Usar o plano de arquivos para criar e gerenciar rótulos de retenção

  • Artigo

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Embora você possa criar e gerenciar rótulos de retenção do gerenciamento do ciclo de vida de dados no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview, o plano de arquivo do gerenciamento de registros tem recursos adicionais de gerenciamento:

  • Você pode criar rótulos de retenção em massa importando as informações relevantes de uma planilha.

  • É possível exportar as informações de rótulos de retenção existentes para análise e colaboração offline.

  • Mais informações sobre os rótulos de retenção são exibidas para facilitar a visualização em todas as configurações de todos os rótulos de retenção em um único modo de exibição.

  • Os descritores do plano de arquivos oferecem informações adicionais e opcionais para cada rótulo.

O plano de arquivos pode ser usado em todos os rótulos de retenção, mesmo se o conteúdo não for marcado como um registro.

Para obter informações sobre quais são os rótulos de retenção e sobre como usá-los, confira Saiba mais sobre as políticas e rótulos de retenção.

Dica

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Acessar o plano de arquivos

Para acessar o plano de arquivos, é necessário ter uma das seguintes funções de administrador:

  • Gerenciador de Retenção
  • Gerenciador de Retenção somente exibição

Você pode usar o portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview:

  • Entrar no portal> do Microsoft PurviewGerenciamento de > registros cartão plano de arquivo.

    Se a solução gerenciamento de registros cartão não for exibida, selecione Exibir todas as soluções e selecione Gerenciamento de Registros na seção Conformidade de & de Risco.

  • Entre na guia portal de conformidade do Microsoft Purview>Solutions>Records management>File plan.

Por exemplo, se você estiver usando o portal de conformidade:

Página plano de arquivo.

Se você já criou rótulos de retenção do gerenciamento do ciclo de vida de dados no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview, esses rótulos serão exibidos automaticamente em seu plano de arquivo.

Da mesma forma, se agora você criar rótulos de retenção no plano de arquivo, eles também estarão disponíveis no Gerenciamento do ciclo de vida de dados se os rótulos não estiverem configurados para marcar o conteúdo como um registro.

Todos os rótulos com seu status e configurações, descritores de plano de arquivos opcional, opção de exportação para analisar ou habilitar análises offline dos rótulos e uma opção de importação para criar rótulos de retenção são exibidos na página Plano de arquivos.

Colunas de configurações de rótulo

Todas as colunas, exceto Nome do rótulo, podem ser exibidas ou ocultas selecionando a opção Personalizar colunas. No entanto, por padrão, as primeiras colunas exibem informações sobre o status do rótulo e suas configurações:

  • Status identifica se o rótulo está incluído em uma política de rótulo ou uma política de aplicação automática (Ativo) ou não (Inativo).

  • Com base em identifica como ou quando o período de retenção é iniciado. Valores válidos:

    • Evento
    • Data de criação
    • Última modificação
    • Data do rótulo

  • É registro identifica se o item é marcado como um registro quando o rótulo é aplicado. Valores válidos:

    • Não
    • Sim
    • Sim (Regulatório)

  • É desbloqueado por padrão identifica se o item marcado como um registro é desbloqueado quando o rótulo é aplicado. Valores válidos:

    • Não
    • Sim

  • Relabele para identificar se o rótulo estiver configurado para aplicar outro rótulo no final do período de retenção. Valores válidos:

    • Em branco ou o nome do rótulo selecionado

  • Duração da retenção identifica o período de retenção. Valores válidos:

    • Dias
    • Meses
    • Anos
    • Permanentemente
    • Nenhum

  • Tipo de disposição identifica o que acontecerá com o conteúdo no final do período de retenção. Valores válidos:

    • Nenhuma ação
    • Excluir automaticamente
    • Revisão necessária

Colunas descritoras do plano de arquivos

O plano de arquivos permite incluir mais informações como parte dos rótulos de retenção. Esses descritores de plano de arquivos fornecem mais opções para melhorar a capacidade de gerenciamento e organização do conteúdo que precisa ser rotulado.

Por padrão, começando com a ID de referência, as próximas colunas mostram esses descritores de plano de arquivos opcionais que você pode especificar ao criar um rótulo de retenção ou editar um rótulo existente.

