entiteitsnamen te tonen die beginnen met verk.

4. Selecteer Opslaan.
   Genereren van PDF's is ingeschakeld voor de geselecteerde entiteiten.

5. Bekijk de kant-en-klare sjablonen en maak nieuwe sjablonen volgens uw vereisten. Zie voor meer informatie Word-sjablonen maken en beheren.

   Notitie

   U kunt geen PDF-bestand maken voor een entiteitsrecord als er geen sjabloon beschikbaar is voor die entiteit.

Nadat u het genereren van PDF's hebt ingeschakeld, kunnen verkopers een PDF genereren, deze downloaden naar hun lokale computer, ze opslaan in Dynamics 365 als notities of ze opslaan in SharePoint.

Belangrijk

• De knop Opslaan naar SharePoint is beschikbaar voor gebruikers als SharePoint-integratie is ingeschakeld voor uw organisatie en het selectievakje Documentbeheer is ingeschakeld op de entiteitspagina. Als zij de knop niet zien, controleert u of SharePoint-integratie en documentbeheer zijn ingeschakeld. Zie Entiteitsopties in- of uitschakelen voor meer informatie over het selectievakje Documentbeheer.
• De knop Opslaan naar Dynamics is beschikbaar voor gebruikers als Notities is ingeschakeld voor de primaire entiteit. Als zij de knop niet zien, controleert u of het selectievakje Notities (inclusief bijlage) is ingeschakeld op de entiteitspagina in het gebied Aanpassing. Notities zijn standaard ingeschakeld voor alle kant-en-klare entiteiten. Zie Entiteitsopties die alleen kunnen worden ingeschakeld voor meer informatie over het selectievakje Notities.

Sales Professional

Genereren van PDF's in- of uitschakelen:

1. Selecteer in het siteoverzicht onder Instellingen de optie Verkoopinstellingen.

2. Selecteer onder Geavanceerde instellingen de optie Genereren van PDF.

3. Selecteer op de paing Converteren naar PDF de entiteiten waarvoor u de mogelijkheid tot het genereren van PDF's wilt inschakelen.

   

   1. Als u alleen de entiteiten wilt zien waarvoor het genereren van PDF's momenteel is ingeschakeld, stelt u de optie Alleen ingeschakelde entiteiten weergeven in op Ja.
   2. Als u de lijst met entiteiten wilt filteren en een specifieke entiteit wilt zoeken waarvoor u het genereren van PDF's wilt inschakelen, gebruikt u het veld Filteren op entiteitsnaam. Als u bijvoorbeeld het genereren van PDF's wilt inschakelen voor de entiteit Verkoopkans, voert u verk en ziet u de lijst met entiteitsnamen gefilterd om de entiteitsnamen te tonen die beginnen met verk.

4. Selecteer Opslaan. Genereren van PDF's is ingeschakeld voor de geselecteerde entiteiten.

5. Bekijk de kant-en-klare sjablonen en maak nieuwe sjablonen volgens uw vereisten. Zie voor meer informatie Word-sjablonen gebruiken voor het maken van gestandaardiseerde documenten.

   Notitie

   U kunt geen PDF-bestand maken voor een entiteitsrecord als er geen sjabloon beschikbaar is voor die entiteit.

Nadat u het genereren van PDF's hebt ingeschakeld, kunnen verkopers een PDF genereren, deze downloaden naar hun lokale computer, ze opslaan in Dynamics 365 als notities of ze opslaan in SharePoint.

Belangrijk

• De knop Opslaan naar SharePoint is beschikbaar voor gebruikers als SharePoint-integratie is ingeschakeld voor uw organisatie en het selectievakje Documentbeheer is ingeschakeld op de entiteitspagina. Als zij de knop niet zien, controleert u of SharePoint-integratie en documentbeheer zijn ingeschakeld. Zie Entiteitsopties in- of uitschakelen voor meer informatie over het selectievakje Documentbeheer.
• De knop Opslaan naar Dynamics is beschikbaar voor gebruikers als Notities is ingeschakeld voor de primaire entiteit. Als zij de knop niet zien, controleert u of het selectievakje Notities (inclusief bijlage) is ingeschakeld op de entiteitspagina in het gebied Aanpassing. Notities zijn standaard ingeschakeld voor alle kant-en-klare entiteiten. Zie Entiteitsopties die alleen kunnen worden ingeschakeld voor meer informatie over het selectievakje Notities.

Het genereren van PDF's in- of uitschakelen als u de mobiele app Dynamics 365 voor telefoons gebruikt

Als u de mobiele app Dynamics 365 voor telefoons gebruikt, kunt u de mogelijkheid inschakelen om alleen PDF-bestanden te maken voor de volgende entiteiten: Accounts, Contactpersonen, Potentiële klanten, Verkoopkansen, Prijsopgaven, Orders en Facturen.

1. Selecteer in het siteoverzicht onder Instellingen de optie Verkoopinstellingen.

2. Selecteer onder Geavanceerde instellingen de optie Genereren van PDF.

3. Om PDF-generatie in of uit te schakelen op de pagina PDF-bestand genereren, stelt u onder Selecteer of PDF-bestanden kunnen worden gemaakt, opgeslagen en per e-mail worden verzonden op basis van Dynamics 365 Sales-entiteitsrecords de schakeloptie voor de entiteit in op Ingeschakeld of Uitgeschakeld. Als u bijvoorbeeld PDF-generatie wilt inschakelen voor records van het type Verkoopkans, stelt u de schakeloptie voor Verkoopkans in op Ingeschakeld.

   

4. Selecteer Opslaan.

Kunt u de opties in uw app niet vinden?

Er zijn drie mogelijkheden:

• U beschikt niet over de benodigde licentie of rol.
• Uw beheerder heeft de functie niet ingeschakeld.
• Uw organisatie gebruikt een aangepaste app. Neem contact op met uw beheerder voor exacte stappen. De stappen die in dit artikel worden beschreven, zijn specifiek voor de kant-en-klare Verkoophub- en Sales Professional-app.

Zie ook

PDF-bestanden maken van verkooprecords