Aan de slag met goedkeuringen

Of u nu een schriftelijke bevestiging van uw manager nodig hebt of een formele autorisatie van een diverse groep belanghebbenden, goedkeuring krijgen is een onderdeel van bijna elke organisatie.

Met de goedkeuringsmogelijkheden in Power Automate kunt u goedkeuringsverzoeken automatiseren en menselijke besluitvorming combineren voor werkstromen. Enkele populaire gevallen waarin goedkeuringen kunnen worden gebruikt, zijn onder meer:

• Verzoeken voor vakantietijd goedkeuren.
• Documenten goedkeuren die moeten worden ondertekend.
• Onkostenrapporten goedkeuren.

Wanneer u een goedkeuring in een workflow indient, worden goedkeurders op de hoogte gebracht en kunnen zij het verzoek beoordelen en ernaar handelen.

Goedkeuringsacties

Acties zijn de gebeurtenissen die u door uw flow wilt laten uitvoeren nadat de trigger de flow start. Wanneer bijvoorbeeld een nieuw item wordt toegevoegd aan een lijst die is gemaakt met Microsoft Lists, activeert u een goedkeuring om iemand het nieuwe item te laten beoordelen.

De volgende afbeelding toont de volledige lijst met goedkeuringsacties die u kunt gebruiken in uw stromen.

Als u snel aan de slag wilt met goedkeuringen, gebruik dan de actie Starten en wachten op goedkeuring. Met deze actie kunt u de informatie opgeven die in het goedkeuringsverzoek moet staan en de fiatteurs die het verzoek zullen ontvangen.

Wanneer u de actie Starten en wachten op goedkeuring gebruikt, wordt de workflow gestart en wordt vervolgens gewacht op de reactie van de fiatteurs voordat de uitvoering wordt afgerond.

Er zijn vier soorten goedkeuring die u kunt gebruiken.

Goedkeuringstype	Gedrag
Goedkeuren/afwijzen - Iedereen moet goedkeuren	Alle goedkeurders krijgen twee keuzes: Goedkeuren of Weigeren. Er is een reactie nodig van elke fiatteur voordat de procesuitvoering is voltooid. De acties die volgen op de actie Starten en wachten op goedkeuring worden uitgevoerd nadat alle fiatteurs hebben gereageerd, of wanneer er een enkele afwijzing plaatsvindt.
Goedkeuren/afwijzen - Als eerste reageren	Toegewezen fiatteurs krijgen twee opties: Goedkeuren of Afwijzen. Goedkeuring of afwijzing door elke goedkeurder voltooit de aanvraag. Acties die volgen na de actie Starten en wachten op goedkeuring, worden uitgevoerd nadat een van de goedkeurders zijn goedkeuring heeft gegeven.
Aangepaste reacties - Wacht op alle reacties	U definieert de opties waaruit de toegewezen fiatteurs kunnen kiezen. Alle goedkeurders moeten reageren om het proces te voltooien.
Aangepaste reacties - Wacht op één reactie	U definieert de opties waaruit de toegewezen fiatteurs kunnen kiezen. Een reactie van een goedkeurder voltooit het proces.
Sequentiële goedkeuring	Goedkeuringen worden één voor één aangevraagd, in een specifieke volgorde. Elke goedkeurder moet reageren voordat het verzoek naar de volgende goedkeurder in de reeks wordt doorgestuurd. De acties die volgen op de Start en wacht op goedkeuring-actie worden uitgevoerd nadat alle goedkeurders in de volgorde hebben gereageerd.

Vereiste voorwaarden

Als dit de eerste keer is dat u goedkeuringen in uw organisatie gebruikt, moet u ervoor zorgen dat u voldoet aan de volgende vereisten:

• Een Microsoft Dataverse-database.
• Een geldige licentie om werkstromen te maken.

Machtigingen om een Dataverse-database te maken

Wanneer u goedkeuringsstromen maakt, worden deze opgeslagen in Dataverse. Wanneer u de goedkeuringsconnector gebruikt in een cloudstroom die zich in een niet-standaardomgeving bevindt, wordt in eerste instantie automatisch een database ingericht. Om succesvol te zijn, moet de gebruiker die de eerste goedkeuringsstroom uitvoert, een beheerdersrol in de omgeving hebben.

Het kan enkele minuten duren voordat het inrichten van de database is voltooid. U merkt deze vertraging op de eerste keer dat u de workflow uitvoert. Andere gebruikers die goedkeuringsstromen maken, hebben geen verhoogde machtigingen in de omgeving nodig.

