Criar uma política de retenção para Exchange Online
Observação
Para manter ou excluir proativamente o conteúdo da caixa de correio para o gerenciamento do ciclo de vida de dados no Microsoft 365, recomendamos que você use políticas de retenção do Microsoft 365 e rótulos de retenção do portal de conformidade do Microsoft Purview, em vez do gerenciamento de registros de mensagens descrito nesta página. No entanto, você deve continuar usando o gerenciamento de registros de mensagens para mover mensagens para caixas de correio de arquivo.
Se você atualmente usar o MRM (gerenciamento de registros de mensagens), esse recurso mais antigo continuará funcionando lado a lado com políticas de retenção e rótulos de retenção do Microsoft 365. No entanto, recomendamos que, daqui para frente, você use políticas de retenção e rótulos de retenção do Microsoft 365. Eles fornecem um único mecanismo para gerenciar centralmente a retenção e a exclusão de conteúdo no Microsoft 365.
Em Exchange Online, você pode usar políticas de retenção de MRM (gerenciamento de registros de mensagens) para gerenciar o ciclo de vida de email. As políticas de retenção são aplicadas por meio da criação de marcas de retenção, da sua adição a uma política de retenção e da aplicação da política aos usuários de caixa de correio.
Para tarefas de gerenciamento adicionais relacionadas a políticas de retenção, consulte Procedimentos de Gerenciamento de Registros de Mensagens.
Do que você precisa saber para começar?
Tempo estimado para a conclusão da tarefa: 30 minutos.
Os procedimentos neste tópico exigem permissões específicas. Consulte cada procedimento para ver informações sobre permissões.
A configuração das políticas e marcas de retenção de MRM está no portal de conformidade do Microsoft Purview.
As caixas de correio às quais você aplica essas políticas de retenção devem residir no Microsoft 365.
Etapa 1: criar uma marca de retenção
Para executar este procedimento ou estes procedimentos, você precisa receber permissões. Para ver quais permissões você precisa, consulte a entrada "Gerenciamento de registros de mensagens" nas permissões de recurso no tópico Exchange Online.
Usar o portal de conformidade do Purview para criar uma marca de retenção
Entre no portal de conformidade do Microsoft Purview e navegue até marcas degerenciamento> do ciclo de vida do Solutions> Data(herdado)>Retenção de MRM e selecione + Nova marca.
Na página Definir como a marca será aplicada , selecione uma das seguintes opções e selecione Avançar:
Automaticamente para a caixa de correio inteira (padrão): selecione essa opção para criar uma DPT (marca de política padrão). Você pode usar DPTs para criar uma política de exclusão padrão e uma política de arquivo morto padrão, que se aplica a todos os itens da caixa de correio.
Você não pode usar essa configuração para criar um DPT para excluir itens de email de voz. Para obter detalhes sobre como criar um DPT para excluir itens de email de voz, consulte o exemplo Exchange Online PowerShell nesta página.
Pasta padrão automaticamente: selecione essa opção para criar uma RPT (marca de política de retenção) para uma pasta padrão, como Caixa de Entrada ou Itens Excluídos, e selecione a pasta.
Você pode criar RPTs somente com a exclusão e permitir a recuperação ou excluir permanentemente as ações de retenção.
Por usuários para itens e pastas (pessoais): selecione esta opção para criar marcas pessoais. Essas marcas permitem que os usuários do Outlook e Outlook na Web (anteriormente conhecidos como usuários Outlook Web App. ou OWA) apliquem configurações de arquivo ou exclusão a uma mensagem ou pastas diferentes das configurações aplicadas à pasta pai ou a toda a caixa de correio.
No título da página Definir configurações de retenção e as opções variam dependendo do tipo de marca selecionada. Conclua os seguintes campos e selecione Avançar:
Período de retenção: selecione uma das seguintes opções:
Quando o item atingir a seguinte idade (em dias): selecione essa opção e especifique o número de dias para reter itens antes de serem movidos ou excluídos. A idade de retenção de todos os itens com suporte, exceto Calendário e Tarefas, é calculado a partir da data em que um item é recebido ou criado. A idade de retenção dos itens de Calendário e Tarefas é calculada a partir da data de término.
Nunca: selecione essa opção para especificar que itens nunca devem ser excluídos ou movidos para o arquivo morto.
Ação de retenção: selecione uma das seguintes ações a serem executadas depois que o item atingir seu período de retenção:
Excluir e permitir a recuperação: selecione esta ação para excluir itens, mas permita que os usuários os recuperem usando a opção Recuperar Itens Excluídos no Outlook ou Outlook na Web. Os itens ficam retidos até o período de retenção do item excluído configurado para o banco de dados de caixa de correio ou até que o usuário de caixa de correio os receba.
Excluir permanentemente: selecione essa opção para excluir permanentemente o item do banco de dados da caixa de correio.
Importante
Embora caixas de correio ou itens estejam sujeitos a retenções como políticas de retenção do Microsoft 365 ou rótulos de retenção ou contencioso, eles não serão excluídos permanentemente e continuarão a ser retornados em pesquisas de descoberta eletrônica.
Mover o item para o arquivo: essa ação só estará disponível se você estiver criando um DPT ou uma marca pessoal. Selecione esta ação para mover itens para a caixa de correio de arquivo do usuário.
