Beheer contracten met een gebruik van een Microsoft 365 oplossing
In dit artikel wordt beschreven hoe u een oplossing voor contractbeheer voor uw organisatie maakt met behulp van Microsoft Syntex en onderdelen van Microsoft 365. Het biedt u een framework om u te helpen bij het plannen en maken van een oplossing die past bij uw unieke bedrijfsbehoeften. Hoewel in deze oplossing wordt gesproken over contractbeheer, kunt u deze aanpassen om andere oplossingen voor documentbeheer te maken, zoals voor werkoverzichten of facturen.
Het bedrijfsprobleem identificeren
De eerste stap bij het plannen van uw contractbeheersysteem is het begrijpen van het probleem dat u probeert op te lossen. Voor deze oplossing moeten vier belangrijke problemen worden opgelost:
Contracten identificeren. Uw organisatie werkt met veel documenten, zoals facturen, contracten, werkafschriften, enzovoort. Sommige zijn digitale assets die via e-mail worden verzonden en andere zijn papieren assets die via traditionele e-mail worden verzonden. U hebt een manier nodig om alle klantcontracten te identificeren in alle andere documenten en deze vervolgens als zodanig te classificeren.
De geschiedenis van contractgoedkeuringen bijhouden. Uw organisatie heeft een betrouwbare manier nodig om te bepalen of contracten zijn goedgekeurd of geweigerd en of de betaling is verwerkt.
Site voor het beheren van contractgoedkeuringen. Uw organisatie moet een samenwerkingssite instellen waarin alle vereiste belanghebbenden eenvoudig contracten kunnen beoordelen. Belanghebbenden moeten indien nodig het hele contract kunnen bekijken, maar willen meestal verschillende belangrijke velden van elk contract zien (bijvoorbeeld de naam van de klant, het inkoopordernummer en de totale kosten). Belanghebbenden moeten inkomende contracten gemakkelijk kunnen goedkeuren of afwijzen.
Gecontroleerde contracten routeren. Goedgekeurde en afgekeurde contracten moeten worden gerouteerd via een specifieke werkstroom. Goedgekeurde contracten moeten worden doorgestuurd naar een partneraanvraag voor betalingsverwerking. Afgewezen contracten moeten worden gerouteerd voor aanvullende beoordeling.
Overzicht van de oplossing
Deze richtlijnen voor contractbeheer bestaan uit vier onderdelen van Microsoft 365:
Microsoft Syntex: Maak modellen om uw contractbestanden te identificeren en te classificeren en pak er vervolgens de juiste gegevens uit.
Microsoft SharePoint-lijsten: gebruik de opmaak die beschikbaar is in moderne SharePoint-lijsten om contracten in een bedrijfsvriendelijke indeling te presenteren.
Microsoft Teams: Gebruik de functionaliteit van een Teams-kanaal en de bijbehorende tabbladen om uw belanghebbenden in staat te stellen contracten te beoordelen en te beheren.
Power Automate: gebruik stromen om contracten door het goedkeuringsproces te leiden en vervolgens naar een toepassing van derden voor betaling.
Hoe het allemaal werkt
Documenten worden geüpload naar een SharePoint-documentbibliotheek. Er is een niet-gestructureerd documentverwerkingsmodel van Syntex toegepast op de documentbibliotheek. Elk bestand wordt gecontroleerd om te zien of er een overeenkomst is met een 'contract'-inhoudstype waarnaar het is getraind. Als er een overeenkomst wordt gevonden, classificeert het bestand als een 'contract' en wordt het inhoudstype voor het document bijgewerkt.
Het model haalt ook specifieke gegevens op uit elk contractbestand dat belanghebbenden willen zien, zoals de opdrachtgever, de contractant en het bedrag van de kosten.
De volgende pagina is een voorbeeld van een contract dat door het model is getraind om te identificeren.
In Microsoft Teams zijn alle belanghebbenden lid van een beveiligd Teams-kanaal waarin alle contracten in de documentbibliotheek zichtbaar zijn voor goedkeuring of afwijzing. Door de Functionaliteit van Teams te gebruiken, worden alle belanghebbenden op de hoogte gesteld wanneer nieuwe contracten moeten worden beoordeeld.
Met behulp van Power Automate worden contracten door het goedkeuringsproces in het Teams-kanaal verplaatst. Wanneer een lid een contract goedkeurt, wordt de contractstatus gewijzigd in Goedgekeurd, worden alle leden op de hoogte gesteld via een Teams-post en wordt een regelitem gemaakt om aan te geven dat het contract gereed is voor uitbetaling. Dit proces kan worden uitgebreid om rechtstreeks naar een financiële aanvraag van derden te schrijven voor betaling.
Wanneer een lid een contract weigert, wordt de status gewijzigd in geweigerd en worden alle leden hiervan op de hoogte gesteld via een Teams-post.
Het eindresultaat van deze oplossing is een geautomatiseerd bedrijfsproces voor uw organisatie. Werknemers kunnen de aangepaste tegelweergave in Teams eenvoudig gebruiken om de goedkeuringswerkstroom van uw documenten te initiëren en te bewaken.
Licentievereisten
Deze oplossing is afhankelijk van de volgende functionaliteit, allemaal beschikbaar als onderdeel van een licentie voor Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5, F3) of Business (Basic, Standard of Premium):
- Microsoft Syntex
- Microsoft Teams
- Power Automate
Meer informatie over het gebruik van Syntex
Nieuw bij Microsoft Syntex? Meer informatie over het gebruik van Syntex om inhoud te beheren met behulp van AI.
In het leertraject Inleiding tot Microsoft Syntex leert u hoe u ongestructureerde, vrije en ongestructureerde documentverwerkingsmodellen kunt gebruiken om documenten te classificeren, tekst te extraheren en uw documenten te labelen voor snel en eenvoudig kennisbeheer.
De oplossing maken
In de volgende secties wordt uitgebreid ingegaan op het configureren van uw oplossing voor contractbeheer. Deze is onderverdeeld in drie stappen:
Feedback
Binnenkort beschikbaar: In de loop van 2024 zullen we GitHub-problemen geleidelijk uitfaseren als het feedbackmechanisme voor inhoud en deze vervangen door een nieuw feedbacksysteem. Zie voor meer informatie: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Feedback verzenden en weergeven voor