Para começar, há alguns valores prontos para os seguintes descritores de plano de arquivos:

  • Função/departamento de negócios
  • Categoria
  • Tipo de autoridade
  • Provisão/citação

Exemplo de descritores de plano de arquivos ao criar ou editar um rótulo de retenção:

Descritores de plano de arquivo quando você cria ou edita um rótulo de retenção.

Quando você seleciona Escolher para cada um desses descritores opcionais, você pode selecionar um dos valores iniciais ou criar seus próprios e, em seguida, selecioná-lo. Por exemplo:

Criar novo descritor de plano de arquivo para provisionamento/citação.

Criar rótulos de retenção.

  1. Na página Plano de arquivos, selecione + Criar um rótulo de>Rótulo de retenção

  2. Siga os prompts do processo de configuração. Tenha cuidado com o nome escolhido, pois não é possível alterá-lo depois que o rótulo for salvo.

    Para mais informações sobre as configurações de retenção, veja Configurações para retenção e exclusão de conteúdo.

    Para usar o rótulo de retenção para declarar registros, selecione Marcar itens como registros ou Marcar itens como registros regulatórios. Para saber mais, confira Configuração de rótulos de retenção para declarar registros.

  3. Depois de criar o rótulo, você verá as opções para publicá-lo, aplicá-lo automaticamente ou salvá-lo: selecione Apenas salvar o rótulo agorae, em seguida, selecione Concluído.

  4. Repita essas etapas para criar mais rótulos.

Editar os rótulos de retenção

Para editar um rótulo de retenção existente, selecione-o na página Plano de Arquivoe selecione a opção Editar rótulo para iniciar o processo de edição de retenção que permite alterar a descrição do rótulo e as configurações qualificadas.

Algumas configurações não podem ser alteradas depois que o rótulo for criado e salvo, que incluem:

  • O nome do rótulo de retenção e as configurações de retenção, exceto o período de retenção.
  • A opção para marcar os itens como um registro.

Excluir rótulos de retenção

Você pode excluir rótulos de retenção que não estão incluídos atualmente em nenhuma política de rótulo de retenção publicada ou de aplicação automática, que não estão configurados para a retenção baseada em eventos ou que marquem itens como registros regulatórios.

Quanto aos rótulos de retenção que podem ser excluídos, se eles foram aplicados a itens, haverá uma falha na exclusão e você verá um link para o explorador de conteúdos para identificar os itens rotulados.

No entanto, pode levar até dois dias para que o explorador de conteúdos mostre os itens rotulados. Nesse cenário, o rótulo de retenção pode ser excluído sem mostrar o link para o explorador de conteúdos.

Exportar todos os rótulos de retenção para analisar ou habilitar revisões offline

No plano de arquivos, você pode exportar os detalhes de todos os rótulos de retenção para um arquivo .csv, para ajudá-lo a facilitar as avaliações de conformidade periódicas com os participantes de governança de dados na sua organização.

Para exportar todos os rótulos de retenção: na página Plano de arquivo , selecione Exportar. Por exemplo, no portal de conformidade:

Opção para exportar o plano de arquivo.

Um arquivo *.csv com todos os rótulos de retenção existentes é aberto. Por exemplo:

Arquivo CSV mostrando todos os rótulos de retenção.

Importar rótulos de retenção ao seu plano de arquivo

No plano de arquivo, você pode importar em massa novos rótulos de retenção usando um arquivo .csv com um formato específico:

  1. Na página Plano de arquivo , selecione Importar. Por exemplo, no portal de conformidade: opção para importar o plano de arquivo

  2. No painel Preencher e importar seu plano de arquivos, selecione Baixar um modelo em branco:

    Opção para baixar um modelo de plano de arquivo em branco

  3. Após o download do modelo, adicione uma linha para cada rótulo e salve o arquivo. Consulte a próxima seção para obter informações que descrevam as propriedades e os valores válidos para cada propriedade.

    Exemplo de um modelo preenchido:

    Exemplo de modelo de plano de arquivo com informações preenchidas prontas para importar para criar rótulos de retenção.

  4. Selecione Carregar um arquivo para carregar o modelo preenchido.

    O plano de arquivo carrega o arquivo e valida as entradas.

