Udostępnij za pośrednictwem

Tworzenie planu zarządzania współpracą

  • Artykuł

Zawsze najlepiej jest rozpocząć przejście na platformę Microsoft 365 z przejrzystą wizją:

  • Jakie są Twoje kluczowe cele biznesowe?

  • W jaki sposób narzędzia i możliwości zapewnią wartość całej organizacji i poszczególnym pracownikom?

  • Jak zmierzysz sukces?

Jasna wizja zawiera krytyczne wskazówki dotyczące nieuniknionych kompromisów decyzyjnych, które należy podjąć w myśleniu o planie utrzymania ładu. Stopień formalności i głębokość, do której należy udokumentować plan utrzymania ładu, powinny być zgodne z wynikami, które chcesz osiągnąć. W związku z tym wizja ta zapewnia ramy zarówno kontekstu, jak i inwestycji w ład.

Platforma Microsoft 365 tworzy nowe paradygmaty dla technologii wspierających firmę. Te nowe paradygmaty zmieniają sposób wdrażania, zarządzania i zarządzania tymi technologiami.

Ład platformy Microsoft 365 powinien uzupełniać istniejące zasady, które regulują środowiska lokalne. Ponieważ jednak chmura zapewnia nowe możliwości wspierania firmy, ważne jest, aby zrozumieć te możliwości i zastanowić się nad podejściem do ładu, które tworzy odpowiednią równowagę między celami użytkowników, ryzykiem biznesowym oraz wymaganiami branżowymi i regulacyjnymi.

Pierwsze myślenie o ładzie oznacza rozpoczęcie podróży do platformy Microsoft 365 z kilkoma kluczowymi decyzjami, aby uzyskać najlepszą pozycję dla ogólnego sukcesu. Niektóre z tych decyzji obejmują:

Nie ma doskonałej odpowiedzi na te pytania — prawidłowe odpowiedzi to te, które równoważą ryzyko i korzyści dla Twojej organizacji.

Co oznacza ład dla platformy Microsoft 365?

Planowanie ładu dla platformy Microsoft 365 polega na upewnieniu się, że chronisz krytyczne zasoby informacyjne przy jednoczesnym zminimalizowaniu ryzyka. Ład obejmuje kilka kluczowych obszarów, z których każdy musi być planowany, skoordynowany i dostosowany do zmieniających się potrzeb organizacyjnych i ewolucji technologii.

  • Operational Assurance — utrzymywanie działania platformy, zapewnienie wydajności. Jest to w dużej mierze zadanie it z większością prac dostarczonych przez firmę Microsoft.

  • Information Assurance — zarządzanie zawartością w całym cyklu życia, traktowanie informacji jako zasobu, w tym zarządzania rekordami, zgodności i zabezpieczeń. Zapewnianie informacji wymaga zrozumienia zarówno celów biznesowych, jak i wymogów prawnych. Najlepiej jest używać zautomatyzowanych zasad, które uniemożliwiają użytkownikom popełnianie błędów lub ostrzegają ich w scenariuszach, w których muszą podjąć świadomą decyzję. Jeśli nie jest możliwe wymuszanie przez zasady, należy zaplanować edukację i szkolenia.

  • Outcomes Assurance — kierowanie uprawnionymi właścicielami witryn lub zespołów we właściwym kierunku, aby osiągnąć wyniki biznesowe. Zapewnienie wyników polega głównie na dostarczaniu wskazówek autorom zawartości oraz właścicielom witryn, grup i zespołów — zapewnienie, że dostępne jest odpowiednie szkolenie, aby upewnić się, że wiedzą, jak dokonać dobrych wyborów, aby uzyskać pożądane wyniki w ramach ogólnych standardów i praktyk organizacyjnych.

Planowanie ładu powinno być na pierwszym miejscu, ale ład musi być czymś, co stale powraca w procesie iteracyjnym. Wraz ze zmianą majątku danych w miarę upływu czasu należy ponownie przeanalizować decyzje dotyczące ładu, aby dostosować się do zmieniających się potrzeb biznesowych i dostępności funkcji. Może się okazać, że potrzebujesz większego nadzoru, aby zapewnić zgodność. Może się okazać, że potrzebujesz mniejszego nadzoru, aby zachęcić do bardziej kreatywnego stosowania podstawowych funkcji. Może się okazać, że role i obowiązki muszą zostać zaktualizowane w celu odzwierciedlenia zmian w rozwiązaniu lub zmian w sposobie korzystania przez użytkowników z różnych aplikacji.

