Integração do Field Service a aplicativos de finanças e operações

A integração do Field Service a aplicativos de finanças e operações permite que as organizações habilitem o alinhamento pronto para uso. As transações da ordem de serviço do Field Service chegam corretamente a diários nos aplicativos de finanças e operações. Para organizações que usem o Field Service e os aplicativos de finanças e operações, a entrega do serviço atualiza automaticamente os sistemas financeiros e de estoque. Você pode criar e gerenciar ordens de serviço no Field Service e sincronizá-las automaticamente com aplicativos de finanças e operações.

A integração oferece uma experiência unificada entre o Field Service e os aplicativos de finanças e operações.

• Sincronize informações de preço e custo em tempo real de ordens de serviço com aplicativos de finanças e operações.

• Atualize automaticamente os aplicativos de finanças e operações à medida que as ordens de serviço são executadas para integração financeira e de estoque em tempo real.

• Usufrua tudo aquilo que aplicativos de finanças e operações têm a oferecer para faturamento, contabilidade e gerenciamento de estoque.

Alinhamento transacional

As transações do Field Service (registros de produto da ordem de serviço e serviço da ordem de serviço) criam transações em paralelo no respectivo projeto de finanças e operações no formulário de diários.

• Produtos da ordem de serviço com estoque criam diários de itens e linhas do diário de itens.

• Os produtos da ordem de serviço sem estoque e uma categoria de projeto relacionada com um tipo de transação de despesa criam diários de despesas e linhas do diário de despesas.

• Serviços da ordem de serviço em que o produto tem uma categoria de projeto relacionada com um tipo de transação de horas criam diários de horas e linhas do diário de horas.

Atualmente, os diários de valor não se alinham a transações do Field Service.

Transações baseadas em item

No Field Service, todas as transações têm um produto relacionado. Às vezes, esses produtos têm um estoque e, às vezes, eles se referem a um produto ou serviço sem estoque cobrado por duração.

Entre os muitos tipos de diário em um projeto, somente linhas do diário de itens têm um produto (item) relacionado.

Transações baseadas na categoria

No Field Service, o conceito das transações de categoria não existe. Até mesmo os serviços e os produtos que não estejam em estoque estão relacionados a um item.

Em aplicativos de finanças e operações, todos os tipos de diário que não sejam diários de itens são transações baseadas em categoria. Por exemplo, linhas do diário de despesas, linhas do diário de horas e as linhas do diário de valor. Essas linhas do diário não estão relacionadas a um item e exigem uma categoria.

Para preencher essa lacuna conceitual, capture o valor Categoria do Projeto usado pelo Field Service em transações da ordem de serviço. Esse campo é uma pesquisa na tabela Categoria do Projeto no banco de dados de finanças e operações. A gravação dupla não popula automaticamente esse valor. Como melhor prática, as organizações devem atualizar esse valor em produtos sincronizados usando a gravação dupla. Ou crie produtos específicos para uso como proxy para fazer transações em uma categoria em cenários que não sejam de estoque e de serviço.

Alinhamento da empresa

Os aplicativos Field Service e de finanças e operações não compartilham automaticamente o mesmo conceito de uma empresa. As soluções de gravação dupla adicionam dados relacionados à empresa a tabelas relevantes, como conta, produto ou depósito. O Field Service apresenta proteções para ajudar usuários a selecionar os registros certos nas ordens de serviço e nas transações da ordem de serviço.

As ordens de serviço no Field Service exigem uma conta de serviço. A gravação dupla apresenta o campo Empresa na tabela de contas. A conta de serviço está relacionada a uma empresa e define esse valor para a ordem de serviço e as transações da ordem de serviço.

Se a conta de serviço e a empresa não corresponderem em uma ordem de serviço e nos registros transacionais da ordem de serviço, as transações não serão sincronizadas até a discrepância ser resolvida.

