Outlook-categorie gebruiken om afspraken en e-mails bij te houden

Serversynchronisatie maakt het bijhouden van e-mails, afspraken en taken in Outlook mogelijk met een speciale categorie Bijgehouden voor Dynamics 365. Bij toewijzing van deze categorie aan een e-mail, afspraak of taak in Outlook wordt het item gesynchroniseerd met apps voor klantbetrokkenheid (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing en Dynamics 365 Project Service Automation). Tevens wordt, bij verwijdering van de categorie uit een bijgehouden e-mail, afspraak of taak, deze losgekoppeld van apps voor klantbetrokkenheid.

U kunt ook meerdere items selecteren en de Outlook-categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 hieraan toewijzen om alle items bij te houden voor apps voor klantbetrokkenheid. Identificeer snel bijgehouden items door op de aanwezigheid van deze categorie in uw Postvak IN en andere mappen te letten.

Categorietracering via een OrgDBOrgSetting configureren

Vanaf versie 9.1.0.4039 of hoger is categorieën bijhouden standaard ingeschakeld.

Fooi

U kunt uw versie bepalen door u aan te melden bij Customer Engagement-apps en in de rechterbovenhoek van het scherm de knop Instellingen >Info te selecteren.

Categorie gebruiken voor bijhouden van Outlook-items

Zodra de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 beschikbaar is in Outlook, kunt u deze gebruiken voor het bijhouden van Outlook-items.

E-mailadres

Houd een e-mail bij door deze toe te wijzen aan de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365. De categorietoewijzing kan direct worden bekeken in Outlook. Momenteel is de e-mail gemarkeerd voor bijhouden. Serversynchronisatie synchroniseert de e-mail binnen 15 minuten naar apps voor klantbetrokkenheid, op basis van de instelling voor e-mailsynchronisatie.

Als een e-mail wordt bijgehouden en gecategoriseerd zoals Bijgehouden voor Dynamics, wordt het bijhouden van de e-mail ongedaan gemaakt als de categorie wordt verwijderd. De overeenkomstige e-mailactiviteitrecord wordt echter niet verwijderd.

Fooi

U kunt een regel instellen in Outlook voor het toewijzen of verwijderen van een categorie. Zie E-mailberichten beheren door regels te gebruiken.

Notitie

Serversynchronisatie categoriseert e-mails automatisch in de postvakken van Dynamics 365-ontvangers als de verwerkte e-mail al automatisch is bijgehouden in Dynamics door een andere gebruiker of een andere ontvanger van dezelfde e-mail in de wachtrij.

Alleen e-mails die overeenkomen met de Dynamics 365-richtingcode worden automatisch gecategoriseerd wanneer de systeeminstelling E-mails die tussen twee Dynamics 365-gebruikers worden verzonden bijhouden als twee activiteiten is ingeschakeld.

E-mails die bijvoorbeeld worden bijgehouden en verzonden vanuit Outlook naar andere Dynamics 365-gebruikers, worden niet weergegeven als gecategoriseerd in de postvakken van Outlook-geadresseerden, omdat ze de "ontvangen" kopie van de e-mail vertegenwoordigen. Dit is om de Dynamics 365-geadresseerde in staat te stellen een binnenkomende kopie van de e-mail te volgen volgens de hierboven vermelde systeeminstelling.

Afspraak

U kunt een afspraak bijhouden door deze toe te wijzen aan de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365. De afspraak wordt bijgehouden en gesynchroneerd met apps voor klantbetrokkenheid op basis van regels voor serversynchronisatie.

Als een afspraak wordt bijgehouden en gecategoriseerd zoals Bijgehouden voor Dynamics, wordt het bijhouden van de afspraak ongedaan gemaakt als de categorie wordt verwijderd. De overeenkomstige afspraakrecord voor Dynamics 365-apps wordt echter niet verwijderd.

Opdracht

Notitie

Toewijzing van taken aan mensen die is vastgelegd in Outlook wordt niet gesynchroniseerd met apps voor klantbetrokkenheid.

Op categorieën gebaseerd bijhouden gebruiken met app voor Outlook

Als u Dynamics 365 App for Outlook hebt, kunt u categorietracering gebruiken met App voor Outlook.

In de onderstaande tabel worden verschillende scenario's voor bijhouden genoemd.

Actie	Resultaat
De categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 toewijzen aan een e-mail/afspraak	Serversynchronisatie synchroniseert e-mail of afspraak binnen 15 minuten. Als de app voor Outlook wordt geladen voor dat item, wordt de bijgehouden status weergegeven.
Een e-mail/afspraak bijhouden met app voor Outlook	E-mail/afspraak wordt bijgehouden. De categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 wordt direct toegewezen.
Verwijdering van de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 in een e-mail/afspraak	Serversynchronisatie maakt het bijhouden van het item binnen ongeveer 15 minuten ongedaan. Als de app voor Outlook wordt geladen voor die e-mail, wordt de bijgehouden status weergegeven. De activiteitrecord wordt niet verwijderd uit apps voor klantbetrokkenheid.
Het bijhouden van een e-mail/afspraak ongedaan maken met app voor Outlook	Bijhouden van e-mail/afspraak wordt ongedaan gemaakt en de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 wordt verwijderd.

Gebruikers delegeren

Als u iemand anders toestaat uw e-mail en kalender te beheren door hen gemachtigdentoegang te verlenen, heeft de gemachtigde toegang tot de categorieën in Outlook als de gemachtigde over Editormachtigingen beschikt.

