Wijzigings- en activiteitenbeheer configureren in Service Manager

Belangrijk

Deze versie van Service Manager heeft het einde van de ondersteuning bereikt. U wordt aangeraden een upgrade uit te voeren naar Service Manager 2022.

Als onderdeel van de eerste configuratie van Service Manager moet u instellingen en werkstromen configureren voor het beheer van wijzigingen en activiteiten. Maak een wijzigingsaanvraagsjabloon die u later kunt gebruiken wanneer nieuwe wijzigingsaanvragen worden ingediend.

Configureer werkstromen om automatisch voltooide wijzigingsaanvragen te sluiten en meldingen naar gebruikers te verzenden als activiteiten goedkeuring vereisen. Werkstromen automatiseren processen die u kunt gebruiken om automatisch sjablonen toe te passen en meldingen te verzenden.

Een wijzigingsaanvraagsjabloon is handig wanneer u een wijzigingsaanvraag maakt voor een ​​terugkerend type probleem, omdat u een probleemcategorie kunt instellen en een standaardprioriteit, effect, en risiconiveau ervoor kunt bepalen in de sjabloon. U kunt ook extra sjablonen maken voor andere typen van terugkerende wijzigingsaanvragen. Een ander voordeel van het maken van een wijzigingsaanvraagsjabloon is dat gebruikers minder tijd gebruiken wanneer ze nieuwe wijzigingsaanvragen indienen.

Wijzigingsaanvraagsjablonen maken

Gebruik de volgende procedures om twee wijzigingsaanvraagsjablonen te maken en deze vervolgens te valideren. Met de eerste sjabloon kunnen wijzigingsaanvragen worden gemaakt voor het wijzigen van de Microsoft Exchange Server-infrastructuur. De tweede sjabloon wordt gebruikt om de prioriteit van een standaardwijzigingsaanvraag automatisch te wijzigen in Laag.

Wijzigingsaanvraagsjablonen slaan veelgebruikte instellingen op en passen de gegevens toe op nieuwe wijzigingsaanvragen. U kunt bijvoorbeeld een wijzigingsaanvraagsjabloon maken die veel activiteiten bevat. Activiteiten die u in een wijzigingsaanvraagsjabloon wilt opnemen, moeten echter in een eerder stadium als activiteitssjablonen zijn gemaakt.

Notitie

Wanneer u een wijzigingsaanvraagsjabloon maakt, maakt u geen koppelingen naar configuratie-items of werkitems en voert u geen gebruikersgegevens in. Als u een sjabloon met deze objecten maakt, kunt u deze niet verwijderen en moet u de sjabloon opnieuw maken.

Een sjabloon voor een wijzigingsaanvraag voor berichten maken

1. Selecteer Bibliotheek in de Service Manager-console.
2. Selecteer Sjablonen in het deelvenster Bibliotheek.
3. Selecteer in het deelvenster Taken onder Sjablonen de optie Sjabloon maken.
4. Voer in het dialoogvenster Sjabloon maken een naam in voor de sjabloon in het vak Naam . Voer bijvoorbeeld Wijzigingen in berichtinfrastructuursjabloon in.
5. Voer in het vak Beschrijving een beschrijving in voor de sjabloon. Voer bijvoorbeeld Deze wijzigingssjabloon gebruiken in als u de berichteninfrastructuur wilt wijzigen.
6. Selecteer Bladeren om een klas te selecteren.
7. Selecteer in het dialoogvenster Een klas selecteren de optie Aanvraag wijzigen en selecteer OK.
8. Selecteer in het dialoogvenster Sjabloon maken onder Management pack de optie Service Manager Change Management Configuration Library en selecteer OK.
9. Voer in het formulier Wijzigingsaanvraagsjabloon op het tabblad Algemeen in het vak Beschrijving een beschrijving in voor de wijziging. Voer bijvoorbeeld Gebruiken in bij het wijzigen van de Exchange Server software-infrastructuur.
10. Selecteer in het vak Gebied het gebied dat wordt beïnvloed door de wijzigingsaanvraag. Vouw bijvoorbeeld Hardware uit en selecteer vervolgens Server.
11. Selecteer een waarde in het vak Prioriteit . Selecteer bijvoorbeeld Hoog.
12. Selecteer een waarde in het vak Impact . Selecteer bijvoorbeeld Standard.
13. Selecteer een waarde in het vak Risico . Selecteer bijvoorbeeld Normaal.
14. Selecteer het tabblad Activiteiten en selecteer Toevoegen.
15. Selecteer in de lijst Sjablonende optie Standaardbeoordelingsactiviteit en selecteer OK om het formulier voor de beoordelingsactiviteit te openen.
16. Voer in het vak Titel een naam in voor de controleactiviteit. Voer bijvoorbeeld Goedkeuring van berichtinfrastructuur in. Selecteer Toevoegen om de gebruiker of groep toe te voegen die normaal gesproken de wijzigingsaanvraag goedkeurt.
17. Selecteer OK in elk geopend formulier of dialoogvenster.

