Proces- en e-mailmeldingen aanvragen in rechtenbeheer
Wanneer een gebruiker een aanvraag indient naar een toegangspakket, begint een proces die toegangsaanvraag te leveren. Rechtenbeheer verzendt e-mailmeldingen naar goedkeurders en aanvragers wanneer belangrijke gebeurtenissen plaatsvinden tijdens het proces. In dit artikel worden het aanvraagproces en de e-mailmeldingen beschreven die worden verzonden.
Wie kan een toegangspakket aanvragen
De catalogus, het toegangspakket en de beleidsinstellingen bepalen of een gebruiker een toegangspakket kan aanvragen.
- De catalogusinstelling Ingeschakeld bepaalt of gebruikers toegangspakketten in de catalogus kunnen aanvragen.
- De catalogusinstelling Ingeschakeld voor externe gebruikers bepaalt of gebruikers van externe mappen toegangspakketten in de catalogus kunnen aanvragen.
- De instelling voor het toegangspakket van Verborgen bepaalt of gebruikers het toegangspakket in Mijn toegang kunnen zien. Het beperkt niet of een gebruiker die een koppeling naar het toegangspakket heeft, het kan aanvragen.
- De lijst met toegangspakketten met incompatibele toegangspakketten en -groepen bepaalt of gebruikers die al andere toewijzingen hebben, kunnen aanvragen.
- De beleidsinstellingen in het toegangspakket bepalen wie kan aanvragen.
Aanvraagproces
Een gebruiker die toegang tot de resources in een toegangspakket nodig heeft, kan een toegangsaanvraag indienen. Afhankelijk van de configuratie van het beleid kan de aanvraag een goedkeuring vereisen. Wanneer een aanvraag wordt goedgekeurd, begint een proces de gebruikerstoegang toe te wijzen aan elke resource in het toegangspakket. In het volgende diagram ziet u een overzicht van het proces en de verschillende statussen:
| Toestand | Beschrijving |
|---|---|
| Ingediend | Gebruiker verzendt een aanvraag. |
| In afwachting van goedkeuring | Als het beleid voor een toegangspakket goedkeuring vereist, wordt een aanvraag verplaatst naar goedkeuring in behandeling. |
| Verlopen | Als er geen goedkeurders een aanvraag goedkeuren binnen de time-out van de goedkeuringsaanvraag, verloopt de aanvraag. Om het opnieuw te proberen, moet de gebruiker de aanvraag opnieuw indienen. |
| Geweigerd | Fiatteur weigert een aanvraag. |
| Goedgekeurd | Fiatteur keurt een aanvraag goed. |
| Leveren | De gebruiker heeft geen toegang gekregen tot alle resources in het toegangspakket. Als dit een externe gebruiker is, heeft de gebruiker mogelijk nog geen toegang tot de resourcemap. Ze hebben mogelijk ook de toestemmingsprompt niet geaccepteerd. |
| Afgeleverd | De gebruiker heeft toegang gekregen tot alle resources in het toegangspakket. |
| Gedeeltelijk geleverd | De gebruiker heeft nog geen toegang tot alle resources in het toegangspakket toegewezen. |
| Uitgebreide toegang | Als extensies zijn toegestaan in het beleid, heeft de gebruiker de toewijzing uitgebreid. |
| Toegang is verlopen | De toegang van de gebruiker tot het toegangspakket is verlopen. Om opnieuw toegang te krijgen, moet de gebruiker een aanvraag indienen. |
E-mailmeldingen
Als u een fiatteur bent, ontvangt u e-mailmeldingen wanneer u een toegangsaanvraag moet goedkeuren. U ontvangt ook meldingen wanneer een toegangsaanvraag is voltooid. U ontvangt ook e-mailmeldingen die de status van uw aanvraag aangeven als u een aanvrager bent.
In de volgende diagrammen ziet u wanneer deze e-mailmeldingen worden verzonden naar de fiatteurs of de aanvrager. Verwijs naar de tabel met e-mailmeldingen om het bijbehorende nummer te vinden voor de e-mailmeldingen die in de diagrammen worden weergegeven.
