Gegevens beheren voor Microsoft Whiteboard

Artikel
03/09/2023

Whiteboard-inhoud wordt opgeslagen in OneDrive voor Bedrijven en Azure. OneDrive voor Bedrijven is de standaardopslag voor alle nieuwe whiteboards. Whiteboards die oorspronkelijk in Azure zijn gemaakt en whiteboards die zijn geïnitieerd op een Surface Hub of een Microsoft Teams-ruimten-apparaat, worden opgeslagen in Azure.

Als u gegevens wilt beheren, moet u er eerst voor zorgen dat Whiteboard is ingeschakeld voor uw organisatie. Zie Toegang tot Whiteboard beheren voor meer informatie.

Overzicht van Azure Storage

Opmerking

De volgende informatie is van toepassing op whiteboards die zijn opgeslagen in Azure.

Whiteboard slaat inhoud momenteel veilig op in Azure. Gegevens kunnen op verschillende locaties worden opgeslagen, afhankelijk van het land/de regio en wanneer Whiteboard is overgeschakeld naar het opslaan van nieuwe inhoud op die locaties. Zie Waar uw Microsoft 365-klantgegevens worden opgeslagen om te controleren waar nieuwe gegevens worden gemaakt.

Inhoud in Azure biedt geen ondersteuning voor preventie van gegevensverlies (DLP), eDiscovery, bewaarbeleid en vergelijkbare functies. Deze inhoud kan worden beheerd met PowerShell-cmdlets van Whiteboard. Uiteindelijk moeten whiteboards die zijn opgeslagen in Azure, worden gemigreerd naar OneDrive voor Bedrijven of verwijderd.

Als een gebruikersaccount wordt verwijderd in Azure

We wijzigen de wijze waarop whiteboards worden opgeslagen wanneer het account van een gebruiker wordt verwijderd in Azure. Vóór de wijziging zijn ook whiteboards verwijderd die eigendom waren van het account van een verwijderde gebruiker. Whiteboards die met anderen zijn gedeeld, zijn echter niet verwijderd.

Opmerking

Whiteboards die zijn opgeslagen in OneDrive voor Bedrijven worden net als andere inhoud in OneDrive voor Bedrijven verwerkt. Zie De OneDrive-retentie instellen voor verwijderde gebruikers voor meer informatie.

Vanaf 1 juni 2022 is het gedrag van whiteboards in Azure gewijzigd. Whiteboards die met andere gebruikers worden gedeeld, worden verwijderd.

Als u de whiteboards van een verwijderde gebruiker wilt behouden, kunt u het eigendom overdragen voordat u het account verwijdert. U kunt één whiteboard of alle whiteboards overdragen naar een andere gebruiker.

Volg deze instructies om alle whiteboards over te dragen.
Zie Een gebruiker uit uw organisatie verwijderen voor meer informatie over het verwijderen van gebruikersaccounts.

Zorg ervoor dat een verwijderingsproces of script deze wijziging verwerkt. Als het u goed vindt dat de whiteboards worden verwijderd, is er geen actie vereist.

overzicht van OneDrive voor Bedrijven-opslag

Whiteboards worden gemaakt in de OneDrive voor Bedrijven map van de persoon die het whiteboard start. SharePoint wordt nog niet ondersteund. Dit proces is van toepassing op alle whiteboards die zijn gemaakt in de zelfstandige Whiteboard-toepassingen en in Vergaderingen, chats en kanalen in Microsoft Teams. De enige uitzondering hierop is dat whiteboards die zijn gestart vanuit een Surface Hub, worden opgeslagen in Azure, maar in de toekomst worden ze verplaatst naar OneDrive voor Bedrijven.

Gebruikers die geen OneDrive voor Bedrijven hebben ingericht, kunnen geen nieuwe whiteboards meer maken wanneer deze wijziging wordt geïmplementeerd. Ze kunnen hun eerder gemaakte borden echter nog steeds bewerken. Ze kunnen ook samenwerken aan whiteboards die met hen worden gedeeld door anderen die OneDrive voor Bedrijven hebben.

