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Melhores práticas dos participantes da reunião do Teams

Público profissional de TI

Partilhe estas melhores práticas com os seus utilizadores para ajudá-los a tirar o máximo partido das suas reuniões.

Organizador da reunião e apresentadores

Os organizadores e apresentadores da reunião definem o tom de uma reunião e podem influenciar significativamente a experiência tanto para os participantes na sala como para os participantes remotos. Ao seguir estas melhores práticas, tornarão as reuniões mais inclusivas e melhorarão a partilha de informações entre todos os destinatários.

Tarefas Observações
Preparação da sala
Escolher um espaço Salas do Teams ativado Salas do Teams espaços configurados com esta solução ou soluções semelhantes proporcionam aos participantes a melhor experiência de reunião do Teams.
Ativar a câmara na sala Ative a câmara na sala para que os participantes remotos possam ver quem está a falar e se sentem mais ligados aos que estão na sala. Os participantes remotos podem sentir-se mais isolados se não conseguirem ver os membros da equipa.
Mostrar Primeira Linha no ecrã da sala Ative a apresentação da Primeira Linha das câmaras dos participantes remotos. A Primeira Fila apresenta de forma proeminente as câmaras dos participantes remotos no ecrã da sala, dando-lhes uma presença igual na sala com participantes na sala.
Preparação da reunião
Nomear um assistente no quarto Um assistente na sala pode ajudar os organizadores e apresentadores remotos a configurar a sala para a reunião, ajudar com problemas na sala que possam surgir durante a reunião e garantir que os participantes remotos têm a mesma oportunidade de participar em debates de reuniões.
Nomear um chat e um monitor de reações Um monitor de reunião pode ajudar os organizadores e apresentadores a concentrarem-se no conteúdo ao recolher ou responder a perguntas no chat e observar os participantes que utilizam a reação "levantar a mão".
Tarefas em reunião
Bem-vindos na sala e participantes remotos Faça questão de dar as boas-vindas tanto aos participantes na sala como aos participantes remotos, e estabelecer orientações sobre como a reunião irá prosseguir, para ajudar a garantir que os participantes não falam uns sobre os outros ou sejam negligenciados durante os debates.
Incentivar a utilização de câmaras de participantes no quarto e remotos A utilização das câmaras dos participantes ajuda todos os participantes a ver quem está a falar. Isto é especialmente importante para os participantes na sala porque os participantes remotos podem ter dificuldade em ver quem está a falar se uma câmara da sala está muito longe ou desativada.
Incentivar participantes na sala e remotos a utilizarem o chat da reunião A utilização do chat da reunião ajuda a garantir que todos os participantes podem seguir conversações laterais e perguntas durante a reunião.
Incentivar o uso da "mão levantada" e outras reações A utilização da "mão levantada" e de outras reações por parte dos participantes na sala e remota ajuda a garantir que todos os participantes têm a mesma oportunidade de adicionar aos debates.
Observe e responda à reação de "levantar a mão" Os apresentadores e organizadores, ou monitores de reunião, precisam de procurar "levantar a mão" e outras reações para que sejam úteis. Verifique estas reações regularmente ao longo da reunião.
Efetuar marcar de qualidade de chamada periódica Contacte periodicamente os participantes remotos para se certificar de que o áudio e o vídeo da chamada e os conteúdos da reunião, como os lados do PowerPoint, estão livres de ruído e artefactos.
Tarefas pós-reunião
Pedir feedback pós-reunião aos participantes Peça aos participantes para enviarem feedback sobre o que correu bem com a reunião e como poderia ser melhorado. Pergunte como a interação entre participantes remotos e na sala poderia ser melhorada.
Rever o chat da reunião e dar seguimento aos participantes Certifique-se de que marcar o chat da reunião para responder a quaisquer perguntas pendentes ou adicionar a sua opinião a debates secundários.
Rever comentários pós-reunião Crie um plano para rever o feedback da reunião e debater com os participantes, departamentos de TI ou elementos visuais de áudio, entre outros, para melhorar as experiências futuras de reuniões.

Participantes remotos

Os utilizadores remotos têm de ser tratados como participantes iguais em reuniões para poderem contribuir para os debates de uma forma significativa. As melhores práticas que podem aplicar antes e durante a reunião podem aumentar significativamente o seu impacto.

