Opis dystrybucji rekordów w regułach przypisywania
W Dynamics 365 Sales reguły przypisywania są automatycznie dystrybuowane lub przypisywane do nowych i zaktualizowanych potencjalnych klientów, szans sprzedaży i wiedzy dla zespołu sprzedaży. Zautomatyzowany proces pozwala zaoszczędzić czas i nakład pracy oraz zoptymalizować obciążenie pracą w zespole sprzedaży.
Reguły przypisywania mogą rozdzielać te rekordy na dwa sposoby: działanie okrężne lub równoważenie obciążenia.
- W rozsyłaniu cyklicznym należy zwrócić uwagę na to, kiedy po raz ostatni przypisano rekord sprzedawcy.
- W przypadku dystrybucji równoważenia obciążenia głównym czynnikiem jest ich wydajność lub ilość aktywnych rekordów, nad które pracują.
W zależności od definicji reguła, która priorytetowo korzysta z równoważenia obciążenia, do przypisywania rekordów sprzedawcom może używać kryteriów cyklicznych.
Ważne jest, aby zrozumieć różnice między nimi oraz sposób, w jaki inne kryteria — takie jak obciążenia i harmonogramy sprzedawców — mają wpływ na sposób przypisywania rekordów.
Segmenty i reguły przypisywania są częścią funkcji przypisywania pracy. Przypisanie pracy jest dostępne w wersji Akceleratora sprzedaży 9.1.23074.10021 i jest udostępniane etapowo w różnych regionach. Dowiedz się więcej o przypisywaniu pracy.
Dystrybucja działania okrężnego
Cykliczne przydzielanie przydziałów rozdziela nowy lub zaktualizowany rekord dość między sprzedawców spełniających kryteria reguły. Dzięki temu można uzyskać rekord sprzedawcy, który nas czekał na nowego potencjalnego klienta, szansę sprzedaży lub wgląd w dane, w tym rekordy przypisane ręcznie lub przez dodatek.
Uwaga
Kolejność przypisania sprzedawców przy użyciu algorytmu działania okrężnego jest przechowywana na poziomie organizacji, a nie na poziomie reguł.
Zapoznajmy się z przykładem, aby zrozumieć dystrybucji działania cyklicznego.
Scenariusz 1
Potencjalny klienta pojawia się w systemie o 13:33. Na podstawie kryteriów wyboru zdefiniowanych w regułę przypisywania trzech sprzedawców może potencjalnie pracować nad potencjalnym klienta:
| Sprzedawca | Ostatnio przypisany potencjalny klient |
|---|---|
| Miriam | 10:02 |
| Sanjay | 10:31 |
| Susana | 11:17 |
Ostatnie przypisanie użytkownika jest wcześniejszy niż przypisanie Sanjaya i Sysany. Oczekiwano na nią, więc potencjalnym klienta przypisano do niej, a czas jego ostatniego przypisania został zaktualizowany.
Inny potencjalny klienta pojawia się w systemie o 13:50. Tym razem tylko Miriam i Sanjay mają wymagane atrybuty, aby nad nim pracować:
| Sprzedawca | Ostatnio przypisany potencjalny klient |
|---|---|
| Miriam | 13:33 |
| Sanjay | 10:31 |
Jednak tym razem Sanjay oczekiwano dłużej niż Mitrim. Sanjay zdobywa potencjalnego klienta.
Scenariusz 2
Załóżmy, że masz trzech sprzedawców — Miriam, Sanjay i Susana. Tworzony jest zestaw reguł przypisywania do nich rekordów. Kolejność początkowa to Miriam, Sanjay i Susana.
- Reguła 1 przypisuje przychodzącego potencjalnego klienta 1 do Miriam. Nowa kolejność to Sanjay, Susana i Miriam.
- Reguła 2 przypisuje następnego przychodzącego potencjalnego klienta 2 do Sanjay. Kolejność teraz to Susana, Miriam i Sanjay.
