Gerir a experiência de apresentação da reunião para reuniões confidenciais do Teams
Algumas funcionalidades descritas neste artigo requerem o Teams Premium.
Ao utilizar políticas de administração do Teams, etiquetas de confidencialidade e modelos, pode controlar uma grande variedade de definições que determinam a experiência de reunião dos participantes, incluindo:
- Quem pode apresentar e quem pode dar ou pedir controlo
- Como o conteúdo é partilhado e que ferramentas de colaboração estão disponíveis
- Vídeo, áudio e reações dos participantes
Os organizadores de reuniões podem especificar muitas destas definições quando criam a reunião, mas pode impor opções específicas para diferentes utilizadores e grupos na sua organização através de políticas de administração ou para diferentes tipos ou reuniões utilizando etiquetas de confidencialidade e modelos. Isto pode ajudá-lo a satisfazer as suas necessidades de conformidade para diferentes tipos de reuniões e reuniões em que as informações confidenciais estão a ser partilhadas.
Nota
As definições de reunião em etiquetas de confidencialidade e modelos de reunião personalizados requerem o Teams Premium.
Gerir quem pode apresentar
A tabela seguinte mostra onde as definições estão disponíveis para gerir quem pode apresentar em reuniões:
| Configuração | Política de administração | Etiqueta de confidencialidade | Modelo | Organizador da reunião |
|---|---|---|---|---|
| Quem pode apresentar | Sim | Sim | Não | Sim |
| Os participantes podem fornecer ou solicitar controle | Sim | Não | Não | Não |
| Os participantes externos podem fornecer ou solicitar controle | Sim | Não | Não | Não |
Ao utilizar estes controlos, pode limitar quem é capaz de partilhar conteúdo no ecrã em reuniões.
Valor predefinido para quem pode apresentar em reuniões
A política de reunião de administrador do Teams Quem pode apresentar tem as seguintes opções:
- Apenas organizadores e co-organizadores
- Pessoas na minha organização e convidados
- Todos
Esta definição não impõe o valor, mas especifica a predefinição para novas reuniões criadas pelos utilizadores. Os utilizadores podem substituir esta definição e escolher qualquer uma das outras opções, a menos que um valor específico seja imposto por uma etiqueta de confidencialidade.
O valor predefinido de Todos permite que qualquer pessoa apresente numa reunião por predefinição. Se tiver requisitos de conformidade na sua organização sobre quem pode apresentar em reuniões, considere alterar este valor para Pessoas na minha organização e convidados ou Apenas organizadores e co-organizadores para fornecer uma predefinição mais segura para os utilizadores.
Para definir a política Quem pode apresentar
No centro de administração do Teams, expanda Reuniões e, em seguida, selecione Políticas de reunião.
Selecione a política que pretende modificar.
Em Participar na reunião & sala de espera, selecione um valor para Quem pode apresentar.
Selecione Salvar.
Gerir quem pode apresentar com etiquetas de confidencialidade
Os organizadores da reunião podem escolher entre as seguintes opções para quem pode apresentar numa reunião:
- Pessoas na minha organização e convidados
- Só eu e os co-organizadores
- Pessoas específicas
- Todos
O valor predefinido apresentado quando um utilizador cria uma reunião é especificado pela política Quem pode apresentar mencionada acima.
Pode restringir esta definição através de uma etiqueta de confidencialidade. Para reuniões confidenciais ou altamente confidenciais, considere restringir esta definição a Apenas eu e os co-organizadores ou pessoas específicas através de uma etiqueta de confidencialidade.
Política de administração do Teams: os participantes podem dar ou pedir controlo
Por predefinição, os participantes da reunião podem dar o controlo do respetivo ecrã partilhado a outro participante na reunião. Isto é controlado por duas políticas de reunião de administrador do Teams:
Os participantes podem dar ou pedir controlo – esta definição determina se o utilizador com esta política pode dar controlo do respetivo ambiente de trabalho ou janela partilhado a outros participantes da reunião. Está Ativado por predefinição.
Os participantes externos podem dar ou pedir controlo – esta definição determina que um convidado ou participante anónimo pode ter o controlo do ecrã partilhado de um utilizador interno. Está Desativado por predefinição .
Consoante os requisitos de conformidade da sua organização, pode alterar estas definições para alguns ou todos os seus utilizadores.
Para configurar quem pode dar o controlo de um ecrã partilhado
No centro de administração do Teams, expanda Reuniões e, em seguida, selecione Políticas de reunião.
Selecione a política que pretende modificar.
Em Compartilhamento de conteúdo:
Para impedir que os participantes atribuam o controlo de uma partilha de ecrã a outras pessoas, defina Os participantes podem dar ou pedir o controlo como Desativado.
