Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Observação

Esse cenário é compatível com todas as configurações de rótulo de retenção, inclusive registros regulatórios.

Use as informações a seguir para ajudá-lo a publicar os rótulos de retençãoe aplique-os aos documentos e e-mails.

Os rótulos de retenção ajudam você a manter o que é necessário e a excluir o que não o é no nível de item (documento ou email). Eles também são usados para declarar um item como um registro como parte de uma solução de gerenciamento de registros para seus dados do Microsoft 365.

Disponibilizar os rótulos de retenção para as pessoas em sua organização para que eles possam classificar o conteúdo é um processo de duas etapas:

1. Crie os rótulos de retenção.

2. Publique os rótulos de retenção usando uma política de rótulos de retenção.

Use as instruções a seguir para as duas etapas de administrador.

Dica

Se você não for um cliente E5, use a avaliação de soluções do Microsoft Purview de 90 dias para explorar como recursos adicionais do Purview podem ajudar sua organização a gerenciar as necessidades de segurança e conformidade de dados. Comece agora no hub de avaliações portal de conformidade do Microsoft Purview. Saiba mais sobre os termos de inscrição e avaliação.

Antes de começar

O administrador global da sua organização tem permissões completas para criar e editar os rótulos de retenção e suas políticas. Se você não estiver entrando como administrador global, consulte as informações de permissões para gerenciamento de registros ou gerenciamento de ciclo de vida de dados, dependendo da solução que você está usando.

Certifique-se de ter criado os rótulos de retenção que você quer aplicar aos itens.

Como publicar rótulos de retenção

Decida antes de criar sua política de etiqueta de retenção se ela será adaptável ou estática. Para mais informações, veja Escopos de políticas adaptáveis ou estáticas para retenção. Se você decidir usar uma política adaptável, deverá criar um ou mais escopos adaptáveis antes de criar sua política de etiqueta de retenção, e então selecioná-los durante o processo de criação da política de etiqueta de retenção. Para instruções, veja Informações de configuração para escopos adaptáveis.

Para essa configuração, você pode usar o portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview.

1. Dependendo do portal que você está usando, navegue até um dos seguintes locais:

   • Entre no portal do Microsoft Purview e, em seguida,:

     Se você estiver usando o gerenciamento de registros:políticas de rótulode políticas>de gerenciamento> de registros

     Se você estiver usando o gerenciamento do ciclo de vida de dados:políticas de rótulo políticasde gerenciamento> de ciclo de > vidade dados

   • Entre no portal de conformidade do Microsoft Purview e depois:

     Se você estiver usando o gerenciamento de registros: guiaPolíticas de rótulo de gerenciamento> de registros

     Se você estiver usando o gerenciamento do ciclo de vida de dados: guiaPolíticas de ciclo> de vida dedados Microsoft 365> Label

2. Selecione Publicar rótulos e siga os prompts para criar a política de rótulo de retenção. Tenha cuidado com o nome que você escolheu para a política, pois isso não pode ser alterado depois que a política for salva.

3. Use o link para selecionar os rótulos de retenção a serem publicados e selecione Próximo.

4. Para a página Atribuir unidades de administrador: se sua organização estiver usando unidades administrativas no Microsoft Entra ID, uma política de rótulo de retenção que não inclua sites do SharePoint poderá ser automaticamente restrita a usuários específicos selecionando unidades administrativas. Se sua conta tiver sido atribuída unidades administrativas, você deverá selecionar uma ou mais unidades administrativas.

   Se você não quiser restringir a política usando unidades administrativas ou sua organização não tiver configurado unidades administrativas, mantenha o padrão do Diretório Completo. Você deve selecionar Diretório completo para que a política inclua o local para sites do SharePoint.

5. Quanto à página Escolher o tipo de política de retenção a ser criado, selecione Adaptável ou Estático, dependendo da escolha feita nas instruções Antes de você começar. Se você ainda não tiver criado os escopos adaptáveis, poderá selecionar Adaptável, mas como não haverá escopos adaptáveis para selecionar, não será possível concluir a configuração com essa opção.