- Reguła 3 przypisuje potencjalnego klienta 3 do Susany. Ostateczna kolejność to Miriam, Sanjay i Susana.
- Teraz w aplikacji pojawia się nowy potencjalny klient — reguła 1 przypisuje potencjalnego klienta 4 do Miriam.
Jednak można zauważyć, że tylko reguła 1 dwa razy kolejno przypisuje rekord do Miriam. Porządek przypisywania rekordów jest przechowywany na poziomie organizacji, a nie na poziomie reguły.
Scenariusz 3
Załóżmy, że masz dwóch sprzedawców — Miriam i Sanjay. Tworzona jest reguła przypisywania do nich rekordów. Kolejność początkowa to Miriam i Sanjay.
Teraz, jeśli potencjalny klient 1 jest generowany przez Miriam, automatycznie staje się ona jego właścicielem. W rezultacie po wykonaniu reguły potencjalny klient jest przypisywany do Sanjaya, ponieważ Miriam jest już właścicielem i częścią listy dystrybucyjnej. Nowa kolejność przypisania zmieni się na: Miriam i Sanjay.
Wynika to z tego, że kiedy sprzedawca tworzy nowy rekord, jest on automatycznie uwzględniany na liście dystrybucyjnej. Ma to wpływ na kolejność przypisania przyszłych rekordów.
Rozsyłanie równoważenia obciążenia
Przypisanie równoważenia obciążenia umożliwia znalezienie sprzedawców, którzy spełniają kryteria reguły, i zapewnia rekord temu, który może zająć się większą pracą. Ta metoda pozwala zapewnić wszystkim sprzedawcom uczciwy dostęp do pracy i zmniejszyć obciążenie pracą.
Zobaczmy przykład, aby dowiedzieć się, jak rozsyłać równoważnie obciążenia.
Potencjalny klienta pojawia się w systemie. Na podstawie kryteriów wyboru zdefiniowanych w regułę przypisywania trzech sprzedawców może potencjalnie pracować nad potencjalnym klienta:
| Sprzedawca | Dostępna dyspozycyjność |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Może teraz obsłużyć więcej pracy niż Miriam lub Sanjay. Potencjalnym klienta jest już 14.
Kontynuując ten przykład, załóżmy, że Miriam, Sanjay i Susana mogą potencjalnie pracować nad kolejnymi potencjalnymi klientami.
Do systemu może dojść do dwóch nowych potencjalnych klientów. Nadal jest tam najwięcej dostępnych wydajności, więc potencjalni klienci są do niej przypisani. Później ich dostępne wydajności wygląda następująco:
| Sprzedawca | Dostępna dyspozycyjność |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
Jeden więcej potencjalny klienta pojawia się w systemie. Dostępne są także opcje Sanjay i Susana. Ostatnio ma potencjalnego klienta, więc nowy jest przypisywany do Sanjay na podstawie działania okrężnego. Teraz ich dostępne wydajności wygląda następująco:
| Sprzedawca | Dostępna dyspozycyjność |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
Miriam zamyka trzech potencjalnych klientów, zwiększając ich wydajność do 13. Nowy potencjalny klienta pojawia się w systemie. Miriam ma teraz najwięcej wydajności, więc jest do niej przypisany.
Inne kryteria dystrybucyjne
Reguły przypisywania są priorytetowo na różne sposoby, w zależności od tego, czy zostanie wybrane rozsyłanie równoważenia obciążenia czy rozsyłanie obciążenia. Uczciwość nie jest jednak jedynym czynnikiem, która wymaga przypisania rekordów. Można także sprawdzić, czy sprzedawcy mogą zająć się większą pracą — czyli pracą i harmonogramem pracy sprzedawców.
Uwzględnij obciążenia sprzedawcy
W definicjach reguł przypisywania możesz wybrać pozycję Przypisz typ rekordu na podstawie wydajności sprzedawcy. Ta opcja powoduje dystrybuowanie rekordów tylko tych sprzedawców, którzy są w stanie nad nimi pracować. Jeśli jej nie będzie, rekordy zostaną nieprzypisane.