  5. Dependendo dos resultados da validação:

    • Se a validação falhar: observe o número da linha e o nome da coluna a serem corrigidos no arquivo de importação. Corrija os erros no arquivo e salve-o, e depois repita a etapa 4.

    • Se a validação for aprovada: você verá Você importou com êxito um plano de arquivo e as entradas serão convertidas com êxito em rótulos de retenção. Selecione Feito para fechar o painel e atualizar automaticamente a página Plano de arquivos para exibir seus novos rótulos.

Agora você pode publicar seus novos rótulos de retenção ou aplicá-los automaticamente. Você pode fazer ambos na guia Políticas de rótulo selecionando Publicar rótulosou Aplicar automaticamente um rótulo.

Informações sobre as propriedades do rótulo para importação

Use as informações a seguir para ajudá-lo a preencher o modelo baixado para importar novos rótulos de retenção. Alguns valores têm comprimento máximo para importação::

  • LabelName: Comprimento máximo de 64 caracteres
  • Comentário e Notas : comprimento máximo de 1024 caracteres
  • Todos os outros valores: comprimento ilimitado
Propriedade Tipo Obrigatório Valores válidos
LabelName String Sim Esta propriedade especifica o nome do rótulo de retenção e deve ser exclusiva em seu locatário. Caracteres com suporte para importação: a-z, A-Z, 0-9, hífen (-) e o caractere de espaço.
Comentário String Não Use esta propriedade para adicionar uma descrição sobre o rótulo de retenção aos administradores. Essa descrição aparece apenas para administradores que gerenciam o rótulo de retenção no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview.
Observações String Não Use esta propriedade para adicionar uma descrição sobre o rótulo de retenção aos usuários. Esta descrição é exibida quando os usuários passam o mouse sobre o rótulo em aplicativos como Outlook, SharePoint e OneDrive. Se você deixar esta propriedade em branco, uma descrição padrão será exibida, o que explica as configurações de retenção do rótulo.
IsRecordLabel String Não, a menos que Regulatório seja TRUE Esta propriedade especifica se o rótulo marca o conteúdo como um registro. Os valores válidos são:
TRUE: o rótulo marca o item como um registro e, como resultado, o item não pode ser excluído.
FALSE: o rótulo não marca o conteúdo como um registro. Esse é o valor padrão.

Dependências de grupo: quando essa propriedade é especificada, RetentionAction, RetentionDuration e RetentionType também devem ser especificadas.
RetentionAction String Não, a menos que RetentionDuration, RetentionType ou ReviewerEmail sejam especificados. Essa propriedade especifica qual ação tomar depois que o valor especificado pela propriedade RetentionDuration (se especificado) expirar. Os valores válidos são:
Excluir: Itens mais antigos do que o valor especificado pela propriedade RetentionDuration são excluídos.
Manter: mantenha itens pela duração especificada pela propriedade RetentionDuration e não faça nada quando o período de duração expirar.
KeepAndDelete: mantenha itens pela duração especificada pela propriedade RetentionDuration e exclua-os quando o período de duração expirar.

Dependências de grupo: quando essa propriedade é especificada, RetentionDuration e RetentionType também devem ser especificadas.
RetentionDuration String Não, a menos que RetentionAction ou RetentionType sejam especificados. Esta propriedade especifica o número de dias para reter o conteúdo. Os valores válidos são:
ilimitados: os itens serão mantidos indefinidamente.
*n: Um inteiro positivo em dias; por exemplo, 365. O número máximo suportado é de 36.525, ou seja, 100 anos. Se você precisar de mais do que esse máximo, use Ilimitado.

Dependências de grupo: quando essa propriedade é especificada, RetentionAction e RetentionType também devem ser especificadas.
RetentionType String Não, a menos que RetentionAction ou RetentionDuration sejam especificados. Essa propriedade especifica se a duração da retenção (se especificada) é calculada a partir da data de criação do conteúdo, data do evento, quando rotulada data ou última data modificada. Os valores válidos são:
CreationAgeInDays
EventAgeInDays
TaggedAgeInDays
ModificationAgeInDays

Group dependencies: Quando essa propriedade é especificada, RetentionAction e RetentionDuration também devem ser especificadas.
ReviewerEmail SmtpAddress Não Quando esta propriedade é preenchida, uma revisão de disposição será acionada quando a duração da retenção expirar. Essa propriedade especifica o endereço de e-mail de um revisor para as ações de retenção KeepAndDelete.

