Saiba mais sobre caixas de correio inativas

Artigo
11/15/2023

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Sua organização, talvez seja necessário reter email antigos empregados depois que deixam a organização. Dependendo dos requisitos de retenção da sua organização, você pode precisar manter o conteúdo de caixa de correio para alguns meses ou anos após o término de emprego ou você pode precisar manter o conteúdo de caixa de correio indefinidamente. Independentemente de quanto tempo você precisa para reter email, você pode criar caixas de correio inativas para reter a caixa de correio de ex-funcionários.

Dica

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Cite caixas de correio inativas.

Quando um funcionário deixa sua organização (ou sai de uma licença prolongada), você pode remover a conta do Microsoft 365. Os dados da caixa de correio do funcionário são mantidos por 30 dias após a remoção da conta. Durante esse período, você ainda pode recuperar os dados da caixa de correio desmarcando a conta. Após 30 dias, os dados são removidos permanentemente.

Mas se uma retenção for aplicada à caixa de correio antes de excluir a conta do Microsoft 365, a caixa de correio será convertida em uma caixa de correio inativa. As seções a seguir contêm informações sobre retenções que podem ser aplicadas com retenção e proteção eletrônica do Microsoft 365.

Caixas de correio inativas são úteis quando sua organização precisa manter o conteúdo da caixa de correio de ex-funcionários por motivos regulatórios ou outros. Embora qualquer tipo de retenção listada neste documento force uma caixa de correio a ficar inativa quando um objeto de usuário for excluído, recomendamos fazer isso aplicando uma política de retenção ou rótulos de retenção do Microsoft 365, confirmar que a retenção é aplicada e, em seguida, remover a conta correspondente do Microsoft 365. Nesse ponto, o conteúdo da caixa de correio inativa é mantido durante o período de retenção especificado antes da exclusão da conta de usuário. Você ainda pode recuperar a conta de usuário correspondente por um período de 30 dias, no entanto, após 30 dias, a caixa de correio é mantida no Microsoft 365 como uma caixa de correio inativa até que a política de retenção ou os rótulos de retenção sejam removidos.

Importante

Como mencionamos anteriormente, recomendamos que você use a retenção do Microsoft 365 para criar uma caixa de correio inativa:

In-Place Holds no centro de administração do Exchange estão agora aposentados. A partir de 1º de julho de 2020, novos In-Place Holds não puderam ser criados em Exchange Online. A partir de 1º de outubro de 2020, a duração da retenção de retenção local não poderá mais ser alterada. Qualquer caixa de correio inativa que tenha uma In-Place Hold aplicada só pode ser excluída removendo o In-Place Hold. As caixas de correio inativas existentes que estão no In-Place Hold continuarão a ser preservadas até que o porão seja removido. Para obter mais informações sobre In-Place Mantém a aposentadoria, consulte Aposentadoria das ferramentas herdadas de descoberta eletrônica.
A retenção de litígios permanece com suporte como um método alternativo para manter o conteúdo em uma caixa de correio e torná-lo inativo depois que uma conta de usuário é excluída. No entanto, como uma tecnologia mais antiga, recomendamos que você use a retenção do Microsoft 365.

Quando há várias retenções no mesmo conteúdo, o princípio da retenção se aplica e o conteúdo é mantido pelo período mais longo.

A confirmação de uma retenção é aplicada a uma caixa de correio

Se você aplicar uma política de retenção do Microsoft 365, rótulos de retenção, eDiscovery hold, contencioso ou ter uma retenção de In-Place existente, você pode confirmar se a retenção foi aplicada com êxito à caixa de correio usando o PowerShell. Se você configurou recentemente a retenção, talvez seja necessário aguardar até que ela seja aplicada à caixa de correio.

Para evitar a exclusão acidental ou não intencional, recomendamos que você confirme a retenção antes de excluir a conta de usuário. Se a retenção não for aplicada, a caixa de correio não será convertida em uma caixa de correio inativa.

Para obter instruções, consulte Como identificar o tipo de retenção colocado em uma caixa de correio Exchange Online.

