Overzicht van bedrijfsprocesstromen
U kunt ervoor helpen zorgen dat gebruikers gegevens op consistente wijze invoeren en dezelfde stappen uitvoeren telkens wanneer zij met een klant werken door een bedrijfsproces te maken. Zo kunt u bijvoorbeeld een bedrijfsprocesstroom maken om ervoor te zorgen dat iedereen aanvragen voor klantenservice op dezelfde manier afhandelt of dat gebruikers goedkeuring voor een factuur moeten verkrijgen voordat zij een order indienen. Bedrijfsprocesstromen maken gebruik van dezelfde onderliggende technologie als andere processen, maar de mogelijkheden die ze bieden, verschillen van andere functies die gebruikmaken van processen. Voor meer informatie over het maken of bewerken van een bedrijfsprocesstroom gaat u naar Een bedrijfsprocesstroom maken.
Bekijk een korte video over bedrijfsprocesstromen.
Waarom bedrijfsprocesstromen worden gebruikt
Bedrijfsprocesstromen bieden een handleiding voor personen om hun werk te doen. Ze bieden een gestroomlijnde gebruikerservaring die mensen door de processen leidt die hun organisatie definieert voor interacties die tot een bepaald einde moeten worden gebracht. Deze gebruikerservaring kan worden aangepast, zodat personen met verschillende beveiligingsrollen een ervaring kunnen hebben die het beste past bij het werk dat ze doen.
Gebruik bedrijfsprocesstromen om een reeks stappen te definieren voor personen om te volgen om hen naar een gewenst resultaat te brengen. Deze stappen bieden een visuele indicator die personen vertelt waar ze zijn in het bedrijfsproces. Bedrijfsprocesstromen verminderen de behoefte aan trainingen, omdat nieuwe gebruikers zich niet hoeven te richten op welke elke tabel ze moeten gebruiken. Ze kunnen het proces volgen. U kunt bedrijfsprocesstromen configureren om algemene verkopenmethoden te ondersteunen die uw verkopengroepen kunnen helpen bij het bereiken van betere resultaten. Voor servicegroepen kunnen bedrijfsprocesstromen helpen de nieuwe medewerkers sneller op de hoogte te brengen en fouten te voorkomen die kunnen resulteren in ontevreden klanten.
Wat bedrijfsprocesstromen kunnen doen
Met bedrijfsprocesstromen kunt u een reeks fasen en stappen definieren die vervolgens in een besturingselement bovenaan het formulier worden weergegeven.
Elke fase bevat een groep stappen. Elke stap vertegenwoordigt een kolom waarin gegevens kunnen worden gevoerd. U gaat verder naar de volgende fase met de knop Volgende fase. In modelgestuurde apps kunt u met een bedrijfsprocesstroom-fase werken in de flyout van de fase of u kunt deze vastmaken naar het zijpaneel verplaatsen. Bedrijfsprocesstromen bieden geen ondersteuning voor het uitbreiden van de fase-flyout naar het zijpaneel op mobiele apparaten.
U kunt een stap vereist maken, zodat personen gegevens moeten invoeren voor de overeenkomstige kolom voordat ze door kunnen gaan naar de volgende fase. Dit wordt vaak 'stage-gating' genoemd. Als u een kolom die vereist is voor het bedrijf of het systeem toevoegt aan een bedrijfsprocesstroom-fase, raden we u aan deze kolom ook aan uw formulier toe te voegen.
Bedrijfsprocesstromen lijken relatief eenvoudig vergeleken met andere soorten processen, omdat ze, buiten de gestroomlijnde ervaring voor gegevensinvoer en het beheer van invoer in fasen, geen voorwaardelijke bedrijfslogica of automatisering bieden. Wanneer u deze echter aan andere processen en aanpassingen koppelt, kunnen ze een belangrijke rol spelen in het besparen van tijd, het verminderen van opleidingskosten en het vergroten van de gebruikersaanvaarding.
Notitie
Als een fase, inclusief de huidige fase, vereiste kolommen heeft (behalve verborgen kolommen), moet u de kolommen op die fasen vullen voordat u het formulier opslaat of naar een nieuwe fase gaat. Uitgeschakelde kolommen blokkeren nog steeds de fasenavigatie als ze leeg en vereist zijn. Verplichte stappen die gekoppeld zijn aan een kolom met twee opties (Ja/Nee) moeten de waarde Ja (waar) hebben, anders worden ze als leeg beschouwd en blokkeren ze de navigatie in fasen. Houd er rekening mee dat dit gedrag verschilt van de manier waarop verplichte bedrijfsvelden op een formulier worden verwerkt, waarbij Nee niet als een lege waarde wordt beschouwd.
