Práticas recomendadas para configurar regras de fluxo de email em Exchange Online
Em organizações Exchange Online ou organizações de EOP (Proteção do Exchange Online autônomas) sem caixas de correio Exchange Online, siga estas recomendações de melhores práticas para regras de fluxo de email (também conhecidas como regras de transporte) a fim de evitar erros comuns de configuração. Cada recomendação é vinculada a um artigo com um exemplo e instruções passo a passo.
Testar suas regras
Para garantir que coisas inesperadas não aconteçam com mensagens de email e para garantir que você esteja realmente atendendo às intenções comerciais, legais ou de conformidade de sua regra, teste-a completamente. Há muitas opções, e as regras podem interagir entre si, por isso é importante testar mensagens que você espera que ambas correspondam à regra e não correspondam à regra caso você inadvertidamente tenha feito uma regra muito geral. Para saber todas as opções para regras de teste, consulte Testar regras de fluxo de email no Exchange Online.
Escopo de sua regra
Verifique se sua regra se aplica apenas às mensagens às quais você pretende. Por exemplo:
- Restrinja uma regra às mensagens que entram ou saem da organização: por padrão, uma nova regra se aplica às mensagens enviadas e recebidas por pessoas em sua organização. Portanto, se você quiser que a regra se aplique apenas de uma maneira, especifique isso nas condições da regra. Para obter exemplos, consulte Usar regras de fluxo de email para cenários de bloqueio de anexo em Exchange Online
- Restrinja uma regra com base no domínio do remetente ou do receptor: por padrão, uma nova regra se aplica às mensagens enviadas ou recebidas por qualquer domínio. Às vezes, você deseja que uma regra se aplique a todos os domínios, exceto um ou a apenas um domínio. Consulte Criar listas de remetente bloqueadas no EOP.
Para obter uma lista completa de todas as condições e exceções disponíveis para regras de fluxo de email, consulte Condições e exceções de regra de fluxo de email (predicados) em Exchange Online.
Saiba quando você precisa de duas regras
Às vezes, é preciso duas regras para fazer o que você quer. As regras de fluxo de email são processadas em ordem, portanto, várias regras podem ser aplicadas à mesma mensagem. Por exemplo, se uma das ações for bloquear a mensagem e você também tiver outra ação que deseja aplicar, como copiar a mensagem para o gerente do remetente ou alterar o assunto para a mensagem de notificação, você precisará de duas regras. A primeira regra poderia copiar a mensagem para o gerente do remetente e alterar o assunto, e a segunda regra poderia bloquear a mensagem.
Se você usar duas regras como esta, certifique-se de que as condições são idênticas. Por exemplo:
Não repita uma ação em cada email em uma conversa
A cadeia de email em uma conversa pode incluir muitas mensagens individuais e repetir a ação em cada mensagem no thread pode ficar irritante. Por exemplo, se você tiver uma ação como adicionar uma isenção de responsabilidade, talvez queira que ela se aplique apenas à primeira mensagem no thread. Em caso afirmativo, adicione uma exceção para mensagens que já incluem o texto de isenção de responsabilidade. Para obter um exemplo, consulte Avisos de mensagem em toda a organização, assinaturas, rodapés ou cabeçalhos em Exchange Online.
Saber quando interromper o processamento de regras
Às vezes, faz sentido parar o processamento de regras quando uma regra é correspondida. Por exemplo, se você tiver uma regra para bloquear mensagens com anexos e outra para inserir uma isenção de responsabilidade em mensagens que correspondam a um padrão, você provavelmente deve parar o processamento de regras depois que a mensagem for bloqueada. Não há necessidade de mais ações.
Para interromper o processamento de regras depois que uma regra for disparada, na regra, selecione a caixa Parar de processar mais regras marcar.
Se você tiver muitas palavras-chave ou padrões para corresponder, carregue-os de um arquivo
Por exemplo, talvez você queira impedir que emails sejam enviados se eles contiverem uma lista de palavras inaceitáveis ou ruins. Você pode criar um arquivo de texto que contém essas palavras e frases e, em seguida, usar o PowerShell para configurar uma regra de fluxo de email que bloqueia mensagens que as usam.
O arquivo de texto pode conter expressões regulares para padrões. Essas expressões não diferenciam maiúsculas de minúsculas. As expressões regulares comuns incluem:
| Expression | Corresponde |
|---|---|
| . | Qualquer caractere único |
| * | Todos os caracteres adicionais |
| \D | Qualquer dígito decimal |
| [character_group] | Qualquer caractere único em um grupo_de_caracteres. |
Para obter um exemplo que mostra um arquivo de texto com expressões regulares e o módulo exchange Windows PowerShell comandos a serem usados, consulte Usar regras de fluxo de email para rotear email com base em uma lista de palavras, frases ou padrões em Exchange Online.
Para saber como especificar padrões usando expressões regulares, consulte Referência de Expressão Regular.
Não encadear ações de regra DLP e condições de regra de fluxo de email
No pipeline de transporte, as regras de fluxo de email avaliam e agem na mensagem antes das regras DLP. Depois que uma mensagem é avaliada pelas regras de fluxo de email, a mensagem não é avaliada ou executada pelas regras de fluxo de email novamente durante a entrega.
Se uma regra DLP alterar as propriedades da mensagem que afetam a entrega (por exemplo, adicionando destinatários), a mensagem será reenviada no pipeline de transporte para entrega. As regras de fluxo de email não avaliam a mensagem novamente, porque a mensagem já foi evauída.
Portanto, se uma regra DLP adicionar destinatários a uma mensagem, a mensagem que contém esses novos destinatários não será avaliada pelas regras de fluxo de email.