Zelfstudie: Een nieuwe bedrijfsprocesstroom maken

Belangrijk

Met ingang van augustus 2022 kunt u geen bedrijfsprocesstromen meer maken of beheren vanuit Power Automate buiten de oplossingsverkenner. Bedrijfsprocesstromen en exemplaren worden nog steeds ondersteund via de oplossingsverkenner, Power Apps en Dataverse-tabelweergaven.

In dit artikel ziet u hoe u een bedrijfsprocesstroom maakt met Power Apps. Als u meer wilt weten over de voordelen van het gebruik van bedrijfsprocesstromen, gaat u naar Overzicht van bedrijfsprocesstromen. Voor informatie over hoe u mobiele takenstromen kunt maken, gaat u naar Mobiele takenstroom maken.

Wanneer een gebruiker een bedrijfsprocesstroom start, worden de fasen en stappen van het proces weergegeven op de voortgangsbalk boven aan een formulier.

Fooi

Nadat u een bedrijfsprocesstroomdefinitie hebt gemaakt, kunt u bepalen wie het bedrijfsprocesstroomexemplaar kan maken, lezen, bijwerken of verwijderen. Zo kunt u voor servicegerelateerde processen klantenservicemedewerkers volledige toegang verlenen om het exemplaar van de bedrijfsprocesstroom te wijzigen, maar verkopers alleen-lezentoegang tot het exemplaar geven, zodat ze de activiteiten na de verkoop kunnen volgen voor hun voor klanten. Als u beveiliging wilt instellen voor een bedrijfsprocesstroomdefinitie die u maakt, selecteert u Beveiligingsrollen inschakelen op de actiebalk.

Vereisten

• Om bedrijfsprocesstromen te maken, hebt u een Power Apps of Power Automate per gebruiker licentie of een Dynamics 365-licentieplan nodig dat gebruiksrechten voor bedrijfsprocesstroom omvat.
• Een tabel waaraan de bedrijfsprocesstroom wordt gekoppeld. Als de bedrijfsprocesstroom niet gekoppeld is aan een bestaande tabel, maakt u een nieuwe tabel voordat u de stroom maakt.

Een bedrijfsprocesstroom maken

1. Selecteer in Power Apps of Power AutomateOplossingen in het navigatievenster aan de linkerkant.

2. Selecteer of maak een oplossing die u kunt gebruiken voor de bedrijfsprocesstroom.

3. Selecteer binnen de oplossing Nieuw>Automatisering>Proces>Bedrijfsprocesstroom.

   1. Geef uw stroom een Weergavenaam en Naam (LogicalName).
   2. Selecteer de tabel die u wilt gebruiken voor de stroom.
   3. Selecteer Maken.

   De nieuwe bedrijfsprocesstroom wordt gemaakt. U kunt deze nu bewerken met een eerste enkele fase die voor u is gemaakt.
   

4. Fasen toevoegen. Ga als volgt te werk als uw gebruikers van de ene bedrijfsfase naar de andere willen gaan in het proces:

   1. Sleep een Fase-onderdeel van het tabblad Onderdelen en zet het neer op een plusteken in de ontwerper.

      

   2. Als u de eigenschappen voor een fase wilt instellen, selecteert u de fase en stelt u vervolgens de eigenschappen in op het tabblad Eigenschappen aan de rechterkant van het scherm:

      • Voer een weergavenaam in.

      • Selecteer desgewenst een categorie voor de fase. De categorie (zoals Kwalificeren of Ontwikkelen) wordt weergegeven als een dubbele punthaak op de procesbalk.

        

      • Als u klaar bent met het wijzigen van de eigenschappen, selecteert u de knop Toepassen.

5. Stappen aan een fase toevoegen. Als u de stappen in een fase wilt zien, selecteert u Details in de rechterbenedenhoek van de fase. Meer stappen toevoegen:

   1. Sleep het onderdeel Stap naar de fase van het tabblad Onderdelen.

      

   2. Selecteer de stap en stel vervolgens eigenschappen op het tabblad Eigenschappen in:

      1. Voer een weergavenaam voor de stap in.
      2. Als u wilt dat gebruikers gegevens invoeren om een stap te voltooien, selecteert u de betreffende kolom in de vervolgkeuzelijst.
      3. Selecteer Vereist als de kolom moet worden ingevuld om de stap te voltooien voordat u naar de volgende fase van het proces gaat.
      4. Selecteer Toepassen als u klaar bent.