Een sjabloon voor het wijzigen van prioriteit maken

1. Selecteer Bibliotheek in de Service Manager-console.
2. Selecteer Sjablonen in het deelvenster Bibliotheek.
3. Selecteer in het deelvenster Takende optie Sjabloon maken onder Sjablonen.
4. Voer in het dialoogvenster Sjabloon maken een naam in voor de sjabloon in het vak Naam . Voer bijvoorbeeld Standaardwijzigingsaanvragen instellen op Lage prioriteit in.
5. Voer in het vak Beschrijving een beschrijving in voor de sjabloon. Voer bijvoorbeeld Deze wijzigingssjabloon gebruiken in om de prioriteit voor standaardwijzigingsaanvragen automatisch in te stellen op Laag.
6. Selecteer Bladeren om een klasse toe te voegen.
7. Selecteer in het dialoogvenster Klasse kiezen de optie Aanvraag wijzigen en selecteer OK.
8. Selecteer in het dialoogvenster Sjabloon maken onder Management pack de optie Service Manager Change Management Configuration Library en selecteer OK.
9. Selecteer in het formulier Wijzigingsaanvraagsjabloon op het tabblad Algemeen in de lijst Prioriteit de optie Laag.
10. Selecteer OK.

Het maken van sjablonen valideren

• Controleer of de nieuwe sjablonen zijn gemaakt. Controleer bijvoorbeeld of Wijzigingen in de sjabloon voor berichteninfrastructuur en Standaardwijzigingsaanvragen instellen op Lage prioriteit worden weergegeven in de weergave Sjablonen . Het is mogelijk dat u op F5 moet drukken om de nieuwe wijzigingssjablonen weer te geven.

Een sjabloon voor handmatige activiteiten maken

Gebruik de volgende procedures om een sjabloon voor handmatige activiteiten te maken en deze vervolgens te valideren. Met sjablonen voor handmatige activiteiten kunt u alle handmatige activiteiten toewijzen aan de persoon die als activiteituitvoerder is ingesteld. Wanneer u de sjabloon voor handmatige activiteiten hebt gemaakt, maakt u een werkstroom waarmee de sjabloon wordt toegepast. Zie Incidentwerkstromen configureren voor meer informatie over het maken van een werkstroom.

In de volgende procedure maakt u een sjabloon voor handmatige activiteiten met de naam Benoemde gebruiker instellen als de activiteitsuitvoerer. Deze sjabloon voor handmatige activiteiten wordt gebruikt in de procedure Werkstromen voor activiteitenbeheer configureren .

Een sjabloon voor handmatige activiteiten maken

1. Selecteer Bibliotheek in de Service Manager-console.
2. Selecteer Sjablonen in het deelvenster Bibliotheek.
3. Selecteer in het deelvenster Taken in het gebied Sjablonen de optie Sjabloon maken.
4. Voer in het dialoogvenster Sjabloon maken in het vak Naam een naam in voor de sjabloon. Voer bijvoorbeeld Benoemde gebruikers instellen als de activiteitsuitvoerer in.
5. Voer in het vak Beschrijving een beschrijving in voor de sjabloon.
6. Selecteer Bladeren om een klas te kiezen.
7. Selecteer handmatige activiteit in het dialoogvenster Klas kiezen en selecteer OK.
8. Selecteer in het dialoogvenster Sjabloon maken onder Management pack de optie Service Manager Activity Management Configuration Library en selecteer OK.
9. Selecteer in het formulier Sjabloon voor handmatige activiteit op het tabblad Algemeen de knop met het beletselteken (...) naast Activiteitsuitvoerer, selecteer een gebruiker en selecteer OK.

Controleer of de sjabloon is gemaakt

• Controleer in de weergave Sjablonen of de nieuwe sjabloon is gemaakt. Het is mogelijk dat u op F5 moet drukken om de nieuwe wijzigingssjabloon voor handmatige activiteiten weer te geven.

