Gerir o Correio de Voz Partilhado para Atendedores Automáticos e Chamadas Filas

2025-04-10
Aplica-se a: Microsoft Teams, Microsoft Outlook

Este artigo descreve como configurar e gerir o Correio de Voz Partilhado para Atendedores Automáticos e Filas de Chamadas. O Correio de Voz Partilhado é um tipo especializado de voicemail que permite que vários utilizadores acedam a uma única caixa de entrada de voicemail. O Correio de Voz Partilhado é entregue a um grupo, permitindo que qualquer membro desse grupo aceda à mensagem, enquanto o voicemail pessoal é enviado para um único utilizador, permitindo que apenas essa pessoa aceda automaticamente à mensagem.

O Correio de Voz Partilhado integra-se com Grupos do Microsoft 365 e pode ser acedido no Outlook ou através da secção Chamadas num canal do Microsoft Teams associado a um grupo. O Correio de Voz Partilhado também pode ligar a uma lista de distribuição ou a um grupo de segurança com capacidade de correio. Para obter uma comparação das opções disponíveis, consulte a seguinte tabela:

Correio de Voz Partilhado	Grupos do Microsoft 365	Grupos de distribuição	Grupos de segurança com capacidade de correio
Visível no Outlook/Exchange	Sim	Sim	Sim
Visível no Teams	Sim¹	Não	Não
Aplicar regras do Outlook	Não	Sim	Sim

¹ Apenas se o grupo do Microsoft 365 estiver ligado a uma Fila de Chamadas através de um canal associado ao grupo do Microsoft 365.

Com um grupo do Microsoft 365, os Voicemails Partilhados são entregues na pasta associada do grupo. Por outro lado, ao utilizar uma lista de distribuição ou um grupo de segurança com capacidade de correio, cada utilizador recebe uma cópia do voicemail na caixa de entrada individual do Outlook.

Os seus utilizadores só podem receber o Correio de Voz Partilhado através da lógica de redirecionamento dos Atendedores Automáticos ou do Filas de Chamadas. Para obter mais informações sobre atendedores automáticos e Filas de chamadas, consulte Planear para atendedores automáticos do Teams e Filas de chamadas.

Para obter informações sobre o voicemail pessoal, consulte Configurar Caixa postal na Nuvem.

Pré-requisitos

Para gerir o Correio de Voz Partilhado, tem de configurar um dos seguintes: um grupo do Microsoft 365, uma lista de distribuição ou um grupo de segurança com capacidade de correio. Os grupos privados e públicos suportam o Correio de Voz Partilhado. No entanto, se optar por utilizar um grupo público, todos os membros da sua organização podem obter acesso ao grupo e aos respetivos dados associados, incluindo voicemails.

Embora a criação de uma nova lista de distribuição ou grupo de segurança com capacidade de correio seja um processo simples, a configuração de um grupo do Microsoft 365 pode envolver especificações adicionais. Estas informações seguintes focam-se na configuração do Correio de Voz Partilhado com grupos do Microsoft 365.

Se a sua organização planear ver e gerir Voicemails Partilhados em chats do Microsoft Teams ou outras aplicações, certifique-se de que o grupo do Microsoft 365 que está a utilizar tem suporte do Teams. Os Voicemails partilhados armazenados em grupos suportados pelo Teams são acessíveis através do Microsoft Teams.

Existem várias formas de criar grupos do Microsoft 365. Recomendamos um dos seguintes métodos:

Criar um grupo do Microsoft 365 no Centro de administração do Microsoft 365 - Certifique-se de que o grupo tem uma caixa de correio e suporte do Teams ativados.
Criar um grupo do Microsoft 365 no Outlook – os grupos do Outlook têm uma caixa de correio ativada por predefinição, mas podem não ter suporte do Teams. Para obter mais informações, consulte Criar um grupo no Outlook.
Criar um grupo do Microsoft 365 no Microsoft Teams – os grupos baseados no Teams podem ter a respetiva caixa de correio ocultada por predefinição. Para tornar a caixa de correio visível, utilize o cmdlet Set-UnifiedGroup com o -HiddenFromExchangeClientsEnabled parâmetro para tornar uma caixa de correio visível.
```
Set-UnifiedGroup -Identity <GUID> -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false
```
Para obter mais informações sobre como criar um grupo no Teams, consulte Grupos do Microsoft 365 e Microsoft Teams.

Se selecionar um grupo do Microsoft 365 não suportado pelo Teams, a sua organização só pode gerir mensagens de voz endereçadas a este grupo no Outlook.

Para obter mais informações sobre os grupos do Microsoft 365, consulte Descrição geral do Grupos do Microsoft 365 para administradores

Configurar o Correio de Voz Partilhado

Como administrador, pode configurar o Correio de Voz Partilhado para atendedores automáticos e chamadas Filas.

Apenas os membros do grupo, lista de distribuição ou grupo de segurança designado do Microsoft 365 podem aceder ao correio partilhado associado. Cada Correio de Voz Partilhado está ligado a um único grupo.