Na página Nomear sua marca , insira um nome e uma descrição opcional e selecione Avançar:
Nome: insira um nome para a marca de retenção. O nome da marca é para fins de exibição e não causa nenhum impacto na pasta ou no item ao qual a marca é aplicada. Observe que as marcas pessoais que você provisiona para os usuários estão disponíveis no Outlook e no Outlook na Web.
Descrição: use este campo opcional para inserir quaisquer anotações ou comentários administrativos. Esse campo não é exibido aos usuários.
Examine e envie para criar a marca com a configuração escolhida.
Use Exchange Online PowerShell para criar uma marca de retenção
Use o cmdlet New-RetentionPolicyTag para criar uma marca de retenção. Diferentes opções disponíveis no cmdlet permitem criar diferentes tipos de marcas de retenção. Use o parâmetro Type para criar um DPT (valor de Todos), RPT (especificar um tipo de pasta padrão, como Caixa de Entrada) ou uma marca pessoal (valor de Pessoal).
O exemplo a seguir cria um DPT para excluir todas as mensagens na caixa de correio após 7 anos (2.556 dias):
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
O exemplo a seguir cria um DPT para mover todas as mensagens para o Arquivo In-Place em 2 anos (730 dias):
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive
O exemplo a seguir cria um DPT para excluir mensagens de correio de voz após 20 dias:
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
O exemplo a seguir cria um RPT para excluir permanentemente as mensagens na pasta Junk EMail após 30 dias:
New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete
O exemplo a seguir cria uma marca pessoal para nunca excluir uma mensagem:
New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false
Etapa 2: criar uma política de retenção
Para executar este procedimento ou estes procedimentos, você precisa receber permissões. Para ver quais permissões você precisa, consulte a entrada "Gerenciamento de registros de mensagens" nas permissões de recurso no tópico Exchange Online.
Use o portal de conformidade do Microsoft Purview para criar uma política de retenção
Entre no portal de conformidade do Microsoft Purview e navegue até soluções> Políticas degerenciamento> de ciclo de vida de dados(herdada)>políticas de retenção de MRM e selecione Nova política.
Na página Configurar sua política , insira um nome para a política de retenção e selecione + Adicionar marca para selecionar as marcas que você deseja adicionar a essa política de retenção.
Você pode criar uma política de retenção sem adicionar marcas de retenção a ela, mas os itens da caixa de correio aos quais a política é aplicada não serão movidos ou excluídos. Você também pode adicionar e remover marcas de retenção de uma política de retenção após sua criação.
Na página Escolher marcas de retenção , selecione as marcas desejadas e selecione Adicionar.
Uma política de retenção pode conter as seguintes marcas:
Um DPT com o item Mover para arquivar a ação.
Um DPT com o Delete e permite a recuperação ou excluir ações permanentemente .
Um DPT para mensagens de correio de voz com o Delete e permite a recuperação ou excluir ações permanentemente .
Uma RPT por pasta padrão, como Caixa de Entrada, para excluir os itens.
Qualquer número de marcas pessoais.
Observação
Embora você possa adicionar qualquer número de marcas pessoais a uma política de retenção, ter muitas marcas pessoais com configurações de retenção diferentes pode confundir os usuários. Recomendamos vincular não mais do que dez marcas pessoais a uma política de retenção.
Examine e envie para criar sua política de retenção com suas configurações.
Você pode criar uma política de retenção sem adicionar marcas de retenção a ela, mas os itens da caixa de correio aos quais a política é aplicada não serão movidos ou excluídos. Você também pode adicionar e remover marcas de retenção de uma política de retenção após sua criação.
Use Exchange Online PowerShell para criar uma política de retenção
O exemplo a seguir cria a política de retenção RetentionPolicy-Corp e usa o parâmetro RetentionPolicyTagLinks para associar cinco marcas de retenção à política:
New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"
Para obter informações detalhadas de sintaxes e parâmetros, consulte New-RetentionPolicy.
Etapa 3: aplicar uma política de retenção a usuários de caixa de correio
Depois de criar uma política de retenção, você deverá aplicá-la a usuários de caixa de correio. Você pode aplicar várias políticas de retenção a um conjunto diferente de usuários. Para obter instruções detalhadas, consulte Aplicar uma política de retenção às caixas de correio.
Como saber se funcionou?
Depois de criar marcas de retenção, adicione-as a uma política de retenção e aplique a política a um usuário de caixa de correio, na próxima vez que o assistente da caixa de correio MRM processar a caixa de correio, as mensagens são movidas ou excluídas com base nas configurações configuradas nas marcas de retenção.
Para verificar se você aplicou a política de retenção, faça o seguinte:
Substitua <a Identidade> da Caixa de Correio pelo nome, endereço de email ou alias da caixa de correio e execute o seguinte comando no comando Exchange Online PowerShell para executar o assistente MRM manualmente em uma única caixa de correio:
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"Faça logon na caixa de correio usando o Outlook ou Outlook na Web e verifique se as mensagens são excluídas ou movidas para um arquivo de acordo com a configuração da política.
Dica
Está com problemas? Peça ajuda nos fóruns do Exchange. Visite os fóruns em Exchange Online ou Proteção do Exchange Online.