Algemene wijzigingsinstellingen configureren

Gebruik de volgende procedures om instellingen te configureren om wijzigingsaanvraagvoorvoegsels op te geven en limieten voor bestandsbijlagen voor wijzigingsaanvragen te definiëren en vervolgens de instellingen te valideren.

Notitie

Het wijzigen van het wijzigingsaanvraagvoorvoegsel heeft geen invloed op bestaande wijzigingsaanvragen.

Algemene wijzigingsinstellingen configureren

1. Selecteer Beheer in de Service Manager-console.
2. Vouw in het deelvenster Beheerde optie Beheer uit en selecteer Instellingen.
3. Selecteer in het deelvenster Instellingende optie Aanvraaginstellingen wijzigen.
4. Selecteer in het deelvenster Taken in het gebied Aanvraaginstellingen wijzigen de optie Eigenschappen.
5. In het dialoogvenster Aanvraaginstellingen wijzigen kunt u de volgende wijzigingen aanbrengen:
   • Als u de voorvoegselcode wilt wijzigen, wijzigt u de standaardwaarde in het vak Wijzigingsaanvraag-id voorvoegsel .
   • Als u het maximum aantal bestanden wilt wijzigen dat u aan een wijzigingsaanvraag kunt toevoegen, wijzigt u de standaardwaarde in het vak Maximum aantal bijgevoegde bestanden . Voer bijvoorbeeld 2 in.
   • Als u de maximale grootte wilt wijzigen van bestanden die u aan een wijzigingsaanvraag koppelt, wijzigt u de standaardwaarde in het vak Maximale grootte (kB). Voer bijvoorbeeld 300 in.
6. Selecteer OK om het dialoogvenster Instellingen voor aanvraag wijzigen te sluiten.

Wijzigingsinstellingen valideren

1. Als u wijzigingen in de voorvoegselcode wilt valideren, maakt u een nieuwe wijzigingsaanvraag en controleert u of de wijzigingsaanvraag-id's het voorvoegsel hebben dat u hebt opgegeven.
2. Als u wijzigingen in de bijlageinstellingen wilt valideren, opent u een wijzigingsaanvraag en probeert u een bestandsbijlage toe te voegen die in strijd is met de instellingen die u hebt opgegeven.

Algemene activiteitsinstellingen configureren

Gebruik de volgende procedure om instellingen te configureren om activiteitsvoorvoegsels op te geven wanneer u activiteitsrecords weergeeft. Vervolgens kunt u de instellingen valideren. U kunt deze activiteitsinstellingen definiëren in het beheergebied van de Service Manager-console.

Notitie

Het wijzigen van het voorvoegsel van de activiteitsaanvraag heeft geen invloed op de bestaande activiteitsrecords.

Algemene activiteitsinstellingen configureren

1. Selecteer Beheer in de Service Manager-console.
2. Vouw in het deelvenster Beheerde optie Beheer uit en selecteer Instellingen.
3. Selecteer in het deelvenster Instellingende optie Activiteitsinstellingen.
4. Selecteer in het deelvenster Taken in het gebied Activiteitsinstellingen de optie Eigenschappen.
5. In het dialoogvenster Activiteitsinstellingen kunt u de volgende wijzigingen aanbrengen:
   • Als u de code voor het voorvoegsel van de activiteit wilt wijzigen, wijzigt u de standaardwaarde in het vak Activiteitsvoorvoegsel . Wijzig bijvoorbeeld de waarde in AA.
   • Als u de code voor handmatig activiteitsvoorvoegsel wilt wijzigen, wijzigt u de standaardwaarde in het vak Handmatig activiteitsvoorvoegsel . Wijzig bijvoorbeeld de waarde in AM.
   • Als u de code voor het voorvoegsel van de beoordelingsactiviteit wilt wijzigen, wijzigt u de standaardwaarde in het vak Activiteitsvoorvoegsel controleren . Wijzig bijvoorbeeld de waarde in AR.
6. Selecteer OK om het dialoogvenster Activiteitsinstellingen te sluiten.

Wijzigingen in activiteitsinstelling valideren

• Als u wijzigingen in een voorvoegselcode wilt valideren, maakt u een nieuwe wijzigingsaanvraag en controleert u vervolgens op het tabblad Activiteiten of de activiteiten het nieuwe voorvoegsel hebben dat u hebt opgegeven.