Tarefas Observações
Configurar um espaço de reunião
Encontrar uma sala tranquila com uma porta Trabalhar a partir de casa pode significar distrações. Tente encontrar um espaço tranquilo livre de distrações como animais de estimação ou outros membros do agregado familiar. Se não conseguir encontrar um espaço com uma porta, informe os outros utilizadores de que está numa reunião e que precisa de algum tempo de pausa.
Utilizar uma câmara de boa qualidade Uma câmara de boa qualidade pode não só dar uma imagem nítida, profissional, mas também melhorar significativamente a iluminação se estiver num espaço mais escuro. Coloque a câmara acima da linha dos olhos para evitar ângulos pouco lisonjeiros.
Utilizar um microfone ou auricular de boa qualidade A maioria das câmaras externas tem um microfone de boa qualidade e, quando combinado com a supressão de ruído do Teams, capta a sua voz alto e claro. No entanto, em alguns ambientes barulhentos, como um café, um auricular pode fazer mais sentido, especialmente se estiver a ter dificuldades em ouvir a reunião.
Verificar a iluminação Abra as persianas e ative uma luz para ajudar a câmara a captar a sua imagem. Para evitar sombras no rosto, sente-se virado para uma janela, compre uma luz de anel ou aponte uma luz para uma parede à sua frente. Apontar a luz para a parede fornecerá iluminação que não é tão dura como a iluminação directa.
Verificar o que está por trás de si ou utilizar fundos Lembre-se de que a sua câmara capturará não só o utilizador, mas também o que está por trás de si. Se tiver uma sala desarrumada ou tiver informações confidenciais que não quer partilhar, utilize os fundos da reunião do Teams ou o fundo desfocado. Pode ativá-los e marcar os seus antecedentes antes de participar numa reunião.
Desativar o som dos assistentes domésticos É sempre boa ideia remover ou desativar o som de dispositivos assistente casa antes de participar numa reunião. Embora os fabricantes digam que estes dispositivos não ouvem a toda a hora, pode utilizar acidentalmente a "palavra de reativação" e fazer com que o dispositivo capture parte da sua conversação.
Tarefas em reunião
Ativar a câmara Deixe que as pessoas o vejam! Ligue a sua câmara para que as pessoas possam vê-lo quando estiver a falar e para que possam ver as suas reações e expressões.
Monitorizar e participar no chat Utilize o chat da reunião para participar em debates laterais ou para levantar questões se o organizador ou monitor da reunião estiver a reuni-los para o apresentador.
Utilizar "levantar a mão" e outras reações Se tiver uma pergunta ou adicionar ao debate na chamada, utilize a reação "levantar a mão". Isto notifica o organizador ou apresentador de que alguém quer falar.
Participar em debates Quer utilize o chat da reunião ou a reação "levantar a mão", certifique-se de que participa! Os participantes remotos têm uma palavra a dizer em debates de reuniões e devem ter a oportunidade de contribuir para eles.
Comunicar problemas de qualidade de chamadas Se estiver com dificuldades em ouvir a reunião, se não conseguir ver o vídeo na sala ou se não conseguir ver o material que está a ser apresentado, informe o organizador ou apresentador. Utilize a reação "levantar a mão", envie uma mensagem no chat ou interrompa o debate para os sensibilizar.
Tarefas pós-reunião
Enviar feedback ao organizador Informe o organizador sobre como correu a reunião. É importante informá-los sobre os problemas que encontrou para que possam ser resolvidos. Os organizadores e apresentadores na sala podem não estar cientes dos problemas encontrados pelos participantes remotos.

Participantes na sala

Os participantes na sala podem sentir que é mais natural discutir assuntos com aqueles que estão ao seu lado. No entanto, ao aplicar estas melhores práticas, podem facilmente aumentar o âmbito das suas discussões para incluir alguém que trabalhe a partir de casa ou em todo o país/região.

Tarefas Observações
Preparação da reunião
Participar na reunião a partir do seu dispositivo Participe na reunião a partir do seu dispositivo, mesmo estando na sala. Participar na reunião permite-lhe ativar a sua câmara, utilizar reações e acompanhar o chat da reunião.
Ativar a câmara Ligue a sua câmara para que os participantes remotos possam saber mais facilmente quem está a falar. Ligar a câmara também o ajuda a criar uma ligação melhor quando todos o podem ver quando estiver a falar.
Manter os feeds da câmara abertos Mantenha o Teams aberto para que possa ver as câmaras dos participantes remotos. Manter os feeds das câmaras abertos permite-lhe ver as reações e a linguagem corporal e ajuda-o a manter uma ligação com as mesmas.
Desativar o som do microfone e dos altifalantes O Teams deve desativar automaticamente o som do microfone e do microfone quando participar numa sala do Teams, mas faça duplo marcar quando aderir. Desativar o som do microfone e dos altifalantes impede que o eco de áudio aconteça.
Tarefas em reunião
Estar atento aos participantes remotos Lembre-se de que os participantes remotos podem estar presentes na reunião. Mantenha o ruído e as discussões no lado da sala ao mínimo, uma vez que podem facilmente abafá-lo. Altifalante claramente para que os participantes remotos possam ouvi-lo. Dê aos participantes remotos oportunidades para contribuir para o debate.
Monitorizar e participar no chat Em vez de manter conversações no lado da sala, adicione-as ao chat da reunião. Desta forma, todos os participantes da reunião podem participar no debate e o ruído na sala é mantido no mínimo.
Cuidado com a reacção de "levantar a mão" Informe o organizador ou apresentador se alguém está a utilizar a reação "levantar a mão". Isto significa que têm uma pergunta ou querem contribuir para o debate.
Utilizar reações para reagir a conteúdos e debates Utilize as reações para que todos possam ver o que sente sobre uma apresentação ou debate. Outros poderão concordar consigo e participar!
Tarefas pós-reunião
Enviar feedback ao organizador Informe o organizador sobre como correu a reunião. É importante informá-los sobre os problemas que encontrou para que possam ser resolvidos.