Melhores práticas para marketing por email

Enviar email de marketing não é o mesmo que enviar email pessoal, como a maioria das pessoas sabe. Eles podem parecer semelhantes, mas há uma diferença importante: os e-mails pessoais são entregues a apenas uma ou algumas pessoas, enquanto os e-mails de marketing são entregues a muitos milhares ou mais todos os meses.

Em resposta a vários abusos de email, como spam e golpes amplamente direcionados, a maioria das empresas e provedores de email agora implementa mecanismos de filtragem e bloqueio para defender sua largura de banda e manter limpas as caixas de entrada dos usuários. Assim, quando alguém começa a enviar um grande volume de e-mails, a internet percebe e os mecanismos defensivos podem começar a entrar em ação, o que pode resultar em manter suas mensagens fora das caixas de entrada de seus contatos. Os clientes de e-mail individuais também aplicam seus próprios algoritmos de filtragem que, entre outras coisas, podem filtrar com base no histórico pessoal de interações de cada usuário, o que pode significar que uma mensagem idêntica entregue a um destinatário pode ser bloqueada pelo cliente de e-mail de outro destinatário.

Esses sistemas não se destinam a impedir todas as formas de email de marketing legítimo, apenas a bloquear abusos. O Dynamics 365 Customer Insights - Journeys foi projetado para ser benéfico, facilitando o marketing colaborativo e opcional, mas você precisa estar ciente de como trabalhar no contexto de estratégias comuns de filtragem, leis antispam e outros mecanismos antiabuso para garantir que suas mensagens de marketing sejam entregues a seus contatos, em vez de serem bloqueadas pelos filtros de spam.

Criar e proteger sua reputação de remetente

Quando uma mensagem é enviada pela Internet, o endereço IP que a enviou fica disponível para cada servidor que processa essa mensagem. Organizações de vigilância de terceiros, como ReturnPath, monitoram atividades, conteúdo de mensagens e reclamações associadas a endereços de envio e geram uma pontuação de reputação para cada endereço IP e/ou nome de domínio de envio. Quanto menor sua pontuação de reputação, maior a probabilidade de suas mensagens serem descartadas ou filtradas; Se sua pontuação ficar baixa o suficiente, você acabará em uma lista de bloqueio e nenhuma de suas mensagens será entregue.

Os provedores de email maiores (como o Hotmail ou o Gmail) e os sistemas de email particulares em empresas de grande porte usam técnicas semelhantes para gerar suas próprias reputações e pontuações de remetente internas, que ainda aplicam outra camada de filtragem.

Além da reputação do remetente, muitos países e regiões têm leis que regulam as mensagens de e-mail comerciais, e violar essas leis pode expô-lo a litígios caros. Os exemplos dessas leis incluem a CAN-SPAM nos Estados Unidos e a CASL no Canadá. Outras leis e regulamentos de privacidade estabelecem regras rígidas sobre como as empresas têm permissão para lidar com dados e se comunicar digitalmente com indivíduos.

Então, o que você pode fazer para maximizar sua capacidade de entrega e permanecer dentro da lei, e como o Customer Insights - Journeys pode ajudar? Leia as subseções a seguir para descobrir. Para obter mais informações sobre capacidade de entrega e reputação do remetente, pesquise no Bing muitos outros artigos bons sobre este artigo.

Criar conteúdo, limpo, colaborativo e responsável

Os filtros de spam e os sistemas de reputação do remetente analisam o conteúdo das mensagens que você está tentando enviar. Eles procuram por sinais de que você está trabalhando junto com seus destinatários e se identificando honestamente. Os requisitos comuns são a presença de links para cancelamento de assinatura e o endereço físico de sua organização no corpo da mensagem. As mensagens em formato HTML também devem incluir uma versão de texto sem formatação com as mesmas informações. Customer Insights - Journeys fornece recursos para facilitar a inclusão desses itens essenciais em suas mensagens e ajuda a evitar que você os deixe de fora por engano.

Ficar atento ao tamanho do conteúdo HTML

Limitar o conteúdo HTML de mensagens de email a até 100 KB. Esse limite de tamanho inclui todo o texto HTML, estilos, comentários e gráficos incorporados (mas não gráficos externos ancorados). Se o conteúdo HTML exceder 128 KB, você receberá um aviso de tamanho, mas ainda conseguirá autenticar com o email e jornadas do cliente que incluam o email.

O limite de tamanho de HTML é importante porque provedores de email (como Gmail) "recortam" mensagens de email acima de certo tamanho (102 KB, no caso do Gmail). Em vez de incluir a mensagem completa na caixa de entrada de um destinatário, o provedor de email truncará a mensagem e incluirá um link para exibir a mensagem inteira. Além disso, alguns filtros de spam inspecionam de forma mais intensa quando veem emails grandes.

