Overzicht van Microsoft 365-Archief

Microsoft 365 Archief biedt kosteneffectieve opslag voor inactieve SharePoint-bestanden en -sites.

Organisaties moeten vaak inactieve of verouderde gegevens gedurende lange perioden bewaren voor het geval ze deze later moeten ophalen. Door deze gegevens op te slaan in SharePoint kunnen zoekbaarheid, beveiliging, compliance en het levenscyclusbeheer van gegevens eenvoudiger worden.

Met Microsoft 365 Archief kunt u inactieve gegevens bewaren door deze te verplaatsen naar een laag koude opslag in SharePoint. Gegevens die zijn gearchiveerd met Microsoft 365 Archief behouden automatisch dezelfde doorzoekbaarheids-, beveiligings- en nalevingsstandaarden tegen lagere kosten.

Opmerking

Microsoft 365 Archief voor SharePoint-sites is nu beschikbaar voor Government Community Cloud (GCC)-organisaties. Om aan de slag te gaan, configureert u een factureringsbeleid voor betalen per gebruik door de richtlijnen te volgen voor het instellen en beheren van facturering per gebruik in het knooppunt Facturering van de handleiding voor het Microsoft 365-beheercentrum. Nadat het factureringsbeleid is verbonden, schakelt u SharePoint-site-Archief in via de pagina Instellingen.

Andere voordelen van het gebruik van Microsoft 365 Archief zijn:

• Copilot-optimalisatie : Copilot is niet getraind op gearchiveerde inhoud, waardoor de reactierelevantie wordt gemaximaliseerd.

• Kostenbesparingen : een lagere catalogusprijs voor opslagverbruik boven je aan licentie toegewezen Microsoft 365-opslagquotum.

• Metagegevens zonder verlies - Een site behoudt alle metagegevens en machtigingen bij opnieuw activeren.

• Snelheid - Ultrasnel archief van sites van elke grootte en elk aantal sites.

• Decluttering - Expliciete scheiding tussen actieve en inactieve inhoud om de levenscyclus van uw site te helpen beheren.

Microsoft 365 Archief werkt met de Microsoft 365-zoekindex en de Microsoft Purview-functieset om gegevensbeheer op de lange termijn te ondersteunen tegen een prijs die is afgestemd op de levenscyclus van uw inhoud. Microsoft 365 Archief wordt beheerd in het SharePoint-beheercentrum door SharePoint-beheerders of globale beheerders.

Belangrijk

Microsoft raadt u aan rollen met zo min mogelijk machtigingen te gebruiken. Het gebruik van rollen met de minste machtigingen helpt bij het verbeteren van de beveiliging voor uw organisatie. Globale beheerder is een zeer bevoorrechte rol die kan worden beperkt tot noodsituaties waarin u een bestaande rol niet kunt gebruiken. Zie Informatie over beheerdersrollen in het Microsoft 365-beheercentrum voor meer informatie.

Wanneer een bestand of site wordt gearchiveerd, wordt het verplaatst naar een expliciet koudere laag en wordt het actieve opslagquotum van de tenant niet meer gebruikt. In plaats daarvan draagt het bij aan het opslaggebruik van Microsoft 365 Archief. Inhoud in deze laag is voor niemand meer rechtstreeks toegankelijk. Volledig zoeken in inhoud werkt voor Purview Content Search, zoeken voor eindgebruikers en eDiscovery-zoekervaringen. Met Purview Content Search en eDiscovery kan inhoud nog steeds rechtstreeks worden geëxporteerd, maar het kan langer duren om gearchiveerde inhoud te exporteren.

Wanneer een site wordt gearchiveerd, wordt alle inhoud van de site gearchiveerd, met inbegrip van:

• Documentbibliotheken, mapstructuren en bestanden

• Lijsten en lijstgegevens

• Machtigingen en alle metagegevens

Beheerders moeten site-eigenaren en eindgebruikers op de hoogte stellen voordat ze een site archiveren, zodat ze weten dat de site niet meer toegankelijk is.

Beperkingen

Beperkingen voor het site-Archief

• Publicerende sites, kanaalsites en sommige verouderde sitesjabloontypen zijn niet beschikbaar om te archiveren met Microsoft 365 Archief. Zie Sitesjablonen ondersteund voor meer informatie.

• Sites die zijn gekoppeld aan Teams en die alleen standaardkanalen gebruiken, worden ondersteund voor archivering. Sites die zijn gekoppeld aan Teams en privé- of gedeelde kanalen bevatten, worden slechts gedeeltelijk ondersteund:

  • SharePoint-beheercentrum: het archiveren van een site met kanaalsites is niet mogelijk. (Bericht: 'De met de groep verbonden site en gekoppelde kanaalsites kunnen niet worden gearchiveerd.')
  • PowerShell en Graph API: het archiveren van een site met kanaalsites wordt niet geblokkeerd. Alleen de hoofdsite die aan het Team is gekoppeld (en de bijbehorende standaardkanalen) wordt gearchiveerd. De sites voor privékanalen en gedeelde kanalen blijven actief. Het is niet mogelijk om de kanaalsites rechtstreeks te archiveren, aangezien deze sites niet-ondersteunde sitesjablonen gebruiken.

Beperkingen voor het Archief van bestanden

• Sommige Microsoft 365-toepassingen en -services bieden nog geen ondersteuning voor archivering op bestandsniveau. Deze toepassingen kunnen onjuiste foutberichten weergeven, niet correct worden geladen of acties mislukken die worden uitgevoerd met gearchiveerde inhoud. Omdat de clientondersteuning en het gebruikersbewustzijn voor gearchiveerde bestanden zich blijven ontwikkelen, raden we u aan omzichtig gebruik te maken van archiveren op bestandsniveau en ervoor te zorgen dat gebruikers begrijpen hoe ze bestanden op hun oorspronkelijke locatie opnieuw kunnen activeren als toegang vereist is, met name als ze onverwachte fouten bij het openen of laden tegenkomen. De lijst met bekende beperkingen omvat, maar is niet beperkt tot:

  • Word voor het web en de webversie van PowerPoint.

  • Teams, OneDrive en mobiele SharePoint-toepassingen.

  • macOS met de OneDrive-synchronisatieclient.

  • Oudere versies van Windows, zoals Windows 10 en eerder, met de OneDrive-synchronisatieclient.

  • Deze beperking geldt ook voor Windows-apparaten die niet zijn geconfigureerd voor het ontvangen van frequente updates.

  • Oudere versies van Office-bureaublad-apps die sinds 1 maart 2026 geen updates meer hebben gehad.

  • Andere apps, zoals Clipchamp en Power BI, kunnen gearchiveerde inhoud niet laden wanneer u probeert te importeren.

• Archiveren op bestandsniveau is alleen beschikbaar voor SharePoint-sites. Wanneer gearchiveerde bestanden worden gekopieerd of verplaatst, behouden ze hun gearchiveerde status. Als een gearchiveerd bestand echter wordt verplaatst of gekopieerd naar OneDrive, is die gearchiveerde status mogelijk niet altijd visueel zichtbaar in de gebruikersinterface van OneDrive.

• Files die opnieuw worden geactiveerd, kunnen gedurende 120 dagen niet opnieuw worden gearchiveerd.

• Bepaalde bestandstypen, waaronder OneNote, SharePoint-pagina's en SharePoint-agents, kunnen niet worden gearchiveerd.

• De bibliotheek Siteactiva op SharePoint-sites biedt geen ondersteuning voor archiveren op bestandsniveau.

Gerelateerd artikel

• Onderwijsaanbod