Udostępnij za pośrednictwem

Omówienie śledzenia rekordów w Dynamics 365 for Outlook

  • Artykuł

Można użyć programu Microsoft Dynamics 365 for Outlook do śledzenia wiadomości e-mail, kontaktów, zadań i terminów. Gdy śledzisz rekord wiadomości e-mail, kontaktu, zadania lub terminu, kopia tego rekordu jest zapisywana jako działanie w Dynamics 365 for Customer Engagement i synchronizowana z rekordem programu Outlook. Następnie można wyświetlać i edytować ten rekord w programie Dynamics 365 for Outlook lub Customer Engagement. Jeśli synchronizujesz program Outlook na urządzeniu przenośnym, możesz także przejść do tych rekordów na tym urządzeniu.

Śledzenie rekordów w programie Dynamics 365 for Outlook jest procesem ręcznym. Daje to możliwość przechowywania osobistych rekordów programu Outlook oddzielnie od rekordów Dynamics 365.

Napiwek

Używanie przycisku Śledź a używanie przycisku Ustaw rekord Dotyczy

Aby śledzić rekord w programie Dynamics 365 for Outlook, kliknij lub naciśnij przycisk Śledź lub przycisk Ustaw rekord Dotyczy dla rekordu, który chcesz śledzić.

Dwa przyciski Śledzenie i Ustaw rekord Dotyczy w aplikacjach Dynamics 365.

Można użyć dowolnego z tych przycisków do śledzenia rekordu, ale prawie zawsze lepiej używać przycisku Ustaw rekord Dotyczy. Używając przycisku Ustaw rekord Dotyczy, można połączyć wiadomość e-mail, termin lub zadanie z określonym rekordem programu Customer Engagement, takim jak klient lub szansa sprzedaży, a nawet niestandardowym typem rekordu (encji). Niektóre organizacje używają również przycisku Ustaw rekord Dotyczy do śledzenia projektów.

Używanie okienka śledzenia

Gdy rekord jest śledzony, w dolnej części rekord zostaje wyświetlone okienko programu Dynamics 365 for Customer Engagement (znane również jako „okienko śledzenia”). To okienko pokazuje następujące informacje:

  • Czy element jest śledzony.

  • Rekord Dotyczy, jeśli jest ustawiony.

  • Nazwa klienta nadrzędnego dla kontaktów, jeśli jest ustawiony.

  • Łącza do rekordów programu Customer Engagement dla adresatów wiadomości e-mail. Jest to bardzo przydatne, gdy chcesz szybko uzyskać dostęp do rekordu kontaktu będącego adresatem wiadomości e-mail w programie Customer Engagement lub wyświetlić inne informacje przechowywane w programie Customer Engagement.

  • Rekordy powiązane wraz z symbolem identyfikującym typ rekordu w programie Customer Engagement.

  • Informacje o tym, czy adresy e-mail, nazwy lub listy dystrybucyjne w wiadomości e-mail również są rekordami programu Customer Engagement.

    Na przykład poniższy zrzut ekranu pokazuje okienko śledzenia śledzonego zadania połączonego z kontem firmy Adventure Works:

    Okienko śledzenia z Ustaw rekord Dotyczy w aplikacjach Dynamics 365.

    Rekord Dotyczy, rekord nadrzędny kontaktu lub powiązane rekordy można otworzyć bezpośrednio z okienka śledzenia. Okienko śledzenia zawiera także przycisk Opcje, który zapewnia szybki dostęp do osobistych opcji śledzenia.

Uwaga

Jeśli śledzisz wiadomość e-mail bez uprzedniego rozwinięcia listy dystrybucyjnej, w okienku śledzenia jest wyświetlana nazwa listy dystrybucyjnej. Aby śledzić poszczególne adresy e-mail, rozwiń listę dystrybucyjną, zanim zaczniesz śledzić wiadomość.

Co można zrobić po włączeniu śledzenia rekordu?

Po rozpoczęciu śledzenia rekordu można użyć przycisków na wstążce programu Dynamics 365 for Outlook do wykonywania następujących zadań.

Aby wykonać to zadanie Wybierz Dotyczy
Otwórz rekord bezpośrednio w programie Customer Engagement Przycisku Zobacz w Dynamics 365 w Dynamics 365. Wiadomości e-mail, terminy, kontakty i zadania
Dodanie połączenia między rekordem i wszystkimi rekordami programu Customer Engagement zdolnymi do śledzenia połączeń Obraz przycisku Dodaj połączenie w Dynamics 365. Wiadomości e-mail, terminy, kontakty i zadania
Skonwertowanie rekordu na szansę sprzedaży, potencjalnego klienta lub sprawę programu Customer Engagement Obraz przycisku Konwertuj na w Dynamics 365. Wiadomości e-mail, terminy i zadania
Wstawianie szablonu Customer Engagement Przycisk Wstaw szablon. Email
Wstawianie artykułu z bazy wiedzy Knowledge Base na temat Customer Engagement Obraz przycisku Wstaw artykuł w Dynamics 365. Email
Dołączanie materiałów sprzedażowych na temat Customer Engagement Obraz przycisku Dołącz materiały sprzedażowe w Dynamics 365. Email

Napiwek

Jeśli te przyciski nie są dostępne, być może rekord oznaczony do śledzenia nie jest jeszcze zsynchronizowany. Może się to zdarzyć, jeśli organizacja używa synchronizacji na serwerze do synchronizowania wiadomości e-mail, terminów, kontaktów i zadań, ale jeszcze nie nastąpiła synchronizacja. Jeśli przycisk Wyświetl w Dynamics 365 jest aktywny, rekord został zsynchronizowany. Możesz również użyć okienka śledzenia (jak opisano wcześniej), aby ustalić, czy rekord został zsynchronizowany.

Inne rzeczy, które trzeba wiedzieć o śledzeniu rekordów

Zobacz też

Śledzenie wiadomości e-mail programu Outlook dzięki przeniesieniu ich do śledzonego folderu programu Exchange
Śledzenie wiadomości e-mail programu Outlook przez wybranie przycisku w Dynamics 365 for Outlook
Śledzenie kontaktów programu Outlook w Dynamics 365 for Outlook
Śledzenie kontaktów programu Outlook w Dynamics 365 for Outlook
Śledzenie zadań programu Outlook w Dynamics 365 for Outlook
Usuwanie rekordów, które były śledzone w Dynamics 365 for Outlook
Ustaw opcje osobiste, które wpływają na śledzenie i synchronizację między Dynamics 365 i Outlook lub Exchange
Często zadawane pytania dotyczące synchronizowania rekordów między Microsoft Dynamics 365 a Microsoft Outlook