Quando você autentica com uma mensagem, o Customer Insights - Journeys processa o conteúdo HTML para criar estilos embutidos, compactar espaços e muito mais. Dessa forma, talvez seja difícil saber o tamanho final exato da mensagem. Caso suspeite que uma mensagem viole o limite de tamanho HTML, faça o seguinte:

1. Abra um navegador da Web e insira uma URL do formulário: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Em que:

• <your_domain> é a raiz da instância Dynamics 365 Customer Insights - Journeys (como "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> é a ID da mensagem a ser verificada. Para localizar essa ID, abra a mensagem em Dynamics 365 Customer Insights - Journeys e localize o valor do parâmetro id= exibido na barra de endereços do seu navegador.

2. Procure o valor do campo “msdyncrm_emailbody" no JSON retornado.

3. Copie o valor desse campo em um programa de texto que indique o tamanho exato do conteúdo HTML.

Autenticar seu domínio de envio

Customer Insights - Journeys fornece um recurso que permite configurar o DomainKeys Identified Mail (DKIM) para vincular seu domínio de envio do Customer Insights - Journeys ao seu próprio domínio de email. Para obter detalhes completos sobre a importância disso e como fazê-lo, consulte Configurar o DKIM para seu domínio de envio.

Evitar o envio para endereços de email inválidos e inativos

Se você enviar uma mensagem para um endereço de e-mail inválido, inativo ou cancelado, a mensagem normalmente será retornada como o que é chamado de "devolução definitiva". Devoluções definitivas acontecem, mas os observadores de reputação, provedores públicos e hosts privados notarão, e quanto mais devoluções definitivas forem associadas ao IP do seu envio, menor será sua pontuação de reputação. Os endereços associados a uma devolução definitiva provavelmente nunca mais ficarão online; sendo assim, você não deseja mantê-los no banco de dados; o Customer Insights - Journeys interromperá automaticamente o envio para endereços de devolução definitiva por seis meses antes de tentar novamente.

A Microsoft precisa defender a reputação de nossos IPs de envio, de modo que as organizações que geram consistentemente um grande número de devoluções definitivas graves e/ou reclamações de spam possam ser contatadas pelo Suporte da Microsoft com conselhos sobre como melhorar as listas de envio e/ou mensagens. As organizações que continuam a gerar devoluções definitivas graves e reclamações de spam podem correr o risco de ter as contas fechadas.

Customer Insights - O Journeys fornece análises detalhadas e KPIs sobre como seus contatos interagem com suas mensagens de email de marketing (e outras iniciativas), incluindo contagens de aberturas, cliques, devoluções e encaminhamentos. Use essas informações para avaliar seu êxito ao envolver contatos e para manter o banco de dados livre de devoluções definitivas. Mais informações: Analisar resultados para obter insights

Observação

O Customer Insights - Journeys não tentará enviar para um endereço conhecido de devolução definitiva no período de seis meses de quarentena. No entanto, os insights de email ainda indicarão um resultado de devolução definitiva para cada entrega solicitada. Essas "devoluções definitivas" virtuais não afetam a reputação do seu IP de envio, mas contam para sua cota mensal de envios no Customer Insights - Journeys e esses endereços serão processados novamente após a quarentena de seis meses. Portanto, recomendamos verificar regularmente os resultados para devoluções definitivas e remover os endereços de devolução definitiva de seus registros de contato.

Não usar listas de endereçamento alugadas ou compradas

Customer Insights - Journeys foi projetado para facilitar o marketing de aceitação, no qual todos os contatos optaram por receber mensagens de marketing de sua organização e podem facilmente optar por parar de fazê-lo a qualquer momento. O aplicativo ajuda você a criar suas listas de e-mails organicamente e em colaboração com seus clientes atuais e potenciais, fornecendo recursos como opt-in duplo, gerenciamento de assinaturas e gerenciamento de consentimento para conformidade com a privacidade de dados.

Recomendamos fortemente que você não compre ou alugue listas de e-mails, pois essas listas podem violar as leis e regulamentos de consentimento de privacidade de dados e outras leis locais em outros países/regiões. As listas alugadas e compradas também são ineficazes porque, provavelmente, contêm vários endereços expirados que serão devolvidos definitivamente e vários contatos sem interesse nos seus produtos que poderão reclamar de email não solicitado (possivelmente para autoridades legais). As reclamações e as devoluções definitivas reduzirão sua reputação de envio e, com ela, sua taxa de capacidade de entrega.