O Field Service realça o desalinhamento da empresa em diversos lugares:

• Na ordem de serviço
• No produto da ordem de serviço ou no serviço da ordem de serviço
• Na transação de finanças e operações

Como melhor prática, as organizações que implementam essa integração devem levar em consideração a criação de registros do tipo de incidente com produtos e serviços com o alinhamento da empresa em mente. E use o tipo de incidente certo com base na empresa da conta de serviço na ordem de serviço.

Sincronização da transação

A solução apresenta um novo item de navegação no site para transações de finanças e operações na área Configurações do aplicativo Field Service. Essa área contém dados transacionais e os estados.

A integração usa uma estrutura de transação assíncrona confiável para garantir que as atualizações do Field Service sejam precisas e confiáveis.

• A integração depende da estrutura de gravação dupla habilitada e dos mapeamentos para garantir que transações usem um reconhecimento comum de conceitos básicos críticos.

• Cada transação em uma ordem de serviço é confirmada no Field Service antes da criação de uma atualização em aplicativos de finanças e operações.

  • Quando é finalizada no Field Service, a transação cria um registro em uma tabela do log de transações que mostra o status de cada transação.

  • A integração monitora os status de transação das ordens de serviço e dos projetos. Os status de transação indicam o estado de sincronização dos dados, como não sincronizado, em processamento, em sincronização e com falha. A integração também oferece tratamento de erros e mecanismos de nova tentativa para resolver eventuais problemas na sincronização.

  • Se a transação deixar de ser concluída, o status no Field Service vai indicar a falha e o motivo da falha. O sistema tenta novamente a transação diversas vezes.

  • Se a transação ainda não conseguir sincronizar, os detalhes do erro e da transação vão ser preservados no registro da transação de finanças e operações. Os usuários podem solucionar o problema e ressincronizar a transação, garantindo que não haja perda de dados transacionais financeiros e de estoque.

    Com a configuração correta do sistema, falhas na transação são exceções. A resolução desse tipo de problema é algo crítico para garantir que a consistência transacional seja mantida entre os dois sistemas.

Projetos de finanças e operações hierárquicos

A integração cria projetos hierárquicos, que consistem em um projeto principal e um ou mais subprojetos. O projeto principal funciona como um contêiner para os subprojetos, que representam as ordens de serviço individuais no Field Service.

Dimensões de armazenamento, depósito e seleção do local

A integração dá suporte a dimensões de armazenamento quando configurada corretamente. As dimensões de armazenamento definem os níveis de detalhe usados do armazenamento de um item no estoque. Sites, depósitos e locais rastreiam alguns itens, e outros itens só são rastreados no local ou no nível do local e do depósito.

Dependendo do produto de estoque selecionado durante a criação de um produto da ordem de serviço, as dimensões de armazenamento definido determinam se o local é necessário no produto da ordem de serviço.

• Quando adiciona um produto da ordem de serviço em que o produto escolhido tem Inventário para o Tipo de Produto do Field Service no Field Service, um usuário pode selecionar um depósito e um local nos campos de pesquisa do formulário de transação. Os campos de depósito e local são filtrados para mostrar os valores dos aplicativos de finanças e operações, com base na entidade legal à qual a conta de serviço da ordem de serviço pertence. A configuração do produto de finanças e operações e as dimensões de armazenamento determinam se o campo de localização do produto da ordem de serviço é obrigatório durante a marcação de um produto como usado.

• Quando um usuário modifica ou exclui o registro do produto da ordem de serviço correspondente no Field Service, a integração atualiza a linha do diário relevante.

Os campos de depósito e local no Field Service estão relacionados aos conceitos de depósito e local em aplicativos de finanças e operações, usados para rastrear os locais físicos dos itens de estoque.

Observação

A integração não requer o preenchimento do valor Site e, em vez disso, preenche o site com base no depósito selecionado, que tem um relacionamento hierárquico com o site. É recomendável definir as configurações da ordem padrão para minimizar erros quando um produto da ordem de serviço com um produto de estoque é criado.