Bedrijfsprocesstromen geïntegreerd met andere aanpassingen
Wanneer u of uw gebruiker gegevens met bedrijfsprocesstromen invoert, worden de gegevenswijzigingen ook toegepast op formulierkolommen, zodat elke automatisering dat door bedrijfsregels of formulierscripts wordt aangeboden, onmiddellijk kan worden toegepast. Er kunnen stappen worden toegevoegd waarmee waarden worden ingesteld voor kolommen die niet in het formulier aanwezig zijn. Deze kolommen worden toegevoegd aan het Xrm.Page objectmodel dat wordt gebruikt voor formulierscripts. Workflows die worden gestart door wijzigingen in kolommen die zijn opgenomen in een bedrijfsprocesstroom, worden toegepast wanneer de gegevens in het formulier worden opgeslagen. Als de automatisering wordt toegepast via een realtime-workflow, zijn de wijzigingen direct zichtbaar voor de gebruiker wanneer de gegevens in het formulier worden vernieuwd nadat de rij is opgeslagen.
Hoewel het besturingselement bedrijfsprocesstroom in het formulier geen directe programmeerbaarheid aan de clientzijde biedt, worden wijzigingen die door omgeving of formulierscripts worden toegepast, automatisch toegepast op bedrijfsprocesstroom-besturingselementen. Als u een kolom op een formulier verbergt, wordt die kolom ook verborgen in het besturingselement bedrijfsprocesstroom. Als u een waarde instelt met behulp van bedrijfsregels of formulierscripts, wordt die waarde ingesteld in bedrijfsprocesstroom.
Gelijktijdige bedrijfsprocesstromen
Met gelijktijdige bedrijfsprocesstromen kunnen aanpassers meerdere bedrijfsprocessen configureren en ze koppelen aan dezelfde beginrij. Gebruikers kunnen schakelen tussen meerdere bedrijfsprocessen die gelijktijdig worden uitgevoerd en ze kunnen hun werk hervatten in de fase van het proces waar ze zich bevonden.
Systeembedrijfsprocesstromen
Wanneer uw Power Platform trigger de instelling Dynamics 365-apps inschakelen heeft ingeschakeld, zijn de volgende bedrijfsprocesstromen opgenomen. Bekijk deze systeembedrijfsprocesstromen om te begrijpen hoe bedrijfsprocesstromen werken:
- Verkoopproces van potentiële klant naar verkoopkans
- Proces Telefoongesprek naar Aanvraag
- Verkoopproces
Meerdere tabellen in bedrijfsprocesstromen
U kunt een bedrijfsprocesstroom voor één tabel gebruiken of voor meerdere tabellen. U kunt bijvoorbeeld een proces hebben dat begint met een verkoopkans, vervolgens leidt tot een offerte, een bestelling, een factuur en ten slotte terugkeert naar de verkoopkans.
U kunt bedrijfsprocesstromen ontwerpen die de rijen van maximaal vijf verschillende tabellen samenvoegen tot één proces. Zo kunnen mensen die de app gebruiken zich concentreren op de stroom van hun proces in plaats van op de tabel waarin ze werken. Ze kunnen eenvoudiger tussen gerelateerde tabelrijen navigeren.
Er zijn meerdere bedrijfsprocesstromen beschikbaar per tabel
Niet iedere gebruiker binnen een organisatie volgt hetzelfde proces en verschillende omstandigheden kunnen vereisen dat een ander proces wordt toegepast. U kunt maximaal 10 actieve bedrijfsprocesstromen per tabel hebben om juiste processen voor verschillende situaties te bieden.
Bepaal welke bedrijfsprocesstroom wordt toegepast
U kunt bedrijfsprocesstromen koppelen aan beveiligingsrollen, zodat alleen personen met die beveiligingsrollen deze kunnen bekijken of gebruiken. U kunt ook de volgorde van de bedrijfsprocesstromen instellen, zodat u kunt bepalen welke bedrijfsprocesstroom standaard wordt ingesteld. Dit werkt op dezelfde manier als het definiëren van meerdere formulieren voor een tabel.
Als iemand een nieuw aangepaste tabelrij maakt, wordt de lijst met beschikbare actieve bedrijfsprocesdefinities gefilterd door de beveiligingsrol van de gebruiker. De eerste geactiveerde bedrijfsprocesdefinitie die beschikbaar is voor de beveiligingsrol van de gebruiker volgens de lijst van de procesvolgorde wordt standaard toegepast. Als er meer dan één actieve bedrijfsprocesdefinitie beschikbaar is, kunnen gebruikers er nog een laden via het dialoogvenster Proces wisselen . Als de processen worden omgewisseld, gaat het momenteel weergegeven proces naar de achtergrond en wordt het vervangen door het geselecteerde proces, maar de status blijft behouden en het kan terug worden omgewisseld. Elke rij kan meerdere gekoppelde procesexemplaren hebben (elk voor een andere bedrijfsprocesstroomdefinitie, in totaal van 10). Bij het laden van het formulier wordt slechts één bedrijfsprocesstroom weergegeven. Wanneer een gebruiker een ander proces toepast, kan dat proces alleen standaard voor die specifieke gebruiker worden geladen.
