Sobre a configuração de limites de assinatura
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
O gerenciamento de despesas é uma parte fundamental do gerenciamento dos riscos financeiros para organizações. O gerenciamento de despesas envolve reforçar os controles internos e garantir que os trabalhadores estejam de acordo com esses controles. Os limites de assinatura são uma parte importante dos controles e conformidade para o gerenciamento de despesas.
Um limite de assinatura define o maior compromisso financeiro que um trabalhador está autorizado a fazer em nome de um empregador. Como um resultado direto da atividade de despesa de um trabalhador e da aprovação da atividade de despesa pelo gerente do trabalhador, a organização pode iniciar uma relação contratual com um terceiro participante. Por exemplo, uma ordem de compra pode ser emitida para um fornecedor.
Há dois tipos de limites de assinatura: limites de gastos e de aprovação. Um limite de gastos é o valor máximo que um trabalhador está autorizado a gastar em compras relacionadas ao negócio. Um limite de aprovação é o valor máximo que um trabalhador está autorizado a aprovar para um documento comercial específico. Os limites de assinatura podem variar, dependendo do tipo de transação. Portanto, as requisições de compra, os relatórios de despesas, as ordens de compra e as faturas podem ter limites de assinatura diferentes.
As organizações atribuem os limites de assinatura padrão. Dependendo da configuração dos limites de assinatura em uma organização, um trabalhador pode ter um limite de assinatura padrão de uma das seguintes maneiras:
O trabalhador recebe automaticamente o limite de assinatura padrão, com base no nível de trabalho ou remuneração do trabalhador.
O trabalhador deve enviar uma solicitação de limite de assinatura no portal dos serviços de funcionários no Portal Empresarial do Microsoft Dynamics AX.
Os contratos do limite de assinatura são válidos somente por um período limitado. Antes de um contrato expirar, um trabalhador deve renová-lo. Durante a renovação, os trabalhares reconfirmam que estão de acordo com as condições do contrato. Se um contrato do limite de assinatura expirar, o trabalhador não pode fazer compras até o contrato ser renovado.
Visão geral do processo: limites de despesas e de aprovação
O processo de configuração e de ativação dos limites de assinatura envolve as seguintes etapas:
Um administrador seleciona a base do limite de assinatura.
Se necessário, o administrador restringe os limites de assinatura para os usuários que possuem um registro de funcionário no Microsoft Dynamics AX.
Se necessário, o administrador configura limites de assinatura de modo que os trabalhadores devam solicitar os limites de assinatura padrão para seu nível de trabalho ou remuneração. As solicitações são enviadas no portal dos serviços de funcionários em Portal Empresarial.
Para cada nível de trabalho ou remuneração, o administrador define os limites de gastos padrão e os limites de aprovação por tipo de transação.
Observação
Os limites de assinatura padrão para um nível de trabalho ou de remuneração podem ser definidos de maneira diferente para entidades legais diferentes em uma organização. Em uma entidade legal, os limites de assinatura padrão também podem ser definidos de modo diferente para áreas diferentes, tais como departamentos ou centros de custo. Os funcionários que possuem uma posição em mais de uma entidade legal em uma organização podem ter limites de assinatura padrão diferentes em cada entidade legal.
Quando os trabalhadores são contratados, eles são atribuídos a um nível específico de trabalho ou remuneração no Microsoft Dynamics AX.
Se os limites de assinatura forem configurados de modo que os limites sejam concedidos automaticamente aos trabalhadores, com base no nível de trabalho ou remuneração, um limite de assinatura com essa base é concedido automaticamente ao trabalhador.
Se os limites de assinatura forem configurados de modo que os trabalhadores devam solicitar os limites de assinatura para o seu nível de trabalho ou remuneração, o trabalhador deve enviar uma solicitação no portal dos serviços de funcionários.
O gerente do trabalhador examina a solicitação de limite de assinatura, e aprova ou rejeita a solicitação. Um gerente também pode revogar um limite de assinatura a qualquer momento.
