Dubbele potentiële klanten beheren
Identificatie van dubbele potentiële klanten helpt u om een schone en nauwkeurige database van potentiële klanten te behouden door de duplicaten te verwijderen.
Licentie- en rolvereisten
| Vereistetype | U moet over het volgende beschikken |
|---|---|
| Licentie | Dynamics 365 Sales Premium of Dynamics 365 Sales Enterprise Meer informatie: Dynamics 365 Sales-prijzen |
| Beveiligingsrollen | Elke primaire verkooprol, zoals verkoper of verkoopmanager Meer informatie: Primaire verkooprollen |
Vereisten
Neem contact op met uw beheerder om detectie van dubbele potentiële klanten voor uw organisatie in te schakelen. Meer informatie: Duplicaatdetectie voor potentiële klanten inschakelen
Regels om duplicaten te identificeren
Dubbele potentiële klanten worden geïdentificeerd op basis van de volgende regels.
| Regel | Omschrijving | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Hetzelfde e-mailadres | De potentiële klanten worden weergegeven als duplicaten wanneer de potentiële klanten hetzelfde e-mailadres bevatten, ook al zijn de overige waarden zoals naam en mobiel nummer anders. | De potentiële klanten Kenny Smith en John Doe hebben het e-mailadres employee@contoso.com. Met de functie voor detectie van duplicaten worden de potentiële klanten leads Kenny Smith en John Doe als duplicaten weergegeven op basis van deze regel. |
| Hetzelfde telefoonnummer | De potentiële klanten worden weergegeven als duplicaten wanneer ze hetzelfde telefoonnummer bevatten, ook al zijn de overige waarden zoals naam en e-mailadres anders. | De potentiële klanten Kenny Smith en John Doe hebben hetzelfde telefoonnummer +1234567890. Met de functie voor detectie van duplicaten worden de potentiële klanten leads Kenny Smith en John Doe als duplicaten weergegeven op basis van deze regel. |
| Vergelijkbare naam en bedrijfsnaam | Als de potentiële klanten een vergelijkbare naam en bedrijf hebben, worden ze als duplicaten weergegeven. Het AI-model kan de dubbele potentiële klanten identificeren, zelfs als de naam en het bedrijf hetzelfde klinken. | Bijvoorbeeld Regina Murphy van Contoso en Regina Merphy van Contoso.inc. In dit voorbeeld is de spelling van de namen anders, maar klinken de namen hetzelfde. |
| Vergelijkbare naam en hetzelfde e-maildomein | Als de potentiële klanten een vergelijkbare naam en hetzelfde e-maildomein hebben, worden ze als duplicaten weergegeven. Het AI-model kan de dubbele potentiële klanten identificeren, zelfs als de namen hetzelfde klinken. | Bijvoorbeeld Regina Murphy, Regina@contoso.com, en Regina Merphy, Manager@contoso.com. In dit voorbeeld is de spelling van de namen anders, maar klinken de namen hetzelfde en is ook het e-maildomein hetzelfde (contoso.com). |
Dubbele potentiële klanten weergeven en identificeren
Meld u aan bij de Verkoophub-app en selecteer in het siteoverzicht Verkoop>Potentiële klanten.
Selecteer een potentiële klant in de lijst. Als de potentiële klant duplicaten heeft, wordt de optie Duplicaten weergeven weergegeven op de werkbalk.
Opmerking
Selecteer slechts één potentiële klant om de duplicaten weer te geven.
or
Open een potentiële klant. Als de potentiële klant duplicaten heeft, wordt onder de werkbalk een bericht weergegeven met het aantal dubbele potentiële klanten dat overeenkomt met de open potentiële klant. Selecteer Mogelijke duplicaten weergeven.
De pagina voor dubbele potentiële klanten wordt geopend met een lijst met dubbele potentiële klanten.
Nadat u de duplicaten hebt gedetecteerd, kunt u een enkele record samenvoegen en onderhouden. Meer informatie: Dubbele potentiële klanten samenvoegen
De pagina met de lijst met dubbele potentiële klanten
De potentiële klant aan de linkerkant van de pagina is de potentiële klant die u hebt geselecteerd om duplicaten weer te geven. De naam heeft het achtervoegsel (huidig).
De kenmerken die vergelijkbare gegevens bevatten, worden gemarkeerd voor de geïdentificeerde dubbele potentiële klanten. In de voorgaande afbeelding kunt u bijvoorbeeld zien dat de naam en de optie Telefoon (werk) worden gemarkeerd om aan te geven dat de gegevens vergelijkbaar zijn met die van de geselecteerde potentiële klant.
Er zijn slechts twee dubbele potentiële klanten zichtbaar op de pagina. Selecteer de pijl naar rechts om de andere potentiële klanten te bekijken. Het bericht in de rechterbovenhoek toont het aantal potentiële klanten dat u bekijkt. In de voorgaande afbeelding bijvoorbeeld geeft het bericht Er worden 1-2 van 4 duplicaten weergegeven aan dat u de eerste twee potentiële klanten van de in totaal vier dubbele potentiële klanten aan het bekijken bent.
Dubbele potentiële klanten samenvoegen
Als u aan een prospect wilt werken, moet u eerst eventuele dubbele records samenvoegen tot een enkele record. Met de functie voor duplicaatdetectie van Microsoft Power Platform kunt u slechts één duplicaat samenvoegen met de primaire record. De functie voor duplicaatdetectie van Sales is verbeterd, zodat u een record met maar liefst vier dubbele records kunt samenvoegen. Dit helpt u om een enkele record bij te houden met de meest recente informatie.