Zobaczmy ponownie zespół sprzedaży trochę później, tego samego dnia.
Nowy potencjalny klienta pojawia się w systemie. Na podstawie kryteriów wyboru zdefiniowanych w regułę przypisywania czterech sprzedawców może potencjalnie pracować nad nim:
| Sprzedawca | Ostatnie przypisanie | Dostępna dyspozycyjność |
|---|---|---|
| Sanjay | 14:37 | 0 |
| Susana | 14:57 | 4 |
| David | 15:02 | 1 |
| Miriam | 14:35 | –2 |
Z rozsyłania rozsyłanego cyklicznie, Miriam otrzymuje potencjalnego klienta, ponieważ czekała na niego dłużej niż pozostali. Reguła zostanie jednak przypisana do grupy Przypisywanie potencjalnych klientów na podstawie wydajności sprzedawcy, a teraz dostępna wydajność firmy to -2. Sanjay oczekiwał na następne dane, ale jego dostępna wydajność to 0. Potencjalny klient idzie do Susany.
Jeśli żaden sprzedawca, który spełnia określone kryteria, nie powinien mieć dostępnej wydajności większej niż zero, potencjalnego klienta nie przypisano.
Uwzględnij harmonogram pracy sprzedawcy
W definicjach reguł przypisywania możesz wybrać pozycję Przypisz, jeśli sprzedawca jest dostępny w ciągu N godzin, gdzie N to liczba całkowita od 1 do 120. Ta opcja powoduje dystrybuowanie rekordów tylko sprzedawcom, których harmonogram pracy wskazuje, że są dostępne w wymaganym czasie. Jeśli jej nie będzie, rekordy zostaną nieprzypisane. Dowiedz się, jak ustawić dostępność sprzedawców.
Reguła uwzględnia w pierwszej kolejności sprzedawcy, przypisując priorytet (równoważenie obciążenia lub rozsyłanie rozsyłania obciążenia), a następnie według dostępnych osób do czasu dozwolonego.
Jak pokazano na poniższym diagramie, dopasowani sprzedawcy są podzielić na sześć bloków po 24 godziny na podstawie ich harmonogramów pracy. Jeśli sprzedawcy nie upadną w pierwszej kolejności, rozsyłanie cykliczne systemu rozsyłania obciążenia jest równoważenie obciążenia, nawet jeśli priorytet jest rozsyłanie równoważenia obciążenia. Reguła nadal ocenia okna od początku do dołu. Gdy wystąpi niesłyszące przypisanie potencjalnego klienta do sprzedawców w systemie na podstawie kryteriów cyklicznych.
Zobaczmy przykład, aby zrozumieć, jak harmonogramy pracy sprzedawców mają wpływ na przypisywanie rekordów.
W reguły przypisywania jest ustalanie priorytetu rozsyłania cyklicznego i ustalanie limitu czasu 48 godzin.
Nowy potencjalny klienta pojawia się w systemie w piątek rano, z formularza badania w witrynie internetowej. Kilku sprzedawców spełnia kryteria reguły przypisania, ale żaden z nich nie działa teraz. Następnie reguła rozważy dopasowywanie sprzedawców, którzy będą dostępni w ciągu najbliższych 24 godzin. Tym dniem jest sobota. Zazwyczaj Sanjay będzie pracować, ale do kalendarza dopisano, że jest na urlopie. Brak dostępnych innych sprzedawców, reguła będzie więc wyglądać następująco: za 24 godziny. Nikt nie pracuje także w niedzielę. Reguła osiągnęła limit 48 godzin, więc potencjalny klient pozostaje nieprzypisany. Jeśli limit czasu zostałby wynosi 60 godzin, potencjalny klient zostałby przypisany do pierwszego sprzedawcy, który był dostępny w poniedziałek rano.