Werkstromen voor wijzigingsbeheer configureren

Gebruik de volgende procedures om de prioriteit van alle standaardwijzigingsaanvragen in te stellen en de wijziging vervolgens te valideren. U kunt bijvoorbeeld de prioriteit van alle standaardwijzigingsaanvragen instellen op laag. In deze procedure maakt u een nieuwe werkstroom om het proces te automatiseren.

Voordat u de stappen in de volgende procedures kunt voltooien, moet u de volgende sjablonen maken:

• Standaardwijzigingsaanvragen instellen op lage prioriteit: zie de procedure Een sjabloon voor prioriteitswijziging maken in Wijzigingsaanvraagsjablonen maken voor meer informatie.
• Nieuwe sjabloon voor ontvangen standaardwijzigingsaanvragen: zie de procedure Een meldingssjabloon maken voor wijzigingsaanvragen in Meldingssjablonen maken voor meer informatie.

Een werkstroom maken om alle standaardwijzigingsaanvragen in te stellen op Laag

1. Selecteer Beheer in de Service Manager-console.
2. Vouw in het deelvenster Beheerde optie Beheer uit, vouw Werkstromen uit en selecteer Configuratie.
3. Selecteer in het deelvenster Configuratiede optie Configuratie van gebeurteniswerkstroom voor aanvraag wijzigen.
4. Selecteer in het deelvenster Taken in het gebied Change Request Event Workflow Configuration de optie Configure Workflow Rules.
5. Selecteer In het dialoogvenster Werkstromen configureren de optie Toevoegen.
6. Selecteer volgende op de pagina Voordat u begint van de wizard Werkstromen voor objecten van klassewijzigingsaanvraag configureren.
7. Voer op de pagina Werkstroomgegevens in het vak Naam een naam in voor de werkstroom. Voer bijvoorbeeld Standaardwijzigingsaanvraag instellen op werkstroom met lage prioriteit in.
8. Desgewenst kunt u in het vak Beschrijving een beschrijving van de nieuwe werkstroom invoeren. U kunt bijvoorbeeld invoeren Deze werkstroom stelt automatisch de prioriteit van een standaardwijzigingsaanvraag in op Laag.
9. Selecteer In de lijst Controleren op gebeurtenissende optie Wanneer een object wordt gemaakt.
10. Zorg ervoor dat het selectievakje Ingeschakeld is ingeschakeld en selecteer Volgende.
11. Selecteer op de pagina Criteria opgeven op het tabblad Gewijzigd in in de lijst Gerelateerde klassen de optie Wijzigingsaanvraag.
12. Selecteer Categorie in de lijst Beschikbare eigenschappen en selecteer Toevoegen. Selecteer in het gebied Criteria , naast het vak is gelijk aan, de optie Standaard en selecteer Volgende.
13. Schakel op de pagina Sjabloon toepassen het selectievakje De geselecteerde sjabloon toepassen in.
14. Selecteer in de lijst Sjablonende optie Standaardwijzigingsaanvragen instellen op Lage prioriteit en selecteer Volgende.
15. Schakel op de pagina Select Mensen to Notify het selectievakje Melding inschakelen in.
16. Selecteer onder Gebruikerde optie Gemaakt door gebruiker en selecteer onder Sjabloonde optie Nieuwe standaardwijzigingsaanvraag ontvangen sjabloon en selecteer Toevoegen.
17. Selecteer Next.
18. Op de paginaOverzicht selecteert u Maken.
19. Selecteer Sluiten op de pagina Voltooiing.
20. Selecteer OK in het dialoogvenster Werkstromen configureren.

Het maken van een werkstroom valideren

1. Selecteer in het deelvenster Configuratie de sjabloon Change Request Event Workflow Configuration .
2. Selecteer in het deelvenster Takende optie Werkstroomregels configureren.
3. In het dialoogvenster Werkstromen configureren moet de werkstroom Standaardwijzigingsaanvraag instellen op Lage prioriteit worden weergegeven.
4. U kunt eventueel een nieuwe wijzigingsaanvraag maken met behulp van de sjabloon Standaardwijzigingsaanvraag om te controleren of de prioriteit van nieuwe aanvragen is ingesteld op Laag.
5. Er wordt een e-mailmelding verzonden naar de gebruiker die de wijzigingsaanvraag heeft gemaakt.

