Wyświetlanie i zapisywanie podsumowania wiadomości e-mail w programie CRM

Podczas interakcji z klientami za pośrednictwem poczty e-mail często trzeba aktualizować system CRM najnowszymi informacjami. Ręczna aktualizacja systemu CRM podczas każdej interakcji z klientem za pośrednictwem poczty e-mail może być czasochłonne i błędna. Co więcej, może to potencjalnie powodować zakłócenie systemu CRM poprzez przeciążenie rekordów wymianą poczty e-mail.

Copilot dla działów sprzedaży wykorzystuje sztuczną inteligencję do podsumowywania rozmów e-mail i zapewnia opcje kopiowania podsumowania i dodawania podsumowania do systemu CRM jako notatki do rekordu.

Jeśli są dostępne, podsumowanie zawiera informacje o tym, czy w wiadomości e-mail wymieniono budżet, interesariusze, potrzeby i czas. Te informacje są wyświetlane tylko dla zewnętrznych wiadomości e-mail i gdy są wykrywane z dużym prawdopodobieństwem przez AI.

Wymagania dotyczące licencji

Środowisko omówione w tym artykule jest wyświetlane tylko klientom Dynamics 365 Sales, którzy uzyskują dostęp do dołączonych funkcji dostępnych w ramach istniejącej Sales Copilot licencji. Organizacje, które zakupiły Copilot dla działów sprzedaży, zobaczą w pełni zintegrowane doświadczenie w środku Microsoft Outlook. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Podsumowanie wątku wiadomości e-mail przy użyciu informacji o sprzedaży w programie Outlook.

Anatomia podsumowania poczty e-mail

Adnotacja	Description
1	Numer cytatu wyświetlający tekst wiadomości e-mail użytej do wygenerowania podsumowania. Więcej informacji: Wyświetl źródło danych
2	Więcej opcji menu, aby: Zapisz podsumowanie wiadomości e-mail w systemie CRM jako notatkę do rekordu Skopiuj podsumowanie e-mail do Schowka. Następnie można wkleić zawartość zgodnie z preferencjami.
3	Podziel się opinią lub nieprawidłową treścią, używając ikony strzałki w górę lub w dół. Więcej informacji: Udostępnianie opinii

Uwaga

• Podsumowanie wiadomości e-mail będzie generowane tylko dla wiadomości e-mail lub wątków o więcej niż 1000 znakach, czyli około 180 słów.
• Podsumowanie wiadomości e-mail będzie zawierać maksymalnie 400 znaków.
• Po dodaniu podsumowania do systemu CRM można je edytować zgodnie z potrzebami.
• Musisz uważnie sprawdzić wygenerowaną przez AI zawartość, ponieważ może zawierać błędy. Na użytkownikach należy przejrzenie i edytowanie wygenerowanych podsumowań wygenerowanych za pomocą AI, aby upewnić się, że są dokładne i odpowiednie.

Obsługiwane języki

Aby zobaczyć listę obsługiwanych języków, zobacz obszar Obsługiwane języki.

Wyświetl podsumowanie wiadomości e-mail

1. W programie Outlook otwórz lub odpowiedz na wiadomość e-mail.

2. Otwieranie okienka Copilot dla for Sales.

3. Podsumowanie wiadomości e-mail zostanie wyświetlone w karcie Kluczowe wiadomości e-mail.

Uwaga

E-mail z podsumowaniem nie jest generowany w następujących przypadkach:

• Gdy treść wiadomości e-mail jest krótsza niż 1000 znaków.
• Gdy wiadomość e-mail jest zaszyfrowana.

Zapisywanie podsumowanie wiadomości e-mail w programie CRM

1. Wyświetl wiadomość e-mail z podsumowaniem.

2. Na karcie Kluczowe informacje e-mail wybierz Więcej opcji (...), a następnie wybierz Zapisz podsumowanie w (CRM).

3. W obszarze Wybierz rekord wybierz jeden z sugerowanych rekordów lub użyj pola wyszukiwania, aby znaleźć inny rekord.

   Jeśli istnieje wiele szans sprzedaży związanych z kontaktem, Copilot dla działów sprzedaży wyświetla listę sugerowanych możliwości, uszeregowanych według sztucznej inteligencji, aby zapisać podsumowanie. W tym przypadku domyślnie jest wybrana pierwsza szansa sprzedaży.