Inventário

Quando a integração de finanças e operações está habilitada nas Configurações do Field Service, o sistema de registro do inventário é Dynamics 365 Supply Chain Management, e a funcionalidade de estoque padrão do Field Service é suprimida.

O Field Service oculta os seguintes itens de navegação:

• Inventário de Produtos
• Transferências
• Ajustes
• Autorização de devolução de mercadoria (RMAs)
• Recebimentos de ADM
• Devolução ao fornecedor (RTVs)

O Field Service mostra os seguintes itens:

• Estoque por Site
• Depósito por Estoque

Esses novos itens de estoque usam tabelas virtuais para expor diretamente dados de estoque do Supply Chain Management dentro do Field Service. Os níveis de estoque verdadeiros do sistema de registro estão disponíveis para usuários.

A função de validação do estoque em relação ao estoque padrão do Field Service é desabilitada quando a integração está habilitada. A configuração do Field Service para Uso de Produtos Fora de Estoque permanece oculta para garantir que os usuários não recebam validações de estoque irrelevantes ou comportamento de bloqueio.

A integração não valida automaticamente as transações de estoque de uma ordem de serviço com base nos níveis de estoque do Supply Chain Management.

Exibições de estoque com e sem detalhes da variante

Quando a integração está habilitada, as exibições de estoque têm uma versão para organizações que não usem variantes de produto. Essa exibição de estoque remove diversas colunas e simplifica a visibilidade de estoque.

Para organizações que usam variantes de produto, existem exibições relevantes mostrando todos os detalhes dos níveis de estoque, inclusive colunas de tamanho, cor, estilo e configuração. Se necessário, as organizações podem modificar as exibições padrão da mesma maneira como fazem com qualquer tabela.

Observação

Diferentemente das tabelas normais, as linhas individuais atuais nessas tabelas de estoque (mserp_inventorysiteonhandv2entity e mserp_inventwarehouseonhandv2entity) não dão suporte à abertura em um formulário. O controle de exibição usado nessas exibições suprime a capacidade de abertura desses registros em um formulário.

Alinhamento do trabalho

A integração do Field Service a aplicativos de finanças e operações estende a integração do Dynamics 365 Human Resources a recursos reserváveis, que apresenta o conceito de trabalho ao recurso reservável. Além disso, a integração do Field Service se estende a:

• Permita que um trabalho seja capturado em um produto ou serviço da ordem de serviço.

• Popule automaticamente o valor do trabalho no produto da ordem de serviço ou no serviço com base no trabalho do recurso reservável na reserva associada da transação. Esse valor pode ser populado manualmente ou substituído.

• Exija o trabalho em produtos ou serviços da ordem de serviço não relacionados ao estoque. O requisito se baseia na possibilidade dos parâmetros de gerenciamento e contabilidade de projeto associados à empresa estarem configurados para exigir um valor de trabalho em linhas de diário de horas ou despesas.

  Se o requisito do trabalho for configurado em aplicativos de finanças e operações, o Field Service só vai exigir um valor quando o produto ou o serviço da ordem de serviço estiver definido como usado. Isso não bloqueie a criação de registros estimados sem conhecer o trabalho eventual. A transação deixa de ser sincronizada, a menos que o trabalho seja registrado.

O campo de trabalho não é filtrado com base na elegibilidade do trabalho para realizar o trabalho no projeto relacionado. A elegibilidade não é considerada um parâmetro de agendamento durante a determinação do recurso reservável para agendar uma ordem de serviço. Como melhor prática, as organizações podem considerar o uso dos direitos de acesso e das unidades de negócios ou introduzir características de recurso para garantir que os trabalhos só sejam agendados para ordens de serviço relevantes. Leve em consideração essas opções caso seja algo crítico para a implementação dos aplicativos de finanças e operações de uma organização.