Werkstromen voor activiteitenbeheer configureren

Gebruik de volgende procedures om alle niet-toegewezen handmatige activiteiten automatisch toe te wijzen aan een benoemde gebruiker en vervolgens het maken van de werkstroom te valideren.

Voordat u de stappen in de volgende procedures kunt voltooien, moet u de volgende sjablonen maken:

• Benoemde gebruiker instellen als de activiteits-implementeerfunctie: zie How to Create a Manual Activity Template (Een sjabloon voor handmatige activiteit maken) voor meer informatie.
• Ontvangen sjabloon voor nieuwe activiteit: Zie Meldingssjablonen maken voor meer informatie.

De nieuwe werkstroom die u gaat maken, past de benoemde gebruiker instellen toe als de sjabloon Activiteitsuitvoerer , die de benoemde gebruiker toewijst aan alle activiteiten die geen aangewezen activiteitsuitvoerer hebben. De sjabloon Nieuwe activiteit toegewezen ontvangen verzendt een melding naar een gebruiker als het e-mailmeldingskanaal is geconfigureerd.

Een werkstroom voor activiteitenbeheer maken

1. Selecteer Beheer in de Service Manager-console.
2. Vouw in het deelvenster Beheerde optie Beheer uit, vouw Werkstromen uit en selecteer Configuratie.
3. Selecteer in het deelvenster Configuratie de optie Configuratie van werkstroom voor activiteits gebeurtenis.
4. Selecteer in het deelvenster Taken in het gebied Configuratie van werkstroom voor activiteits gebeurtenis de optie Werkstroomregels configureren.
5. Selecteer in het dialoogvenster Selecteer een klas in de lijst Naam de optie Handmatige activiteit en selecteer OK.
6. Selecteer In het dialoogvenster Werkstromen configureren de optie Toevoegen.
7. Selecteer op de pagina Voordat u begint van de wizard Werkstromen voor objecten van klasse Handmatige activiteit configurerende optie Volgende.
8. Voer op de pagina Werkstroomgegevens in het vak Naam een naam in voor de werkstroom. Voer bijvoorbeeld Niet-toegewezen activiteiten toewijzen aan benoemde gebruiker in.
9. Desgewenst kunt u in het vak Beschrijving een beschrijving van de nieuwe werkstroom typen. U kunt bijvoorbeeld Typen Deze werkstroom wijst niet-toegewezen handmatige activiteiten automatisch toe aan de benoemde gebruiker.
10. Selecteer In de lijst Controleren op gebeurtenissende optie Wanneer een object wordt gemaakt.
11. Zorg ervoor dat het selectievakje Ingeschakeld is ingeschakeld en selecteer Volgende.
12. Selecteer op de pagina Criteria opgeven , op het tabblad Gewijzigd in, in de lijst Gerelateerde klassen de optie Handmatige activiteit.
13. Schakel in de lijst Beschikbare eigenschappen het selectievakje Fase in en selecteer Toevoegen.
14. Selecteer in het gebied Criteria naast het vak [Activiteit] Fasede optie is gelijk aan, selecteer Goedkeuren voor de waarde en selecteer Volgende.
15. Controleer op de pagina Sjabloon toepassen of het selectievakje De geselecteerde sjabloon toepassen is ingeschakeld.
16. Selecteer in de lijst Sjablonenbenoemde gebruikers instellen als de activiteits-implementeerfunctie en selecteer Volgende.
17. Schakel op de pagina Select Mensen to Notify het selectievakje Melding inschakelen in.
18. Selecteer Toegewezen aan gebruiker in de lijst Gebruiker.
19. Selecteer in de lijst Berichtsjabloonde optie Nieuwe activiteit toegewezen ontvangen sjabloon, selecteer Toevoegen en selecteer Volgende.
20. Op de paginaOverzicht selecteert u Maken.
21. Selecteer Sluiten op de pagina Voltooiing.
22. Selecteer in het dialoogvenster Werkstromen configureren de optie OK om het te sluiten.

Het maken van een werkstroom valideren

1. Vouw in het deelvenster Beheerde optie Beheer uit, vouw Werkstromen uit en selecteer Status.
2. Controleer in het deelvenster Status of de nieuwe werkstroomsjabloon Met de titel Niet-toegewezen activiteiten toewijzen aan de benoemde gebruiker wordt weergegeven.

Volgende stappen

Instellingen en werkstromen configureren voor releasebeheer.