   Uwaga

   • Jeśli wiadomość e-mail jest już połączona z szansą sprzedaży, będzie ona domyślnie wybrana.
   • Jeśli nie jest połączona żadna szansa sprzedaży, domyślnie zostanie wybrana szansa sprzedaży, o najwyższym priorytecie, który jest określany na podstawie otwartych szans sprzedaży dostępnych dla klienta lub kontaktu, a także treści wiadomości e-mail.
   • Podczas wyszukiwania rekordu w wynikach wyszukiwania jest wyświetlana nazwa rekordu oraz pola kluczowe wybrane przez administratora. Aby uzyskać więcej informacji na temat pól kluczowych, zobacz temat Wybieranie pól kluczowych w widoku mini.
   • Wyniki wyszukiwania zostaną dodane do listy sugerowanych rekordów, dzięki czemu można bezpiecznie poszukać i spróbować ponownie.
   • Obecnie podsumowanie można zapisać w jednym rekordzie za pomocą Copilot dla działów sprzedaży.
   • Można połączyć się ze wszystkimi typami rekordów, które są włączone dla działań i dodane do rekordów Copilot dla działów sprzedaży przez administratora. Aby uzyskać więcej informacji na temat dodawania typów rekordów, zobacz Dodaj typ rekordu (lub obiekt Salesforce).
   • W oknie Salesforce są dwa typy obiektów notatek: „Notatki i załączniki” oraz Notatki (nazywane również notatkami z zawartości). Do notatek i dołączenia do rekordów programu CRM można użyć jednego z tych obiektów. Jednak Copilot dla działów sprzedaży standardowo obsługuje tylko obiekt „Notatki i załączniki”. Aby uzyskać pomoc techniczną Copilot dla działów sprzedaży dla obiektu Notatki, należy poprosić administratora o skontaktowanie się z pomocą techniczną firmy Microsoft.

   

4. Wybierz pozycję Zapisz.

   Podsumowanie wiadomości e-mail jest zapisywane w programie CRM jako notatka dla wybranego rekordu. Wszystkie notatki Copilot dla działów sprzedaży mają ten sam temat: "[Wygenerowane przez sztuczną inteligencję] Podsumowanie wiadomości e-mail od Copilot dla działów sprzedaży" i zawierają temat samej wiadomości e-mail, a także sygnaturę czasową zapisania notatki.

   

Wyświetlanie źródła danych w podsumowaniu wiadomości e-mail

Informacje identyfikowane z systemu CRM, takie jak rekordy kontaktów i klientów, są wyświetlane jako źródło danych w podsumowaniu wiadomości e-mail, aby szybko się odwoływać.

Dane CRM w podsumowaniu wiadomości e-mail są wyświetlane w kolorze niebieskim. Wybierz treść, aby wyświetlić informacje o danych programu CRM. Możesz także otworzyć rekord w systemie CRM, aby wyświetlić jego pełne szczegóły, wybierając  na karcie rekordu programu CRM.

Dane wiadomości e-mail używane w podsumowaniu wiadomości e-mail są wyświetlane z numerami cytatów. Wybierz numer cytatu, aby zobaczyć dokładny tekst cytatu z wiadomości e-mail oraz imię i nazwisko osoby cytującej.

Udostępnij opinię

Jeśli masz opinię na temat podsumowania e-mail, możesz ją udostępnić, wybierając odpowiednią ikonę u dołu podsumowania. Twoja opinia jest ważna i używamy jej do poprawienia funkcjonalności.

Uwaga

Upewnij się, że podczas dzielenia się opiniami nie podajesz żadnych danych osobowych.

1. Wybierz u dołu podsumowania wiadomości e-mail lub .

   Po wybraniu ikony pojawi się łącze Przekaż nam więcej informacji.

2. Wybierz link, aby otworzyć formularz opinii.

3. Wprowadź odpowiedzi w formularzu opinii i wybierz opcję Wyślij.