Przykłady
Przejmijmy się kilkoma przykładami i zobaczmy szczegółowo, jak dostępność sprzedawcy i obciążenie wpływa na rozsyłanie równoważenia obciążenia i równoważenia obciążenia. Użyjmy następującej notacji dostępności sprzedawcy na czas rozsyłania:
- 0D - Obecnie dostępny
- 1D - Najwcześniej dostępny w ciągu 24 godzin
- 2D - Najwcześniej dostępny w ciągu 24 - 48 godzin
- 3D - Najwcześniej dostępny w ciągu 48 - 72 godzin
- 4D - Najwcześniej dostępny w ciągu 72 - 96 godzin
- 5D - Najwcześniej dostępny w ciągu 96 - 120 godzin
Przykład 1: działanie okrężne, należy uwzględnić tylko dostępność sprzedawcy
Reguła odpowiada następującym sprzedawcom:
| Sprzedawca | Dostępność | Ostatnio przypisany potencjalny klient |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14:37 |
| Maya | 1D | 14:15 |
| Vivek | 0D | 15:02 |
| Maria | 2D | 15:10 |
| Sal | 0D | 14:29 |
W pierwszej kolejności są dostępni Vivek i Sal. Vivek otrzymał potencjalnego klienta ostatnio, a Sal nie, więc reguła przydziela klienta do Sala.
Następni potencjalni klienci zostaną przypisani do Viveka, następnie do Sala itd., aż dostępność dopasowywania się zmieni. Wydajność sprzedawców nie jest czynnikiem.
Przykład 2: równoważnie obciążenia, należy uwzględnić tylko dostępność sprzedawcy
Reguła znowu odpowiada następującym sprzedawcom:
| Sprzedawca | Dostępność | Dostępna dyspozycyjność |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
W pierwszej kolejności znowu są dostępni Vivek i Sal. Tym razem wydajność Viveka jest większa, więc reguła przydziela mu potencjalnego klienta.
Następnych potencjalnych klientów, którzy nadchodzą, otrzymuje Vivek, dopóki jego wydajność nie spadnie poniżej Sala. Następny potencjalny klient idzie do Sala, aż jego dyspozycyjność spadnie poniżej Viveka itd., aż dostępność dopasowanych sprzedawców się zmieni. W tym scenariuszu wydajność sprzedawców nie jest czynnikiem. Wydajność Viveka i Sala może spaść poniżej zera, jeśli są dostępni przed innymi.
Przykład 3: równoważnie obciążenia, należy uwzględnić dostępność i wydajność sprzedawcy
Ponownie reguła znowu odpowiada następującym sprzedawcom:
| Sprzedawca | Dostępność | Dostępna dyspozycyjność |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 0 |
Ponieważ w definicji reguły przypisywania wybrano opcję Przypisywanie potencjalnych klientów na podstawie wydajności sprzedawcy, reguła ignoruje Viveka i Sala, nawet jeśli są oni wcześniej dostępni. Pozostają Burt, Maya i Maria:
| Sprzedawca | Dostępność | Dostępna dyspozycyjność |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2D | 10 |
Przed Burtem i Mayą są dostępne wszystkie opcje, więc Maria jest pomijana z rozważania:
| Sprzedawca | Dostępność | Dostępna dyspozycyjność |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
Reguła jest skonfigurowana w sposób priorytetowy dla równoważenia obciążenia. Jednak dystrybucja równoważenia obciążenia działa tylko ze sprzedawcami, którzy są dostępni podczas rozsyłania. Ponieważ nie są teraz dostępni Burt i Maya, reguła używa kryteriów cyklicznych.
Jeśli wydajność nie jest już uwzględniana, reguła uwzględnia osoby, które już oczekują na potencjalnego klienta:
| Sprzedawca | Ostatnio przypisany potencjalny klient |
|---|---|
| Burt | 14:37 |
| Maya | 14:15 |
Reguła przypisuje potencjalnego klienta do Mayi. Następni potencjalni klienci zostaną przypisani do Burta, następnie do Mayi itd., aż dostępność dopasowywania się zmieni.