Alterações feitas no campo do Field Service

A integração apresenta campos novos e oculta outros.

Alterações feitas no campo da ordem de serviço

A integração adiciona um campo de pesquisa de tabela virtual chamado Projeto F&O que filtra com base na empresa/entidade legal relevante e se o projeto está em um estado no qual as transações podem ocorrer. A integração oculta o campo Conta de Cobrança, pois ele não é relevante quando uma integração de finanças e operações é selecionada.

Quando um usuário está selecionando um projeto, os filtros de pesquisa do projeto mostram projetos com os seguintes parâmetros:

• O projeto deve ser igual tanto para o mesmo cliente quanto para a conta de serviço da ordem de serviço.
• O projeto deve ser igual tanto para a mesma entidade legal quanto para a conta de serviço da ordem de serviço.
• O projeto deve estar em um estágio que permita a criação do diário.

Alterações feitas no campo do produto da ordem de serviço

A integração apresenta diversos campos à tabela Produto da ordem de serviço. Esses campos permanecerão visíveis se a integração estiver instalada e habilitada.

• Descrição do Diário

  • Somente visível para transações de despesa (produtos que não sejam de estoque). Oculto para produtos de estoque (o que acarreta diários de itens).
  • Populada automaticamente com o nome do produto aplicado, embora os usuários sejam incentivados a substituir o valor por uma descrição mais significativa.
  • Limitada a 60 caracteres. Ela flui do registro no Field Service para a linha do diário até a fatura gerada no Finance.

• Propriedade da Linha

  • Uma pesquisa de tabela virtual filtrada com base na empresa/entidade legal relevante.
  • A integração oculta o campo Quantidade para Cobrança, pois não há um conceito equivalente em linhas de diário. Em vez disso, a propriedade da linha define se uma transação é faturável ou não.

• Localização

  • Permanece oculta para produtos que não são de estoque.
  • Só vista caso as dimensões de estoque configuradas em aplicativos de finanças e operações no produto indiquem que a localização é necessária.
  • Só necessária quando o registro está definido como usado.
  • Uma pesquisa de tabela virtual filtrada com base na empresa/entidade legal relevante e no depósito selecionado.

• Data da Transação

• Trabalhador

  • Só necessária com base nos parâmetros de gerenciamento e contabilidade do projeto configurados na empresa relevante.
  • Populada automaticamente se o valor da reserva do produto da ordem de serviço for populado com base no trabalho do recurso reservável definido na reserva.

Alterações feitas no campo da ordem de serviço

A integração apresenta diversos campos à tabela Serviço da ordem de serviço. Esses campos permanecerão visíveis se a integração estiver instalada e habilitada.

• Descrição do Diário

  • Populada automaticamente com o nome do produto aplicado, embora os usuários sejam incentivados a substituir o valor por uma descrição mais significativa.
  • Limitada a 60 caracteres. Ela flui do registro no Field Service para a linha do diário até a fatura gerada no Finance.

• Propriedade da Linha

  • Uma pesquisa de tabela virtual filtrada com base na empresa/entidade legal relevante.
  • A integração oculta o campo Duração para Cobrança, pois não há um conceito equivalente em linhas de diário. Em vez disso, a propriedade da linha define se uma transação é faturável ou não.

• Data da Transação

• Trabalhador

  • Só necessária com base nos parâmetros de gerenciamento e contabilidade do projeto configurados na empresa relevante.
  • Populada automaticamente se o valor da reserva do serviço da ordem de serviço for populado com base no trabalho do recurso reservável definido na reserva.

Adições de campo do produto

A integração apresenta um campo de pesquisa da tabela virtual chamado Categoria do Projeto, que é filtrado com base na empresa/entidade legal relevante e se é um produto de estoque (para categorias de item), não estoque (para categorias de despesa) ou serviço (para categorias de horas).

Tratamento das transações da ordem de serviço

Com base em eventos com registros de produto e serviço de uma ordem de serviço do Field Service, as transações correspondentes são disparadas nos respectivos registros de diário e linha do diário.