Laten we eens kijken naar het samenvoegproces aan de hand van een voorbeeld van een potentiële klant met de naam Lidman Anna.
Open de potentiële klant zoals beschreven in Dubbele potentiële klanten weergeven en identificeren, eerder in dit artikel.
In dit voorbeeld openen we de record Lidman Anna (voorbeeld).
Selecteer in het dialoogvenster Dubbele records de records die u wilt samenvoegen. U kunt maximaal vier dubbele records selecteren.
De potentiële klant Lidman Anna (voorbeeld) bevat drie mogelijke duplicaten. Selecteer de records die u wilt samenvoegen.
Opmerking
De optie Samenvoegen is alleen actief wanneer u de huidige record en ten minste één dubbele record selecteert.
Selecteer Samenvoegen.
Het dialoogvenster Samenvoegen wordt geopend. Laten we deze eens in detail gaan bekijken.
Primaire record: een primaire record is altijd de potentiële klant waaraan de meeste activiteiten zijn gerelateerd of die het laatst is bijgewerkt. Hoewel we bijvoorbeeld Lidman Anna (voorbeeld) hebben geselecteerd om de duplicaten te bekijken, is de primaire record Lidman Anna met de onderwerp Wi-Fi-printer omdat dit de record is die het laatst is bijgewerkt.
Als u een andere record tot primair record wilt maken, selecteert u de optie Primair maken boven aan de record. In het bevestigingsbericht dat verschijnt, waarin wordt aangegeven dat de wijzigingen die zijn aangebracht in de huidige primaire record verloren zullen gaan, selecteert u Doorgaan.
Vul de lege velden van de primaire record in: als de primaire record lege velden bevat en de andere records waarden voor die velden bevatten, selecteert u Vul de lege velden van de primaire record in. Deze optie is standaard geselecteerd.
De lege velden in de primaire record worden automatisch bijgewerkt met de informatie uit het volgende beschikbare record (in de volgorde van weergave). Het pictogram Ongedaan maken
verschijnt naast de velden die zijn bijgewerkt.Op vergelijkbare wijze worden veldwaarden die aan de primaire record zijn toegevoegd, voorafgegaan door een vinkje bij de record van waaruit ze zijn toegevoegd. In ons voorbeeld kunt u zien dat de veldwaarden Aantal werknemers, Broncampagne, Provincie en Bron van potentiële klant zijn toegevoegd vanuit Lidman Anna (voorbeeld) naar de primaire record Lidman Anna.
Als u een waarde uit een dubbele record wilt toevoegen aan de primaire record, beweegt u de muisaanwijzer over het veld en selecteert u het vinkje. Als u in ons voorbeeld wilt dat de functietitel van de potentiële klant Verkoopdirecteur is, selecteert u het veld Functietitel uit de eerste dubbele record.
Voer een van de volgende handelingen uit om de waarde van een veld te verwijderen:
Selecteer
voor de primaire record.or
Schakel het vinkje naast het veld in de duplicaatrecord uit.
Velden met dezelfde gegevens verbergen: als u velden met vergelijkbare waarden in alle records wilt verbergen, selecteert u Velden met dezelfde gegevens verbergen. Deze optie is standaard geselecteerd.
Selecteer Samenvoegen en selecteer vervolgens Doorgaan in het bevestigingsbericht.
De primaire record wordt bijgewerkt en andere records worden gedeactiveerd. Als de gedeactiveerde duplicaten gerelateerde records bevatten, worden ze automatisch verplaatst naar de primaire record.
Dubbele potentiële klanten verwijderen
Nadat u de dubbele potentiële klanten hebt geïdentificeerd, verwijdert u deze om te zorgen voor een overzichtelijke en bruikbare lijst met potentiële klanten.
Selecteer de dubbele potentiële klant en selecteer vervolgens Verwijderen.
Opmerking
U kunt een potentiële klant alleen verwijderen als u de eigenaar van de potentiële klant bent of de machtiging voor het verwijderen van de potentiële klant hebt.
Selecteer in het bevestingsbericht de optie Permanent verwijderen.
De dubbele potentiële klant wordt uit uw organisatie verwijderd.
Potentiële klanten verwijderen uit de lijst met duplicaten
Nadat u de potentiële klanten hebt geïdentificeerd die geen duplicaten zijn, kunt u ze uit de duplicatenlijst verwijderen.
Selecteer de potentiële klant en selecteer vervolgens Loskoppelen.
De potentiële klant wordt losgekoppeld van de duplicatenlijst van de werkelijke potentiële klant. Als de losgekoppelde potentiële klant echter in de duplicatenlijst van andere potentiële klanten staat, moet u deze afzonderlijk uit elke lijst verwijderen.
Kunt u de opties in uw app niet vinden?
Er zijn drie mogelijkheden:
- U beschikt niet over de vereiste licentie of rol. Controleer het gedeelte Licentie- en rolvereisten bovenaan deze pagina.
- Uw beheerder heeft de functie niet ingeschakeld.
- Uw organisatie gebruikt een aangepaste app. Neem contact op met uw beheerder voor exacte stappen. De stappen die in dit artikel worden beschreven, zijn specifiek voor de kant-en-klare Verkoophub- en Sales Professional-app.