Enviar volumes consistentes

As reputações de envio de alta pontuação estão associadas a endereços de IP que enviam um volume consistente de email. Um aumento repentino diminuirá a pontuação, assim como os volumes de envio intermitente. A Microsoft mantém vários endereços IP dedicados ao envio de mensagens do Customer Insights – Journeys em cada região e equilibra a carga de envio entre eles para manter o volume de envio consistente ao longo do tempo para cada IP. Cada vez que adicionamos um novo IP de envio a uma região, nós o "aquecemos" aumentando gradualmente o volume que ele envia até atingir o mesmo nível que os outros IPs nessa região. Para a maioria dos assinantes do Customer Insights - Journeys, isso é tratado de forma automática e invisível, mas os novos assinantes que planejam enviar mensagens de marketing para um grande número de destinatários (na casa dos milhões) podem precisar começar pequenos e aumentar com o tempo antes de atingir o volume total; nesse caso, o Suporte da Microsoft irá notificá-lo e ajudá-lo durante esse processo.

Configurar o DKIM para o domínio de envio

Um dos golpes online mais comuns, também conhecido como phishing, ocorre quando uma mensagem fraudulenta finge ter vindo de um serviço online ou instituição financeira bem conhecida. A meta é enganar os destinatários para que eles respondam à mensagem fornecendo detalhes privados como senhas ou números de cartão de crédito. Uma maneira de evitar o phishing é que os destinatários de e-mail autentiquem o endereço do remetente de cada mensagem para confirmar que ela realmente foi enviada de um domínio que pertence à empresa ou organização à qual afirma pertencer. Uma tecnologia chamada DKIM (DomainKeys Identified Mail) ajuda a fazer isso ao incorporar os seguintes elementos:

• Uma assinatura de chave pública/privada que comprove a mensagem que a mensagem foi enviada de um servidor de uma organização conhecida.
• Um registro central de assinaturas autenticadas, o que permite que o DNS (Serviço de Nomes de Domínio) para confirmar que cada assinatura é legítima e que o domínio de envio e o endereço de origem reivindicado pertençam à mesma organização.

Quando você envia emails do Customer Insights - Journeys, suas mensagens vêm de um domínio de propriedade da Microsoft (como contosomarketing.onmicrosoft.com), mas o endereço de remetente provavelmente pertencerá a um de seus próprios gerentes de marketing, vendas ou contas usando um domínio mais conhecido que pertence à sua organização (como you@contoso.com). Essa discrepância pode ser um sinal de alerta quando um servidor de e-mail de entrada faz uma verificação DKIM nas mensagens recebidas, e é por isso que uma implementação completa do DKIM é tão importante para garantir alta capacidade de entrega, especialmente quando você está usando um serviço de envio de terceiros como o Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys ajuda você a gerar, registrar e confirmar chaves DKIM para cada um dos seus domínios de envio. Veja Autenticar seus domínios para obter instruções.

Importante

Se sua organização usa DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) para se proteger contra ataques de phishing envolvendo seu domínio, é muito importante que você configure o DKIM para seus domínios de envio, conforme descrito em Autenticar seus domínios. Isso ajudará a evitar falsos positivos durante as verificações de DMARC feitas pelos sistemas de recebimento.

Testar a capacidade de entrega

Depois de ter todos os sistemas de autenticação de e-mail relevantes em vigor, é altamente recomendável que você teste sua capacidade de entrega para todos os principais hosts de e-mail (como Gmail, Outlook.com, Yahoo Mail e muito mais) e para o maior número possível de domínios privados (incluindo o seu). Para fazer isso:

1. Configure uma conta de email que você possa ler no maior número possível de serviços e domínios.
2. Configure um registro de contato para cada um desses endereços no Customer Insights - Journeys.
3. Execute uma campanha de e-mail simples que segmente todos os seus contatos de teste.
4. Inspecione a caixa de entrada de cada conta para confirmar se suas mensagens chegam na caixa de entrada e não são rotuladas como lixo eletrônico.

Política de spam da Microsoft para marketing por email

Ao longo deste artigo, enfatizamos a importância de manter listas de envio limpas e opt-in, combinadas com conteúdo valioso e comportamento de envio colaborativo. Todos esses são aspectos importantes para criar uma ótima reputação de remetente e, assim, alcançar alta capacidade de entrega e posicionamento na caixa de entrada. Como o email enviado pelo Customer Insights - Journeys é entregue de domínios de envio compartilhados, a Microsoft monitora constantemente todos os resultados de entrega, reclamações de spam e listas de bloqueio para garantir que nossos domínios de envio mantenham sua alta reputação para o benefício de todos os clientes.