Você pode incluir o endereço de email de usuários individuais, grupos de distribuição ou grupos de segurança em seu locatário. Especifique vários endereços de email separando-os com ponto e vírgula.

Dependências de grupo: quando essa propriedade é especificada, RetentionAction (deve ser KeepAndDelete), RetentionDuration e RetentionType também devem ser especificados.
ReferenceId Cadeia de caracteres Não Esta propriedade especifica o valor que é exibido no descritor de plano de arquivos do ID de referência, que pode ser usado como um valor único da sua organização.
DepartmentName String Não Esta propriedade especifica o valor que é exibido no descritor de planos de arquivo Função/departamento.
Categoria String Não Esta propriedade especifica o valor que é exibido no descritor de planos de arquivo Categoria.
SubCategory String Não Esta propriedade especifica o valor que é exibido no descritor de planos de arquivo Subcategoria.
AuthorityType String Não Esta propriedade especifica o valor que é exibido no descritor de planos de arquivo Tipo de autoria.
CitationName Cadeia de caracteres Não Esta propriedade especifica o nome exibido no descritor de planos de arquivos Provisão/citação. Por exemplo, a “Lei Sarbanes-Oxley de 2002”.
CitationUrl String Não Esta propriedade especifica o valor que é exibido no descritor de planos de arquivo Tipo de autoria.
CitationJurisdiction Cadeia de caracteres Não Esta propriedade especifica a jurisdição ou agência exibida no descritor de planos de arquivos Provisão/citação. Por exemplo, “Comissão de Títulos e Câmbio dos Estados Unidos (SEC)”.
Regulatório String Não Essa propriedade especifica se o rótulo marca o conteúdo como um registro regulatório, que é mais restritivo do que um registro. Para usar essa configuração de rótulo, seu locatário deve ser configurado para exibir a opção de marcar o conteúdo como um registro regulatório, ou a validação de importação falhará. Os valores válidos são:
TRUE: o rótulo marca o item como um registro regulatório. Você também deve definir a propriedade IsRecordLabel como TRUE.
FALSE: o rótulo não marca o conteúdo como um registro regulatório. Esse é o valor padrão.
EventType String Não, a menos que RetentionType seja EventAgeInDays Essa propriedade especifica um tipo de evento usado para retenção baseada em evento. Especifique um tipo de evento existente que é exibido em Gerenciamento de Registros>Eventos>Gerenciar tipos de evento. Como alternativa, use o cmdlet Get-ComplianceRetentionEventType para exibir os tipos de evento disponíveis. Embora haja alguns tipos de evento internos, como Atividade do funcionário e Vida útil do produto, você também pode criar seus próprios tipos de evento.

Se você especificar seu próprio tipo de evento, ele deve existir antes da importação porque o nome é validado como parte do processo de importação.
IsRecordUnlockedAsDefault Cadeia de Caracteres Não Essa propriedade especifica se o item marcado como registro é desbloqueado quando o rótulo é aplicado. Os valores válidos são:
TRUE: o item marcado como um registro é desbloqueado quando o rótulo é aplicado. A propriedade IsRecordLabel deve ser definida como TRUE e a propriedade Regulatory não pode ser definida como TRUE.
FALSE: o item não é marcado como um registro ou é marcado como registro, mas bloqueado quando a etiqueta é aplicada. Esse é o valor padrão.
ComplianceTagForNextStage Cadeia de Caracteres Não Essa propriedade especifica o nome de um rótulo de substituição a ser aplicado ao final do período de retenção.

Não especifique essa propriedade se a regulamentação for TRUE.

Configurações de rótulos não suportadas atualmente para importação:

  • Revisão de disposição em vários estágios: embora você possa definir as configurações para um único estágio de revisão de disposição ao importar rótulos de retenção com um modelo, não é possível especificar estágios de revisão adicionais. Em vez disso, configure-os no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview após o sucesso da importação.

Próximas etapas

Agora que você criou os rótulos de retenção, eles estão prontos para serem adicionados aos itens publicando os rótulos ou aplicando-os automaticamente: