Handtekeningen en disclaimers voor de hele organisatie maken

Bekijk al onze inhoud voor kleine bedrijven over Help voor kleine bedrijven en leer.

Bekijk hulp van Microsoft 365 voor kleine bedrijven op YouTube.

U kunt e-mailhandtekeningen beheren door een e-mailhandtekening, juridische vrijwaring of openbaarmakingsverklaring toe te voegen aan de e-mailberichten die uw organisatie binnenkomen of verlaten. U kunt dit toepassen op alle binnenkomende en uitgaande berichten zoals hieronder wordt weergegeven. Of u kunt dit toepassen op bepaalde berichten, zoals berichten met specifieke woorden of tekstpatronen.

Een handtekening maken die van toepassing is op alle berichten

Bekijk deze video en andere op ons YouTube-kanaal.

1. Selecteer Exchange in de Microsoft 365-beheercentrum.
2. Selecteer E-mailstroom.
3. Selecteer Regels.
4. Selecteer Een regel toevoegen + en selecteer vervolgens Disclaimers toepassen.
5. Voer op de pagina Nieuwe regel de stappen uit.

Als je deze video nuttig vond, raadpleeg dan de complete reeks trainingen voor kleine bedrijven en nieuwe gebruikers van Microsoft 365.

Tip

Handtekeningen voor de hele organisatie worden 'disclaimers' genoemd, ongeacht wat ze bevatten. Ze kunnen bijvoorbeeld alleen een handtekening zijn of ook uw adres, juridische vrijwaring of andere informatie bevatten die u wilt.

Ga naar het beheercentrum via https://admin.cloud.microsoft.

1. Selecteer het startprogramma voor apps apps en selecteer vervolgens Beheer.

2. Selecteer Beheer centra en kies vervolgens Exchange.

3. Selecteer regels onder E-mailstroom.

4. Selecteer het + pictogram (Toevoegen) en kies Disclaimers toepassen.

5. Geef een naam op voor de regel.

6. Selecteer [Toepassen op alle berichten] onder Deze regel toepassen.

7. Laat onder Ga als volgt te werk de optie De vrijwaring toevoegen ingeschakeld.

8. Selecteer Tekst invoeren, typ uw disclaimer en selecteer vervolgens Opslaan.

9. Selecteer Een optie selecteren, kies Terugloop als terugvaloptie en selecteer vervolgens Opslaan. Dit betekent dat als de vrijwaring niet kan worden toegevoegd vanwege versleuteling of een andere e-mailinstelling, deze wordt ingesloten in een berichtenvelop.

10. Kies onder Behalve als of u uitzonderingen wilt voor afzender, geadresseerde, bijlage en meer en volg deze stappen.

11. Kies Volgende.

12. Kies onder Regelmodusde optie Afdwingen om de vrijwaring onmiddellijk in te schakelen. Kies anders Testen met beleidstips of Testen zonder beleidstips.

13. Kies een ernstniveau.

14. Kies Deze regel activeren op en geef een datum op.

15. Kies Deze regel deactiveren op en geef een datum op.

16. Kies Verwerking van meer regels stoppen als u alleen wilt dat deze handtekeningregel wordt uitgevoerd.

17. Kies Het bericht uitstellen als de regelverwerking niet wordt voltooid als u deze ervaring wilt.

18. Selecteer *Koptekst onder het adres van de afzender in de vervolgkeuzelijst bericht en selecteer vervolgens Volgende en Voltooien.

Beperkingen van handtekeningen voor de hele organisatie

U kunt het volgende niet doen bij het beheren van e-mailhandtekeningen in Microsoft 365:

• Voeg de handtekening rechtstreeks in onder het meest recente e-mailbericht beantwoorden of doorsturen

• E-mailhandtekeningen op de server weergeven in de mappen Verzonden items van gebruikers

• Afbeeldingen in e-mailhandtekeningen insluiten

• Regels overslaan die variabelen bevatten die niet kunnen worden bijgewerkt (bijvoorbeeld omdat de waarde niet is opgegeven voor een gebruiker)

Gebruik een hulpprogramma van derden om deze en andere mogelijkheden voor het beheren van e-mailhandtekeningen te verkrijgen. Zoek op internet naar software voor e-mailhandtekening. Een aantal van deze providers zijn Microsoft Gold Partners en hun software biedt deze mogelijkheden.

Meer informatie

Zie Disclaimers, handtekeningen, voetteksten of kopteksten voor de hele organisatie in Exchange Online voor meer informatie over het gebruik van PowerShell.

Verwante onderwerpen

E-mail en contactpersonen migreren naar Microsoft 365 (video)
E-mailinstellingen van gebruikers (artikel)
Overzicht van het Microsoft 365-beheercentrum (video)