Documentbeheer
Geldt voor: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Dit onderwerp geeft antwoorden op veelvoorkomende documentbeheervragen. U kunt documentbeheer gebruiken in Microsoft Dynamics AX om bestanden aan records te koppelen. U kunt bijvoorbeeld PDF, Microsoft Word of Microsoft Excel aan een inkooporder of verkooporder koppelen. U kunt ook Word en Excel sjablonen maken vanuit Microsoft Dynamics AX gegevens.
Wat is het verschil tussen documentverwerking en documentbeheer?
Er is geen verschil. Beide termen verwijzen naar dezelfde functie. In eerdere versies van Microsoft Dynamics AX, werd de functie documentverwerking genoemd. In recentere versies wordt dit documentbeheer genoemd.
Wat is het verschil tussen documentbeheer en afdrukbeheer?
Met documentbeheer kunt u notities, documenten en andere bestanden aan records toevoegen in Microsoft Dynamics AX.
Met afdrukbeheer kunt u afdrukinstellingen beheren voor geselecteerde rapporten. Afdrukinstellingen omvatten het aantal kopieën, de gewenste printer, en de meertalige tekst die op het rapport kan worden opgenomen. Zie Afdrukbeheer voor meer informatie.
Wat is het verschil tussen documenttypes en bestandstypes?
Documenttypes worden gebruikt om documenten te categoriseren die u koppelt aan records of de sjablonen die u maakt. Met het documentbeheersysteem kunt u verschillende typen documenten verwerken. Dit zijn bijvoorbeeld brieven, werkbladen en notities. Voordat u sjablonen kunt maken of documenten kunt koppelen aan registraties, moet u documenttypes configureren in het formulier Documenttypen. Zie Documentbeheer configureren voor meer informatie.
Een bestandstype is de extensie van het document. Bijvoorbeeld .doc, .xlsx, en .pdf zijn bestandstypes.
Kan ik documenttypes exporteren of importeren?
Ja. Zie Een documenttype exporteren en importeren voor meer informatie.
Kan documentbeheer worden geïntegreerd met Office 365?
Ja. Documentbijlagen kunnen overal op internet of op een intranet staan en kunnen worden gekoppeld met de URL DocuType. Als u bijvoorbeeld een Word document dat zich op SharePoint Online bevindt aan een record koppelt, wordt de bijlage geopend in de webversie van Word
Kan ik Microsoft Dynamics AX bijlagen opslaan in SharePoint?
Ja, maar alleen als u Microsoft Dynamics AX 2012 R2 of een nieuwere versie gebruikt. Zie Configureren en gebruiken van Microsoft Dynamics AX-documentbeheer met Microsoft Sharepointdocumentbibliotheken voor meer informatie.
Ik kan sjablonen gebruiken die in SharePoint zijn opgeslagen als Microsoft Dynamics AX documentsjablonen?
Ja, maar alleen als u AX 2012-R2 of een nieuwere versie gebruikt. Zie Configureren en gebruiken van Microsoft Dynamics AX-documentbeheer met Microsoft Sharepointdocumentbibliotheken voor meer informatie.
Kan ik een documentarchief verplaatsen?
Ja. U moet echter de documenten kopiëren van het oude naar het nieuwe archief voordat u de nieuwe locatie in het veld van de archiefmap invoert. Deze voorzorgsmaatregel is nodig zodat u geen bestaande documentverwijzingen naar bestaande documenten breekt.
Om een documentarchief te verplaatsen, volgt u deze stappen:
Kopieer alle documenten van het oude naar het nieuwe archief.
Klik op Organisatiebeheer > Instellen > Documentbeheer > Parameters voor documentbeheer.
Voer in het gebied Algemeen van het formulier, in het veld Archiefmap, het pad van het nieuwe documentarchief in.
Waarom kan ik niet op het pictogram voor bijlagen klikken in het formulier Documentverwerking?
Het pictogram bijlagen is alleen beschikbaar als aan elk van de volgende voorwaarden wordt voldaan:
U hebt een registratie geselecteerd.
U hebt documentbeheer geactiveerd. Zie Documentbeheer configureren voor meer informatie.
U hebt machtigingen om bijlagen voor de registratie weer te geven.
Hoe vergrendel ik het formulier Documentverwerking?
Het formulier Documentverwerking toont altijd de documenten die aan de geselecteerde registratie zijn gekoppeld. Als u het formulier Documentverwerking laat openstaan en een andere record selecteert, wordt het formulier bijgewerkt zodat de document worden weergegeven die aan de pas geopende registratie zijn gekoppeld.
Om te voorkomen dat u het formulier Documentverwerking bijwerkt wanneer u een andere record selecteert, kunt u de weergave vergrendelen zodat de informatie in het formulier niet wijzigt.
Om de formulierweergave Documentverwerking te vergrendelen, volgt u deze stappen:
Selecteer een record.
Klik op Bestand > Opdracht > Documentverwerking om het formulier Documentverwerking te openen.
Klik op Functies > Vergrendelen.
Selecteer een andere record. De documenten voor de vergrendelde record worden nog steeds weergegeven in het formulier Documentverwerking.
U ziet uw vraag hier niet?
We proberen om zo veel vragen als mogelijk op te nemen, zodat Microsoft Dynamics AX Help nuttiger is voor mensen als u.
Laat ons weten welke vraag u aan het onderwerp wilt toevoegen. Stuur een e-mail naar adocs@microsoft.com.
Zie ook
Belangrijkste taken: Maken en delen van een Excel-sjabloon met behulp van Office-invoegtoepassingen