Para impedir a partilha excessiva de informações, cada Fila de Chamadas específica ou Atendedor Automático deve ter o seu próprio grupo para o Correio de Voz Partilhado. Se configurar o redirecionamento de chamadas para que vários Filas de Chamadas com agentes diferentes partilhem um grupo de Voicemail partilhado comum, todos os utilizadores nesse grupo têm permissão para gerir voicemails. Esta configuração pode, inadvertidamente, levar à partilha excessiva de informações confidenciais. Por este motivo, recomendamos a criação de um grupo de Voicemail Partilhado separado para cada Fila de Chamadas individual ou Atendedor Automático.

Para obter mais informações, consulte Gerir a fila de chamadas e as definições do atendedor automático no Microsoft Teams.

Atendedores Automáticos

Para Atendedores Automáticos, pode configurar regras de redirecionamento para reencaminhar chamadas para um Correio de Voz Partilhado. Por exemplo, poderá querer configurar uma regra para reencaminhar chamadas fora do escritório para o Correio de Voz Partilhado ou para reencaminhar chamadas numa determinada categoria diretamente para o Correio de Voz Partilhado.

Para chamadas de Atendedor Automático que são enviadas para o Correio de Voz Partilhado, pode ativar ou suprimir uma saudação do sistema. As saudações personalizadas ainda não estão disponíveis para Atendedores Automáticos.

Para obter mais informações sobre atendedores automáticos, consulte Configurar um atendedor automático do Microsoft Teams.

Chamar Filas

Os administradores ou utilizadores autorizados de uma Fila de Chamadas podem configurar saudações personalizadas do Voicemail Partilhado para as seguintes funcionalidades:

Capacidade excedida da chamada
Tempo limite da chamada
Sem agentes

Também pode desativar as saudações personalizadas para Filas de Chamadas. Evite incluir carateres especiais nas mensagens de saudação do Correio de Voz Partilhado.

Para obter mais informações sobre como criar saudações para o Filas de Chamadas, veja manage-voice-applications-policies.

Para obter mais informações sobre como redirecionar o Filas de Chamadas para o Correio de Voz Partilhado, consulte Processamento de exceções de chamadas de fila de chamadas e Mensagens adicionais no Processamento de exceções de chamadas de fila de chamadas.

Localização dos Voicemails Partilhados

Os Voicemails Partilhados são acessíveis no Microsoft Outlook e no Microsoft Teams, embora a interface do Teams ofereça atualmente uma experiência de utilizador mais limitada.

Microsoft Outlook

No Outlook, os Voicemails Partilhados são armazenados na pasta do grupo do Microsoft 365 ou na Caixa de Entrada, consoante o tipo de grupo. Para um grupo do Microsoft 365, os utilizadores podem encontrar Correios de Voz Partilhados na pasta do grupo. Para uma lista de distribuição ou grupo de segurança com capacidade de correio, é entregue uma cópia de cada Correio de Voz Partilhado na Caixa de Entrada de cada utilizador. Normalmente, os voicemails pessoais encontram-se na Caixa de Entrada do utilizador ou, em versões mais antigas do Outlook, na Pasta de Pesquisa do Voice mail .

Os voicemails no Outlook são essencialmente e-mails normais que contêm dados de voicemail específicos - um anexo de ficheiro de áudio com a mensagem gravada e a transcrição de mensagens. Todos os voicemails são categorizados com o tipo Voicemail, que lhe permite aplicar regras do Outlook especificamente a este tipo de mensagem. Por exemplo, pode criar uma regra para mover todos os e-mails com o tipo voicemail para uma pasta separada. As funcionalidades padrão disponíveis para e-mails normais , como eliminar, marcar como lidas ou não lidas, aplicar definições de proteção de mensagens, categorizar e sinalizar, também estão disponíveis para voicemails. Embora não possa aplicar regras de correio a pastas de grupo do Microsoft 365, pode configurar as Definições de grupo para enviar uma cópia da mensagem da caixa de entrada do grupo para a caixa de entrada de um utilizador e, em seguida, cada utilizador pode aplicar uma regra de correio na sua própria Caixa de Entrada.

Para obter um resumo automático mais preciso dos voicemails com o Outlook Copilot, considere organizar todos os voicemails numa pasta separada para que possa pedir ao Copilot para resumir apenas novas mensagens nessa pasta específica.

Para obter mais informações sobre como organizar e-mails, definir regras, categorias, sinalizadores ou lembretes no Outlook, consulte os seguintes artigos:

Microsoft Teams

No Microsoft Teams, os Voicemails Partilhados estão localizados na secção Chamadas do canal do Teams associado ao grupo do Microsoft 365, enquanto os voicemails pessoais aparecem no separador Chamadas pessoais. Só pode ver Mensagens de Voz Partilhadas reencaminhadas por uma Fila de Chamadas ligada ao canal do Grupo do Microsoft 365 e o grupo microsoft 365 da Fila de Chamadas tem de corresponder ao grupo microsoft 365 do Shared Voicemail.

Configurar a Caixa postal na nuvem

Grupos do Microsoft 365 e Microsoft Teams

Set-UnifiedGroup

Criar um grupo no Outlook

Planear para atendedores automáticos do Teams e filas de chamadas