Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Pronto para começar a gerenciar o ciclo de vida dos dados da sua organização, retendo o conteúdo que você precisa manter e excluindo o conteúdo que você não precisa? Para começar, use as seguintes diretrizes para o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft Purview (anteriormente Conhecido como Governança de Informações da Microsoft):

  1. Entenda como a retenção e a exclusão funcionam no Microsoft 365 e identifique as cargas de trabalho que precisam de uma política de retenção e se você precisa criar rótulos de retenção para exceções: Saiba mais sobre retenção

    Observação

    Se você precisar gerenciar itens de alto valor para requisitos de manutenção de registros comerciais, legais ou regulamentares: use rótulos de retenção com gerenciamento de registros em vez de gerenciamento do ciclo de vida dos dados.

  2. Crie políticas de retenção para as cargas de trabalho identificadas, especificando as configurações e ações de retenção exigidas pelas políticas da sua organização ou regulamentos do setor: crie políticas de retenção

    Se necessário, crie e aplique rótulos de retenção para as suas exceções.

  3. Habilitar o arquivamento de caixa de correio para fornecer aos usuários espaço de armazenamento de caixa de correio adicional: habilitar caixas de correio de arquivo morto no Microsoft 365

    Se necessário para dar suporte a caixas de correio de arquivo morto:

  4. Entenda e gerencie caixas de correio inativas que retêm o conteúdo da caixa de correio depois que os funcionários saem da organização: saiba mais sobre as caixas de correio inativas

  5. Se você tiver arquivos PST que contenham dados que deseja controlar: importe arquivos PST para caixas de correio online usando upload de rede ou envio de unidade: saiba como importar os arquivos PST da sua organização

Requisitos de assinatura e licenciamento

Várias assinaturas diferentes oferecem suporte a recursos de gerenciamento de ciclo de vida de dados.

Para ver as opções para licenciar seus usuários para se beneficiarem dos recursos do Microsoft Purview, consulte as diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade. Para os recursos listados nesta página, consulte a seção de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft Purview e Gerenciamento de Registros do Microsoft Purview para obter os requisitos de licenciamento em nível de recurso.

Permissões

Consulte a seção a seguir para obter informações sobre funções e grupos de funções para gerenciar a retenção do Microsoft 365.

Para permissões para gerenciar caixas de correio para arquivamento, caixas de correio inativas e importação, elas normalmente exigem permissões do Exchange, como a função de destinatários de email. Por padrão, essa função é atribuída aos grupos de funções Gerenciamento de Destinatários e Gerenciamento da Organização. Para obter o requisito de permissões exato para cada tarefa de gerenciamento, consulte a documentação que acompanha as instruções do administrador.

Permissões para políticas de retenção e rótulos de retenção

Os membros de sua equipe de conformidade que criarão e gerenciarão políticas de retenção e rótulos de retenção precisam de permissões para o portal de conformidade do Microsoft Purview. Por padrão, o administrador de locatários (administrador global) tem acesso a esse local e pode conceder acesso a diretores de conformidade e outras pessoas sem conceder a eles todas as permissões de um administrador de locatários. Para conceder permissões para essa administração limitada, recomendamos que você adicione usuários ao grupo de funções de administrador Administrador de Conformidade.

Como alternativa ao uso dessa função padrão, você pode criar um novo grupo de funções e adicionar a função Gerenciamento de Retenção a esse grupo. Para uma função somente leitura, use Gerenciamento de Retenção Somente Exibição.

Para obter instruções sobre como adicionar usuários às funções padrão ou criar seus próprios grupos de funções, consulte Permissões no portal de conformidade do Microsoft Purview.

Essas permissões são necessárias somente para criar, configurar e aplicar políticas de retenção e rótulos de retenção. A pessoa que configura essas políticas não necessita acesso ao conteúdo.

Cenários comuns

Use a tabela a seguir para ajudá-lo a mapear seus requisitos de negócios para os cenários mais comuns de gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Eu quero... Documentação
Retenha ou exclua com eficiência os dados dos serviços do Microsoft 365:
- Exchange
- SharePoint
- OneDrive
- Grupos do Microsoft 365
- Teams
- Yammer
- Skype for Business
Criar e configurar políticas de retenção
Forneça aos usuários armazenamento de caixa de correio adicional Habilitar caixas de correio de arquivo morto no Microsoft 365
Manter dados da caixa de correio depois que os funcionários deixarem a organização Criar e gerenciar caixas de correio inativas
Carregar dados de caixa de correio de arquivos PST Usar o upload de rede para importar arquivos PST

Se você tiver um cenário que exija gerenciamento de dados de itens individuais, consulte os cenários comuns para gerenciamento de registros.

Documentação do usuário final

Consulte a seção a seguir para obter informações sobre a documentação do usuário final para dar suporte à retenção do Microsoft 365.

Os recursos de gerenciamento do ciclo de vida de dados para caixas de correio inativas e importação de arquivos PST não exigem documentação do usuário final porque são apenas operações administrativas. Para ajudar os usuários a entender e interagir com suas caixas de correio de arquivamento no Outlook depois de habilitar esse recurso, consulte Gerenciar armazenamento de email com caixas de correio de arquivo morto online.

Documentação do usuário final para retenção e exclusão

A maioria das políticas de retenção funciona discretamente em segundo plano, sem interação do usuário e, portanto, precisa de pouca documentação para os usuários. As políticas de retenção para equipes informam os usuários quando suas mensagens foram excluídas com um link para Mensagens do Teams sobre políticas de retenção.

No entanto, se você complementar as políticas de retenção com rótulos de retenção, esses rótulos terão uma presença de interface do usuário no Microsoft 365 Apps. Antes de implantar esses rótulos em sua rede de produção, certifique-se de fornecer informações e instruções para usuários finais e seu suporte técnico. Para ajudar os usuários a aplicar rótulos de retenção no SharePoint e no OneDrive, consulte Aplicar rótulos de retenção a arquivos no SharePoint ou no OneDrive.

A documentação do usuário final mais eficaz sempre será a orientação e as instruções personalizadas que você fornecer para os nomes de rótulos de retenção e as configurações que você escolher. Confira a seção seguinte página e downloads que você pode usar para ajudar a treinar seus usuários: Treinamento do usuário final para Rótulos de Retenção.