Colaborar com convidados em um documento (administradores de TI)

Se você precisar colaborar com pessoas fora de sua organização em documentos no SharePoint ou no OneDrive, você poderá enviar um link de compartilhamento para o documento. Neste artigo, percorreremos as etapas de configuração do Microsoft 365 necessárias para configurar links de compartilhamento para o SharePoint e o OneDrive para as necessidades da sua organização.

Demonstração de vídeo

Este vídeo mostra as etapas de configuração descritas neste documento.

Microsoft Entra configurações de colaboração externa de ID

O compartilhamento no Microsoft 365 é regido em seu nível mais alto pelas configurações de colaboração externa B2B em Microsoft Entra ID. Se o compartilhamento de convidados estiver desabilitado ou restrito em Microsoft Entra ID, essa configuração substituirá todas as configurações de compartilhamento que você configurar no Microsoft 365.

Verifique as configurações de colaboração externa B2B para garantir que o compartilhamento com convidados não esteja bloqueado.

Para conjunto de configurações de colaboração externa

1. Faça logon no Microsoft Entra ID em https://entra.microsoft.com/.
2. No painel de navegação esquerdo, expanda Identidades externas.
3. Selecione Configurações de colaboração externa.
4. Certifique-se de que Usuários membros e usuários atribuídos a funções específicas de administrador possam convidar usuários convidados, incluindo convidados com permissões de membro ou Qualquer pessoa na organização pode convidar usuários convidados, incluindo convidados e não administradores esteja selecionado.
5. Se você tiver feito alterações, selecione Salvar.

Observe as configurações na seção Restrições de colaboração. Certifique-se de que os domínios dos convidados com os quais deseja colaborar não estão bloqueados.

Se você trabalha com convidados de várias organizações, talvez queira restringir a capacidade deles de acessar dados de diretório. Isso os impede de ver quem mais é um convidado no diretório. Para fazer isso, em Restrições de acesso do usuário convidado, selecione Usuários convidados têm acesso limitado às propriedades e configurações de associação de objetos de diretório ou Acesso de usuário convidado é restrito a propriedades e associações de seus próprios objetos de diretório.

Configurações de compartilhamento no nível da organização do SharePoint

Para que pessoas fora de sua organização tenham acesso a um documento no SharePoint ou no OneDrive, as configurações de compartilhamento no nível da organização do SharePoint e do OneDrive devem permitir o compartilhamento com pessoas fora de sua organização.

As configurações no nível da organização do SharePoint determinam as configurações disponíveis para sites individuais do SharePoint. Como configurações no nível da organização determinam quais configurações estão disponíveis para sites individuais, incluindo sites associados a equipes. A configuração no nível da organização do OneDrive determina o nível de compartilhamento disponível nas bibliotecas do OneDrive dos usuários.

Para SharePoint e OneDrive, se você quiser permitir o compartilhamento de arquivos e pastas não autenticados, escolha Qualquer pessoa. Se você quiser garantir que as pessoas fora de sua organização tenham que se autenticar, escolha Convidados novos e existentes. Qualquer vínculo é a maneira mais fácil de compartilhar: pessoas fora de sua organização podem abrir o link sem autenticação e são livres para passá-lo para outras pessoas.

Para o SharePoint, escolha a configuração mais permissiva necessária por qualquer site em sua organização.

Para definir as configurações de compartilhamento no nível da organização do Microsoft Office SharePoint Online

1. No centro de administração do SharePoint, no painel de navegação esquerdo, em Políticas, selecione Compartilhamento.
2. Verifique se o compartilhamento externo para SharePoint ou OneDrive está definido como Qualquer pessoa ou convidados novos e existentes. (Observe que a configuração do OneDrive não pode ser mais permissiva do que a configuração do SharePoint.)
3. Se você tiver feito alterações, selecione Salvar.

Configurações de link padrão no nível da organização do Microsoft Office SharePoint Online

As configurações de arquivo e link de pasta padrão determinam a opção de link mostrada aos usuários por padrão quando eles compartilham um arquivo ou pasta. Os usuários podem alterar o tipo de link para uma das outras opções antes de compartilhar, se desejado.

Lembre-se de que essa configuração afeta sites do SharePoint em sua organização, bem como no OneDrive.

Escolha um link de qualquer um dos seguintes tipos que é selecionado por padrão quando os usuários compartilham arquivos e pastas:

• Qualquer pessoa com o link – escolha essa opção se você espera fazer um monte de compartilhamento de pastas e arquivos não autenticados. Se você deseja permitir links Qualquer Pessoa, mas está preocupado com o compartilhamento não autenticado acidental, considere uma das outras opções como padrão. Este tipo de link só estará disponível se você tiver ativado o compartilhamento Qualquer Pessoa.
• Somente pessoas em sua organização - Escolher esta opção se você espera que a maior parte do compartilhamento de arquivos e pastas seja com pessoas de dentro de sua organização.
• Pessoas específicas - Considerar esta opção se você pretende fazer muitos compartilhamentos de arquivos e pastas com convidados. Esse tipo de link funciona com os convidados e exige que eles se autentiquem.

Para definir as configurações de link padrão no nível da organização do SharePoint e do OneDrive

1. Vá para Compartilhamento no Centro de administração do SharePoint.
2. Em Links de arquivos e pastas, selecione o link de compartilhamento padrão que deseja usar.
3. Caso tenha feito alterações, clique em Salvar.

Para definir a permissão para o link de compartilhamento, em Escolher a permissão selecionada por padrão para compartilhamento de links.

1. Selecione Exibir se você não quiser que os usuários façam alterações nos arquivos e pastas.
2. Selecione Editar se você quiser permitir que os usuários façam alterações nos arquivos e pastas.

Opcionalmente, escolha um tempo de validade para links de Qualquer Pessoa .

Para definir permissões para links que permitem o compartilhamento com qualquer pessoa

1. Nos links, esses links podem fornecer essas permissões: subconjunto,
   1. Na lista suspensa Arquivos ,
      • Selecione Exibir e editar se quiser permitir que usuários não autenticados façam alterações nos arquivos.
      • Selecione Exibir se você não quiser que usuários não autenticados façam alterações nos arquivos.
   2. Na lista suspensa Pastas ,
      • Selecione Exibir, editar e carregar se quiser permitir que usuários não autenticados façam alterações nas pastas.
      • Selecione Exibir se você não quiser que usuários não autenticados façam alterações nas pastas.

Configurações de compartilhamento de nível de site do Microsoft Office SharePoint Online

Se você estiver compartilhando arquivos e pastas que estão em um site do SharePoint, também precisará marcar as configurações de compartilhamento no nível do site para esse site.

Para conjunto de configurações de compartilhamento no nível do site

1. No Centro de administração do SharePoint, no painel de navegação esquerdo, expanda Sites e selecione Sites ativos.
2. Selecione o site para a equipe que você acabou de criar.
3. Na guia Configurações , selecione Mais configurações de compartilhamento.
4. Certifique-se de que o compartilhamento esteja no conjunto como Qualquer pessoa ou Convidados novos e existentes.
5. Se você tiver feito alterações, selecione Salvar.

Convidar usuários

As configurações de compartilhamento de convidados agora estão configuradas; para que os usuários agora possam compartilhar arquivos e pastas com pessoas fora de sua organização. Consulte Compartilhar arquivos e pastas do OneDrive e arquivos ou pastas do SharePoint para obter mais informações.

Confira também

Práticas recomendadas para compartilhar arquivos e pastas com usuários não autenticados

Limitar a exposição acidental dos arquivos ao compartilhar com convidados

Integração do SharePoint e do OneDrive ao Microsoft Entra B2B