Proces żądania i powiadomienia e-mail w zarządzaniu upoważnieniami

Gdy użytkownik przesyła żądanie do pakietu dostępu, proces rozpoczyna dostarczanie tego żądania dostępu. Zarządzanie upoważnieniami wysyła powiadomienia e-mail do osób zatwierdzających i żądających, gdy w trakcie procesu wystąpią kluczowe zdarzenia. W tym artykule opisano proces żądania i wysyłane powiadomienia e-mail.

Kto może zażądać pakietu dostępu

Katalog, pakiet dostępu i ustawienia zasad określają, czy użytkownik może zażądać pakietu dostępu.

• Ustawienie katalogu Włączone określa, czy użytkownicy mogą żądać pakietów dostępu w katalogu.
• Ustawienie katalogu Włączone dla użytkowników zewnętrznych określa, czy użytkownicy z katalogów zewnętrznych mogą żądać pakietów dostępu w katalogu.
• Ustawienie pakietu dostępu Ukryte określa, czy użytkownicy mogą zobaczyć pakiet dostępu w obszarze Mój dostęp. Nie ogranicza to, czy użytkownik, który ma link do pakietu dostępu, może go zażądać.
• Lista pakietów dostępu niezgodnych pakietów dostępu i grup określa, czy użytkownicy, którzy mają już inne przypisania, mogą żądać.
• Ustawienia zasad w pakiecie dostępu określają, kto może zażądać.

Proces żądania

Użytkownik, który potrzebuje dostępu do zasobów w pakiecie dostępu, może przesłać żądanie dostępu. W zależności od konfiguracji zasad żądanie może wymagać zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu żądania proces rozpoczyna przypisywanie dostępu użytkownika do każdego zasobu w pakiecie dostępu. Na poniższym diagramie przedstawiono przegląd procesu i różnych stanów:

Stan	opis
Przesłane	Użytkownik przesyła żądanie.
Oczekiwanie na zatwierdzenie	Jeśli zasady pakietu dostępu wymagają zatwierdzenia, żądanie zostanie przeniesione do oczekującego zatwierdzenia.
Wygasłe	Jeśli żadne osoby zatwierdzające nie zatwierdzają żądania w ramach limitu czasu żądania zatwierdzenia, żądanie wygaśnie. Aby ponowić próbę, użytkownik musi ponownie przesłać swoje żądanie.
Zabronione	Osoba zatwierdzająca odrzuca żądanie.
Zatwierdzona	Osoba zatwierdzająca zatwierdza żądanie.
Dostarczanie	Użytkownik nie ma przypisanego dostępu do wszystkich zasobów w pakiecie dostępu. Jeśli jest to użytkownik zewnętrzny, użytkownik może jeszcze nie uzyskać dostępu do katalogu zasobów. Mogą również nie zaakceptować monitu o wyrażenie zgody.
Dostarczenia	Użytkownik ma przypisany dostęp do wszystkich zasobów w pakiecie dostępu.
Częściowo dostarczone	Użytkownik nie został jeszcze przypisany do wszystkich zasobów w pakiecie dostępu.
Rozszerzony dostęp	Jeśli rozszerzenia są dozwolone w zasadach, użytkownik przedłużył przypisanie.
Dostęp wygasł	Dostęp użytkownika do pakietu dostępu wygasł. Aby ponownie uzyskać dostęp, użytkownik musi przesłać żądanie.

Powiadomienia e-mail

Jeśli jesteś osoba zatwierdzającą, wysyłasz powiadomienia e-mail, gdy musisz zatwierdzić żądanie dostępu. Po zakończeniu żądania dostępu otrzymasz również powiadomienia. Wysyłane są również powiadomienia e-mail wskazujące stan żądania, jeśli jesteś obiektem żądający.

Poniższe diagramy pokazują, kiedy te powiadomienia e-mail są wysyłane do osób zatwierdzających lub osoby żądającej. Odwołaj się do tabeli powiadomień e-mail, aby znaleźć odpowiednią liczbę powiadomień e-mail wyświetlanych na diagramach.

Uwaga

Jeśli administrator bezpośrednio przypisuje użytkownika do pakietu dostępu, nie otrzymasz powiadomienia e-mail po zakończeniu lub odmowie dostępu. Powiadomienia e-mail są wysyłane tylko wtedy, gdy użytkownik wysyła żądanie dostępu.