   Notitie

   • Als u een booleaanse kolom met twee opties instelt als Vereist, kunnen gebruikers alleen doorgaan als de kolomwaarde Ja is. Gebruikers moeten de kolom als voltooid markeren voordat ze naar de volgende fase gaan.
   • Als of Ja of Nee acceptabele kolomwaarden zijn, moet u van de kolom een keuze maken in plaats van een booleaanse kolom met twee opties.

6. Een vertakking (voorwaarde) toevoegen aan de processtroom. Als u een vertakkingsvoorwaarde om toe te voegen:

   1. Sleep het onderdeel Voorwaarde van het tabblad Onderdelen naar een plusteken tussen twee fasen.

      

   2. Selecteer de voorwaarde en stel vervolgens eigenschappen in op het tabblad Eigenschappen. Voor meer informatie over vertakkingseigenschappen gaat u naar Bedrijfsprocesstromen uitbreiden met vertakkingen. Als u klaar bent met het instellen van eigenschappen voor de voorwaarde, selecteert u Toepassen.

7. Werkstroom toevoegen. Als u een werkstroom wilt activeren:

   1. Sleep een onderdeel Werkstroom vanaf het tabblad Onderdelen naar een fase of naar het item Algemene werkstroom in de ontwerpfunctie. Waar u het toevoegt, hangt af van deze voorwaarden:

      • Sleep het naar een fase als u de werkstroom wilt activeren bij het betreden of verlaten van de fase. Het werkstroomonderdeel moet op dezelfde primaire tabel als de fase worden gebaseerd.
      • Sleep het naar het item Algemene werkstroom als u de werkstroom wilt activeren wanneer het proces wordt geactiveerd of gearchiveerd (wanneer de status verandert in Voltooid of Afgebroken). Het werkstroomonderdeel moet op dezelfde primaire tabel als het proces worden gebaseerd.

   2. Selecteer de werkstroom en stel vervolgens eigenschappen op het tabblad Eigenschappen in:

      1. Voer een weergavenaam in.
      2. Selecteer wanneer de werkstroom moet worden geactiveerd.
      3. Zoek naar een bestaande actieve werkstroom op aanvraag die overeenkomt met de fasetabel of maak een nieuwe werkstroom door Nieuw te selecteren.
      4. Selecteer Toepassen als u klaar bent.

   Ga naar Werkstroomprocessen voor meer informatie over werkstromen.

8. Als u de bedrijfsprocesstroom wilt valideren, selecteert u Valideren op de actiebalk.

9. Als u het proces als een concept wilt opslaan terwijl u eraan blijft werken, selecteert u Opslaan op de actiebalk.

   Belangrijk

   Zolang een proces een concept is, kan het niet worden gebruikt.

10. Als u het proces wilt activeren en beschikbaar wilt maken voor uw team, selecteert u Activeren op de actiebalk.

11. Als u controle wilt verschaffen over of wie het bedrijfsprocesstroomexemplaar kan maken, lezen, bijwerken, selecteert u Beveiligingsrollen bewerken op de opdrachtbalk van de ontwerpfunctie. Zo kunt u voor servicegerelateerde processen klantenservicemedewerkers volledige toegang verlenen om het exemplaar van de bedrijfsprocesstroom te wijzigen, terwijl verkopers alleen-lezentoegang tot het exemplaar hebben, zodat ze de activiteiten na de verkoop kunnen volgen voor hun klanten.

Selecteer in het scherm Beveiligingsrollen de naam van een rol om de informatiepagina voor beveiligingsrollen te openen. Selecteer het tabblad Bedrijfsprocesstromen en wijs vervolgens de juiste bevoegdheden voor de bedrijfsprocesstroom toe voor een beveiligingsrol.