Notitie
Als de beheerder een gebruiker rechtstreeks toewijst aan een toegangspakket, ontvangt u geen e-mailmelding wanneer een toegangsaanvraag is voltooid of geweigerd. E-mailmeldingen worden alleen verzonden wanneer een gebruiker een aanvraag voor toegang doet.
Eerste goedkeurders en alternatieve goedkeurders
In het volgende diagram ziet u de ervaring van eerste goedkeurders en alternatieve goedkeurders en de e-mailmeldingen die ze ontvangen tijdens het aanvraagproces:
Aanvragers
In het volgende diagram ziet u de ervaring van aanvragers en de e-mailmeldingen die ze ontvangen tijdens het aanvraagproces:
Goedkeuring met meerdere fasen
In het volgende diagram ziet u de ervaring van goedkeurders voor fase 1 en fase 2 en de e-mailmeldingen die ze ontvangen tijdens het aanvraagproces:
Tabel e-mailmeldingen
De volgende tabel bevat meer informatie over elk van deze e-mailmeldingen. U kunt regels gebruiken om deze e-mailberichten te beheren. In Outlook kunt u bijvoorbeeld regels maken om de e-mailberichten naar een map te verplaatsen als het onderwerp woorden uit deze tabel bevat. De woorden zijn gebaseerd op de standaardtaalinstellingen van de tenant waar de gebruiker toegang aanvraagt.
| # | E-mailonderwerp | Wanneer verzonden | Verzonden naar |
|---|---|---|---|
| 1 | Actie vereist: doorgestuurde aanvraag goedkeuren of weigeren op [datum] | Deze e-mail wordt verzonden naar alternatieve goedkeurders voor fase 1 (nadat de aanvraag is geëscaleerd) om actie te ondernemen. | Alternatieve goedkeurders voor fase 1 |
| 2 | Actie vereist: aanvraag goedkeuren of weigeren op [datum] | Deze e-mail wordt verzonden naar de eerste fiatteur, als escalatie is uitgeschakeld, om actie te ondernemen. | Eerste fiatteur |
| 3 | Herinnering: De aanvraag goedkeuren of weigeren op [datum] voor [aanvrager] | Deze herinnerings-e-mail wordt verzonden naar de eerste fiatteur als escalatie is uitgeschakeld. In het e-mailbericht wordt hen gevraagd actie te ondernemen als ze dat nog niet hebben gedaan. | Eerste fiatteur |
| 4 | De aanvraag goedkeuren of weigeren op [tijd] op [datum] | Deze e-mail wordt verzonden naar de eerste fiatteur (indien escalatie is ingeschakeld) om actie te ondernemen. | Eerste fiatteur |
| 5 | Actie vereist herinnering: de aanvraag goedkeuren of weigeren op [datum] voor [aanvrager] | Deze herinnerings-e-mail wordt verzonden naar de eerste fiatteur als escalatie is ingeschakeld. In het e-mailbericht wordt hen gevraagd actie te ondernemen als ze dat nog niet hebben gedaan. | Eerste fiatteur |
| 6 | De aanvraag is verlopen voor [access_package] | Deze e-mail wordt verzonden naar de eerste fiatteur en alternatieve goedkeurders voor fase 1 nadat de aanvraag is verlopen. | Eerste fiatteur, alternatieve goedkeurders voor fase 1 |
| 7 | Aanvraag goedgekeurd voor [aanvrager] naar [access_package] | Deze e-mail wordt verzonden naar de eerste fiatteur en alternatieve goedkeurders voor fase 1 na voltooiing van de aanvraag. | Eerste fiatteur, alternatieve goedkeurders voor fase 1 |
| 8 | Aanvraag goedgekeurd voor [aanvrager] naar [access_package] | Deze e-mail wordt verzonden naar de eerste fiatteur en alternatieve goedkeurders voor fase 1 van een aanvraag met meerdere fasen wanneer de aanvraag fase-1 wordt goedgekeurd. | Eerste fiatteur, alternatieve goedkeurders voor fase 1 |