Als uw postvak de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 heeft, kan de gemachtigde uw e-mails en afspraken bijhouden door de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 toe te wijzen.

Categorietracering met Dynamics 365 for Outlook

Categorietracering wordt niet ondersteund met Dynamics 365 for Outlook. We raden u aan niet OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems in te schakelen in een organisatie die is opgezet om Dynamics 365 for Outlook te gebruiken.

Op categorieën gebaseerd bijhouden uitschakelen

U kunt op categorieën gebaseerd bijhouden uitschakelen voor de organisatie die Dynamics 365-apps gebruikt door OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems uit te schakelen.

Notitie

Als u OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems uitschakelt, wordt de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 tijdelijk verwijderd, met behoud van de categorietoewijzing in Outlook. Als u de categorie uit de hoofdlijst verwijdert, wordt deze definitief verwijderd.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn Outlook-contactpersonen volgen door de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 toe te wijzen?
Nee, op categorieën gebaseerd bijhouden wordt niet ondersteund voor Outlook-contactpersonen.

Wat gebeurt er als ik de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 hernoem?
Als u de naam van de categorie wijzigt, blijft de serversynchronisatie de categorie identificeren op basis van de id en wordt deze gebruikt voor het bijhouden van Outlook-items en het ongedaan maken van het bijhouden van Outlook-items.

Notitie

Voor scenario's met gemachtigden wordt een verschil in categorienaam tussen de gemachtigde en de primaire postvakeigenaar niet ondersteund en kan dit leiden tot onverwacht gedrag. We raden u aan de categorienaam van de gemachtigde en de primaire postvakeigenaar te matchen.

Wat gebeurt er als ik de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 verwijder?
Als u de categorie verwijdert, probeert serversynchronisatie deze na ongeveer 15 minuten opnieuw te maken op de Exchange-server.

Wanneer ik OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems voor de eerste keer inschakel, worden mijn eerder bijgehouden items dan toegewezen aan de categorie Bijgehouden in Dynamics 365?
Nee, serversynchronisatie gaat niet terug in de tijd gaan om de categorie toe te wijzen aan reeds bijgehouden items.

Wat gebeurt er als ik de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 toewijs aan een Outlook-gespreksthread?
Als u een gesprekthread categoriseert als Bijgehouden voor Dynamics 365, worden alle e-mailberichten in die thread toegewezen aan de categorie en dus bijgehouden.

Kan ik de categorie Bijgehouden in Dynamics 365 toewijzen aan terugkerende afspraken?
Als u een terugkerende afspraak categoriseert als Bijgehouden voor Dynamics 365, worden alle individuele omgevingen van die afspraak toegewezen aan de categorie en bijgehouden.

Wat gebeurt er als een Tracked-e-mail mislukt?
Standaard zullen mislukte automatisch bijgehouden e-mails in een nieuwe synchronisatiecyclus opnieuw worden uitgevoerd - ongeveer elke 15 minuten. Er wordt maximaal 5 nieuwe pogingen gedaan. Als 5 pogingen niet afdoende zijn, wordt de e-mail aan de categorie- Bijgehouden voor Dynamics 365 (Onbestelbaar) toegewezen en zijn geen nieuwe pogingen meer toegestaan. Automatisch bijgehouden e-mails die met de volgende fouten mislukken, worden opnieuw uitgevoerd:

• Promotie van e-mails mislukt vanwege een invoegtoepassing die in de klantomgeving is geconfigureerd.
• Promotie van e-mails mislukt vanwege time-outs van apps voor klantbetrokkenheid of Microsoft Exchange.
• Een e-mail is afgewezen met InvalidSender of vanwege onbekende beslissingen.
• E-mails mislukken en kunnen niet worden bezorgd als de eigenaar van de wachtrij niet de juiste beveiligingsrol heeft toegewezen gekregen. Zonder de juiste beveiligingsrol kan de eigenaar geen eigenaar worden van het e-mailrecord dat door de wachtrij wordt bijgehouden.

Als de promotie van de e-mail was veroorzaakt door een invoegtoepassingsfout en na 5 pogingen nog niet is gelukt, probeert u de invoegtoepassing te herstellen. Daarna wijst u de categorie Bijhouden voor Dynamics 365 toe om de niet geleverde e-mails handmatig bij te houden om ze in apps voor klantbetrokkenheid te laten bijhouden.

Hoe verwijder ik categoriegebaseerde tracking via OrgDBOrgSetting?
Als u de speciale Outlook-categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 wilt inschakelen, moet u de OrgDBOrgSetting in uw organisatie inschakelen. Apps voor klantbetrokkenheid bieden het hulpprogramma OrgDBOrgSettings dat beheerders de mogelijkheid geeft om specifieke updates te implementeren die voorheen waren voorbehouden aan registerimplementaties.

1. Volg de instructies in dit artikel voor stappen om dit hulpprogramma uit te pakken.
2. Schakel na het uitpakken van het hulpprogramma de OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems uit.
3. Door inschakeling van OrgDBOrgSetting wordt na ongeveer 15 minuten de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 gemaakt in alle Exchange-postbussen van de organisatie waarvoor serversynchronisatie is ingeschakeld.

U kunt dit hulpprogramma ook gebruiken om de OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems te bewerken.