Tworzenie i przesyłanie pierwotnego budżetu projektu

Artykuł
08/03/2018

Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Przed utworzeniem budżetu projektu w systemie Microsoft Dynamics AX należy wybrać w programie kilka ustawień. Te ustawienia ułatwiają sterowanie typami transakcji, kategoriami projektu i przekroczeniami budżetu, które dotyczą projektu. Można wybrać daty początkową i końcową dla budżetu oraz określić, czy alokować kwoty budżetu do wielu okresów obrachunkowych. Można określić także inne ustawienia dla konkretnych użytkowników i grup użytkowników.

Po wybraniu ustawień budżetu projektu, należy utworzyć budżet dla szacowanych kosztów i kwot przychodów pokrewnych dla projektu. Kwoty budżetu można wprowadzić ręcznie lub można skopiować kwoty z modelu prognozy lub z innego projektu. Po utworzeniu budżetu projektu, można go przesłać do przepływu pracy do zatwierdzenia.

Konfigurowanie ustawień dla budżetu projektu

Kliknij przycisk Zarządzanie projektami i ich księgowanie > Wspólne > Projekty > Wszystkie projekty.
Otwórz projekt. W formularzu Projekty na skróconej karcie Budżet i prognoza wprowadź ustawienia. Inną możliwością jest przejrzenie ustawień i wprowadzenie wszelkich koniecznych zmian. Aby była możliwa edycja pól, w okienku akcji na karcie Projekt kliknij przycisk Edycja.
- Użyj kontroli budżetu — należy zaznaczyć to pole wyboru, aby włączyć funkcję śledzenia budżetu.
  
  Uwaga
  
  Jeśli pole wyboru zostanie zaznaczone przed zatwierdzeniem budżetu, wszystkie transakcje zostaną uznane za przekroczenia budżetu.
- Kontrolowane typy transakcji — umożliwia wybór typu transakcji, które są kontrolowane. Można wprowadzić kwoty budżetu tylko dla typów transakcji, które są kontrolowane. Nie można na przykład wprowadzić kwot przychodu w budżecie, jeśli wybrana zostanie opcja Tylko koszty,
- Domyślne przekroczenie budżetu — służy do wybrania opcji przekroczenia, która ma być użyta w projekcie.
  - Nie zezwalaj na przekroczenia — użytkownik nie może wprowadzić transakcji.
  - Ostrzegaj przed przekroczeniami — wyświetlanie ostrzeżenia podczas wprowadzania transakcji. Transakcja jest przetwarzana normalnie.
  - Zezwalaj na przekroczenia — brak wyświetlania ostrzeżeń podczas wprowadzania transakcji. Transakcja jest przetwarzana normalnie.
- Zastępowanie grupy użytkowników — kliknij przycisk Ustawienia, aby określić inne ustawienia przekroczeń budżetu dla określonych grup użytkowników. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie ustawień przekroczenia budżetu projektu.
- Użyj budżetu alternatywnego projektu do weryfikacji budżetu — zaznaczenie tego pola wyboru spowoduje używanie budżetu z innego projektu jako pierwotny budżet tego projektu. Projekt, którego chcesz użyć już musi być skonfigurowany dla kontroli budżetu. W przeciwnym razie nie będzie możliwe wybranie projektu w tym miejscu.
- Zakres kontroli budżetu — służy do wybierania zakresu okresów, który ma być używany w tym projekcie.
- Przeniesienie na następny okres pozostałych budżetów — zaznaczenie tego pola wyboru umożliwia przeniesienie na następny okres obrachunkowy kwot budżetu, które nie zostały wydane na koniec okresu obrachunkowego.
- Zezwolenie na przenoszenie na następny okres ujemnych budżetów — zaznaczenie tego pola wyboru umożliwia przeniesienie ujemnych kwot budżetu na następny okres obrachunkowy. Kwoty ujemne, które zostały przeniesione na następny okres zmniejszają kwoty budżetowane, które są dostępne w przyszłym okresie obrachunkowym.
  
  Uwaga
  
  Ujemne budżety mogą występować tylko po wybraniu opcji Zezwalaj na przekroczenia w polu Domyślne przekroczenie budżetu.