Caixas de correio inativas e retenção do Microsoft 365

Se uma política de retenção do Microsoft 365 for aplicada a uma caixa de correio ou um ou mais itens de email em uma caixa de correio tiver um rótulo de retenção aplicado e, em seguida, a conta de usuário do Microsoft 365 for excluída, a caixa de correio será convertida em uma caixa de correio inativa. Para que a caixa de correio inativa seja criada:

As configurações de retenção devem ser configuradas para manter o conteúdo ou reter e, em seguida, excluir o conteúdo. Se a ação de retenção estiver configurada para excluir apenas o conteúdo, a caixa de correio não ficará inativa quando a conta de usuário for excluída. Para caixas de correio inativas, recomendamos usar a opção reter e excluir.
As configurações de retenção devem ser aplicadas a um local de retenção associado a uma caixa de correio do Exchange:
- Email do Exchange
- Grupos do Microsoft 365
- Skype for Business
- Pastas públicas do Exchange
- Mensagens do canal do Teams
- Chats do Teams e interações de Copilot
- Mensagens do canal privado do Teams
- Viva Engage mensagens da comunidade
- Viva Engage mensagens de usuário

Para obter mais informações sobre a retenção da Microsoft, consulte Saiba mais sobre políticas de retenção e rótulos de retenção.

Se a retenção do Microsoft 365 for usada para criar uma caixa de correio inativa, as configurações de retenção da política de retenção ou rótulos de retenção continuarão a ser aplicadas à caixa de correio inativa. Isso significa que, se as configurações de retenção estiverem configuradas para reter e excluir o conteúdo, os itens serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis quando a duração da retenção expirar e, eventualmente, limpos da caixa de correio inativa. Se as configurações de retenção não estiverem configuradas para itens excluídos, os itens que não foram excluídos permanentemente pelo usuário (antes da caixa de correio ficar inativa) não serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis e serão mantidos indefinidamente depois que a caixa de correio ficar inativa.

Dica

Você pode usar a propriedade ComplianceTagHoldApplied para identificar se uma caixa de correio tem itens que têm um ou mais rótulos de retenção aplicados para reter ou reter e, em seguida, excluir conteúdo. Para obter mais informações, consulte Identificar caixas de correio em espera porque um rótulo de retenção foi aplicado a uma pasta ou item.

Usando escopos de política adaptáveis para gerenciar a retenção de caixas de correio inativas

Com escopos de política adaptáveis, você pode aplicar configurações de retenção especificamente a caixas de correio inativas. Os benefícios dessa configuração incluem:

Você pode atender aos regulamentos ou políticas da sua organização que exigem períodos de retenção diferentes para funcionários ativos e ex-funcionários.
Você pode configurar as configurações de retenção para manter o conteúdo da caixa de correio apenas o tempo necessário para atender aos requisitos da sua organização para ex-funcionários.
Você pode identificar rapidamente a política de retenção atribuída a caixas de correio inativas em sua organização, o que facilita a alteração das configurações de retenção, se necessário.
É mais fácil excluir permanentemente uma caixa de correio inativa porque você pode removê-la da política configurando o escopo adaptável para excluí-la, com base em atributos ou propriedades da caixa de correio inativa. Caso contrário, você deve usar Exchange Online PowerShell antes de excluir a caixa de correio.

Observação

Dependendo da configuração do escopo de política adaptável, as caixas de correio inativas podem ou não ser incluídas. Para direcionar especificamente ou excluir caixas de correio inativas de um escopo de política adaptável, consulte informações de configuração para o email do Exchange e pastas públicas do Exchange.

Usando escopos de política estáticos e caixas de correio inativas

Se você não usar escopos de política adaptáveis e, em vez disso, usar um escopo estático com a retenção do Microsoft 365, considere o seguinte:

Os escopos de política estática incluem caixas de correio inativas quando você usa a configuração padrão Todas as caixas de correio , mas não têm suporte para inclusões ou exclusões específicas. No entanto, se você incluir ou excluir um destinatário que tenha uma caixa de correio ativa no momento em que a política for aplicada e a caixa de correio ficar inativa posteriormente, as configurações de retenção continuarão a ser aplicadas ou excluídas. Nesse cenário, os limites específicos de inclusão e exclusão ainda se aplicam.

Observação

Isso também significa que todas as novas configurações de retenção do Microsoft 365 usando um escopo estático aplicado à seleção padrão de Todas as caixas de correio incluirão automaticamente todas as caixas de correio inativas existentes.
Se você alterar a seleção padrão de Todas as caixas de correio para incluir destinatários específicos, as configurações de retenção para a política não se aplicarão mais a caixas de correio inativas, que agora se tornam elegíveis para exclusão automática.
Se você quiser liberar uma política de retenção aplicada a uma caixa de correio inativa, consulte Liberando uma política de retenção.

