Używanie funkcji interakcji z użyciem poczty e-mail w celu wyświetlania interakcji z wiadomościami

Interakcja z użyciem poczty e-mail w aplikacji Dynamics 365 Sales śledzi interakcje klientów z wysłanymi im wiadomościami. Można się dowiedzieć, czy klient wybrał łącze, otworzył załącznik, wysłał odpowiedź. Można również uzyskać alerty pomocne przy kolejnych czynnościach z klientami.

Wymagania dotyczące licencji i ról

Typ wymagania	Musisz mieć
Licencja	Dynamics 365 Sales Premium lub Dynamics 365 Sales Enterprise
Role zabezpieczeń	Dowolna podstawowa rola sprzedaży

Wymagania wstępne

• Administrator włączył interakcję z użyciem poczty e-mail.
• Administrator nie włączył asystenta. Funkcja interakcji z użyciem poczty e-mail używa asystenta do dostarczania alertów i innych wiadomości.

Jak funkcja interakcja z użyciem poczty e-mail pomaga zwiększyć skuteczność sprzedawców

Dzięki interakcji z użyciem poczty e-mail:

• Dowiesz się, kiedy klient otwiera wiadomość, wybiera łącze, otwiera załącznik lub wysyła odpowiedź. (Gdy aplikacja klient poczty e-mail skanuje wiadomość e-mail ze względów bezpieczeństwa, może ona sztuczne podsyłać liczbę otwartych wiadomości e-mail i wyboru łączy).
• Uzyskasz natychmiastowy alert za pierwszym otwarciem wiadomości przez klienta.
• Zaplanujesz najbardziej efektywnego czasu dostawy w zależności od strefy czasowej adresata.
• Wybierzesz najbardziej efektywny szablon wiadomości na podstawie historii interakcji z pocztą e-mail w organizacji.
• Ustawisz alert przypominjący o kolejnych czynnościach w wiadomości e-mail.
• Przejrzysz pełną historię interakcji z pojedynczą wiadomością lub wyświetlisz kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) dla wszystkich wiadomości.

Niektóre funkcje interakcji z użyciem poczty e-mail mogą być widoczne nawet wtedy, gdy ta funkcja jest wyłączona. Te funkcje nadal są wyświetlane, ale są puste:

• Tabela Załączniki, która jest wyświetlana podczas tworzenia wiadomości e-mail lub szablonu wiadomości e-mail, zawsze zawiera kolumnę Obserwowane.
• W tabeli Obserwowana wiadomość e-mail zawsze są wyświetlane kolumny Otwarcia, Ostatnia godzina otwarcia, Widoki załącznika, Kliknięcia łącza i Odpowiedzi.
• W tabeli Szablon wiadomości e-mail zawsze są wyświetlane kolumny Współczynnik odpowiedzi, Otwórz, Zalecane i Liczba wiadomości e-mail.
• Gotowe wersje formularza konta, kontaktu i potencjalnych klientów zawierają pole Obserwuj wiadomość e-mail.

Kwestie wymagające rozważenia

Przed użyciem funkcji zaangażowania wiadomości e-mail należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Wiadomość e-mail jest wysyłana tylko wtedy, gdy lista adresatów zawiera rekordy kont, kontaktów i potencjalnych klientów w polach Do i DW. Jeśli do pól Do i DW zostaną dodane inne typy rekordów, nie można śledzić wiadomości e-mail. W takim przypadku jest wyświetlany komunikat z informacją, że nie można śledzić wiadomości e-mail, ponieważ lista adresatów nie zawiera rekordów klientów, potencjalnych klientów ani kontaktów.

Wyświetl historię interakcji z użyciem poczty e-mail

Stan, statystyki interakcji i kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) związane z obserwowanymi wiadomościami e-mail są dostępne w wielu częściach aplikacji Dynamics 365 Sales dla każdego rekordu, w którym są odpowiednie.

Historia wiadomości e-mail w kolumnie Działania

Po zapisaniu lub wysłaniu wiadomości pojawi się ona na liście Działania dla jej rekordu Dotyczy, który jest zazwyczaj rekordem wyświetlanym w czasie jego komponowania. W niektórych przypadkach może to być rekord pokrewny.

