Planowanie ładu organizacji i cyklu życia dla grup platformy Microsoft 365 i aplikacji Microsoft Teams

Grupy Microsoft 365 ma bogaty zestaw narzędzi do implementowania możliwości zapewniania ładu wymaganych przez organizację.

W poniższej sekcji opisano możliwości, zalecane są najlepsze rozwiązania i przedstawiono wskazówki umożliwiające zadawanie odpowiednich pytań w celu określenia wymagań dotyczących ładu i sposobu ich spełnienia.

Kontrolowanie, kto może tworzyć grupy platformy Microsoft 365

Grupy platformy Microsoft 365 mogą zostać utworzone przez użytkowników końcowych z wielu punktów końcowych, takich jak Outlook, SharePoint, Teams i inne środowiska. Tworzenie zespołu zawsze tworzy grupę platformy Microsoft 365, więc zarządzanie cyklem życia Grupy Microsoft 365 określa również cykl życia zespołów w usłudze Microsoft Teams.

Zdecydowanie zalecamy samoobsługę, aby zwiększyć możliwości właścicieli grup i ułatwić użytkownikom łatwiejsze wykonywanie pracy. Ograniczenie tworzenia grup i zespołów może spowolnić produktywność użytkowników, ponieważ wiele usług platformy Microsoft 365 wymaga utworzenia grup, aby usługa działała.

Rozważ następujące opcje ładu dla tworzenia grup:

• Aby ograniczyć rozrost grupy, użyj zasad wygasania grup , aby automatycznie usuwać grupy, które nie są używane.
• Ogranicz tworzenie grup do członków grup zabezpieczeń z członkostwem dynamicznym zawierającym na przykład wszystkich pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin.
• Ogranicz tworzenie grupy do grupy zabezpieczeń i wymagaj od użytkowników ukończenia szkolenia w zakresie zasad użycia grup w organizacji, aby stać się członkami grupy zabezpieczeń.

Jeśli chcesz ograniczyć liczbę osób, które mogą tworzyć grupy, zobacz Zarządzanie tym, kto może tworzyć grupy platformy Microsoft 365 , aby uzyskać informacje na temat sposobu konfigurowania tej grupy.

Usuwanie, przywracanie i archiwizowanie grup

Po usunięciu grupy platformy Microsoft 365 jest ona domyślnie przechowywana przez 30 dni. Ten 30-dniowy okres jest nazywany „miękkim usunięciem", ponieważ nadal można przywrócić grupę. Po 30 dniach grupa i skojarzona zawartość zostaną trwale usunięte i nie można ich przywrócić.

Jeśli masz zasady przechowywania w celu zachowania czatu, plików lub poczty, te elementy zostaną zachowane po usunięciu grupy. Aby uzyskać szczegółowe informacje , zobacz Informacje o zasadach przechowywania .

Jeśli chcesz usunąć grupę, ale zachować zawartość z co najmniej jednej usługi połączonej z grupą, zobacz Sekcje Archiwum grup, zespołów i Viva Engage, aby uzyskać informacje.

Zasady nazewnictwa grup

Zasady nazewnictwa grup mogą pomóc w zarządzaniu grupami na dwa sposoby:

• Zasady nazewnictwa prefiksu/sufiksu mogą służyć do wymuszania stałych ciągów lub Microsoft Entra atrybutów na początku lub na końcu nazwy grupy i skojarzonego z nią adresu e-mail. Dzięki temu można zapewnić dołączenie na przykład nazw działów lub regionów do nazw grup.
• Zasady zablokowanych słów mogą zapewnić, że niektóre słowa, takie jak nazwiska kadry kierowniczej, nie będą używane w nazwach grup.

Zasady nazewnictwa są stosowane, gdy grupy są tworzone z dowolnej usługi połączonej z grupą.

Jeśli chcesz używać zasad nazewnictwa dla grup, zobacz Grupy Microsoft 365 zasady nazewnictwa.

Zasady wygasania grupy

Możesz określić okres wygaśnięcia, a każda grupa, która osiągnie koniec tego okresu i nie zostanie odnowiona, zostanie usunięta. Okres wygaśnięcia rozpoczyna się po utworzeniu grupy lub w dniu jej ostatniego odnowienia.

Po ustawieniu grupy wygasają:

• Właściciele grupy są powiadamiani o odnowieniu grupy w miarę zbliżania się wygaśnięcia.
• Aktywne grupy są odnawiane automatycznie.
• Każda grupa, która nie zostanie odnowiona, zostanie usunięta.
• Każda usunięta grupa może zostać przywrócona w ciągu 30 dni przez właścicieli grupy lub administratora globalnego.

Zasady wygasania są dobrym sposobem ograniczenia rozrostu grupy, zapewniając, że grupy, które nie są już używane, są usuwane. Jeśli chcesz utworzyć zasady wygasania grupy, zobacz Grupy Microsoft 365 Zasady wygasania.

Tematy pokrewne

Zalecenia dotyczące planowania zarządzania współpracą

Tworzenie planu zarządzania współpracą

Usuwanie byłego pracownika i zabezpieczanie danych