Na przykład jedną z kluczowych możliwości platformy Microsoft 365 jest możliwość łatwej współpracy z osobami spoza organizacji. Niektóre organizacje w niektórych branżach decydują się zablokować wszystkie zewnętrzne udostępnianie. Inne umożliwiają udostępnianie zewnętrzne w określonych scenariuszach lub w określonych organizacjach. W przypadku udostępniania zewnętrznego nie ma właściwej ani złej decyzji dotyczącej ładu — istnieje wiele różnych scenariuszy, w których można włączyć różne ustawienia w usłudze Microsoft 365, aby zezwolić na udostępnianie w niektórych przypadkach i blokować je w innych. Jeśli dopiero zaczynasz swoją podróż ze środowiska lokalnego do chmury, ważne jest, aby zastanowić się nad decyzjami dotyczącymi udostępniania zewnętrznego i zrozumieć korzyści i zagrożenia związane z różnymi dostępnymi opcjami.

Najpierw pomyśl o utrzymaniu ładu

Twoja inwestycja w platformę Microsoft 365 jest tylko tak dobra, jak wartość zawartości i środowisk, które włączasz — więc myślenie o ładzie na początku podróży gwarantuje, że nie zablokujesz lub nie włączysz zbyt wiele, zanim będziesz miał okazję zrozumieć i ocenić konsekwencje każdej decyzji. Istnieje wiele "pokrętła i pokrętła", które można włączyć w usłudze Microsoft 365. Efektywny plan utrzymania ładu ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celów biznesowych, ale ład polega na równoważeniu ryzyka z korzyściami. Jeśli wszystko zostanie zablokowane, ludzie znajdą sposób na obejście zasad, jeśli będą musieli to zrobić, aby wykonać pracę.

Myślenie o ładze pozwala na:

  • Równoważenie ryzyka i korzyści. Dokładne zapoznanie się z decyzjami dotyczącymi ładu na wczesnym etapie wdrażania umożliwia organizacjom zrozumienie kompletnego środowiska — biznesowego, regulacyjnego, prawnego, zgodności — oraz planowanie rozwiązania, które optymalizuje pod kątem wszystkich wyników — równoważenie ryzyka z korzyściami — czasami akceptując ryzyko i inne czasy, decydując się nie akceptować ryzyka. Jeśli podejmiesz świadome decyzje z góry, uzyskasz lepsze wyniki bez rozrastającej się i niezarządzanej zawartości.

  • Dostosuj się do różnych organizacji i różnych typów zawartości i scenariuszy. Decyzje dotyczące ładu to unikatowe decyzje dla każdej organizacji — jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich. Nie tylko każda organizacja ma różne potrzeby w zakresie ładu, ale decyzje dotyczące ładu często nie są takie same dla każdego typu zawartości w usłudze Microsoft 365. Na przykład nadzór nad zawartością zespołu może różnić się od nadzoru nad zawartością intranetu i pojedynczą zawartością w usłudze OneDrive.

  • Dopasuj do priorytetów biznesowych. Czas zacząć myśleć o ładzie, gdy identyfikujesz kluczowe priorytety biznesowe dla rozwiązań, które tworzysz na platformie Microsoft 365. Te kluczowe wyniki biznesowe definiują kontekst planowania ładu. Jest to ważne, ponieważ twoje cele biznesowe mogą pomóc w określeniu ilości czasu i energii potrzebnej do inwestowania w ład. Jeśli na przykład poprawa możliwości odnajdywania zawartości w całej organizacji nie jest bardzo ważna, prawdopodobnie nie trzeba poświęcać zbyt wiele czasu na wymuszanie lub planowanie konwencji nazewnictwa plików. Jeśli z drugiej strony chcesz zmniejszyć liczbę wystąpień wielu wersji tego samego dokumentu w różnych repozytoriach w przedsiębiorstwie, decyzje dotyczące ładu wymagają procesów i zasad oraz szkoleń, aby upewnić się, że autorzy zawartości rozumieją, jak nazywać pliki, i postępuj zgodnie ze wskazówkami dotyczącymi "jednej kopii dokumentu", aby upewnić się, że zawartość jest publikowana tylko w jednej lokalizacji. Oznacza to również, że potrzebujesz procesu, aby upewnić się, że nie tworzysz niepotrzebnie więcej niż jednej witryny lub zespołu w tym samym celu.

Jak powinniśmy komunikować się na temat ładu?