Dla wiadomości obserwowanych na ich kafelku na liście Działania są wyświetlane ich bieżące stany interakcji. Użyj przycisków w prawym górnym rogu kafelka e-mail, aby rozwinąć jego zawartość i historię interakcji bezpośrednio na liście, lub otworzyć całą stronę wiadomości.

Kluczowe wskaźniki wydajności e-mail na liście wiadomości e-mail

Na liście wiadomości e-mail wysłanych przez organizację sprzedaży można dla obserwowanych wiadomości wyświetlić liczbę otwieranych wiadomości, widoków załączników, kliknięć łącza i odpowiedzi.

1. Przejdź do Sprzedaż>Działania.

2. Na liście u góry strony wybierz E-mail>Wszystkie obserwowane wiadomości e-mail.

Szczegóły wiadomości

Aby otworzyć widok szczegółów dostarczanych wiadomości w trybie tylko do odczytu, wybierz temat wiadomości na liście Działania lub Wiadomości e-mail. Szczegóły, które można wyświetlić, to historia interakcji komunikatów i wskaźniki KPI.

Wskaźniki KPI u góry osi czasu pokazują łączną liczbę otwarć, widoków załącznika, kliknięć i odpowiedzi na wiadomość, które zostały zarejestrowane dla tej wiadomości. Na osi czasu jest przedstawiany symbol każdego zdarzenia interakcji, z najnowszym na samej górze, a także kilka szczegółów dotyczących każdego z nich.

Wyniki szablonu i zalecenia na liście szablonów

Można wyświetlić efektywność szablonów wiadomości e-mail, w tym współczynnik odpowiedzi, współczynnik otwarć, liczbę ich użyć w wiadomościach, czy są zalecane, czy nie.

Przejdź do menu Ustawienia>Biznes>, Szablony, a następnie wybierz Szablony e-mail.

Zapoznaj się z historią interakcji e-mail

Zwykle, gdy wysyłasz wiadomość e-mail nie wiesz, czy została ona otwarta lub odczytana, chyba że odbiorca zdecyduje, że wyśle do Ciebie odpowiedź. To dlatego, że wiadomość e-mail została utworzona w celu symulowania tradycyjnych wiadomości e-mail i nie utworzono ich z myślą o monitorowaniu odpowiedzi. Aplikacja Dynamics 365 Sales używa specjalnych technik, aby obejść to ograniczenie i udostępnić funkcje interakcji z użyciem poczty e-mail.

• Dowiadywanie się, kiedy wiadomość została otwarta: po wysłaniu wiadomości e-mail z aplikacji Dynamics 365 Sales system tworzy przejrzysty, jednopikselowy plik GIF o unikatowej nazwie i dodaje go do wiadomości jako połączony obraz. Ten niewidoczny plik GIF wraz z innymi obrazami wyświetlanymi w wiadomości jest przechowywany w usłudze Dynamics 365. Są one pobierane, gdy odbiorca otworzy wiadomość i wybierze opcję pobrania jej obrazów. Gdy ten unikatowy plik gif jest pobierany, aplikacja Dynamics 365 Sales rejestruje, że skojarzona z nim wiadomość została otwarta.

  Zalecamy zawsze dołączanie do wiadomości obrazów, takich jak logo firmy lub ilustracja, ponieważ motywuje to odbiorców do ich pobrania. Nie będzie wiadomo, że otworzyli wiadomość, jeśli nie załadowano obrazów.

• Dowiadywanie się, kiedy każde łącze zostało kliknięte: podczas wysyłania obserwowanej wiadomości e-mail z aplikacji Dynamics 365 Sales system zastępuje każde z tych hiperłączy unikatowym łączem przekierowywania, które wskazuje na usługę Dynamics 365. Każde łącze przekierowania zawiera identyfikator, który unikatowo identyfikuje zarówno wiadomość zawierającą go, jak i adres URL oryginalnego łącza miejsca docelowego. Gdy usługa Dynamics 365 otrzyma żądanie łącza, rejestruje kliknięcie, a następnie przekierowuje kliknięcie na jego oryginalny adres, tak aby odbiorca otrzymał poprawne informacje z małym lub bez opóźnienia.