Notitie

Standaard hebben de beveiligingsrollen Systeembeheerder en Systeemaanpasser toegang tot nieuwe bedrijfsprocesstromen.

Geef bevoegdheden op door de juiste keuzerondjes te selecteren en selecteer Opslaan. Voor meer informatie over bevoegdheden gaat u naar Bedrijfsprocesstroombevoegdheden.

Vergeet vervolgens niet de beveiligingsrol toe te wijzen aan de juiste gebruikers in uw organisatie.

Fooi

Hier volgt een aantal tips om rekening mee te houden terwijl u in het ontwerpervenster aan uw takenstroom werkt:

• Als u een momentopname van alles in het venster van de bedrijfsprocesstroom wilt maken, selecteert u Momentopname op de actiebalk. Deze optie is handig als u opmerkingen over het proces van een teamlid wilt delen en ontvangen.
• Met de minikaart navigeert u snel naar de verschillende onderdelen van het proces. Deze functie is handig als u een gecompliceerd proces hebt dat van het scherm schuift.
• Als u een beschrijving voor het bedrijfsproces wilt toevoegen, selecteert u Details onder de procesnaam in de linkerhoek van het bedrijfsprocesstroomvenster. U kunt maximaal 2000 tekens gebruiken.

Bedrijfsprocesstromen met vertakkingen ontwerpen

Neem deze punten in overweging bij het ontwerpen van bedrijfsprocesstromen met vertakkingen:

• Een proces kan maximaal vijf unieke tabellen omvatten.

• Gebruik maximaal 30 fasen per proces en 30 stappen per fase.

• Elke vertakking kan niet meer kan 10 niveaus diep zijn.

• Vertakkingsregels moeten zijn gebaseerd op de stappen in de voorafgaande fase.

• U kunt meerdere voorwaarden in een regel combineren met de operator AND of de operator OR, maar niet beide operatoren.

• Wanneer u een processtroom definieert, kunt u optioneel een tabelrelatie selecteren. Deze relatie moet een 1:N-relatie (één-op-veel) zijn.

• Er kunnen meerdere actieve processen gelijktijdig op dezelfde record worden uitgevoerd.

• U kunt tegels (fasen, stappen, voorwaarden) opnieuw rangschikken in de processtroom door slepen en neerzetten.

• Tijdens het samenvoegen van vertakkingen met de connectoropdracht moeten alle gelijkwaardige vertakkingen tot een enkele fase worden samengevoegd. Gelijkwaardige vertakkingen moeten tot een enkele fase worden samengevoegd of het proces beëindigen. Een gelijkwaardige vertakking kan niet worden samengevoegd met andere vertakkingen en tegelijkertijd het proces beëindigen.

• U kunt een tabel die in het proces wordt gebruikt meerdere malen bezoeken (meerdere gesloten entiteitslussen).

• Een proces kan naar de vorige fase teruggaan, ongeacht het tabeltype.

  Als de actieve fase bijvoorbeeld Prijsopgave leveren is voor een prijsopgaverecord, kunnen gebruikers de actieve fase terugverplaatsen naar de fase Voorstellen van een verkoopkansrecord.

  Of stel dat een proces zich in de fase Voorstel presenteren bevindt in de processtroom Potentiële klant kwalificeren>Behoeften identificeren>Voorstel maken>Voorstel presenteren>Sluiten. Als voor het voorstel meer onderzoek nodig is om behoeften van de klant te bepalen, kunnen gebruikers de fase Behoeften bepalen van uw proces selecteren en Instellen op actief kiezen.

Een bedrijfsprocesstroom bewerken

Als u een bedrijfsprocesstroom wilt bewerken, opent u de oplossingsverkenner en selecteert u Processen en vervolgens Bedrijfsprocesstroom in de lijst met processen die u wilt bewerken.

Selecteer de bedrijfsprocesstroom die u wilt bewerken vanuit de lijst met processen. Het wordt geopend in de ontwerper, waar u updates kunt maken. Vouw Details uit onder de naam van het proces om de naam hiervan te wijzigen of voeg een beschrijving toe en bekijk aanvullende informatie.