Para ajudar a proteger você, o profissional de marketing responsável, contra o comportamento de agentes mal-intencionados fora do seu controle, o Customer Insights - Journeys implementou uma política anti-spam que protege sua reputação de envio. Veja como funciona:

Etapa 1: informar e avisar

Quando percebermos que um ambiente Customer Insights - Journeys está gerando uma alta taxa de rejeição ou reclamações de spam, enviaremos um e-mail ao administrador para informá-lo sobre o problema e oferecer assistência para remediá-lo. Se for necessária mais assistência, a comunicação solicitará que o administrador entre em contato com o Suporte da Microsoft.

Etapa 2: mover para um pool de envio de alto risco

Se o problema de taxa de rejeição ou reclamação de spam persistir por mais de alguns dias e se o administrador ainda não tiver entrado em contato com o Suporte da Microsoft, moveremos o ambiente Customer Insights – Journeys para um pool de envio de alto risco. O pool de envio de alto risco tem uma pontuação de reputação menor do que o pool de envio padrão de alta capacidade de entrega.

Quando um ambiente do Customer Insights - Journeys for movido para o pool de envio de alto risco, enviaremos um email ao administrador para informá-lo sobre a alteração do pool de envio e solicitar que ele entre em contato com o Suporte da Microsoft para obter assistência. Talvez ainda seja possível que o ambiente de Customer Insights - Journeys retorne ao pool de envio de baixo risco, mas não antes do administrador contatar o Suporte da Microsoft para solucionar o problema.

Usar um IP de remetente dedicado

Em uma configuração padrão do Customer Insights - Journeys, todos os IPs de remetente são gerenciados pela Microsoft e compartilhados entre clientes que têm pontuações de reputação semelhantes. Isso nos permite gerenciar a reputação, equilibrar a carga de envio e aquecer os novos IPs conforme necessário. No entanto, algumas organizações preferem usar um ou mais de seus próprios IPs de remetente dedicados, especialmente se estiverem enviando grandes volumes.

Observação

Os IPs de remetente dedicados não fazem parte do contrato de assinatura padrão do Customer Insights – Journeys, e a Microsoft geralmente não os recomenda porque eles introduzem complexidade e despesas extras e podem resultar em capacidade de entrega reduzida em comparação com nossos IPs de remetente padrão. A Microsoft considera aplicativos para IPs de remetente dedicado caso a caso. Se necessário, podemos dar suporte a vários IPs de remetente dedicado. Se você acha que sua organização pode se beneficiar de um IP de remetente dedicado, entre em contato com o Suporte da Microsoft para descobrir se você se qualifica. O objetivo principal deste processo é ajudá-lo a alcançar a taxa de entrega mais alta possível. Alguns dos fatores mais importantes a serem considerados ao tomar essa decisão incluem:

• Quantas mensagens a sua organização envia por mês?
• O seu conteúdo é de alta qualidade e está em conformidade com todas as regulamentações relevantes?
• Há muitas reclamações de spam associadas às suas mensagens até agora?
• A sua organização envia um volume consistente de mensagens por mês?

Embora existam vantagens em obter um IP de remetente dedicado, também há desvantagens e ele não se destina a todos. Considere o seguinte:

• Um novo IP do remetente requer tempo para aquecer
  Quando seu novo IP de remetente fica online, você deve começar enviando apenas algumas mensagens por vez e, em seguida, aumentar lentamente ao longo de várias semanas até atingir o volume de envio pretendido, que deve continuar a manter. Um pico repentino de emails vindos de um novo IP afetará gravemente sua reputação de envio e poderá colocá-lo imediatamente em uma lista de bloqueio. No período de aquecimento, também é importante enviar somente a remetentes válidos e envolvidos. Mais tarde, quando você tiver estabelecido uma reputação, poderá começar a adicionar destinatários menos engajados.
• Mantenha um volume de envio regular e consistente
  Você deve distribuir seus envios de e-mail para garantir que envie aproximadamente o mesmo volume a cada semana. Não tente enviar todas as suas mensagens de uma só vez no início de cada mês, por exemplo.
• Você ainda deve configurar o DKIM
  O padrão de autenticação de remetente DKIM é essencial para otimizar a capacidade de entrega de seu e-mail de marketing. Usar um IP dedicado é tão importante quanto usar um IP compartilhado, e você o configura exatamente da mesma maneira. Para obter detalhes completos sobre a importância disso e como fazê-lo, consulte Configurar o DKIM para seu domínio de envio.
• Você concentra o risco em si mesmo e pode pagar um preço alto por quaisquer erros
  Quando você é o único a usar seu IP de envio, qualquer erro que você cometer afetará diretamente sua reputação de remetente, sem ser diluído pelo grande volume de mensagens compatíveis enviadas por um grande grupo de outros usuários.