6. Dependendo do seu escopo selecionado:

   • Se você escolheu Adaptável: Na página Escolher Escopos e locais de política adaptável, selecione Adicionar escopos e selecione um ou mais escopos adaptáveis que tenham sido criados. Em seguida, selecione um ou mais locais. Os locais que você pode selecionar dependem dos tipos de escopo adicionados. Por exemplo, se você adicionou apenas um tipo de escopo de Usuário, poderá selecionar o email do Exchange , mas não sites do SharePoint.

   • Se você escolheu Estático: Na página Selecionar locais, ligue ou desligue qualquer um dos locais. Para cada local, você pode deixá-lo no padrão para aplicar a política a todo o local, ou especifique inclui e exclui

   Para informações sobre as escolhas de localização, veja Localizações.

Para editar uma política de rótulo de retenção existente (o tipo de política é Publicar), selecione-a e selecione a opção Editar para iniciar a configuração da Política de retenção Editar.

Quando os rótulos de retenção se tornam disponíveis para aplicar

Se você publicar os rótulos de retenção do SharePoint ou do OneDrive, esses rótulos normalmente são exibidos para os usuários selecionarem em um dia. No entanto, espere até sete dias.

Se você publicar rótulos de retenção no Exchange, pode levar até sete dias para que esses rótulos de retenção apareçam para os usuários. Assim como todas as configurações de retenção do Exchange, a caixa de correio deve conter pelo menos 10 MB de dados.

Se os rótulos não aparecerem após sete dias, marcar o Status da política de rótulo selecionando-a na página Políticas de rótulo no portal do Microsoft Purview ou no portal de conformidade do Microsoft Purview. Se você vir o (Erro) incluído no status e nos detalhes dos locais, verá uma mensagem de que está demorando mais do que o esperado para implantar a política ou para tentar reimplantar a política, tente executar o comando do PowerShell Set-AppRetentionCompliancePolicy ou Set-RetentionCompliancePolicy para tentar novamente a distribuição da política:

1. Conectar-se a Segurança e Conformidade do PowerShell.

2. Execute um dos seguintes comandos:

   • Para os locais de política Mensagens de canal privado do Teams, Viva Engage mensagens de usuário e Viva Engage mensagens da comunidade:

     Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
     

   • Para todos os outros locais de política, como caixas de correio do Exchange, sites clássicos e de comunicação do SharePoint, mensagens de canal do Teams etc.:

     Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
     

Como verificar o status dos rótulos de retenção publicados no Exchange

No Exchange Online, os rótulos são disponibilizados para os usuários finais por um processo que é executado a cada sete dias. Usando o PowerShell, você pode ver quando esse processo foi executado pela última vez e, portanto, identificar quando ele será executado novamente.

1. Conectar-se ao Exchange Online PowerShell.

2. Execute estes comandos.

   $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
   

   $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
   

   $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
   
   

Nos resultados, a propriedade ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) mostra quando o sistema processou sua caixa de correio pela última vez. Se isso não aconteceu desde a hora em que você criou a política, os rótulos não serão exibidos. Para forçar o processamento, execute Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

Se os rótulos não estiverem aparecendo no Outlook na Web, e você achar que deveriam aparecer, limpe o cache do navegador (CTRL + F5).

Como aplicar rótulos de retenção publicados

Use as seções a seguir para saber como os rótulos de retenção publicados podem ser aplicados em aplicativos:

• Aplicar manualmente os rótulos de retenção

• Rótulos padrão para SharePoint e Outlook

• Aplicar automaticamente um rótulo de retenção ao email usando regras do Outlook

Além disso, ao usar Microsoft Syntex e publicar rótulos de retenção em locais do SharePoint, você pode aplicar um rótulo de retenção a um modelo para que os arquivos identificados sejam rotulados automaticamente.

Depois que o conteúdo for rotulado, consulte as seguintes informações para entender quando o rótulo aplicado pode ser removido ou alterado: apenas um rótulo de retenção por vez.