Wiele decyzji dotyczących ładu można zaimplementować, włączając lub wyłączając funkcje na platformie Microsoft 365. Może to pomóc w egzekwowaniu standardów ładu, ale może nie pomóc osobom w organizacji zrozumieć, co jest dla nich dostępne i dlaczego (lub dlaczego nie).

Tradycyjnie zespoły ds. ładu tworzyły długie dokumenty przedstawiające każdą decyzję dotyczącą ładu. Niestety, te długie dokumenty rzadko były odczytywane , co oznaczało, że wymagania dotyczące ładu, które polegają na ludziach do wymuszania, rzadko działały. Staraj się unikać tworzenia długich dokumentów przeznaczonych dla wielu odbiorców, gdy myślisz o sposobie przekazywania kluczowych decyzji dotyczących ładu. Zamiast tego pomyśl o tych alternatywach:

  • Osadzanie decyzji dotyczących ładu bezpośrednio w utworzonych rozwiązaniach. Jeśli chcesz mieć pewność, że poufne informacje są chronione na platformie Microsoft 365, zaimplementuj etykiety poufności, aby zapewnić, że użytkownicy nie ujawnią przypadkowo informacji, których nie powinni. Blokuj aplikacje, w których nie można zapewnić odpowiedniej ochrony. Dowiedz się więcej o etykietach poufności.

  • Wzmacnianie przy użyciu trenowania. Dostosuj rozwiązania, takie jak ścieżki szkoleniowe platformy Microsoft 365 , aby upewnić się, że oczekiwania specyficzne dla twojej organizacji zostaną wzmocnione szkoleniami dostarczonymi przez firmę Microsoft.

  • Dostarczaj jako witrynę, a nie dokument. Utwórz własne centrum wdrażania platformy Microsoft 365 w witrynie komunikacji programu SharePoint, aby upewnić się, że autorzy zawartości oraz właściciele witryn i zespołów rozumieją nie tylko "instrukcje", ale także "jak należy". Twórz strony specyficzne dla tematów, które dotyczą różnych scenariuszy biznesowych, aby zapewnić wskazówki i najlepsze rozwiązania dotyczące używania lub włączania różnych możliwości w programach SharePoint i Teams i innych aplikacjach w celu osiągnięcia wyników biznesowych. Ustaw te strony w intranecie programu SharePoint.

Jakie są kluczowe czynniki sukcesu?

Uwzględnij te kluczowe czynniki sukcesu, aby zapewnić pomyślne planowanie ładu dla platformy Microsoft 365.

Identyfikowanie podstawowego zespołu ds. ładu

Ład to sport zespołowy. Upewnij się, że podstawowy zespół ds. planowania ładu obejmuje przedstawicieli zarówno firmy, jak i it. Twój zespół prawdopodobnie będzie musiał częściej spełniać wymagania na początku wdrożenia, a następnie okresowo przeglądać nowe możliwości i nowe oczekiwania biznesowe.

Przeprowadź kluczowe decyzje dotyczące ładu, ale nie próbuj podejmować każdej decyzji jednocześnie. Podejmij krytyczne decyzje dotyczące aprowizacji i nazewnictwa oraz dostępu zewnętrznego, a następnie przeprowadź pozostałe decyzje.

Oprócz udostępniania zewnętrznego, omówione wcześniej, inną kluczową decyzją dla każdej organizacji jest sposób aprowizacji witryn i grup. Rozważmy na przykład następujące kwestie:

  • Ponieważ tworzenie grup i zespołów platformy Microsoft 365 jest tak łatwe dla użytkowników, warto otworzyć tworzenie grup i zespołów, aby dział IT nie był zalewany żądaniami utworzenia ich w imieniu innych osób. Aby uniknąć rozrostu, można utworzyć niestandardowy przepływ pracy, który wysyła wiadomość e-mail z informacjami o ładzie, szkoleniu i innych informacjach do twórców grup i zespołów. (Na przykład "Właśnie utworzono witrynę/zespół, społeczność itp. -- oto twoje obowiązki i linki do szkolenia...") Z drugiej strony, w zależności od firmy, możesz chcieć kontrolować, kto ma możliwość tworzenia grup.

  • Jeśli chcesz kontrolować sposób tworzenia witryn programu SharePoint, możesz ukryć link Utwórz witrynę na stronie startowej programu SharePoint. Utwórz formularz niestandardowy lub utwórz niestandardowy projekt witryny i skrypt witryny, aby zautomatyzować aprowizowanie nowych nowoczesnych witryn programu SharePoint przy użyciu wstępnie zdefiniowanej struktury witryny, która może zawierać linki do ładu i najlepsze rozwiązania szkoleniowe.

