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Se um funcionário deixar sua organização e você não quiser perder as informações de email ou calendário existentes, poderá atribuir o endereço de email do ex-funcionário a outro funcionário ou converter a caixa de correio do ex-funcionário em uma caixa de correio compartilhada.
Observação
Você deve ter as permissões apropriadas por meio de uma função, como Administrador de Backup do Microsoft 365 ou Administrador de Usuários para executar as tarefas neste artigo.
Converter a caixa de correio do ex-funcionário em uma caixa de correio compartilhada
Quando você converte a caixa de correio de um usuário em uma caixa de correio compartilhada, todos os emails e calendários existentes são mantidos em uma caixa de correio compartilhada que várias pessoas podem acessar. Você pode converter uma caixa de correio compartilhada de volta em uma caixa de correio privada de um usuário individual mais tarde, se necessário.
- Criar uma caixa de correio compartilhada pode ser uma maneira mais barata, porque você não precisa pagar por uma licença, desde que a caixa de correio seja menor que 50 GB. Se tiver mais de 50 GB, você precisará atribuir uma licença a ele.
- Se você converter a caixa de correio em uma caixa de correio compartilhada, todos os emails antigos também estarão disponíveis. Essa configuração pode ocupar muito espaço.
- Se você configurar o encaminhamento de emails, somente os novos emails enviados para o endereço de email do ex-funcionário serão enviados ao funcionário atual.
Siga estas etapas para converter a caixa de correio do usuário em uma caixa de correio compartilhada.
Encaminhar o email de um ex-funcionário para outro funcionário
Importante
Se você estiver configurando o encaminhamento de email ou uma caixa de correio compartilhada, não exclua a conta do ex-funcionário. Ela deve existir para ancorar o encaminhamento de email ou a caixa de correio compartilhada.
No Centro de administração do Microsoft 365, acesse Usuários>Usuários ativos. (Ou vá diretamente para a página de usuários ativos).
Selecione o nome do ex-funcionário e, em seguida, selecione a guia Email .
Em Encaminhamento de Email, selecione Gerenciar encaminhamento de email.
Selecione Encaminhar todos os emails enviados para esta caixa de correio. Na caixa Endereço de email de encaminhamento , digite o endereço de email do funcionário atual que receberá o email. Escolha se deseja manter uma cópia do email encaminhado na caixa de correio do ex-funcionário.
Selecionar Salvar alterações. Lembre-se de não excluir a conta do ex-funcionário.
Importante
Em cenários em que a caixa de correio está inativa por motivos de conformidade, o encaminhamento de emails ou a conversão da caixa de correio em uma caixa de correio compartilhada não funciona.
Cancelar reuniões do Outlook
Certifique-se de cancelar todas as reuniões que o ex-usuário teve em seu calendário. Isso permite que as pessoas removam as reuniões criadas pelo antigo usuário.
Se a pessoa teve reuniões que reservaram equipamentos ou salas, ela não estará disponível para agendamento até que essas reuniões sejam canceladas. Leia Excluir um compromisso ou uma reunião para obter as etapas.