Sobre caixas de correio compartilhadas no Microsoft 365

Este artigo explica o que são caixas de correio compartilhadas, quando usá-las, considerações de licenciamento, limitações e cenários comuns de solução de problemas.

Use caixas de correio compartilhadas quando várias pessoas precisarem de acesso à mesma caixa de correio, por exemplo:

  • Endereços de informações da empresa.
  • Endereços de email de suporte.
  • Caixas de correio da recepção ou da recepção.
  • Qualquer outra caixa de correio compartilhada por várias pessoas.

Os usuários com as permissões apropriadas podem enviar como ou enviar em nome de uma caixa de correio compartilhada. As caixas de correio compartilhadas são úteis para caixas de correio de ajuda e suporte porque os usuários podem enviar emails do Suporte da Contoso ou da Recepção do Building 7.

Antes de criar uma caixa de correio compartilhada

Conheça os seguintes itens antes de criar uma caixa de correio compartilhada:

Limites de armazenamento de caixa de correio e licenciamento

  • Licenciamento: uma caixa de correio compartilhada pode armazenar até 50 GB de dados sem atribuir uma licença a ela.

    Aviso

    Quando uma caixa de correio compartilhada atinge o limite de armazenamento da caixa de correio, você pode receber emails por algum tempo, mas não pode enviar novos emails. Depois de algum tempo, a caixa de correio compartilhada para de receber emails e os remetentes para a caixa de correio recebem uma confirmação de não entrega. Para obter mais informações, confira Limites do Exchange Online.

  • Cenários que exigem licenças adicionais: Os cenários a seguir exigem licenças adicionais:

    • Caixa de correio compartilhada com mais de 50 GB: as caixas de correio compartilhadas são limitadas a 50 GB. Para aumentar o limite de tamanho para 100 GB, a caixa de correio compartilhada deve receber uma licença do Exchange Online Plano 2.

    • Caixa de correio compartilhada com arquivamento in-loco: para aumentar o tamanho da caixa de correio de arquivo morto, é necessária uma licença do Exchange Online Plano 2 ou do Exchange Online Plano 1 com uma licença do complemento de Arquivamento do Exchange Online. A atribuição de uma dessas licenças também permite habilitar o arquivamento de expansão automática para obter capacidade adicional de armazenamento de arquivos.

    • Caixa de correio compartilhada colocada em retenção de litígio: Para colocar uma caixa de correio compartilhada em retenção de litígio, a caixa de correio compartilhada deve ter uma licença do Exchange Online Plano 2 ou uma licença do Exchange Online Plano 1 com uma licença do complemento de Arquivamento do Exchange Online.

    • Recursos avançados: para aplicar recursos avançados, como o Microsoft Defender para Office 365, a Descoberta Eletrônica do Microsoft Purview (Premium) ou políticas de retenção, podem ser necessárias licenças. Para obter mais informações, consulte a orientação de licenciamento do Microsoft 365 para segurança & conformidade.

      Para obter instruções passo a passo sobre como atribuir licenças, consulte Atribuir licenças a usuários.

  • Requisitos de assinatura: Para criar uma caixa de correio compartilhada, você precisa assinar um plano do Microsoft 365 for Business que inclua email (o serviço do Exchange Online). A assinatura do Microsoft 365 Apps para Pequenos e Médios negócios não inclui email. O Microsoft 365 Business Standard inclui email.

  • Requisitos de licença para acessar uma caixa de correio compartilhada: para acessar uma caixa de correio compartilhada, um usuário deve ter uma caixa de correio licenciada do Exchange Online, mas a caixa de correio compartilhada não requer uma licença separada. O acesso de representante deve ser feito por meio da própria caixa de correio do representante.

Acesso e permissões

  • Permissões de usuário: para usar a caixa de correio compartilhada, atribua permissões aos usuários por meio de uma associação. Somente as pessoas de dentro da organização podem usar uma caixa de correio compartilhada.

