Przetwarzanie arkuszy finansowych

W tym artykule opisano możliwości, które mogą ułatwić przetwarzanie arkusza ogólnego. Mogą również pomóc w zapewnieniu, że przechwytywane są poprawne dane, a kontrola wewnętrzna nie zostanie naruszona.

Nazwy arkuszy

Jednym z najważniejszych obszarów do skonfigurowania są nazwy arkuszy. Dobrze jest używać określonych nazw arkusza do każdego celu, np. międzyfirmowe, korekty naliczania i korekcja błędów. Można dostosować nazwę każdego arkusza, aby wprowadzanie danych dla każdego celu było łatwe i bezpieczne.

Na stronie Nazwy arkuszy można skonfigurować następujące elementy:

• Zatwierdzanie w ramach przepływu pracy — aby podnieść poziom kontroli wewnętrznej, można zdefiniować przepływy pracy określające limity materiałów dla poszczególnych kroków sprawdzania i zatwierdzania na podstawie takich kryteriów, jak łączna kwota debetu. Można skonfigurować przepływy pracy dla arkuszy finansowych na stronie Przepływy pracy dla księgi głównej.
• Wartości domyślne — można wybrać wartości domyślne kont przeciwstawnych, waluty i wymiarów finansowych.
• Kontrola arkusza — można skonfigurować ograniczenia dla typu firmy i konta, a także wartości segmentów.

Przykłady

Nazwa arkusza może być używana tylko do korekt. W takim przypadku można wskazać, że dla wszystkich firm ważne jest tylko konto typu Księga.

Nazwa arkusza może być używana tylko dla określonego segmentu lub w określonym zakresie dla kont głównych.

Opcja Automatyczne stornowanie jest dostępna w arkuszach finansowych. Na przykład użytkownik ma korektę naliczania, jeśli dokument nie został jeszcze przetworzony, jak pokazano na poniższej ilustracji.

Dodatek programu Microsoft Excel z funkcjonalnością wpisów arkusza oferuje dodatkowy poziom automatyzacji i ułatwia wprowadzanie danych. Działanie Otwórz wiersze w programie Excel jest dostępne na stronach Arkusz finansowy i Załącznik arkusza.

Na stronie Arkusze okresowe można skonfigurować dzienniki cykliczne automatyzujące przetwarzanie arkuszy.

Możesz skorzystać z szablonów załącznika w dowolnym momencie. Na stronie Dzienniki finansowe, wybierz stronę Załącznik arkusza. Akcje Zapisz i Wybierz szablon załącznika są dostępne w obszarze Funkcje dla wierszy załącznika.

Pokrewna konfiguracja

Następująca konfiguracja nie jest specyficzna dla arkuszy finansowych, ale ułatwia prawidłowe wprowadzanie danych.

Konto główne

Konfiguracja konta głównego oferuje wiele opcji przetwarzania arkusza finansowego:

• Wymagane debet lub kredyt — użyj tej opcji, jeśli konto główne jest ograniczone do transakcji po stronie debetowej lub kredytowej. Po zweryfikowaniu lub zaksięgowaniu arkusza następuje sprawdzenie poprawności konfiguracji.

• Domyślne konto przeciwstawne

• Zawieszone — pozwala zawiesić konto główne dla wprowadzania danych we wszystkich firmach lub dla konkretnej firmy.

• Nie zezwalaj na wprowadzanie ręczne — uniemożliwia użytkownikom ręczne wprowadzanie wartości dla konta w arkuszach.

• Domyślna waluta/Sprawdź poprawność waluty

• Firma zastępuje — to ustawienie jest właściwe dla zdefiniowanej firmy/podmiotu prawnego:

  • Domyślny podatek/Sprawdź poprawność podatku
  • Wymiar domyślny — Niestałe lub Stała wartość. Stała wartość pomaga zagwarantować, że wszystkie księgowania dla tego konta głównego zawsze używają wartości wymiarów określonych jako Stałe.

• Weryfikacja księgowania

  • Weryfikacja użytkownika — ta opcja pozwala kontrolować, którzy użytkownicy mogą księgować na koncie głównym.
  • Weryfikacja typów księgowania — ta opcja pozwala kontrolować, które typy księgowania są dopuszczalne na koncie głównym.