Osoby zatwierdzające i alternatywne osoby zatwierdzające

Na poniższym diagramie przedstawiono środowisko osób zatwierdzających i alternatywnych osób zatwierdzających oraz powiadomienia e-mail otrzymywane podczas procesu żądania:

Osoby żądające

Na poniższym diagramie przedstawiono środowisko żądających i otrzymywanych przez nich powiadomień e-mail podczas procesu żądania:

Zatwierdzanie wieloetapowe

Na poniższym diagramie przedstawiono środowisko osób zatwierdzających etap 1 i etap 2 oraz powiadomienia e-mail otrzymywane podczas procesu żądania:

Tabela powiadomień e-mail

Poniższa tabela zawiera więcej szczegółowych informacji na temat każdego z tych powiadomień e-mail. Aby zarządzać tymi wiadomościami e-mail, możesz użyć reguł. Na przykład w programie Outlook można utworzyć reguły przenoszenia wiadomości e-mail do folderu, jeśli temat zawiera słowa z tej tabeli. Słowa są oparte na domyślnych ustawieniach języka dzierżawy, w której użytkownik żąda dostępu.

#	Temat wiadomości e-mail	Po wysłaniu	Wysłane do
1	Wymagana akcja: Zatwierdź lub odmów przesłany dalej żądanie o [date]	Ta wiadomość e-mail zostanie wysłana do alternatywnych osób zatwierdzających etap 1 (po eskalacji żądania) w celu podjęcia działań.	Alternatywne osoby zatwierdzające etap 1
2	Wymagana akcja: Zatwierdź lub odmów żądanie o [date]	Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do pierwszego osoby zatwierdzającej, jeśli eskalacja jest wyłączona, aby podjąć działania.	Pierwsza osoba zatwierdzająca
3	Przypomnienie: Zatwierdź lub odmów żądanie o [date] dla [osoby żądającej]	Ta wiadomość e-mail z przypomnieniem jest wysyłana do pierwszego osoby zatwierdzającej, jeśli eskalacja jest wyłączona. Wiadomość e-mail prosi ich o podjęcie działań, jeśli tego nie zrobili.	Pierwsza osoba zatwierdzająca
100	Zatwierdzanie lub odrzucanie żądania przez [time] w dniu [date]	Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do pierwszego osoby zatwierdzającej (jeśli jest włączona eskalacja) w celu podjęcia działań.	Pierwsza osoba zatwierdzająca
5	Wymagane przypomnienie dotyczące akcji: Zatwierdź lub odmów żądania według [date] dla [żądającego]	Ta wiadomość e-mail z przypomnieniem jest wysyłana do pierwszego osoby zatwierdzającej, jeśli eskalacja jest włączona. Wiadomość e-mail prosi ich o podjęcie działań, jeśli tego nie zrobili.	Pierwsza osoba zatwierdzająca
6	Żądanie wygasło dla [access_package]	Ta wiadomość e-mail zostanie wysłana do pierwszego osoby zatwierdzającej i alternatywne osoby zatwierdzające etap 1 po wygaśnięciu żądania.	Pierwsza osoba zatwierdzająca, osoba zatwierdzająca — etap 1 — alternatywny
7	Żądanie zatwierdzone dla [żądającego] do [access_package]	Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do pierwszego osoby zatwierdzającej i osoby zatwierdzające etap 1 po zakończeniu żądania.	Pierwsza osoba zatwierdzająca, osoba zatwierdzająca — etap 1 — alternatywny
8	Żądanie zatwierdzone dla [żądającego] do [access_package]	Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do pierwszego osoby zatwierdzającej i osoby zatwierdzające etap 1 żądania wieloetapowego po zatwierdzeniu żądania etapu 1.	Pierwsza osoba zatwierdzająca, osoba zatwierdzająca — etap 1 — alternatywny
9	Żądanie odmowy [ access_package]	Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do osoby żądającej po odmowie żądania	Requestor
