Info over het instellen van ondertekeningslimieten
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Uitgavenbeheer is een hoofdelement van financieel risicobeheer voor organisaties. Het beheren van uitgaven omvat het versterken van interne controles en ervoor zorgen dat werknemers voldoen aan deze controles. Maximale ondertekeningslimieten vormen een belangrijk onderdeel van de controles en conformiteit met betrekking tot uitgavenbeheer.
Een ondertekeningslimiet bepaalt de grootste financiële toezegging die een werknemer met autorisatie mag maken namens een werkgever. Als direct resultaat van de uitgavenactiviteit van een werknemer en latere goedkeuring van de uitgavenactiviteit door zijn manager, kan de organisatie een contractuele relatie aangaan met een derde. Een inkooporder kan bijvoorbeeld uitgegeven worden aan een leverancier.
Er zijn twee types ondertekeningslimieten: uitgavenlimieten en goedkeuringslimieten. Een uitgavenlimiet is het maximumbedrag dat een werknemer mag uitgeven aan bedrijfsgerelateerde aankopen. Een goedkeuringslimiet is het maximumbedrag dat een werknemer mag goedkeuren voor een specifiek bedrijfsdocument. Ondertekeningslimieten kunnen variëren afhankelijk van het transactietype. Daarom kunnen opdrachten tot inkoop, onkostennota´s, inkooporders en facturen verschillende ondertekeningslimieten hebben.
Organisaties kennen standaard ondertekeningslimieten toe. Afhankelijk van de configuratie van ondertekeningslimieten in een organisatie, kan een werknemer een standaard ondertekeningslimiet op één van de volgende manieren verkrijgen:
De werknemer wordt automatisch de standaard ondertekeningslimiet toegewezen op basis van zijn/haar taak en compensatieniveau.
De werknemer moet een aanvraag voor ondertekeningslimiet indienen in het de portal voor werknemersservices in Enterprise Portal voor Microsoft Dynamics AX.
Overeenkomsten voor ondertekeningslimieten zijn beperkt geldig in de tijd. Voordat een overeenkomst vervalt, moet een werknemer ze verlengen. Tijdens de verlenging moeten werknemers opnieuw bevestigen dat ze akkoord gaan om de voorwaarden van de overeenkomst na te leven. Als een ondertekeningslimiet verloopt, kan een werknemer geen aankopen doen totdat de overeenkomst vernieuwd wordt.
Procesoverzicht: Uitgavenlimieten en goedkeuringslimieten
Het proces van configureren en activeren van ondertekeningslimieten betekent de volgende stappen:
Een beheerder selecteert de basis van de ondertekeningslimiet.
Indien nodig beperkt de beheerder ondertekeningslimieten tot gebruikers met een werknemersregistratie in Microsoft Dynamics AX.
Indien nodig configureert de beheerder ondertekeningslimieten zodat werknemers de standaard ondertekeningslimieten voor hun taak of compensatieniveau moeten aanvragen. Aanvragen worden ingediend in de portal voor werknemersservices in Enterprise Portal.
Voor elke taak of compensatieniveau bepaalt de beheerder de standaard uitgavenlimieten en goedkeuringslimieten, per transactietype.
Notitie
Standaard uitgavenlimieten voor een taak of compensatieniveau kunnen anders gedefinieerd worden voor verschillende rechtspersonen in een organisatie. Binnen een rechtspersoon kunnen standaard ondertekeningslimieten tevens anders gedefinieerd worden voor verschillende gebieden, zoals afdelingen of kostenplaatsen. Werknemers die een functie hebben in meer dan één rechtspersoon in een organisatie, kunnen verschillende standaard ondertekeningslimieten hebben in elke rechtspersoon.
Wanneer een werknemer aangenomen wordt, krijgt hij of zij een specifieke taak of compensatieniveau toegewezen in Microsoft Dynamics AX.
Indien ondertekeningslimieten geconfigureerd zijn om automatisch limieten te verlenen aan werknemers gebaseerd op taak of compensatieniveau, wordt de werknemer automatisch op die basis een ondertekeningslimiet verleend.
Indien ondertekeningslimieten geconfigureerd zijn om van werknemers te vereisen dat zij ondertekeningslimieten aanvragen voor hun taak of compensatieniveau, moet de werknemer een aanvraag indienen in de portal voor werknemersservices.
De manager van de werknemer controleert de ondertekeningslimietaanvraag en keurt deze goed of wijst deze af. Een manager kan tevens op enig moment een ondertekeningslimiet intrekken.