Struktury księgowania i struktury reguł zaawansowanych

Struktury księgowania i struktury zaawansowanych reguł są ważne do zagwarantowania, że dane, które są wymagane do raportowania finansowego i śledzenia wydajności, są rejestrowane przy przetwarzaniu arkusza finansowego i wszelkich dokumentów. Struktury księgowania i struktury reguły zaawansowanych pozwalają dostosować sposób wprowadzania danych. Można zezwolić na wprowadzanie danych tylko dla wymiarów finansowych, które są istotne w każdej sytuacji. Można również wymusić wymaganie, aby wymagane i dokładne dane były zawsze wprowadzane.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz następujące tematy:

• Planowanie planu kont
• Tworzenie reguł zaawansowanych dla arkuszy
• Tworzenie wpisu w arkuszu za pomocą szablonu
• Tworzenie i sprawdzanie arkuszy
• Księgowanie arkuszy okresowych
• Przetwarzanie arkusza alokacji księgi

Globalne arkusze finansowe

Globalny ogólny arkusz finansowy umożliwia wprowadzanie arkusza do dowolnych firm zdefiniowanych w środowisku bez konieczności przełączania firm przed utworzeniem arkusza. W górnej części strony Globalnego ogólnego arkusza finansowego przycisk Nowy arkusz umożliwia wybranie podmiotu prawnego dla arkusza, a następnie określenie arkusza, do którego mają być wprowadzane dane. Wybór wierszy utworzonego arkusza spowoduje otwarcie standardowej strony wierszy arkusza, która jest taka sama jak otwarta strony arkusza finansowego.

Uwaga

W wersji 10.0.34 programu Dynamics 365 Finance nowa funkcja Włącz stronę globalnego arkusza finansowego, aby wybrać wiele firm do księgowania pozwala na wybór wielu arkuszy finansowych pośród dowolnych podmiotów prawnych. W celu zakończenia księgowania proces księgowania tworzy pojedyncze zadanie wsadowe dla każdego podmiotu prawnego.

Symuluj księgowanie

Opcja Symuluj księgowanie znajduje się w menu Sprawdź poprawność w większości arkuszy. Podczas sprawdzania poprawności arkusza za pomocą funkcji Sprawdź poprawność system bada arkusza pod kątem określonych błędów. Jeśli używasz funkcji Symuluj księgowanie, system uruchamia wszystkie te same procesy, które są wykonywane podczas księgowania, ale faktycznie nie księguje arkusza. Następnie można przejrzeć wyświetlone komunikaty o księgowaniu oraz poprawić wszystkie znalezione błędy, po czym kliknąć menu Księguj, aby zaksięgować arkusz.

Funkcja Symuluj księgowanie jest niedostępna dla przetwarzania wsadowego. Jest jednak dostępny kod źródłowy umożliwiający symulację w przetwarzaniu wsadowym i deweloperzy mogą za jego pomocą dodać tę funkcjonalność.

Odblokuj arkusz

Na stronie arkusza dostępny jest przycisk, aby odblokować arkusz o stanie „Zablokowano przez system” o wartości Tak. To odblokowywanie może zostać wykonane przez administratora systemu, który przeprowadził analizę wykonywanych zadań wsadowych i potwierdził, że ten arkusz nie jest już aktywnie przetwarzany przez zadanie wsadowe. Ten przycisk jest włączany przez funkcję o nazwie Przycisk Odblokuj arkusz na stronie Zarządzanie funkcjami.

Wycofany przepływ pracy

Możliwość odwoływania arkusza w przepływie pracy o stanie „nieodwracalny” jest włączana za pomocą przycisku przepływu pracy w arkuszu i na stronie Historia przepływu pracy. Jest to włączane przez funkcję o nazwie Resetowanie stanu przepływu pracy dla arkuszy na stronie zarządzanie funkcjami.

Usuń wiersze arkusza

W Dynamics 365 Finance w wersji 10.0.34 dostępna jest nowa funkcja Usuń wykonanie arkusza przy użyciu partii. Ta funkcja umożliwia zaplanowanie procesu usuwania niezaksięgowanych arkuszy. Dzięki temu użytkownicy mogą kontynuować inną pracę zamiast czekać na zakończenie procesu usuwania.

Możliwość szybkiego usuwania wszystkich wierszy arkusza jest włączana w arkuszu w obszarze funkcje>Usuń wiersze arkusza. Ta funkcja wpływa na rozszerzenia przy użyciu metody Delete w tabeli LedgerJournalTrans. Zestaw wierszy jest usuwany bez wywoływania metody Delete każdego wiersza.

Uwaga

Dynamics 365 Finance and Operations nie pozwala na usuwanie zaksięgowanych transakcji.

Załaduj transakcje księgi

Aby użyć funkcji Załaduj transakcje księgowe w celu przeniesienia wybranych transakcji księgi do bieżącego arkusza, wykonaj następujące kroki.