| 9 | Aanvraag geweigerd voor [access_package] | Deze e-mail wordt naar de aanvrager verzonden wanneer de aanvraag wordt geweigerd | Requestor |
| 10 | Uw aanvraag is verlopen voor [access_package] | Deze e-mail wordt verzonden naar de aanvrager aan het einde van één of meerdere fasen. Het e-mailbericht meldt de aanvrager dat de aanvraag is verlopen. | Requestor |
| 11 | Actie vereist: aanvraag goedkeuren of weigeren op [datum] | Deze e-mail wordt verzonden naar de tweede fiatteur, als escalatie is uitgeschakeld, om actie te ondernemen. | Tweede fiatteur |
| 12 | Actie vereist herinnering: de aanvraag goedkeuren of weigeren op [datum] | Deze herinnerings-e-mail wordt verzonden naar de tweede fiatteur als escalatie is uitgeschakeld. In de melding wordt hen gevraagd actie te ondernemen als ze dat nog niet hebben gedaan. | Tweede fiatteur |
| 13 | Actie vereist: de aanvraag goedkeuren of weigeren op [datum] voor [aanvrager] | Deze e-mail wordt verzonden naar de tweede fiatteur, als escalatie is ingeschakeld, om actie te ondernemen. | Tweede fiatteur |
| 14 | Actie vereist herinnering: de aanvraag goedkeuren of weigeren op [datum] voor [aanvrager] | Deze herinnerings-e-mail wordt verzonden naar de tweede fiatteur als escalatie is ingeschakeld. In de melding wordt hen gevraagd actie te ondernemen als ze dat nog niet hebben gedaan. | Tweede fiatteur |
| 15 | Actie vereist: doorgestuurde aanvraag goedkeuren of weigeren op [datum] | Deze e-mail wordt verzonden naar alternatieve goedkeurders voor fase 2, als escalatie is ingeschakeld, om actie te ondernemen. | Alternatieve goedkeurders voor fase 2 |
| 16 | Aanvraag goedgekeurd voor [aanvrager] naar [access_package] | Deze e-mail wordt verzonden naar de tweede fiatteur en alternatieve fiatteurs voor fase 2 bij het goedkeuren van de aanvraag. | Tweede fiatteur, alternatieve goedkeurders voor fase 2 |
| 17 | Een aanvraag is verlopen voor [access_package] | Deze e-mail wordt verzonden naar de tweede fiatteur of alternatieve goedkeurders, nadat de aanvraag is verlopen. | Tweede fiatteur, alternatieve goedkeurders voor fase 2 |
| 18 | U hebt nu toegang tot [access_package] | Deze e-mail wordt naar de eindgebruikers verzonden om hun toegang te gaan gebruiken. | Requestor |
| 19 | Toegang uitbreiden voor [access_package] op [datum] | Deze e-mail wordt naar de eindgebruikers verzonden voordat hun toegang verloopt. | Requestor |
| 20 | De toegang is beëindigd voor [access_package] | Deze e-mail wordt naar de eindgebruikers verzonden nadat hun toegang is verlopen. | Requestor |
E-mails met toegangsaanvragen
Wanneer een aanvrager een toegangsaanvraag indient voor een toegangspakket dat is geconfigureerd om goedkeuring te vereisen, ontvangen alle goedkeurders die aan het beleid zijn toegevoegd, een e-mailmelding met details van de aanvraag, in de goedkeuringsfase. De details in het e-mailbericht zijn: naamorganisatie van aanvrager en zakelijke rechtvaardiging; en de aangevraagde begin- en einddatum van de toegang (indien opgegeven). De details bevatten ook wanneer de aanvraag is ingediend en wanneer de aanvraag verloopt.