Aplicar manualmente os rótulos de retenção

Os usuários podem aplicar manualmente rótulos de retenção dos seguintes locais:

• Outlook
• OneDrive e SharePoint
• Site do Teams conectado ao grupo

Use as seguintes guias para entender como aplicar manualmente rótulos de retenção para cada local:

Outlook

Os rótulos de retenção publicados são exibidos no Outlook juntamente com todas as marcas de retenção de MRM herdadas atribuídas à caixa de correio. Embora você veja referências a políticas de retenção, os usuários não podem selecionar suas políticas de retenção do Microsoft 365 nos aplicativos do Outlook.

Para rotular um item no cliente da área de trabalho do Outlook, selecione o item. Na guia Página Inicial na faixa de opções, selecione Atribuir Política e escolha o rótulo de retenção. Por exemplo:

Se você não vir imediatamente a opção de atribuir política, procure o grupo Marcas na faixa de opções.

Você também pode clicar com o botão direito do mouse em um item de uma pasta, como a pasta Caixa de Entrada para emails recebidos ou a pasta Rascunhos para que um email seja enviado. Em seguida, selecione Atribuir Política no menu de contexto e escolha o rótulo de retenção. Ao selecionar vários itens, você pode usar esse método para aplicar o mesmo rótulo de retenção a vários itens ao mesmo tempo.

Para rotular um item no Outlook na Web, primeiro clique com o botão direito do mouse no item de uma pasta. Em seguida, selecione Ações avançadas>Atribuir política e escolha o rótulo de retenção. Por exemplo:

Assim como acontece com a área de trabalho do Outlook, você também pode usar esse método de rotulagem se selecionar vários itens.

Depois que o rótulo de retenção for aplicado, você poderá exibir esse rótulo de retenção na parte superior do item e a data expirada calculada. Por exemplo:

Para obter mais informações sobre a data de validade exibida aos usuários, consulte Notificação do usuário sobre a data de validade.

OneDrive e SharePoint

A aplicação manual de rótulos de retenção é compatível apenas com a nova experiência e não com a experiência clássica.

Para rotular um documento (incluindo arquivos do OneNote) no OneDrive ou no SharePoint, primeiro selecione o item. Em seguida, no canto superior direito, abra o painel de detalhes e escolha o rótulo de retenção no rótulo Aplicar.

Você também pode aplicar um rótulo de retenção a um item de lista, pasta ou conjunto de documentos e pode definir um rótulo de retenção padrão para uma biblioteca de documentos.

Após a aplicação de um rótulo de retenção a um item, será possível exibi-lo no painel de detalhes após a seleção do item.

Para o SharePoint, mas não no OneDrive, você pode criar um modo de exibição da biblioteca que contém a coluna Rótulos ou a coluna Item é um registro. Esse modo de exibição permite ver rapidamente os rótulos de retenção atribuídos a todos os itens e quais itens são registros. Observe, no entanto, que não é possível filtrar o modo de exibição pela coluna Item é um registro. Para obter instruções sobre como adicionar colunas, confira Mostrar ou ocultar colunas em uma lista ou biblioteca.

Sites conectados ao grupo do Teams

Quando você publica rótulos de retenção no local Grupos do Microsoft 365, os rótulos de retenção aparecem no site de equipes do SharePoint, mas não têm suporte por nenhum cliente de email para caixas de correio de grupo. A experiência de aplicar um rótulo de retenção no site é idêntica à de documentos no SharePoint.

Os usuários também podem aplicar os rótulos de retenção diretamente no Teams, na guia Arquivos :

Rótulos padrão para SharePoint e Outlook

Depois que um rótulo de retenção é publicado no SharePoint e no Outlook, os usuários podem aplicá-lo como um rótulo de retenção padrão para que ele seja herdado por todos os itens não rotulados. Embora o mesmo rótulo seja aplicado, cada item será mantido e excluído separadamente, de acordo com o início da configuração do período de retenção no rótulo.

