Melhores práticas do participante da reunião do Teams
Compartilhe essas práticas recomendadas com seus usuários para ajudá-los a aproveitar ao máximo suas reuniões.
Organizadores e apresentadores da reunião
Organizadores e apresentadores da reunião definem o tom de uma reunião e podem influenciar significativamente a experiência para participantes na sala e remotos. Seguindo essas práticas recomendadas, elas tornarão as reuniões mais inclusivas e melhorarão o compartilhamento de informações entre todos os destinatários.
| Tarefas | Observações |
|---|---|
| Preparação da sala | |
| Escolha um espaço habilitado para Salas do Teams | Salas do Teams espaços configurados usando essas ou soluções semelhantes oferecem aos participantes a melhor experiência de reunião do Teams. |
| Ativar a câmera interna | Ative a câmera interna para que os participantes remotos possam ver quem está falando e se sentir mais conectados com aqueles na sala. Os participantes remotos podem se sentir mais isolados se não puderem ver membros da equipe. |
| Mostrar a Primeira Linha na exibição da sala | Ative a exibição da Primeira Linha das câmeras dos participantes remotos. A Primeira Linha exibe com destaque as câmeras dos participantes remotos na exibição interna, dando a eles uma presença igual na sala com participantes na sala. |
| Preparação da reunião | |
| Nomear um assistente no quarto | Um assistente na sala pode ajudar organizadores remotos e apresentadores a configurar a sala para a reunião, ajudar com problemas na sala que podem surgir durante a reunião e garantir que os participantes remotos recebam a mesma oportunidade de participar das discussões da reunião. |
| Nomear um chat e um monitor de reações | Um monitor de reunião pode ajudar organizadores e apresentadores a se concentrarem no conteúdo coletando ou respondendo perguntas no chat e observando os participantes que usam a reação "levantar a mão". |
| Tarefas em reunião | |
| Bem-vindos na sala e participantes remotos | Faça questão de receber participantes na sala e remotos e estabelecer diretrizes sobre como a reunião prossegue, para ajudar a garantir que os participantes não falem uns sobre os outros ou sejam negligenciados durante as discussões. |
| Incentivar o uso de câmeras internas e remotas de participantes | O uso de câmeras participantes ajuda todos os participantes a ver quem está falando. Isso é especialmente importante para os participantes na sala porque os participantes remotos podem ter dificuldade em ver quem está falando se uma câmera de sala está muito longe ou desativada. |
| Incentivar participantes no quarto e remotos a usar o chat da reunião | O uso do chat da reunião ajuda a garantir que todos os participantes possam seguir conversas e perguntas laterais durante a reunião. |
| Incentivar o uso da "mão de elevação" e outras reações | O uso da "mão levantada" e outras reações por participantes no quarto e remotos ajuda a garantir que todos os participantes tenham uma oportunidade igual para adicionar às discussões. |
| Observe e responda à reação de "levantar a mão" | Apresentadores e organizadores, ou monitores de reunião, precisam procurar "levantar a mão" e outras reações para que eles sejam úteis. Verifique essas reações regularmente durante toda a reunião. |
| Executar marcar de qualidade de chamada periódica | Verifique periodicamente com participantes remotos para verificar se o áudio e o vídeo da chamada e o conteúdo da reunião, como os lados do PowerPoint, estão livres de ruídos e artefatos. |
| Tarefas pós-reunião | |
| Solicitar comentários pós-reunião dos participantes | Peça aos participantes que enviem comentários sobre o que correu bem com a reunião e como ela poderia ser melhorada. Pergunte como a interação entre os participantes remoto e interno pode ser aprimorada. |
| Revisar o chat da reunião e acompanhar os participantes | Certifique-se de marcar o chat da reunião para responder a quaisquer perguntas pendentes ou adicionar sua entrada a discussões laterais. |
| Examinar comentários pós-reunião | Faça um plano para revisar os comentários da reunião e discutir com participantes, departamentos de TI ou audiovisual, entre outros, para melhorar as experiências futuras da reunião. |
Participantes remotos
Os usuários remotos precisam ser tratados como participantes iguais em reuniões para que possam contribuir para discussões de forma significativa. As práticas recomendadas que podem ser aplicadas antes e durante a reunião podem aumentar significativamente seu impacto.