Om ervoor te zorgen dat een bedrijfsproces standaard voor alle gebruikers wordt geladen (gedrag dat gelijkstaat aan het 'vastzetten' van het proces), kan bij het laden van een formulier een aangepast client-API-script (webbron) worden toegevoegd dat specifiek een bestaand exemplaar van een bedrijfsproces laadt op basis van de ID van de definitie van het bedrijfsproces.
Overwegingen bij de bedrijfsprocesstroom
U kunt bedrijfsprocesstromen alleen definiëren voor die tabellen die ze ondersteunen. U moet ook op de hoogte zijn van de beperkingen voor het aantal processen, fasen en stappen dat kan worden toegevoegd.
Bedrijfsprocesstromen die een werkstroom aanroepen
U kunt werkstromen op aanvraag aanroepen vanuit een bedrijfsprocesstroom. U configureert dit vanuit de bedrijfsprocesstroom-ontwerper door een workflowcomponent naar een procesfase of naar de sectie Globale workflows te slepen.
Wanneer u een workflow opneemt die u wilt trigger on Stage Exit van een fase in uw bedrijfsprocesstroom, en die fase de laatste fase in de flow is, wekt de ontwerper de indruk dat de workflow wordt geactiveerd wanneer die fase is voltooid. De workflow wordt echter niet geactiveerd omdat er geen faseovergang plaatsvindt. U ontvangt geen waarschuwing of foutmelding waardoor u de workflow niet op het podium kunt opnemen. Wanneer een gebruiker met bedrijfsprocesstroom communiceert, resulteert het voltooien of verlaten van het proces niet in een faseovergang en wordt de workflow daarom niet geactiveerd. Bekijk de volgende voorbeelden.
U maakt een bedrijfsprocesstroom met twee fasen, waarbij S1 is verbonden met S2, met een werkstroom op fase S2. U stelt een trigger in op Afsluiten van fase.
U maakt een bedrijfsprocesstroom met drie fasen, waarbij S1 is verbonden met S2 en S2 aftakt naar S3. U neemt een werkstroom op in S2 en stel de trigger in op Afsluiten van fase.
De workflow voert in beide gevallen geen Sluiten uit. U kunt dit probleem omzeilen door een globale workflow toe te voegen en hieraan de workflow toe te voegen die u wilt triggeren. Op die manier wordt de workflow geactiveerd voor het bedrijfsproces in plaats van voor een fase van het proces. U kunt trigger voor een globale workflow instellen op Proces verlaten of Proces voltooid om ervoor te zorgen dat de workflow trigger uitvoert wanneer een gebruiker het bedrijfsproces verlaat of voltooit.
Tabellen die bedrijfsprocesstromen kunnen gebruiken
Alle aangepaste tabellen kunnen bedrijfsprocesstromen gebruiken. De volgende standaardtabellen kunnen ook gebruikmaken van bedrijfsprocesstromen. Voor sommige tabellen is een Dynamics 365-app vereist, zoals Dynamics 365 for Sales of Dynamics 365 for Customer Service.
- Rekening
- Afspraak
- Campagne
- Campagneactiviteit
- Campagnerespons
- Concurrent
- Contactpersoon
- E-mailadres
- Recht
- Fax
- Aanvraag
- Factuur
- Potentiële klant
- Brief
- Marketinglijst
- Kans
- Telefoongesprek
- Product
- Prijslijstitem
- Prijsopgave
- Terugkerende afspraak
- Verkoopdocumentatie
- Sociale activiteit
- Volgorde
- Gebruiker
- Opdracht
- Team
Selecteer het selectievakje Bedrijfsprocesstromen (kolommen worden gemaakt) in de tabeldefinitie om een aangepaste tabel in te schakelen voor bedrijfsprocesstromen. U kunt deze actie niet ongedaan maken.
Notitie
Als u naar de bedrijfsprocesstroomfase navigeert die de Social Activity-tabel bevat en de knop Volgende fase kiest, ziet u de optie Maken. Wanneer u Maken kiest, wordt het formulier Sociale activiteit geladen. Omdat Social Activity echter niet geldig is voor Create vanuit de appgebruikersinterface, kunt u het formulier niet opslaan en u ontvangt het foutbericht: "Onverwachte fout".
Maximum aantal processen, fasen en stappen
Om acceptabele prestaties en bruikbaarheid van de gebruikersinterface te garanderen, moet u rekening houden met een aantal beperkingen wanneer u bedrijfsprocesstromen gebruikt:
- Er kunnen maximaal 10 geactiveerde bedrijfsprocesstroomprocessen per tabel zijn.