Quando você usa rótulos de retenção padrão, há alguns cenários que podem resultar na substituição ou remoção do rótulo herdado. Consulte cada guia para obter detalhes sobre o comportamento do rótulo.

Rótulo padrão para SharePoint

Você pode aplicar um rótulo de retenção padrão a todo o conteúdo em uma biblioteca, pasta ou conjunto de documentos do SharePoint. Os documentos nesse local herdam o rótulo de retenção padrão selecionado.

Para uma biblioteca de documentos, a configuração de rótulo padrão é feita na página Configurações da Biblioteca para uma biblioteca de documentos. Ao escolher o rótulo de retenção padrão, você também pode optar por aplicá-lo a todos os itens existentes na biblioteca.

Por exemplo, se você tiver um rótulo de retenção para materiais de marketing e souber que uma biblioteca de documentos específica contém apenas esse tipo de conteúdo, poderá fazer com que o rótulo de retenção de Materiais de Marketing seja o rótulo padrão para todos os documentos nessa biblioteca.

Comportamento do rótulo quando você usa um rótulo padrão para o SharePoint

Para rótulos de retenção padrão que você aplica como um rótulo de retenção padrão a uma biblioteca, pasta ou conjunto de documentos:

• Todos os itens novos e não rotulados no contêiner terão esse rótulo de retenção aplicado.

• Para pastas, a herança flui para quaisquer pastas e itens filho que herdam o rótulo de sua pasta mais próxima.

• Se você selecionou a opção para aplicar o rótulo padrão a itens existentes: Itens já rotulados mantêm seu rótulo de retenção, a menos que tenha sido aplicado por um rótulo padrão diferente.

• Se você alterar o rótulo de retenção padrão para o contêiner: os rótulos de retenção existentes aplicados a itens nesse contêiner serão alterados somente se você tiver selecionado a opção de aplicar o rótulo padrão a itens existentes e esses rótulos forem aplicados por um rótulo padrão.

• Se você remover o rótulo de retenção padrão para o contêiner: os itens manterão seus rótulos.

• Se você mover um item com um rótulo de retenção padrão aplicado de um contêiner para outro contêiner: o item manterá seu rótulo de retenção padrão existente, mesmo que o novo local tenha um rótulo de retenção padrão diferente. Somente se você alterar o rótulo padrão para esse novo local, o item movido poderá herdar o rótulo padrão do local atual.

Quando os rótulos são aplicados que não são rótulos de retenção padrão, mas marcam itens como registros (ou registros regulatórios), esses rótulos só podem ser alterados ou removidos manualmente.

Rótulo padrão para Outlook

Você pode aplicar um rótulo de retenção padrão às pastas do Outlook para que o rótulo seja herdado por todos os itens não rotulados.

No cliente da área de trabalho do Outlook, clique com o botão direito do mouse na pasta, selecione Propriedades, a guia Política e altere Usar a política de pasta pai para o rótulo de retenção que você deseja usar como rótulo de retenção padrão dessa pasta. Por exemplo:

Em Outlook na Web, clique com o botão direito do mouse na pasta, selecione Atribuir política e altere Usar política de pasta pai para o rótulo de retenção que você deseja usar como rótulo de retenção padrão dessa pasta. Por exemplo:

Comportamento do rótulo quando você usa um rótulo padrão para o Outlook

Quando você usa um rótulo de retenção padrão como seu rótulo padrão para uma pasta do Outlook:

• Todos os itens não rotulados na pasta têm esse rótulo de retenção aplicado.

• A herança flui para quaisquer pastas e itens filho que herdam o rótulo de sua pasta mais próxima.

• Os itens já rotulados mantêm seu rótulo de retenção, a menos que tenha sido aplicado por um rótulo padrão diferente.

• Se você alterar ou remover o rótulo de retenção padrão para a pasta: os rótulos de retenção existentes aplicados a itens nessa pasta também serão alterados ou removidos somente se esses rótulos forem aplicados por um rótulo padrão.