Para impedir que os participantes externos controlem uma partilha de ecrã, defina Participantes externos que podem dar ou pedir controlo como Ativado.
Selecione Salvar.
Gerir que conteúdo e vídeo são partilhados com os participantes
Em reuniões em que as informações confidenciais estão a ser partilhadas, pode ser importante minimizar o risco de partilha de informações inadequadas.
A tabela seguinte mostra definições que podem ajudar a gerir que conteúdo e vídeo são partilhados no ecrã em reuniões.
| Configuração | Política de administração | Etiqueta de confidencialidade | Modelo | Organizador da reunião |
|---|---|---|---|---|
| Compartilhamento de tela | Sim | Não | Não | Não |
| Gerenciar o que os participantes veem | Não | Não | Sim | Sim |
A partilha de ecrã é uma política de administração de equipas. Com esta política, pode controlar se os participantes da reunião podem partilhar todo o ecrã ou apenas uma única aplicação. Partilhar todo o ecrã pode ser conveniente, mas pode aumentar as hipóteses de partilhar acidentalmente informações inadequadas, como um e-mail ou um documento aberto. Considere se pretende restringir a partilha a uma única aplicação para utilizadores ou departamentos que apresentam frequentemente informações confidenciais. Também pode desativar totalmente a partilha de ecrã com esta política. Para obter mais informações, veja Gerir políticas de reunião para partilha de conteúdos.
Gerir o que os participantes veem é uma opção disponível para os organizadores da reunião que também podem ser definidos através de um modelo. Quando esta opção está ativada, os organizadores de reuniões podem controlar que conteúdo é partilhado no ecrã e quem é o vídeo que está visível. Os organizadores têm de colocar intencionalmente conteúdo e vídeo partilhados no ecrã para que os participantes possam vê-lo. Isto pode ajudar a minimizar o risco de partilhar conteúdo inapropriado numa reunião. Considere se pretende ativar ou impor esta experiência para reuniões confidenciais através de um modelo de reunião. Para obter mais informações, consulte Gerir o que os participantes veem nas reuniões do Teams.
Gerir ferramentas de apresentação
O Teams oferece várias ferramentas de apresentação que permitem a participação interativa dos participantes da reunião. A tabela seguinte mostra funcionalidades que podem ajudar a gerir estas ferramentas.
| Configuração | Política de administração | Etiqueta de confidencialidade | Modelo | Organizador da reunião |
|---|---|---|---|---|
| PowerPoint Live | Sim | Não | Não | Não |
| Quadro de comunicações | Sim | Não | Não | Não |
| Notas compartilhadas | Sim | Não | Não | Não |
Cada uma destas funcionalidades pode ser gerida através de políticas de administração, mas não através de modelos ou etiquetas de confidencialidade, nem do organizador da reunião. Como tal, podem ser aplicados a utilizadores ou grupos, mas não a reuniões específicas. Para obter mais informações, consulte Definições de política de reunião – Partilha de conteúdos.
Se tiver reuniões em que as informações confidenciais estão a ser partilhadas, poderá querer desativar o Whiteboard e as notas partilhadas para evitar que lhes sejam adicionadas informações confidenciais.
O PowerPoint Live permite que os participantes naveguem para a frente e para trás numa apresentação do PowerPoint que está a ser partilhada no ecrã. Isto pode permitir que os participantes vejam informações confidenciais antes de serem apresentadas pelo organizador.
Considere se existem utilizadores ou grupos na sua organização que não devem utilizar estas funcionalidades para evitar a partilha de informações confidenciais.
Gerir a forma como os participantes da reunião interagem
A tabela seguinte mostra funcionalidades que podem ajudar a gerir a forma como os participantes da reunião interagem durante uma reunião.
| Configuração | Política de administração | Etiqueta de confidencialidade | Modelo | Organizador da reunião |
|---|---|---|---|---|
| Permitir câmara para participantes | Não | Não | Sim | Sim |
| Permitir microfone para participantes | Não | Não | Sim | Sim |
| Reações | Sim | Não | Sim | Sim |
O áudio e o vídeo dos participantes podem facilitar a comunicação dos participantes durante uma reunião. Ambos podem ser controlados pelo organizador da reunião ou por um modelo de reunião. Consoante o tipo de reunião, poderá querer permitir ou restringir estas capacidades.
Para reuniões que são apresentações com interação mínima por parte dos participantes, desativar o vídeo e o áudio pode minimizar as distrações.
Ao gravar reuniões, o vídeo dos participantes pode ser considerado dados pessoais e inferir requisitos regulamentares.
Se optar por desativar as reações, lembre-se de que esta ação irá desativar a funcionalidade "hand-raise". (Para reuniões em estilo apresentação, a funcionalidade Q&A pode permitir a interação necessária para os participantes fazerem perguntas.)
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