Nadat een uitgavenlimiet ingesteld is voor een werknemer, kan de werknemer aankopen doen tot dat bedrag. Uitgavenlimieten worden aangeroepen op het moment van aankoop. Goedkeuringslimieten worden aangeroepen als onderdeel van de documentgoedkeuringscyclus, wanneer de manager van de werknemer de aankoop goedkeurt.
Voorbeeld: Uitgavenlimiet
Prakash is een projectmanager. Als de verantwoordelijke persoon voor de tijdige levering van het project, moet Prakash in staat zijn om catalogusaankopen te doen voor bedrijfssoftware en -hardware. De standaard uitgavenlimiet die is gedefinieerd voor zijn taak is USD 500. De aankopen die Prakash moet doen om te voldoen aan zijn projectdeadline, vereisen een hogere uitgavenlimiet. Daarom dient Prakash een aanvraag in om zijn uitgavenlimiet te verhogen naar 2.500 USD zodat hij artikelen en services kan kopen die tot 2.500 USD kosten.
De aanvraag voor uitgavenlimiet van Prakash wordt naar Reina verzonden, de resourcemanager op het project, die de aanvraag goedkeurt. Prakash kan nu catalogusaankopen doen van tot USD 2.500, wat USD 2.000 meer is dan de standaard ondertekeningslimiet die gedefinieerd is voor de taak.
Als Prakash een hogere uitgavenlimiet nodig heeft voor een specifieke aankoop van meer dan USD 2.500, kan hij een aanvraag indienen voor een eenmalige verhoging van uitgavenlimiet.
Voorbeeld: Goedkeuringslimiet
Reina is een projectresourcemanager bij Fabrikam, Inc. Voor managers op het niveau van Reina, is een standaard goedkeuringslimiet van USD 2.000 gedefinieerd voor opdrachten tot inkoop. Fabrikam heeft ondertekeningslimieten geconfigureerd om van werknemers te vereisen aanvragen voor ondertekeningslimieten in te dienen. Ondertekeningslimieten worden niet automatisch aan werknemers verleend.
Reina vraag de standaard goedkeuringslimiet van USD 2.000. Daarom wordt haar aanvraag automatisch goedgekeurd en moet deze niet meer via de workflow worden goedgekeurd. Echter, de werknemers van Reina hebben uitgavenlimieten van meer dan USD 2.000 nodig voor opdrachten tot inkoop. Reina dient daarom een aanvraag voor goedkeuringslimiet voor USD 2.500 in. June, de productafdelingsmanager, keurt de aanvraag goed. Nu kan Reina aankopen tot USD 2.500 die gedaan worden door haar werknemers goedkeuren.
Voorbeeld: Vernieuwen van overeenkomsten van ondertekeningslimieten
Overeenkomsten voor ondertekeningslimieten zijn beperkt geldig in de tijd. Werknemers moeten de overeenkomsten periodiek vernieuwen om opnieuw te bevestigen dat zij akkoord gaan met de voorwaarden van de overeenkomst. Prakash heeft bijvoorbeeld een uitgavenlimiet voor opdrachten tot inkoop. Toen Prakash deze ondertekeningslimiet aanvroeg, las hij de "Aankoopvoorwaarden"-overeenkomst en ging akkoord met de voorwaarden op 1 juni 2011. De duur van de overeenkomst werd vastgesteld als zijnde 12 maanden. Daarom verloopt zijn bevestiging op 1 juni 2012. Voor deze datum moet Prakash zijn overeenkomst opnieuw bevestigen om te voldoen aan de "Inkoopvoorwaarden"-overeenkomst.
Het veld Overeenkomst openen (maanden) wordt gebruikt om de duur van de vernieuwingsperiode te definiëren voor één ondertekeningslimietovereenkomst. Voor de uitgavenlimiet van Prakash, is de vernieuwingsperiode twee maanden. Daarom wordt de pagina Bevestiging van overeenkomst ondertekeningslimiet vanaf 1 april 2012 voor Prakash beschikbaar. Tussen 1 april 2012 en 31 mei 2012 kan Prakash deze pagina openen en zijn ondertekeningslimietovereenkomst vernieuwen. Als Prakash zijn ondertekeningslimietovereenkomst in deze periode niet verlengt, zal zijn ondertekeningslimiet verlopen en kan hij geen aankopen doen totdat de overeenkomst wordt vernieuwd.
Zie ook
Zoek voor informatie over ondertekeningslimiettaken voor werknemers en managers naar Aanvragen voor ondertekeningslimieten maken en onderhouden en Ondertekeningslimietaanvragen voor uw werknemers onderhouden in de Enterprise Portal voor Microsoft Dynamics AX Help.
Zie Tekenlimietparameters opzetten voor meer informatie over het instellen van parameters voor ondertekeningslimieten