Após um limite de gastos ser configurado para um trabalhador, o trabalhador pode fazer compras até esse valor. Os limites de gastos são invocados no momento da compra. Os limites de aprovação são invocados quando o gerente do trabalhador aprova a compra como parte do ciclo de aprovação do documento.
Exemplo: limite de gastos
Prakash é um gerente de projeto. Prakash deve ser capaz de efetuar compras de catálogo para o software e o hardware empresarial, pois ele é responsável de entregar o projeto dentro do prazo. O limite de gastos padrão definido para o trabalho é de R$ 500,00. No entanto, as compras que Prakash precisa fazer para cumprir o prazo final do projeto exigem um limite de gastos mais alto. Portanto, Prakash envia uma solicitação para aumentar o limite de gastos para R$ 2.500,00, de modo que ele possa comprar itens e serviços que custam até R$ 2.500,00.
A solicitação de limite de gastos de Prakash foi enviada para Reina, gerente de recurso do projeto, e Reina aprova a solicitação. Prakash agora poderá fazer compras de catálogo de até R$ 2.500,00, que é R$ 2.000,00 a mais do que o limite de assinatura padrão definido para o trabalho.
Se Prakash precisar fazer uma compra específica de mais de R$ 2.500,00, ele pode enviar uma solicitação para um único aumento no limite de gastos.
Exemplo: limite de aprovação
Reina é um gerente de recurso de projeto na Fabrikam Inc. Para os gerentes no nível de Reina, um limite de aprovação padrão de R$ 2.000,00 é definido para as requisições de compra. A Fabrikam configurou os limites de assinatura de modo que os trabalhadores precisem enviar solicitações de limite de assinatura. Os limites de assinatura não são concedidos aos trabalhadores automaticamente.
Reina solicita o limite de aprovação padrão de R$ 2.000,00. Portanto, a solicitação é concedida automaticamente e não precisa passar pelo fluxo de trabalho de aprovação. No entanto, os trabalhadores de Reina exigem limites de gastos maiores que R$ 2.000,00 para requisições de compra. Portanto, Reina envia uma solicitação de limite de aprovação para R$ 2.500,00. June, gerente de divisão do produto, aprova a solicitação. Reina agora pode aprovar as compras de até R$ 2.500,00 que os trabalhadores fazem.
Exemplo: renovação de contratos de limite de assinatura
Os contratos do limite de assinatura são válidos somente por um período limitado. Os trabalhadores devem renovar os contratos periodicamente para reconfirmar que estão de acordo com as condições do contrato. Por exemplo, Prakash tem um limite de gastos para requisições de compra. Quando Prakash solicitou o limite de assinatura, ele leu o contrato “condições de compra” e concordou com as condições de 1 de junho de 2011. A duração do contrato foi definida para 12 meses. Portanto, a confirmação de Prakash expira em 1 de junho de 2012. Antes dessa data, Prakash deve reconfirmar que aceita cumprir com o contrato “condições de compra”.
O campo Contrato aberto (meses) é usado para definir a duração do período renovado para um contrato de limite de assinatura. Para o limite de gastos de Prakash, o período de renovação é dois meses. Portanto, começando em 1 de abril de 2012, a página Confirmação de contrato de limite de assinatura está disponível para Prakash. Entre 1 de abril de 2012 e 31 de maio de 2012, Prakash pode abrir essa página e renovar o contrato do limite de assinatura. Se Prakash não renovar o contrato do limite de assinatura durante esse período, seu limite de assinatura expira, e ele não poderá fazer compras até o contrato ser renovado.
Consulte também
Para obter informações sobre as tarefas do limite de assinatura para trabalhadores e gerentes, pesquise por Criar e manter solicitações de limite de assinatura e por Manter solicitação de limite de assinatura para os trabalhadores na ajuda do Portal Empresarial do Microsoft Dynamics AX.
Para obter informações sobre como configurar os parâmetros de limite de assinatura, consulte Configurar parâmetros de limite de assinatura.