• Dowiadywanie się, kiedy każdy załącznik został otwarty: gdy do wiadomości zostanie dodany obserwowany załącznik, plik nie jest dołączany bezpośrednio do standardowej poczty e-mail. Zamiast tego jest on przechowywany na OneDrive w celu udostępniania, które jest używane przez usługę Dynamics 365, i dodawany do wiadomości jako łącze. Podobnie jak w przypadku obserwowanych łączy, gdy odbiorca klika, aby pobrać załącznik, serwer Dynamics 365 odnotowuje kliknięcie i czas. Odbiorcy mogą nawet woleć otrzymywanie załączników jako łącza, a nie pliki, ponieważ takie wiadomości zajmują się znacznie mniej miejsca w ich skrzynce odbiorczej.

  W jednej wiadomości e-mail można dołączyć załączniki zarówno obserwowane, jak i nieobserwowane. Może to być ważne w przypadku wysyłania poufnych plików, które nie powinny być zapisywane na dysku OneDrive.

Akcje wykonywane w wiadomościach e-mail są przechowywane w magazynie Microsoft Azure. Magazyn Azure jest unikatowy dla każdej organizacji. Jeśli organizacja zostanie przywrócona do innej, historia akcji poczty e-mail w poprzedniej organizacji nie zostanie przywrócona.

Ważne

Wszystkie dane interakcji e-mail należy traktować jako przybliżenia. System może zarejestrować zdarzenie otwarcia wiadomości e-mail tylko wtedy, gdy adresat pobierze także obrazy wiadomości, w tym niewidoczny gif. Rzeczywista liczba otwarć może być większa niż liczba odnotowana w aplikacji Dynamics 365 Sales. Podobnie, jeśli obrazy są przechowywane w pamięci podręcznej, co jest typowe dla klientów poczty e-mail opartych na sieci Web, dodatkowe otwarcia mogą nie być raportowane w aplikacji Sales.

Rozważania dotyczące liczby wiadomości e-mail

Zaangażowanie w wiadomości e-mail dostarcza cennych informacji na temat wiadomości e-mail, ale fałszywy alarm może być efektem filtrów spamu i innych mechanizmów zaimplementowanych w organizacji. Z tego powodu liczba wiadomości e-mail może nie być dokładna i powinna być używana do określenia trendów, a nie do dokładnej oceny, czy potencjalny użytkownik odczytał określoną wiadomość. Należy wziąć pod uwagę kilka kwestii:

• Ze względów bezpieczeństwa organizacja może skonfigurować skanowanie wychodzącej poczty e-mail, które może zarejestrować się jako wiadomość e-mail, szczególnie w przypadku wiadomości e-mail zawierających hiperlinki lub załączniki. Z tego powodu wiele wiadomości e-mail wydaje się otwierać jednocześnie, zwłaszcza gdy są wysyłane do różnych adresatów w różnych organizacjach.
• Niektórzy dostawcy usług poczty e-mail (ESP) skanują wiadomości wychodzące, przeznaczone głównie do nowych skrzynek pocztowych, osób, w których ostatnio występuje zwiększenie liczby działań poczty e-mail, oraz skrzynek pocztowych przeznaczonych do adresowania odbiorców docelowych lub zachowania przypominających spam. Ponadto ESP mogą przeprowadzać losowe skanowanie na podstawie tymczasowych działań dla części skrzynek pocztowych. Zwykle użytkownicy nie mogą skonfigurować tego procesu, co pozwala odfiltrować osoby spamerów od wykorzystania ich platformy.
• Integracja lub rozszerzenie innych firm testuje wiadomości wychodzące w celu wykrywania spamu lub wewnętrznej raportowania. Kiedy wiadomość e-mail jest otwierana, nawet przez narzędzie do skanowania lub śledzenia, jest rejestrowana jako otwarte zdarzenie.
• Filtry spamu adresatów mogą wysyłać i otwierać wysyłane przez użytkownika wiadomości e-mail, co podczas procesu skanowania zabezpieczeń może okazać się konieczne.

Zobacz też

Włączanie interakcji z użyciem poczty e-mail
Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail
Konfigurowanie ustawień prywatności oraz preferencji