• Se você mover um item com um rótulo de retenção padrão de uma pasta para outra pasta com um rótulo de retenção padrão diferente: o item receberá o novo rótulo de retenção padrão.

• Se você mover um item com um rótulo de retenção padrão de uma pasta para outra pasta sem rótulo de retenção padrão: o rótulo de retenção padrão antigo será removido, a menos que a nova pasta seja a pasta Itens Excluídos.

Quando os rótulos são aplicados que não são rótulos de retenção padrão, mas marcam itens como registros (ou registros regulatórios), esses rótulos só podem ser alterados ou removidos manualmente.

Aplicar automaticamente um rótulo de retenção ao email usando regras do Outlook

No Outlook, você pode criar regras para aplicar um rótulo de retenção. Por exemplo, você pode criar uma regra que aplica um rótulo de retenção específico a todas as mensagens enviadas de ou para um grupo de distribuição específico.

Para criar uma regra, clique com o botão direito do mouse em um item, selecione Assistente de Regras>criar> regrasde regras de regras>avançadas. Especifique a condição ou as condições da primeira etapa e aplique a política de retenção para a ação:

Embora você veja uma referência às políticas de retenção, os rótulos de retenção são exibidos e podem ser selecionados.

Atualizar os rótulos de retenção e suas políticas

Se você editar um rótulo de retenção ou uma política de rótulo de retenção e o rótulo ou política de retenção já estiver aplicado ao conteúdo, suas configurações atualizadas serão aplicadas automaticamente a esse conteúdo, além do conteúdo recém-identificado.

Algumas configurações não podem ser alteradas depois que o rótulo ou política é criado e salvo, que incluem:

• Nomes dos rótulos de retenção e suas políticas, o tipo de escopo (adaptável ou estático) e as configurações de retenção, exceto o período de retenção.
• A opção para marcar os itens como um registro.

Excluindo rótulos de retenção

Para excluir um rótulo de retenção, todas as três condições devem ser aplicadas:

• O rótulo não está incluído em nenhuma política de rótulo de retenção
• O rótulo não está configurado para retenção baseada em eventos
• O rótulo não está configurado para marcar itens como registros regulatórios

Quando todas essas condições forem atendidas:

• Você sempre pode excluir um rótulo de retenção que não marca itens como registros (às vezes chamado de "rótulo de retenção padrão"). A exclusão é bem-sucedida mesmo se o rótulo for aplicado a itens e o rótulo de retenção for removido desses itens.

• Você pode excluir um rótulo de retenção que marca itens como registros somente se o rótulo não for aplicado a itens. Se o rótulo tiver sido aplicado a itens, a exclusão falhará e você verá um link para o gerenciador de conteúdo para identificar os itens rotulados. Pode levar até dois dias para o gerenciador de conteúdo mostrar os itens rotulados. Nesse cenário, o rótulo de retenção pode ser excluído sem mostrar o link para o explorador de conteúdos.

Bloquear a política para evitar alterações

Se você precisar garantir que ninguém pode desabilitar a política, excluí-la ou torná-la menos restritiva, confira Usar Bloqueio de Preservação para restringir alterações nas políticas de retenção e nas políticas de rótulo de retenção.

Solução de problemas de políticas de rótulo de retenção

Se suas políticas de rótulo de retenção não estiverem funcionando conforme o esperado ou você vir erros relacionados a essas políticas, use os seguintes recursos de solução de problemas:

• Identificar erros nas políticas de rótulo de retenção e retenção do Microsoft 365
• Resolver erros nas políticas de rótulo de retenção e retenção do Microsoft 365

Próximas etapas

Para ajudá-lo a controlar os rótulos aplicados de suas políticas de rotulagem de retenção publicadas:

• Monitorar rótulos de retenção
• Usar a Pesquisa de Conteúdo para localizar todo o conteúdo com um rótulo de retenção específico
• Ações de retenção de Auditoria

A retenção baseada em eventos é outro cenário com suporte para rótulos de retenção. Para mais informações, confira Iniciar a retenção quando um evento ocorrer.