  • Usuários externos: você não pode dar a pessoas de fora da sua empresa, como pessoas com uma conta do Gmail, acesso à sua caixa de correio compartilhada. Se você quiser dar a pessoas fora da sua empresa acesso à sua caixa de correio compartilhada, considere criar um grupo para o Outlook. Para saber mais, consulte Criar um grupo do Microsoft 365 no centro de administração.

  • Entrando: uma caixa de correio compartilhada não se destina à entrada direta usando sua conta de usuário associada. Sempre bloqueie a entrada da conta da caixa de correio compartilhada e mantenha-a bloqueada.

  • Funções de Administração: os usuários com funções de administrador do Exchange podem criar caixas de correio compartilhadas.

  • Senha da caixa de correio compartilhada: cada caixa de correio compartilhada tem uma conta de usuário correspondente com uma senha gerada pelo sistema que não é conhecida nem destinada ao uso. Não use a conta para entrar na caixa de correio compartilhada.

Suporte e uso do cliente

  • Use com o Outlook para Android e o aplicativo Outlook para iOS: além de usar o Outlook na Web do seu navegador para acessar caixas de correio compartilhadas, você também pode usar o aplicativo Outlook para iOS ou o aplicativo Outlook para Android. Para saber mais, consulte Adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook mobile. Outra opção é criar um grupo para sua caixa de correio compartilhada. Para saber mais, consulte Comparar grupos.

  • Muitos usuários: uma caixa de correio compartilhada dá suporte a no máximo 25 usuários. Se muitos usuários acessarem a caixa de correio ao mesmo tempo, poderão ocorrer falhas de conexão ou mensagens duplicadas. Se precisar de mais usuários, use um grupo do Microsoft 365.

  • Exclusão de mensagens: Não é possível impedir que os usuários excluam mensagens em uma caixa de correio compartilhada. Para restringir a exclusão, crie um grupo do Microsoft 365 em vez de uma caixa de correio compartilhada. Um grupo do Microsoft 365 no Outlook fornece acesso compartilhado a email e calendário, mas usa um modelo diferente de uma caixa de correio compartilhada. Para obter uma comparação dos dois, consulte Comparar grupos. Para saber mais sobre grupos, consulte Saiba mais sobre grupos do Microsoft 365.

Considerações de segurança e conformidade

  • Criptografia: o Email enviado de uma caixa de correio compartilhada não pode ser criptografado porque a caixa de correio não tem seu próprio contexto de segurança (nome de usuário e senha). Como resultado, não pode ser atribuída uma chave de criptografia. Se os membros criptografarem mensagens usando suas próprias chaves, outros membros talvez não consigam ler essas mensagens.

  • Retenção de litígio: caixas de correio compartilhadas exigem licenciamento adicional para dar suporte à retenção de litígio. Para obter mais informações, consulte Limites de armazenamento de caixa de correio e licenciamento.

Gerenciamento de caixa de correio

Solucionar problemas de caixa de correio compartilhada

Esta seção descreve problemas comuns que você pode encontrar ao criar ou usar caixas de correio compartilhadas e como resolvê-los.

Erro ao criar caixas de correio compartilhadas

Se você estiver tentando dar à caixa de correio compartilhada um nome que já está em uso, verá a seguinte mensagem de erro:

O endereço de proxy "smtp:<nome> da caixa de correio compartilhada" já está sendo usado pelos endereços de proxy ou LegacyExchangeDN de "<nome>". Escolha outro endereço de proxy

Por exemplo, para criar duas caixas de correio compartilhadas chamadas info@domain1 e info@domain2, execute uma das duas tarefas a seguir:

Erro de envio de permissões ao usar uma caixa de correio compartilhada

Se você criar uma caixa de correio compartilhada e tentar enviar uma mensagem dela, poderá receber a seguinte mensagem de erro:

Não foi possível enviar esta mensagem. Você não tem permissão para enviar a mensagem em nome do usuário especificado.

Esta mensagem aparece quando o Microsoft 365 está enfrentando um problema de latência de replicação. Ele desaparece em cerca de uma hora, quando as informações sobre sua nova caixa de correio compartilhada (ou usuário adicionado) são replicadas em todos os data centers. Aguarde uma hora e tente enviar uma mensagem novamente.

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