Dostosowywanie decyzji do celów biznesowych

Cele dotyczące wyników biznesowych powinny być głównym motorem decyzji dotyczących ładu:

  • Zapoznaj się z wymaganiami prawnymi, które mają wpływ na organizację. Niektóre kluczowe decyzje i wymagania dotyczące implementacji mogą wymagać dostosowania do środowiska, w którym działasz.

  • Staraj się nie być uwięziony w "To, co zawsze robiliśmy." Chmura i rosnąca globalizacja wielu organizacji wprowadzają nowe możliwości. Podsuń założenia, jeśli nie są one zgodne z celami biznesowymi. Czy można złagodzić reguły dla niektórych scenariuszy lub dla niektórych osób? Czy możesz uzyskać ten sam wynik biznesowy przy użyciu funkcji platformy Microsoft 365, zamiast całkowicie blokować działanie?

  • Jeśli wszystko zostanie zablokowane, ludzie znajdą obejście. Spróbuj zrozumieć kluczowe scenariusze biznesowe, które użytkownicy chcą włączyć, oraz odpowiednio do wskazówek i szkoleń.

  • Rozważ włączenie działań do przeglądania kluczowych witryn i działań, aby upewnić się, że właściciele witryn i zespołów postępują zgodnie ze wskazówkami dotyczącymi ładu.

Definiowanie ról i obowiązków

Oprócz zespołu ds. ładu istnieje kilka innych kluczowych ról lub zespołów, które mogą pomóc organizacji w pomyślnej pracy z platformą Microsoft 365. Niektóre role mogą być łączone lub wypełniane przez tę samą osobę, a inne mogą nie być odpowiednie dla wszystkich organizacji. Większość organizacji ma sponsora wykonawczego dla platformy Microsoft 365 jako całość, a niektóre mają również komitet sterujący lub zespół dla platformy Microsoft 365 jako całości lub tylko dla intranetu. Dowiedz się więcej o kompleksowych rolach administratorów i uprawnieniach dostępnych na platformie Microsoft 365.

Ponawiaj zmiany w miarę zmian biznesowych i technologicznych

Ład dla platformy Microsoft 365 nie jest "raz i gotowe". Zaplanuj, aby być na bieżąco ze zmianami w usłudze Microsoft 365 i w razie potrzeby dostosować wytyczne dotyczące ładu. (Jest to ważny powód, dla którego tworzenie długiego dokumentu dotyczącego ładu nie jest dobrym pomysłem. Zmieniają się firmy i technologie. Aktualizowanie strony internetowej jest łatwe. Aktualizowanie i ponowne dystrybuowanie dokumentu jest znacznie trudniejsze.

Strategia przekazywania zasad i wytycznych dotyczących ładu

Ostatecznie powodzenie wysiłków związanych z planowaniem ładu zależy od tego, jak dobrze przekazaliśmy oczekiwania członkom organizacji. Oprócz opisanych wcześniej sugestii rozważ następujące kwestie:

  • Czy można włączyć "jak należy" z "jak" szkolenia? Innymi słowy, czy można utworzyć "centrum zasobów użytkowników" dla platformy Microsoft 365, w którym można zapewnić zasoby i szkolenia ułatwiające zapewnienie wskazówek i szkoleń, które ułatwiają użytkownikom efektywne wdrażanie platformy Microsoft 365? Najlepsza zawartość ładu zawiera wskazówki, które ułatwiają wszystkim użytkownikom wdrażanie i uzyskiwanie największej wartości z platformy Microsoft 365.

  • Czy należy utworzyć certyfikację i ponowne certyfikację dla właścicieli lokacji i zespołów?

  • Czy możesz utworzyć program Microsoft 365 Champions dla swojej organizacji? Rozważ dołączenie do ogólnoświatowego programu dla mistrzów platformy Microsoft 365 , aby uzyskać pomysły i podejścia do własnego programu dla mistrzów oraz nawiązać połączenie z ludźmi o podobnych poglądach i liderami myśli z firmy Microsoft i wokół niej.

Zalecenia dotyczące planowania zarządzania współpracą

Ład w usłudze Microsoft Cloud Adoption Framework for Azure

Omówienie ładu programu SharePoint

Planowanie ładu organizacji i cyklu życia dla usług grup

Współpraca nad plikami w programie SharePoint z pomocą platformy Microsoft 365