Andere dingen die u moet weten over bedrijfsprocesstromen

Fasen bewerken
De bedrijfsprocesstromen kunnen maximaal 30 fasen hebben.

U kunt de volgende eigenschappen van een fase toevoegen of wijzigen:

• Fasenaam

• Tabel. U kunt de tabel voor elke fase wijzigen, behalve de eerste fase.

• Fasecategorie. Met een categorie kunt u fasen groeperen op type actie. Dit is handig voor rapporten die rijen groeperen in de fase waarin ze zijn. De opties voor de fasecategorie zijn afkomstig uit de algemene keuze Fasecategorie. U kunt meer opties toevoegen aan deze algemene keuze en labels van bestaande opties desgewenst wijzigen. U kunt deze opties ook verwijderen als u dit nodig hebt, maar wij raden aan om de bestaande opties te behouden. Als u een optie verwijdert, kunt u niet exacte dezelfde optie opnieuw toevoegen. Als u niet wilt dat deze worden gebruikt, wijzigt u het label in "Niet gebruiken".

• Relatie. Voer een relatie in als de voorafgaande fase in het proces is gebaseerd op een andere tabel. Kies voor de fase die momenteel wordt gedefinieerd de optie Relaties selecteren om een relatie te identificeren voor gebruik bij het omschakelen tussen de twee fasen. Kies een relatie voor de volgende voordelen:

  • Voor relaties zijn vaak bepaalde kolomtoewijzingen gedefinieerd die automatisch gegevens tussen rijen overdragen, waardoor de gegevensinvoer tot een minimum wordt beperkt.

  • Wanneer u Volgende fase op de procesbalk voor een rij selecteert, worden rijen die gebruikmaken van de relatie vermeld in de processtroom, waarmee het hergebruik van rijen in het proces wordt bevorderd. Bovendien kunt u werkstromen gebruiken om het maken van rijen te automatiseren zodat de gebruiker het simpelweg selecteert in plaats van een nieuwe maakt om het proces verder te stroomlijnen.

Stappen bewerken
Elke fase kan maximaal 30 stappen bevatten.

Vertakking toevoegen
Als u meer wilt weten over het toevoegen van een vertakking aan een fase, gaat u naar Bedrijfsprocesstromen uitbreiden met vertakking.

Als u een bedrijfsprocesstroom wilt maken voor gebruikers, moet u de processtroom ordenen, beveiligingsrollen inschakelen, en deze te activeren.

Orderprocesstroom instellen
Wanneer u meer dan één bedrijfsprocesstroom voor een tabel (rijtype) hebt, moet u instellen welk proces automatisch wordt toegewezen aan nieuwe rijen. Selecteer op de opdrachtbalk de optie Orderprocesstroom. Voor nieuwe rijen of rijen waar nog geen processtroom aan is gekoppeld, wordt de eerste bedrijfsprocesstroom gebruikt waartoe een gebruiker toegang heeft.

Beveiligingsrollen inschakelen
Gebruikers hebben toegang tot een bedrijfsprocesstroom afhankelijk van de bevoegdheid die is gedefinieerd in de bedrijfsprocesstroom in de beveiligingsrol die is gedefinieerd voor de gebruiker.

Standaard, kunnen alleen de beveiligingsrollen Systeembeheerder en Systeemaanpasser een nieuwe bedrijfsprocesstroom weergeven.

Als u bevoegdheden voor een bedrijfsprocesstroom wilt opgeven, opent u de bedrijfsprocesstroom om deze te bewerken en selecteert u vervolgens Beveiligingsrollen bewerken op de opdrachtbalk van de ontwerpfunctie voor bedrijfsprocesstromen. Zie stap 13 bij Bedrijfsprocesstroom maken eerder in dit artikel.

Activeren
Voordat gebruikers de bedrijfsprocesstroom kunnen gebruiken, moet u deze activeren. Selecteer in de opdrachtbalk de optie Activeren. Nadat u de activering bevestigt, kan de bedrijfsprocesstroom worden gebruikt. Als een bedrijfsprocesstroom fouten bevat, kunt u deze pas activeren nadat de fouten zijn gecorrigeerd.