Een gemiddeld whiteboard kan tussen de 50 kB en 1 MB groot zijn en zich overal bevinden waar uw OneDrive voor Bedrijven inhoud zich bevindt. Zie Waar uw Microsoft 365-klantgegevens worden opgeslagen om te controleren waar gegevens voor uw tenant zijn opgeslagen. Kijk vervolgens naar de locatie voor OneDrive voor Bedrijven.

Besturingselementen voor OneDrive voor Bedrijven-opslag

U kunt Whiteboard-gegevens beheren met behulp van bestaande OneDrive voor Bedrijven besturingselementen. Zie De OneDrive-handleiding voor ondernemingen voor meer informatie.

U kunt bestaande OneDrive voor Bedrijven-hulpprogramma's gebruiken om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Als u ervoor wilt zorgen dat alle vorige wijzigingen uit het bestand zijn verwijderd, moet u het hele bestand verwijderen.

Whiteboard-bestanden kunnen op dezelfde manier worden verplaatst als andere inhoud in OneDrive voor Bedrijven. Het is echter mogelijk dat koppelingen en machtigingen voor delen niet worden verplaatst.

Gegevensbesturingselementen die momenteel worden ondersteund:

Bewaarbeleid
Quotum
Juridische bewaring
DLP
Basic eDiscovery: de .whiteboard-bestanden worden opgeslagen als bestanden in de OneDrive voor Bedrijven van de maker. Ze worden geïndexeerd voor trefwoorden en bestandstypen, maar zijn niet beschikbaar voor preview of revisie. Bij het exporteren moet een beheerder het bestand terug uploaden naar OneDrive voor Bedrijven om de inhoud weer te geven. Meer ondersteuning is gepland voor de toekomst.

Gegevensbesturingselementen gepland voor toekomstige releases:

Vertrouwelijkheidslabels
Analytics
Meer eDiscovery-ondersteuning

Whiteboard overdragen wanneer een gebruiker het bedrijf verlaat

Als u de OneDrive-bestanden van een voormalige gebruiker wilt behouden, inclusief .whiteboard-bestanden, geeft u uzelf eerst toegang tot de OneDrive en verplaatst u vervolgens de bestanden die u wilt behouden.

Ga in het beheercentrum naar de pagina Gebruikers>Actieve gebruikers .
Selecteer een gebruiker.
Selecteer OneDrive op de pagina met gebruikerseigenschappen. Selecteer onder Toegang krijgen tot bestandende optie Koppeling naar bestanden maken.
Selecteer de koppeling om de bestandslocatie te openen.
Selecteer de bestanden of mappen die u wilt verplaatsen en selecteer vervolgens Verplaatsen naar.

Meer informatie over het behouden van de inhoud van een voormalige gebruiker: Stap 5 - Een andere werknemer toegang geven tot OneDrive- en Outlook-gegevens - Microsoft 365-beheerder | Microsoft Learn

Verplaatste whiteboards beheren

Zodra het .whiteboard-bestand wordt weergegeven in het OneDrive voor Bedrijven van de nieuwe eigenaar, kunnen ze de bestanden openen, bewerken, hernoemen of verwijderen.

Open office.com en selecteer OneDrive in het startprogramma voor apps.
Selecteer in het linkernavigatiedeelvenster Mijn bestanden.
Open de map Whiteboards.
Selecteer in de lijst met bestanden het verplaatste bestand en selecteer de knop ... om de naam van het bestand te wijzigen, te verwijderen en andere opties op te halen.

Controleren

Whiteboard-bestanden die zijn opgeslagen in ODB, worden opgenomen in activiteiten in het auditlogboek voor het maken, wijzigen, delen en verwijderen van activiteiten. Meer informatie over bestandsactiviteiten vindt u in Activiteiten in auditlogboek - Microsoft Purview.