| Tarefas | Observações |
|---|---|
| Configurar um espaço de reunião | |
| Encontrar uma sala tranquila com uma porta | Trabalhar em casa pode significar distrações. Tente encontrar um espaço tranquilo livre de distrações como animais de estimação ou outros membros da família. Se você não conseguir encontrar um espaço com uma porta, informe aos outros que você está em uma reunião e precisa de um tempo tranquilo. |
| Usar uma câmera de boa qualidade | Uma câmera de boa qualidade pode não apenas dar uma imagem nítida, profissional, mas também melhorar significativamente a iluminação se você estiver em um espaço mais escuro. Coloque a câmera acima da linha dos olhos para evitar ângulos não lisonjeiras. |
| Usar um microfone ou headset de boa qualidade | A maioria das câmeras externas tem um microfone de boa qualidade e, quando combinado com a supressão de ruído do Teams, captura sua voz alto e claro. No entanto, em alguns ambientes altos, como uma cafeteria, um fone de ouvido pode fazer mais sentido, especialmente se você estiver tendo dificuldade em ouvir a reunião. |
| Verifique sua iluminação | Abra suas cortinas e ative uma luz para ajudar sua câmera a pegar sua imagem. Para evitar sombras em seu rosto, sente-se de frente para uma janela, compre uma luz de anel ou aponte uma luz para uma parede na sua frente. Apontar a luz para a parede fornecerá iluminação que não é tão dura quanto a iluminação direta. |
| Verifique o que está atrás de você ou use planos de fundo | Lembre-se de que sua câmera capturará não só você, mas o que está atrás de você. Se você tiver uma sala bagunçada ou tiver informações confidenciais que não deseja compartilhar, use planos de fundo de reunião do Teams ou desfoque em segundo plano. Você pode ativá-los e marcar seu plano de fundo antes de ingressar em uma reunião. |
| Assistentes domésticos mudos | É sempre uma boa ideia remover ou silenciar dispositivos de assistente em casa antes de ingressar em uma reunião. Embora os fabricantes digam que esses dispositivos não escutam o tempo todo, você pode usar acidentalmente a "palavra de despertar" e fazer com que o dispositivo capture parte da conversa. |
| Tarefas em reunião | |
| Ativar sua câmera | Deixe as pessoas te verem! Ative sua câmera para que as pessoas possam vê-lo quando você estiver falando e para que possam ver suas reações e expressões. |
| Monitorar e participar do chat | Use o chat da reunião para participar de discussões laterais ou para levantar questões se o organizador ou monitor da reunião está reunindo-os para o apresentador. |
| Usar "levantar a mão" e outras reações | Se você tiver uma pergunta ou adicionar à discussão na chamada, use a reação "levantar a mão". Isso notifica o organizador ou apresentador de que alguém quer falar. |
| Participar de discussões | Se você usa o chat da reunião ou a reação "levantar a mão", participe! Os participantes remotos têm uma palavra igual nas discussões da reunião e devem ter a oportunidade de contribuir com eles. |
| Problemas de qualidade de chamada de relatório | Se você estiver tendo problemas para ouvir a reunião, se não puder ver o vídeo no quarto ou se não conseguir ver o material que está sendo apresentado, informe o organizador ou o apresentador. Use a reação "levantar a mão", enviar uma mensagem no chat ou interromper a discussão para consciá-los. |
| Tarefas pós-reunião | |
| Fornecer comentários ao organizador | Deixe o organizador saber como foi a reunião para você. É importante informá-los sobre todos os problemas que você encontrou para que possam ser resolvidos. Os organizadores e apresentadores da sala podem não estar cientes dos problemas experimentados pelos participantes remotos. |
Participantes no quarto
Os participantes da sala podem sentir que é mais natural discutir assuntos com aqueles ao lado deles. No entanto, ao aplicar essas práticas recomendadas, elas podem facilmente aumentar o escopo de suas discussões para incluir alguém que trabalha em casa ou em todo o país/região.
| Tarefas | Observações |
|---|---|
| Preparação da reunião | |
| Participe da reunião do seu dispositivo | Participe da reunião do seu dispositivo mesmo estando na sala. Ingressar na reunião permite ativar sua câmera, usar reações e acompanhar o chat da reunião. |
| Ativar sua câmera | Ative a câmera para que os participantes remotos possam dizer com mais facilidade quem está falando. Ativar sua câmera também ajuda você a fazer uma conexão melhor quando todos podem vê-lo quando você está falando. |
| Manter os feeds de câmera abertos | Mantenha o Teams aberto para que você possa ver as câmeras dos participantes remotos. Manter seus feeds de câmera abertos permite que você veja suas reações e linguagem corporal, e ajuda você a manter uma conexão com eles. |
| Silenciar o microfone e os alto-falantes | O Teams deve silenciar automaticamente o microfone e o microfone quando você ingressar em uma sala do Teams, mas marcar duas vezes ao ingressar. Silenciar o microfone e os alto-falantes impede que o eco de áudio aconteça. |
| Tarefas em reunião | |
| Esteja atento aos participantes remotos | Lembre-se de que os participantes remotos podem estar presentes na reunião. Mantenha o barulho e as discussões ao lado do quarto ao mínimo porque eles podem facilmente afogar o apresentador. Alto-falante claramente para que os participantes remotos possam ouvi-lo. Dê aos participantes remotos oportunidades de contribuir para a discussão. |
| Monitorar e participar do chat | Em vez de manter conversas no quarto, adicione-as ao chat da reunião. Dessa forma, todos os participantes da reunião podem participar da discussão e o ruído no quarto é mantido ao mínimo. |
| Assista à reação de "levantar a mão" | Deixe o organizador ou apresentador saber se alguém está usando a reação de "levantar a mão". Isso significa que eles têm uma pergunta ou querem contribuir para a discussão. |
| Usar reações para reagir ao conteúdo e às discussões | Use reações para que todos possam ver como você se sente sobre uma apresentação ou discussão. Outros podem concordar com você e se juntar a você! |
| Tarefas pós-reunião | |
| Fornecer comentários ao organizador | Deixe o organizador saber como foi a reunião para você. É importante informá-los sobre todos os problemas que você encontrou para que possam ser resolvidos. |