De zakelijke waarde definiëren van het oplossen van het probleem

Bedrijfswaarde valt in een van vier categorieën:

• Omzet: deze oplossing levert inkomsten op die anders niet zouden worden gerealiseerd, via een nieuwe branche of een service die nog niet eerder is aangeboden.

• Efficiëntie: efficiëntie is in feite kostenbesparing. Met deze oplossing kunnen deelnemers die het proces uitvoeren, sneller werken.

• Volume: kostenvermijding wordt bereikt door de huidige gebruikers in staat te stellen meer transacties te verwerken, waardoor de kosten van extra middelen worden vermeden.

• Overig: de oplossing helpt de organisatie te voldoen aan haar absolute vereisten, waardoor financiële sancties kunnen worden vermeden.

Nadat de categorie is gedefinieerd, moeten we de waarde definiëren die we willen bereiken:

• Omzet

  • Bepaal wat voor de service in rekening wordt gebracht

  • Bepaal hoeveel klanten de service of het product zullen kopen

  • Bepaal de te meten tijdperiode (maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks)

  • Omzet = (prijs × klanten) voor de tijdperiode

• Efficiëntie

  • Bepaal het aantal mensen dat het werk vandaag doet

  • Bepaal de hoeveelheid directe tijd die ze vandaag nodig hebben om het werk te doen ('oude tijd')

  • Bepaal het aantal mensen dat het werk zal doen nadat de Microsoft Power Platform-oplossing is gemaakt

  • Bepaal de hoeveelheid directe tijd die nodig is om de nieuwe oplossing te gebruiken ('nieuwe tijd')

  • Tijdsbesparing = oude tijd – nieuwe tijd (om dit in dollars om te zetten, vermenigvuldigt u de tijdsbesparing met de volledige kosten van de mensen voor de tijdseenheid waarin u meet (bijvoorbeeld uren).)

• Volume

  • Bepaal het transactievolume dat één persoon gedurende een bepaalde tijdseenheid kan verwerken ('transacties per persoon')

  • Bepaal het transactievolume dat de nieuwe oplossing in die tijd kan verwerken ('nieuwe transacties per persoon')

  • Bepaal het aantal transacties dat in die tijd moet worden verwerkt ('volume')

  • Kostenvermijding = (volume ÷ transacties per persoon) – (volume ÷ nieuwe transacties per persoon)
    Dit berekent het aantal mensen dat geen transacties hoeft te verwerken om het door de oplossing verwerkte volume te bereiken.

• Overige

  • Bepaal de 'boete' die kan worden vermeden door de informatie vast te leggen en beschikbaar te maken in de oplossing

Als de zakelijke waarde die u krijgt door het proces te automatiseren, niet gunstig is vergeleken met de kosten van niets doen, moet u zich afvragen of dit het juiste zakelijke probleem is om op te focussen.

Als de zakelijke waarde die u krijgt door het zakelijke probleem op te lossen echter hoger is dan de kosten van niets doen—plus uw ontwikkeltijd en de maandelijkse kosten softwarelicentie—, is het logisch om het proces te automatiseren.

Voorbeeld: de bedrijfswaarde van automatisering van het kostenproces

In het geval van onze voorbeeldapp is efficiëntie de belangrijkste categorie van bedrijfswaarde. De nieuwe app vermindert de hoeveelheid tijd die nodig is om elke week, maand en jaar hetzelfde aantal onkostendeclaraties te verwerken. We hebben het nieuwe proces besproken en wat we met de toekomstige gebruikers willen bereiken. We vroegen hen hoeveel tijd ze verwachten te besparen met het nieuwe proces en dat ze enkele regels in de onkostendeclaratie-app kunnen inbouwen.

• Er worden nog elke week 140 onkostendeclaraties ingediend; dat is niet veranderd. Toen we echter spraken met de mensen die declaraties hadden ingediend, ontdekten we dat we de tijd die ze zouden besteden tot 20 minuten konden terugbrengen—doordat ze informatie direct kunnen invoeren en foto's kunnen maken van bonnen wanneer een bonnetje nodig was. De volledige kosten blijven ook hetzelfde.

  (140 onkostendeclaraties per week × 20 minuten) × $ 90/uur = $ 4.158 per week = $ 216.216 per jaar

• Nick bekijkt de onkostendeclaraties van het team (ongeveer 100 verkopers) en schat dat het ongeveer 5 minuten duurt om elke onkostendeclaratie te beoordelen. Nicks beoordeling is beperkt tot het soort uitgaven dat wordt ingediend, omdat hij erkent dat de behoefte aan ontvangstbewijzen—en de noodzaak om de namen van gasten bij maaltijden op te nemen en hotelkosten in de juiste categorieën te verdelen—wordt beheerd door de app.

  (100 onkostendeclaraties per week × 5 minuten) × $ 90/uur = $ 750 per week = $ 39.000 per jaar

• Andere managers zullen de onkostendeclaraties van hun afdelingen in de toekomst beoordelen en goedkeuren, dus de resterende 40 onkostendeclaraties zullen $ 15.600 per jaar kosten.

• Het werk voor Abhay en het team heeft een verschuiving ondergaan naar steekproefsgewijze controle. Ze hoeven niets opnieuw uit te voeren; in feite kan het team van Abhay mogelijk andere taken krijgen doordat er minder inspanning nodig is voor het beoordelen van onkostendeclaraties.

• We hebben het proces geoptimaliseerd om de juiste grootboekcode te koppelen aan elk van de onkostencategorieën. Nu kunnen Abhay en het team de gegevens extraheren om het betalingsjournaal te maken, waardoor de 40,3 (16,5 voor codering + 23,8 voor boeken) uur per week wordt teruggebracht tot een paar minuten, wat 188.604 $ (77.220 $ voor codering en 111.384 $ voor boeken) per jaar bespaart. Abhay kan misschien een deel van het team ander, belangrijker werk op de afdeling laten doen.

• Met het nieuwe proces kunnen Abhay en het team overwegen de onkostendeclaraties elke dag te boeken, waardoor Charlotte elke dag een bijgewerkte weergave van het budget krijgt en ze sneller kan reageren naarmate de budgetbeperkingen benaderd worden. Hierdoor kan Charlotte ook sneller reageren naarmate de budgettaire beperkingen naderen.

• De nieuwe kosten voor het bedrijf dat de geautomatiseerde app gebruikt, zijn ongeveer:

  $ 216.216 + $ 39.000 + $ 15.600 = $ 270.816 per jaar

  Wat het bedrijf grofweg $ 777.738 per jaar bespaart

Volgende stap: succes meten

Notitie

Laat ons uw taalvoorkeuren voor documentatie weten! Beantwoord een korte enquête. (houd er rekening mee dat deze in het Engels is)

De enquête duurt ongeveer zeven minuten. Er worden geen persoonlijke gegevens verzameld (privacyverklaring).