- Elk proces kan niet meer dan 30 fasen bevatten.
- Meerde tabelprocessen kunnen niet meer dan vijf tabellen bevatten.
Ondersteuning voor aanpassing van bedrijfsprocesstroomtabel
Bedrijfsprocesstroom tabellen kunnen in het systeem worden weergegeven, zodat tabelrijgegevens beschikbaar kunnen worden gemaakt in rasters, weergaven, grafieken en dashboards.
Tabelrijen van bedrijfsprocesstromen gebruiken met rasters, weergaven, diagrammen en dashboards
Omdat bedrijfsprocesstromen beschikbaar zijn als tabel, kunt u geavanceerde zoekopdrachten, weergaven, grafieken en dashboards gebruiken die afkomstig zijn van bedrijfsprocesstroom-gegevens voor een bepaalde tabel, zoals een lead of verkoopkans. Systeembeheerders en aanpassers kunnen aangepaste rasters, weergaven, diagrammen en dashboards voor bedrijfsprocesstromen maken die vergelijkbaar zijn met die voor een andere tabel.
Om toegang te krijgen tot een standaard bedrijfsprocesstroom-weergave, gaat u naar Power Apps, selecteer Oplossingen, open de gewenste oplossing, selecteer Objecten> Tabellen en open de procestabel die u wilt, zoals Lead naar verkoopproces van kansen tafel. Selecteer Uitzichten en selecteer vervolgens de gewenste weergave.
Er zijn verschillende standaardweergaven beschikbaar die u als grafiek kunt weergeven, zoals de weergave Actief verkoopproces voor verkoopkansen.
Interactie met de tabel van de bedrijfsprocesstroom vanuit een werkstroom
Interactie met tabellen van bedrijfsprocesstromen is ook mogelijk vanuit een werkstroom. U kunt bijvoorbeeld een workflow maken voor de bedrijfsprocesstroom tabelrij om de Actieve fase wanneer een kolom op de Mogelijkheid tabelrij is bijgewerkt. Voor meer informatie over hoe u dit kunt doen, gaat u naar Automatiseer bedrijfsprocesstroom-fasen met behulp van workflows.
Bedrijfsprocesstromen offline uitvoeren
U kunt bedrijfsprocesstromen offline gebruiken als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:
- De bedrijfsprocesstroom wordt gebruikt vanuit een Power Apps-app.
- De Power Apps-app is ingeschakeld voor offline gebruik.
- De bedrijfsprocesstroom heeft één tabel.
De drie specifieke opdrachten die beschikbaar zijn voor een bedrijfsprocesstroom wanneer de Power Apps-app offline is, zijn:
- Volgende fase
- Vorige fase
- Actieve fase instellen
Kolom zoeken in een bedrijfsprocesstroomfase
Recente rijen zijn zichtbaar in een opzoekkolom voor een modelgestuurde app. Volg deze stappen om te voorkomen dat de meest recent gebruikte items worden weergegeven in de zoekopdracht:
Terwijl u zich in de formulierontwerper bevindt met een tabelformulier voor een tabel die wordt gebruikt in een bedrijfsprocesstroom, selecteert u uw opzoekkolomgegevens stap in de Boomstructuur in het linkernavigatievenster.
Selecteer Meest recent gebruikte items uitschakelen.
Sla de stroom op en publiceer deze.
Beperkingen bij het gebruik van tabellen voor bedrijfsprocesstromen
Momenteel kunt u geen aangepaste formulieren voor tabellen maken op basis van een bedrijfsprocesstroom.
Als een oplossing een tabel voor een bedrijfsprocesstroom bevat, moet de tabel van de bedrijfsprocesstroom handmatig worden toegevoegd aan de oplossing voordat u deze kunt exporteren. Anders wordt de tabel van de bedrijfsprocesstroom niet opgenomen in het oplossingspakket. Ga naar Tabellen maken en bewerken voor meer informatie.
Het toevoegen van de procestabel aan een modelgestuurde app kan resulteren in beperkte functionaliteit. Ga naar Bedrijfsprocesstromen maken en bewerken voor meer informatie.
Bedrijfsprocesstromen geven de naam van het bedrijfsprocesstroom-exemplaar weer. Deze is ingesteld op het moment dat bedrijfsprocesstroom wordt gemaakt. Dit betekent dat als de naam in de bedrijfsprocesstroom-definitie verandert, nieuwe bedrijfsprocesstroom-instanties de bijgewerkte naam weergeven, maar oudere bedrijfsprocesstroom-instanties de oorspronkelijke naam weergeven. Bovendien worden gelokaliseerde bedrijfsprocesstroom definitienamen niet weergegeven.