10	Twoje żądanie wygasło dla [access_package]	Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do osoby żądającej na końcu pojedynczego lub wieloetapowego żądania. Wiadomość e-mail powiadamia osobę żądającą o wygaśnięciu żądania.	Requestor
11	Wymagana akcja: Zatwierdź lub odmów żądanie o [date]	Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do drugiego osoby zatwierdzającej, jeśli eskalacja jest wyłączona, aby podjąć działania.	Drugi osoba zatwierdzająca
12	Wymagane przypomnienie dotyczące akcji: Zatwierdź lub odmów żądania według [date]	Ta wiadomość e-mail z przypomnieniem jest wysyłana do drugiego osoby zatwierdzającej, jeśli eskalacja jest wyłączona. Powiadomienie prosi ich o podjęcie akcji, jeśli jeszcze tego nie zrobili.	Drugi osoba zatwierdzająca
13	Wymagana akcja: Zatwierdź lub odmów żądanie o [date] dla [osoby żądającej]	Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do drugiego osoby zatwierdzającej, jeśli jest włączona eskalacja, aby podjąć działania.	Drugi osoba zatwierdzająca
14	Wymagane przypomnienie dotyczące akcji: Zatwierdź lub odmów żądania według [date] dla [żądającego]	Ta wiadomość e-mail z przypomnieniem jest wysyłana do drugiego osoby zatwierdzającej, jeśli eskalacja jest włączona. Powiadomienie prosi ich o podjęcie akcji, jeśli jeszcze tego nie zrobili.	Drugi osoba zatwierdzająca
15	Wymagana akcja: Zatwierdź lub odmów przesłany dalej żądanie o [date]	Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do alternatywnych osób zatwierdzających etap 2, jeśli eskalacja jest włączona, aby podjąć działania.	Alternatywne osoby zatwierdzające etap 2
16	Żądanie zatwierdzone dla [żądającego] do [access_package]	Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do drugiego osoby zatwierdzającej i osoby zatwierdzające etap 2 po zatwierdzeniu żądania.	Druga osoba zatwierdzająca, alternatywne osoby zatwierdzające etap 2
17	Żądanie wygasło dla [access_package]	Ta wiadomość e-mail zostanie wysłana do drugiego osoby zatwierdzającej lub alternatywnej osoby zatwierdzającej po wygaśnięciu żądania.	Druga osoba zatwierdzająca, osoba zatwierdzająca — etap 2
18	Masz teraz dostęp do [access_package]	Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do użytkowników końcowych, aby rozpocząć korzystanie z dostępu. Ta funkcja jest domyślnie wyłączona przy użyciu funkcji zarządzania upoważnieniami do wyłączania wiadomości e-mail.	Requestor
19	Rozszerzanie dostępu dla [access_package] według [date]	Ta wiadomość e-mail jest wysyłana do użytkowników końcowych przed wygaśnięciem dostępu. Ta funkcja jest domyślnie wyłączona za pomocą funkcji zarządzania upoważnieniami do wyłączania e-maili.	Requestor
20	Dostęp został zakończony dla [access_package]	Ta wiadomość e-mail zostanie wysłana do użytkowników końcowych po wygaśnięciu dostępu. Funkcja zarządzania upoważnieniami do wyłączania e-maili jest domyślnie wyłączona.	Requestor

Wiadomości e-mail dotyczące żądań dostępu

Gdy osoba żądająca przesyła żądanie dostępu dla pakietu dostępu skonfigurowanego do wymagania zatwierdzenia, wszystkie osoby zatwierdzające dodane do zasad otrzymują powiadomienie e-mail ze szczegółami żądania na ich etapie zatwierdzania. Szczegóły w wiadomości e-mail obejmują: nazwę organizacji osoby żądającej i uzasadnienie biznesowe; oraz żądana data rozpoczęcia i zakończenia dostępu (jeśli podano). Szczegóły będą również uwzględniane, gdy żądanie zostało przesłane i kiedy żądanie wygaśnie.