Cuidado

Quando você usa a retenção do Microsoft 365 para tornar uma caixa de correio inativa, não altere ou remova o nome da entidade de usuário (UPN) para a caixa de correio antes de excluir a conta de usuário correspondente. Além disso, não altere o endereço SMTP primário (derivado do UPN) ou remova esse endereço de email da lista de endereços SMTP secundários associados à caixa de correio antes de tornar a caixa de correio inativa.

Se você alterar o UPN ou endereços de email (que foram atribuídos à caixa de correio no momento em que as configurações de retenção foram aplicadas) e, em seguida, excluir a conta de usuário para tornar a caixa de correio inativa, você não poderá excluir a caixa de correio inativa se não precisar mais retê-la. Isso ocorre porque você não pode remover a caixa de correio inativa da política usando um ENDEREÇO UPN ou email (para identificar a caixa de correio inativa) diferente daquelas que existiam quando as configurações de retenção eram inicialmente aplicadas à caixa de correio. Para obter mais informações sobre como excluir caixas de correio inativas, consulte Excluir uma caixa de correio inativa no Office 365.

Caixas de correio inativas e isenções casos de eDiscovery

Se uma retenção associada a um caso de descoberta eletrônica no portal de conformidade do Microsoft Purview for colocada em uma caixa de correio e, em seguida, a caixa de correio ou a conta do usuário for excluída, a caixa de correio se tornará uma caixa de correio inativa. However, we don't recommend using eDiscovery case holds to make a mailbox inactive. That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. At some point, a legal case will probably end and the holds associated with the case will be removed and the eDiscovery case will be closed. In fact, if a hold that's placed on an inactive mailbox is associated with an eDiscovery case, and then the hold is released or the eDiscovery case is closed (or deleted), the inactive mailbox will be permanently deleted. Além disso, você não pode criar uma retenção de descoberta eletrônica baseada em tempo. Isso significa que o conteúdo em uma caixa de correio inativa é mantido para sempre ou até que a retenção seja removida e a caixa de correio inativa seja excluída. Portanto, recomendamos usar a retenção do Microsoft 365 para caixas de correio inativas.

Para obter mais informações sobre as diferenças entre as retenções de descoberta eletrônica e a retenção do Microsoft 365, consulte Quando usar políticas de retenção e rótulos de retenção ou recoções de descoberta eletrônica.

Caixas de correio inativas e arquivos de expansão automática

Uma caixa de correio inativa configurada com um arquivo de expansão automática não pode ser recuperada ou restaurada. Se, por razões de conformidade, você precisar recuperar dados de uma caixa de correio inativa com um arquivo de expansão automática, use a pesquisa de conteúdo para exportar os dados da caixa de correio. Essa ação tem suporte apenas para fins de descoberta eletrônica e não pode ser usada como uma solução de backup. Para obter instruções para usar a pesquisa de conteúdo para a recuperação de dados para descoberta eletrônica, confira os seguintes artigos:

Caixas de correio inativas e políticas de retenção de MRM do Exchange

A aplicação de uma política de retenção do Exchange (o gerenciamento de registros de mensagens, ou MRM, recurso em Exchange Online) não cria uma caixa de correio inativa quando a conta de usuário é excluída.

No entanto, se essa política de retenção de MRM foi aplicada a uma caixa de correio antes de ficar inativa, todas as políticas de exclusão (marcas de retenção de MRM configuradas com uma ação Delete ) continuarão a ser processadas na caixa de correio inativa. Isso significa que os itens marcados com uma política de exclusão de MRM serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis quando o período de retenção expirar. Os itens são removidos da caixa de correio inativa quando a duração da retenção expira. Se um período de retenção não for especificado para a caixa de correio inativa, itens na pasta recuperar itens serão mantidos indefinidamente.

Por outro lado, todas as políticas de arquivo (marcas de retenção de MRM configuradas com uma ação MoveToArchive ) incluídas na política de retenção de MRM atribuída a uma caixa de correio inativa são ignoradas. Isso significa que itens em uma caixa de correio inativa que são marcadas com uma política de arquivo permanecem na caixa de correio primária quando o período de retenção expira. Elas não serão movidas para a caixa de correio de arquivo morto ou para a pasta itens recuperáveis na caixa de correio de arquivo morto. Eles serão mantidos indefinidamente.

Próximas etapas

Para tornar uma caixa de correio inativa e gerenciá-la, como recuperá-la, restaurá-la e excluí-la, consulte Criar e gerenciar caixas de correio inativas.