Opmerking

Als u de standaardomgeving gebruikt, hoeft u de Dataverse-database niet in te richten. Als u goedkeuringsstromen maakt, wordt de Dataverse-database automatisch voor u aangemaakt in de standaardomgeving.

Autorisatie om werkstromen te maken

Omdat de goedkeuringsconnector een standaardconnector is, is elke licentie die toegang verleent tot Power Automate en de mogelijkheid geeft om standaardconnectoren te gebruiken, voldoende om goedkeuringsstromen te creëren.

Dit zijn de licenties die rechten verlenen om standaardconnectoren te gebruiken:

• Power Automate.
• Office 365.
• Dynamics 365-licentie met ingebouwde Power Automate-mogelijkheden.

U vindt een lijst met de Office 365- en Dynamics 365-licenties in de Licentiegids voor Microsoft Power Apps en Power Automate.

Aan de slag gaan

Gebruik een van de volgende opties om aan de slag te gaan met het maken van goedkeuringsstromen.

• Een bestaande sjabloon gebruiken: u kunt zoeken in de lijst met goedkeuringssjablonen voor uw scenario, om vervolgens de stappen te volgen om een flow te maken die aan uw behoeften voldoet. 

• Een bestaande sjabloon aanpassen - Als een van de bestaande sjablonen vergelijkbaar is, maar niet precies aan uw behoeften voldoet, maakt u een stroom op basis van die sjabloon en past u de stroom naar wens aan.

  Nadat u een stroom hebt gemaakt op basis van een sjabloon, kunt u deze wijzigen of uitbreiden. Doe dit door triggers en acties toe te voegen, te bewerken of te verwijderen.

  Tip

  U kunt acties knippen en plakken in dezelfde stroom of in meerdere stromen om het bewerkingsproces te versnellen.

• Een geheel nieuwe goedkeuringsstroom maken - Als u geen geschikte sjabloon kunt vinden, kunt u een geheel nieuwe stroom maken en deze vervolgens verbinden met de services en de goedkeuringen die u nodig hebt door de goedkeuringsacties te gebruiken. Leer hoe u een flow van nul af aan maakt.  

• Raadpleeg de community voor inspiratie en hulp - Power Automate heeft een bloeiende gemeenschap die kan helpen als u vastzit of op zoek bent naar inspiratie. Ga gewoon naar de Power Automate-forums om specifieke vragen te stellen en antwoorden te krijgen.

Goedkeuringen toewijzen aan elke gebruiker in uw tenant

U kunt goedkeuringen toewijzen aan gebruikers, inclusief gastgebruikers en Microsoft 365-groepen, in uw huidige Dataverse-omgeving of uw Microsoft Entra-tenant.

Opmerking

Gastgebruikers die de B2B-tenantuitnodiging niet hebben geaccepteerd, worden verwijderd uit de lijst met goedkeuringsmedewerkers en nemen niet deel aan de goedkeuring. Meer informatie vindt u in Ondersteuning voor gastgebruikers.

Wanneer u een goedkeuring toewijst aan gebruikers die zich niet in uw omgeving bevinden, krijgen ze automatisch de Dataverse-beveiligingsrol Goedkeuringen gebruiker. Gebruikers hebben deze rol nodig om hun responsen te verwerken en te bewaren in hun goedkeuringsgeschiedenis.

De volgende tenantconfiguraties staan dit niet toe:

• Wanneer de instelling AllowAdHocSubscriptions in Microsoft Entra is uitgeschakeld. In dat geval kunt u uw tenantbeheerder vragen om deze in te schakelen. U kunt meer informatie hierover vinden in de zelfservice-aanmelding.
• Als er een beveiligingsgroep is gebruikt om te bepalen welke gebruikers toegang hebben tot de Dataverse-omgeving.
• Power Automate-abonnementen voor Amerikaanse overheid.

Nadat u een goedkeuringsverzoek aan een gebruiker hebt toegewezen, kan deze rechtstreeks reageren vanuit een Outlook-e-mail, een Microsoft Teams adaptieve kaart of het Power Automate-actiecentrum als ze een Power Automate-licentie hebben, of een Office 365- of Dynamics 365-licentie met ingebouwde Power Automate-mogelijkheden. U kunt een lijst met deze Office 365- en Dynamics 365-licenties vinden in de Microsoft Power Apps- en Power Automate-licentiegids.

Volgende stap

Goedkeuringsstromen maken