Wiadomość e-mail zawiera osoby zatwierdzające link, które mogą wybrać, aby przejść do pozycji Mój dostęp, aby zatwierdzić lub odrzucić żądanie dostępu. Oto przykładowe powiadomienie e-mail wysyłane do osoby zatwierdzającej w celu ukończenia żądania dostępu:

Osoby zatwierdzające mogą również otrzymywać wiadomość e-mail z przypomnieniem. Wiadomość e-mail prosi osoby zatwierdzającej o podjęcie decyzji w sprawie żądania. Oto przykładowe powiadomienie e-mail odbierane przez osoby zatwierdzające w celu przypomnienia im o podjęciu akcji:

Alternatywne osoby zatwierdzające żądają wiadomości e-mail

Jeśli ustawienie alternatywnych osób zatwierdzających jest włączone, a żądanie jest nadal oczekujące, jest przekazywane. Alternatywne osoby zatwierdzające otrzymują wiadomość e-mail w celu zatwierdzenia lub odmowy żądania. Można włączyć alternatywne osoby zatwierdzające w etapie 1 i etapie 2. Oto przykładowa wiadomość e-mail z powiadomieniem, które otrzymują alternatywne osoby zatwierdzające:

Zarówno osoba zatwierdzająca, jak i alternatywne osoby zatwierdzające mogą zatwierdzać lub odrzucać żądanie.

Zatwierdzone lub odrzucone wiadomości e-mail

Gdy osoba zatwierdzająca otrzyma żądanie dostępu przesłane przez osoby żądające, może zatwierdzić lub odrzucić żądanie dostępu. Osoba zatwierdzająca musi dodać uzasadnienie biznesowe dla swojej decyzji. Oto przykładowa wiadomość e-mail wysłana do osób zatwierdzających i alternatywnych osób zatwierdzających po zatwierdzeniu żądania:

Po zatwierdzeniu żądania dostępu, a ich dostęp jest aprowizowany, powiadomienie e-mail jest wysyłane do osoby żądającej, że mają teraz dostęp do pakietu dostępu. Oto przykładowe powiadomienie e-mail wysyłane do osoby żądającej po udzieleniu im dostępu do pakietu dostępu:

Gdy żądanie dostępu zostanie odrzucone, do osoby żądającej zostanie wysłane powiadomienie e-mail. Oto przykładowe powiadomienie e-mail wysyłane do osoby żądającej, gdy żądanie dostępu zostanie odrzucone:

Wiadomości e-mail dotyczące żądania dostępu do zatwierdzenia wieloetapowego

Jeśli jest włączone zatwierdzenie wieloetapowe, co najmniej jeden osoba zatwierdzająca z każdego etapu musi zatwierdzić żądanie, zanim osoba żądająca będzie mogła uzyskać dostęp.

Podczas etapu 1 pierwsza osoba zatwierdzająca otrzymuje wiadomość e-mail z żądaniem dostępu i podejmuje decyzję.

Po zatwierdzeniu pierwszego lub alternatywnego osoby zatwierdzające żądanie na etapie 1 rozpoczyna się etap 2. Podczas etapu 2 drugi osoba zatwierdzająca otrzymuje wiadomość e-mail z powiadomieniem o żądaniu dostępu. Po włączeniu drugiej osoby zatwierdzającej lub alternatywnej osoby zatwierdzającej na etapie 2 (w przypadku włączenia eskalacji) zdecydują się zatwierdzić lub odrzucić żądanie, wiadomości e-mail z powiadomieniami są wysyłane do pierwszych i drugich osób zatwierdzających, a także wszystkich alternatywnych osób zatwierdzających w etapie 1 i etapie 2, a także do osoby żądającej.

Wygasłe wiadomości e-mail dotyczące żądań dostępu

Żądania dostępu mogą wygasnąć, jeśli osoba zatwierdzająca nie zatwierdziła ani nie odrzuciła żądania.

Gdy żądanie osiągnie skonfigurowaną datę wygaśnięcia i wygaśnie, nie może być już zatwierdzone ani odrzucone przez osoby zatwierdzające.

Powiadomienie e-mail jest wysyłane do osoby żądającej, powiadamiając ich o wygaśnięciu żądania dostępu i konieczności ponownego przesłania żądania dostępu. Na poniższym diagramie przedstawiono środowisko osoby żądającej i otrzymywane powiadomienia e-mail po żądaniu rozszerzenia dostępu:

Oto przykładowe powiadomienie e-mail wysyłane do osoby żądającej po wygaśnięciu żądania dostępu:

Następne kroki

• Tworzenie alertów niestandardowych na potrzeby zarządzania upoważnieniami
• Żądanie dostępu do pakietu dostępu
• Zatwierdzanie lub odrzucanie żądań dostępu