1. Wybierz kolejno opcje Księga główna>Arkusze>Arkusz finansowy.
2. Wprowadź nowy arkusz lub wybierz istniejący arkusz, a następnie wybierz pozycję Wiersze.
3. Wybierz pozycję Funkcje>Załaduj transakcje księgowości.

Użyj listy załączników, aby wybrać sposób przypisywania numerów załączników do załadowanych transakcji.

• Oryginalny numer załącznika – nowe/załadowane załączniki mają ten sam numer, co oryginalne załączniki.
• Ten sam numer nowego załącznika – wszystkie nowe/załadowane załączniki mają ten sam numer, co oryginalne załączniki.
• Nowy numer załącznika dla każdego załącznika – każdy nowy/załadowany załącznik ma nowy numer załącznika.
• Nowy numer załącznika dla każdej transakcji – każdy wiersz w nowych/załadowanych załącznikach ma inny numer załącznika.

Oryginalny numer załącznika może być używany tylko wtedy, gdy pole Sprawdź użyty załącznik w parametrze księgi głównej jest ustawione na Zaakceptuj duplikaty lub Ostrzegaj w przypadku duplikatów.

Przykład

W poniższym przykładzie użyto funkcji Załaduj transakcje księgi.

1. Oryginalny numer partii arkusza zawiera załączniki GNJL00164 i GNJL001065.

   

2. Jeśli funkcja Załaduj transakcje księgi została zakończona przy użyciu nowego numeru załącznika dla każdego załącznika, nowa partia arkusza będzie miała załączniki GNJL001067 i GNJL001068.

   

3. Jeśli funkcja Załaduj transakcje księgi została zakończona przy użyciu Nowy numer załącznika dla każdej transakcji, nowa partia arkusza będzie miała inny numer załącznika dla każdego wiersza: GNJL001069, GNJL001070, GNJL001071 i GNJL001072. Ponieważ załączniki nie są zbilansowane, nie można zaksięgować tej partii arkusza. Możesz użyć tej metody, jeśli chcesz dodać typy kont przeciwstawnych do załączników przed zaksięgowaniem.

   

4. Ustaw opcję Naliczone transakcje na Tak, aby uwzględnić naliczone transakcje.

5. Ustaw opcję Odwróć znak na Tak, aby odwrócić znak dla kwoty, która jest ładowana do arkusza. Jeśli opcja Odwróć znak jest ustawiona na Tak, a pole Załącznik jest ustawione na Nowy numer załącznika dla każdego załącznika lub Nowy numer załącznika dla każdej transakcji, dla utworzonych transakcji automatycznie wyświetlany jest następujący tekst opisu: „Unieważniony z „xxx” (gdzie „xxx” to oryginalny numer załącznika).

6. Aby zmienić datę księgowania ładowanych transakcji, należy ustawić pola Jednostka i Liczba jednostek. Jeśli na przykład w polu Jednostka wybierzesz opcję Miesiące, a w polu Liczba jednostek wprowadzisz wartość 1, a pierwotną datą księgowania będzie 1 maja, datą księgowania dla załadowanych transakcji będzie 1 czerwca.

7. Użyj przycisku Filtruj , aby ograniczyć transakcje ładowane do arkusza.

Aby ograniczyć korzystanie z numerów załączników, użyj tabeli Wpis do arkusza finansowego i pola Załącznik.

Kwerenda domyślna zawiera pole Numer arkusza. Jednak to pole odnosi się do pola Numer wpisu arkusza, a nie do pola Numer partii arkusza. Aby dodać pole Numer partii arkusza do kwerendy, wykonaj następujące kroki.

1. W zapytaniu, na karcie Łączenia, rozwiń tabelę Zapis na koncie arkusza finansowego.
2. Zaznacz tabelę Wpis arkusza finansowego.
3. Wybierz pozycję Dodaj sprzężenie tabeli.
4. Wybierz Arkusz wpisów do księgi głównej, a następnie wybierz Wybierz. Arkusz wpisów do księgi głównej jest dodawany w ramach okresu kalendarza obrachunkowego.
5. Na karcie Zakres wybierz Dodaj.
6. W kolumnie Tabela, wybierz Arkusz wpisów do księgi głównej. Domyślnie kolumna Tabela pochodna jest ustawiana na tę samą tabelę.
7. W kolumnie Pole wybierz pozycję Numer partii arkusza.
8. Wprowadź wartość Numer partii arkusza, która ma zostać załadowana do arkusza.