Een actie op aanvraag aan een bedrijfsprocesstroom toevoegen

De update van Dynamics 365 (online) versie 9.0 introduceert een nieuwe bedrijfsprocesstroomfunctie: automatisering van bedrijfsprocesstromen met Actiestappen. U kunt een knop aan een bedrijfsprocesstroom toevoegen die een actie of een werkstroom activeert.

Werkstromen op aanvraag of acties toevoegen met een Actiestap

Als onderdeel van het kwalificatieproces van verkoopkansen, moeten alle verkoopkansen van Contoso worden beoordeeld door een speciaal aangewezen reviewer. Later creëerde Contoso een actie die:

• Een taakrij maakt die aan de verkoopkansbeoordelaar wordt toegewezen.
• "Gereed om te herzien" toevoegt aan het verkoopkansonderwerp.

Bovendien moet Contoso deze acties op aanvraag kunnen uitvoeren. Als u deze taken in het kwalificatieproces van de verkoopkans wilt integreren, moeten de acties in de bedrijfsprocesstroom voor verkoopkansen verschijnen. Als u deze functies wilt inschakelen, selecteert u Als een actiestap in een bedrijfsprocesstroom.

Vervolgens wordt de actiestap toegevoegd aan de bedrijfsprocesstroom voor verkoopkansen van Contoso. Vervolgens wordt de processtroom gevalideerd en bijgewerkt.

Nu kunnen leden van het verkoopteam van Contoso de actie op aanvraag starten via de bedrijfsprocesstap Verkoopkans kwalificeren door Uitvoeren te selecteren.

Belangrijk

• Voordat u een actie of een werkstroom op aanvraag kunt uitvoeren, moet de bedrijfsprocesstroom een Actiestap bevatten. Als de Actiestap een workflow uitvoert, moet de werkstroom zijn geconfigureerd om op aanvraag te worden uitgevoerd.
• De tabel die samenhangt met de actie of de werkstroom, moet dezelfde zijn als de tabel die is gekoppeld aan de bedrijfsprocesstroom.

Beperking voor het gebruiken van actiestappen in een bedrijfsprocesstroom

• Acties zijn niet beschikbaar als actiestappen als de invoer- of uitvoerparameters het type Table, EntityCollection of OptionSet (keuze) hebben. Acties met meer dan één EntityReference-uitvoerparameter of een willekeurig aantal EntityReference-invoerparameters zijn niet beschikbaar als actiestappen. Acties die niet zijn gekoppeld aan een primaire tabel (globale actie) zijn niet beschikbaar als actiestappen.

Het actiecentrum

Als u de lijst met bedrijfsprocesstromen wilt zien waarbij u betrokken bent, bekijkt u het gecombineerde actiecentrum.

In het gecombineerde actiecentrum worden alle bedrijfsprocessen weergeven waaraan u ten minste één Microsoft Dataverse-tabelrij hebt toegewezen die door het proces wordt gebruikt. Als een bedrijfsproces bijvoorbeeld gebruikmaakt van de tabellen Potentiële klant en Verkoopkans in Dataverse, ziet u alle exemplaren van dit proces waarbij de rij Potentiële klant of Verkoopkans aan u is toegewezen.

Bekijk alle exemplaren die momenteel onder het tabblad Actief worden bewerkt. Vanaf dit tabblad kunt u de volgende details bekijken:

• De naam van het proces.
• De huidige fase van elk proces.
• De eigenaar van de Dataverse-rij die is gekoppeld aan de actieve fase.
• De tijd sinds het exemplaar is gemaakt.

Selecteer een exemplaar om het te openen in een nieuw tabblad of selecteer het om een koppeling te kopiëren, een koppeling via e-mail te delen, het exemplaar af te breken of te verwijderen.

Volgende stappen

• Overzicht van bedrijfsprocesstromen
• Bedrijfsprocesstromen verbeteren met vertakkingen
• Overzicht van goedkeuringen
• Gedetailleerde stappen voor het toevoegen van een directe stroom aan een bedrijfsprocesstroom