Tworzenie oryginalnego budżetu projektu

Kliknij przycisk Zarządzanie projektami i ich księgowanie > Wspólne > Projekty > Wszystkie projekty.
Wybierz lub otwórz projekt. Aby była możliwa edycja pól, w okienku akcji na karcie Projekt kliknij przycisk Edycja. W okienku akcji na karcie Plan w grupie Budżet kliknij przycisk Budżet projektu.
W formularzu Budżet projektu na skróconej karcie Ogólne w obszarze Modele prognoz należy zaznaczyć modele prognoz, które mają być używane w przypadku pozostałego budżetu i pierwotnego budżetu. Te modele prognoz są używane przez funkcję kontroli projektu i raporty projektu podczas porównywania kwot rzeczywistych i kwot budżetowanych.
W polu Źródło budżetu wybierz źródło, które ma zostać użyte dla kwot w pierwotnym budżecie.
- Wpis — kwoty pierwotnego budżetu są wprowadzane ręcznie w formularzu.
- Prognozy — kwoty pierwotnego budżetu są pobierane z modelu prognozy.
  
  Uwaga
  
  Pole Model prognozy staje się dostępne, gdy ta opcja jest zaznaczona.
- Transakcje projektów — kwoty pierwotnego budżetu są pobierane z istniejącego budżetu projektu.
  
  Uwaga
  
  Pole Projekt staje się dostępne, gdy ta opcja jest zaznaczona.
W zależności od wybranego źródła budżetu wykonaj jedną z następujących czynności:
- W przypadku wybrania opcji Wpis jako źródło budżetu:
  1. Na skróconej karcie Koszty kliknij opcję Nowy, a następnie wprowadź kategorię i kwoty pierwotnego budżetu dla godzin, wydatków i towarów. Użyj sum, a nie liczby godzin lub towarów.
    
    Uwaga
    
    Jeśli sprawdzanie poprawności kategorii jest włączone dla projektu, tylko kategorie projektu przypisane do projektu są dostępne do wyboru w wierszu budżetu.
  2. W zależności od wersji programu wykonaj następujące czynności:
    - W AX 2012 R3 i aktualizacji zbiorczej 6 lub nowszej dla AX 2012 R2: Na skróconej karcie Przychody kliknij opcję Generuj z wierszy budżetu kosztów. Wiersz zawierający kwotę przychodu zostanie automatycznie dodany dla każdej kategorii projektu wprowadzonej na skróconej karcie Koszty. Kwota przychodu jest kopiowana z wartości sprzedaży dla wybranej kategorii projektu. Jeśli wartość sprzedaży nie została określona dla kategorii projektu, kwota przychodu dla wiersza wynosi 0. Możesz zmodyfikować kwotę przychodu.
    - W przeciwnym razie na skróconej karcie Przychody kliknij opcję Nowy, a następnie wprowadź kategorię i kwoty pierwotnego budżetu dla godzin, wydatków i towarów. Użyj sum, a nie liczby godzin lub towarów.
- W przypadku wybrania opcji Prognozy jako źródło budżetu:
  1. W polu Model prognozy zaznacz model prognozy, który ma pełnić rolę źródła pierwotnego budżetu, a następnie kliknij przycisk Załaduj wartości.
  2. Przejrzyj kwoty, które są pobierane do budżetu, a następnie, jeśli to konieczne wprowadź odpowiednie zmiany dla tego projektu.
- W przypadku wybrania opcji Transakcje projektów jako źródło budżetu:
  1. W polu Projekt zaznacz projekt, który ma pełnić rolę źródła pierwotnego budżetu, a następnie kliknij przycisk Załaduj wartości.
  2. Przejrzyj kwoty, które zostaną pobrane do budżetu, a następnie wprowadź wszelkie konieczne zmiany do budżetu.
Opcjonalnie: Aby alokować budżet, w okienku akcji na karcie Budżet kliknij przycisk Alokowanie budżetu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Alokowanie budżetu lub korekty budżetu projektu przez okresy.
Aby wysłać budżet do przepływu pracy, kliknij przycisk Prześlij.