Criar

• Produto: quando um registro do produto da ordem de serviço é criado, a integração cria um diário de itens e uma linha do diário ou um diário de despesas e uma linha do diário. O Tipo de Produto do Field Service do produto determina se a transação dispara uma transação de item ou despesa.

  • Produtos de estoque disparam itens
  • Produtos que não são de estoque disparam despesas

• Serviço: quando um registro de serviço da ordem de serviço é criado, a integração cria uma transação de horas.

Atualizar

• Quando um produto ou um serviço da ordem de serviço é atualizado e o diário e a linha do diário relacionados não são lançados, a integração atualiza devidamente a transação.

• Quando um produto ou um serviço da ordem de serviço é atualizado e o diário e a linha do diário relacionados são lançados, a integração:

  • Cria uma transação reversa em relação ao diário original e à linha do diário.
  • Cria um novo diário e uma nova linha do diário refletindo a transação de atualizações.

Delete

• Quando um produto ou um serviço da ordem de serviço é excluído e o diário e a linha do diário relacionados não são lançados, a integração exclui o diário e a linha do diário.

• Quando um produto ou um serviço da ordem de serviço é excluído e o diário e a linha do diário relacionados são lançados, a integração cria uma transação reversa em relação ao diário original e à linha do diário.

Impacto do status do sistema da ordem de serviço

Com base no valor Status do Sistema de uma ordem de serviço, a integração adiciona ou exclui linhas de diário relacionadas ao produto da ordem de serviço ou aos registros de serviço da ordem de serviço que ainda estão em um estado estimado.

• Quando uma ordem de serviço é atualizada para Cancelada ou Lançada, todos os diários não lançados e linhas de diário são excluídos.

• Quando uma ordem de serviço é atualizada de Cancelada ou Lançada para qualquer outro status do sistema, as linhas estimadas que foram removidas automaticamente obtêm novas linhas recriadas.

Limitações

Essa integração dá suporte ao uso de ambientes gerenciados pela Microsoft. Os ambientes gerenciados pelo cliente não são compatíveis com a integração.

A integração de recursos/sem estoque do Project Operations não permite que a integração do Field Service funcione com as mesmas entidades legais que estejam habilitadas para o cenário integrado de recurso/sem estoque. Porém, ele pode funcionar nos mesmos ambientes para outras entidades legais.

No momento, tabelas virtuais offline não são compatíveis, logo, é algo crítico configurar a lógica padrão para locais, de modo que as transações não sejam bloqueadas.

Os seguintes processos ou os recursos disponíveis nos aplicativos de finanças e operações não são compatíveis ou não se refletem no Field Service pronto para uso na integração:

• Recurso da reserva de estoque para reservar quantidades de estoque para determinados pedidos.

• Rastreamento de dimensões para definir a granularidade do rastreamento de um item em transações subsequentes. Esse recurso é útil para rastrear itens por lote ou número de série.

• As configurações Exigir atividade em diários em um projeto definidas como "Sim" não são compatíveis. Se as atividades de horas, despesas ou itens estiverem configuradas conforme necessário, as transações do Field Service não serão bem-sucedidas.

• No momento, a integração dá suporte ao alinhamento limitado das atualizações de dados dos diários de projeto com a respectiva transação da ordem de serviço. Quando um usuário do Field Service cria ou atualiza um produto ou serviço da ordem de serviço, essas atualizações são sincronizadas com o respectivo diário. No entanto, as linhas do diário de despesa, as linhas do diário de horas ou as linhas do diário de item só sincronizam a propriedade da linha padrão e uma referência com a linha do diário ativa para o registro. Outras alterações feitas no respectivo registro da transação do Field Service não são sincronizadas a partir dos respectivos diários de linha.

Próximas etapas

• Configurar a integração do Field Service com aplicativos de finanças e operações