De e-mail bevat een koppeling goedkeurders die kunnen selecteren om naar Mijn toegang te gaan om de toegangsaanvraag goed te keuren of te weigeren. Hier volgt een voorbeeld van een e-mailmelding die naar een fiatteur wordt verzonden om een toegangsaanvraag te voltooien:
Goedkeurders kunnen ook een herinneringsmail ontvangen. De e-mail vraagt de fiatteur om een beslissing te nemen over de aanvraag. Hier volgt een voorbeeld van een e-mailmelding die de fiatteur ontvangt om hen eraan te herinneren actie te ondernemen:
Alternatieve goedkeurders vragen e-mailberichten
Als de instelling voor alternatieve goedkeurders is ingeschakeld en de aanvraag nog in behandeling is, wordt deze doorgestuurd. Alternatieve goedkeurders ontvangen een e-mailbericht om de aanvraag goed te keuren of te weigeren. U kunt alternatieve goedkeurders inschakelen in fase-1 en fase-2. Hier volgt een voorbeeld van een e-mailbericht van de melding die de alternatieve goedkeurders ontvangen:
Zowel de fiatteur als de alternatieve goedkeurders kunnen de aanvraag goedkeuren of weigeren.
Goedgekeurde of geweigerde e-mailberichten
Wanneer een fiatteur een toegangsaanvraag ontvangt die door een aanvrager is ingediend, kan deze de toegangsaanvraag goedkeuren of weigeren. De fiatteur moet een zakelijke reden voor hun beslissing toevoegen. Hier volgt een voorbeeld van een e-mailbericht dat naar de fiatteurs en alternatieve goedkeurders wordt verzonden nadat een aanvraag is goedgekeurd:
Wanneer een toegangsaanvraag is goedgekeurd en de toegang wordt ingericht, wordt er een e-mailmelding verzonden naar de aanvrager die nu toegang heeft tot het toegangspakket. Hier volgt een voorbeeld van een e-mailmelding die wordt verzonden naar een aanvrager wanneer ze toegang krijgen tot een toegangspakket:
Wanneer een toegangsaanvraag wordt geweigerd, wordt er een e-mailmelding naar de aanvrager verzonden. Hier volgt een voorbeeld van een e-mailmelding die naar een aanvrager wordt verzonden wanneer de toegangsaanvraag wordt geweigerd:
E-mails met goedkeuringstoegangsaanvragen voor meerdere fasen
Als goedkeuring voor meerdere fasen is ingeschakeld, moet ten minste één fiatteur van elke fase de aanvraag goedkeuren voordat de aanvrager toegang kan krijgen.
Tijdens fase-1 ontvangt de eerste fiatteur de e-mail van de toegangsaanvraag en neemt hij een beslissing.
Nadat de eerste of alternatieve goedkeurders de aanvraag in fase-1 goedkeurden, begint fase-2. Tijdens fase-2 ontvangt de tweede fiatteur de e-mailmelding voor toegangsaanvragen. Nadat de tweede fiatteur of alternatieve fiatteur in fase-2 (indien escalatie is ingeschakeld) besluit de aanvraag goed te keuren of te weigeren, worden e-mailberichten naar de eerste en tweede goedkeurders en alle alternatieve goedkeurders in fase-1 en fase-2, evenals de aanvrager verzonden.
E-mailberichten met verlopen toegangsaanvragen
Toegangsaanvragen kunnen verlopen als er geen fiatteur de aanvraag heeft goedgekeurd of geweigerd.
Wanneer de aanvraag de geconfigureerde vervaldatum bereikt en verloopt, kan deze niet meer worden goedgekeurd of geweigerd door de fiatteurs.
Er wordt een e-mailmelding verzonden naar de aanvrager, waarbij wordt gemeld dat hun toegangsaanvraag is verlopen en dat ze de toegangsaanvraag opnieuw moeten indienen. In het volgende diagram ziet u de ervaring van de aanvrager en de e-mailmeldingen die ze ontvangen wanneer ze aanvragen om toegang uit te breiden:
Hier volgt een voorbeeld van een e-mailmelding die naar een aanvrager wordt verzonden wanneer de toegangsaanvraag is verlopen:
