Sua organização está preparada para o Microsoft Teams?
Agora que a sua equipa de projeto se reuniu e está a começar a ver o que o Teams pode fazer pela sua organização, é importante avaliar a preparação da sua organização para a transição do Teams. Para avaliar a preparação, tem de:
- Avalie os intervenientes.
- Identifique os adotantes iniciais.
- Avalie a preparação da organização para a alteração.
Avaliar os intervenientes
Liste os principais intervenientes e líderes empresariais na sua organização. Para cada indivíduo, faça as seguintes perguntas:
- Este líder é amigo das novas tecnologias?
- Classifique a satisfação deste líder com a sua tecnologia atual.
- Este líder está disposto a utilizar tecnologia não aprovada para acelerar os resultados ou criar uma melhor experiência para os membros da equipa?
- Este líder está sob um elevado grau de pressão para fornecer resultados empresariais fundamentais?
- Este líder estará disposto a evangelizar a sua experiência com o Teams para ajudar na transição?
- Este coordenador tem uma relação positiva com os principais membros da equipa do projeto existente?
- Este coordenador gosta de ser visto como um "agente de alteração" dentro da organização?
Pode adicionar outras perguntas relevantes à sua organização. Para as duas fases iniciais (arranque e experimentação), verá líderes amigáveis para mudar, insatisfeitos com a tecnologia atual e com os quais tem uma boa relação. Estes líderes devem ser trazidos para a equipa principal do projeto como consultores empresariais e podem ter projetos que serão essenciais para a sua fase de experimentação. É importante selecionar situações impactantes e reais para experimentar e evitar projetos de alto risco para as suas experimentações iniciais.
Nota
Embora seja possível atribuir uma pontuação a este tipo de questionário que minimize o impacto do elemento humano das relações na sua organização, a mudança de condução depende tanto da química da equipa como da sua competência técnica ou perspicácia empresarial. Reveja esta lista com os membros da sua equipa para discutir o "ajuste" dos seus vários líderes com este projeto à medida que seleciona projetos e funcionários para as fases subsequentes.
Identificar os adotantes iniciais
Os adotantes iniciais partilham determinados traços independentemente do tamanho ou da indústria que a sua organização possa ter. Normalmente, os adotantes iniciais partilham estes traços:
- Interessado em tecnologia
- Disposto a fazer parte da mudança
- Procurar fazer melhorias
- Colaboração por natureza
- Disposto a partilhar as suas observações e aprendizagens com o grupo
- São pessoas que assumem riscos; ou seja, estão dispostos a tentar algo para ver se funciona
Utilize um formulário no Microsoft 365 ou Office 365 para permitir que estas pessoas optem pelo seu programa de adoção antecipada para o Teams. Consoante o tamanho e a complexidade da sua organização, pode optar por ativar alguns ou todos estes indivíduos para a sua fase de experimentação. Neste programa, estão a concordar em participar ativamente na sua fase de experimentação e fornecer feedback regular à equipa do projeto. Evite ter indivíduos que simplesmente queiram testar a nova tecnologia. Informe-os de que, ao dar este feedback ativo, estão a ajudar a elaborar o resultado do seu projeto. Irá utilizar esta lista de pessoas na Fase 2 – experimentação.
O nosso Guia do Programa Adotante Antecipado é um recurso útil para iniciar este programa no seu ambiente.
Avaliar a preparação da sua organização para a alteração
A mudança é um processo humano que não tem nada a ver com tecnologia. Há psicologia comportamental e neurociência que nos educa sobre a resistência natural à mudança. Para tornar a alteração aceitável, é fundamental antecipar as necessidades dos seus utilizadores, expressar a sua compreensão da situação e criar soluções que melhorem essa situação. Mesmo ao fazê-lo, encontrará resistência natural à mudança.
As abordagens de cada organização mudam de forma diferente, consoante a região, o estilo de trabalho, o perfil profissional e outros elementos da organização. Para avaliar a preparação da sua organização, veja Avaliar a preparação para alterações organizacionais. Utilize as diretrizes para responder às seguintes perguntas:
Que percentagem de utilizadores cai em cada registo? (Alterar a resistência)
- Adotantes iniciais: peça a solução antes de estar disponível.
- Utilizadores informados: utilizem a solução assim que o respetivo valor estiver comprovado.
- Dissidentes: recuem em qualquer mudança.
Sugestão
Os primeiros adotantes fazem grandes testadores piloto e campeões de pares. Os utilizadores lentos a adotar novas ferramentas exigem um incentivo adicional e mais tempo para se ajustarem.
Qual é a competência dos utilizadores para a alteração? (Formação)
- Os iniciantes autónomos requerem apenas uma ligação para um vídeo.
- Os construtores de equipas funcionam bem com a formação em grupo.
- Os formandos um-para-um necessitam de suporte pessoal.
Sugestão
Personalize o tipo e a quantidade de formação para competências e personas. Mantenha a formação atualizada à medida que as novas funcionalidades ficam online.
Além desta implementação de serviço, quantas outras alterações estão a ocorrer? (Adaptabilidade)
As alterações podem incluir atualizações do Office/Windows, movimentações de escritórios, fusões, reordenações, etc.- Nenhum
- 1 a 3 alterações
- Mais de 3 alterações
Sugestão
Demasiadas mudanças podem impedir a aceitação e a produtividade. Se estiverem em curso mais de 3 alterações, considere espaça-las ou criar um tema para agrupar as alterações.
Combine estes dados com os perfis dos intervenientes e os colaboradores que pretendam optar ativamente por participar no programa de adoção antecipada. Isto permite-lhe identificar grupos que estão prontos para e podem absorver mudanças juntamente com os seus deveres existentes. Este método irá permitir-lhe criar parceiros em mudança.
Pode utilizar os campeões internos para resolver o problema de ter diferentes tipos de alteração. Aqui, o feedback é a chave para o sucesso: incentivar as pessoas a partilhar os seus desafios e necessidades. Abrace disruptores e dissidentes dando a estes indivíduos ou grupos um lugar à mesa durante a experimentação. Esta melhor prática abrirá o caminho para uma implementação mais suave e abrangente das melhorias da sua colaboração.
Seguinte: Fase de adoção do Microsoft Teams 2: Experimentação