Avaliar preparação da mudança organizacional

2025-03-06
Aplica-se a: Microsoft Teams

Este artigo faz parte da fase de Preparação do Utilizador do seu percurso de atualização, uma atividade que conclui em paralelo com a fase preparação técnica. Antes de continuar, confirme que concluiu estas atividades a partir de fases anteriores:

Depois de ter assegurado a equipa do projeto e definido a sua visão, âmbito e objetivos, o próximo passo no seu percurso de atualização é garantir que a sua organização e utilizadores estão prontos para o Teams — uma atividade que conclui em paralelo com a garantia da sua preparação técnica. Para perceber o valor do Teams, os utilizadores têm de utilizá-lo. Simplesmente ativar o Teams não garante que atinja o seu objetivo. Os utilizadores têm casos de utilização diferentes e estilos de aprendizagem variados e adaptam-se a novas tecnologias a diferentes velocidades. A boa notícia é que gerir a mudança não é assim tão complicado, mas é preciso um esforço focado. Os debates guiados abaixo foram concebidos para o ajudar a compreender a sua base de utilizadores, para que possa preparar o nível de educação certo para facilitar e acelerar a adoção dos utilizadores. Existem duas formas de analisar a sua base de utilizadores:

Preparação para alterações organizacionais: compreender a rapidez (ou não) com que os utilizadores reagem às alterações. Estas informações ajudarão a informar a quantidade de sensibilização, formação e venda de valor que poderá ter de fazer para impulsionar a adoção do utilizador.
Cenários de trabalho em equipa: compreender como os utilizadores funcionam permite-lhe mapear o Teams para as respetivas atividades de trabalho, acelerando a adoção e facilitando a mudança de Skype for Business.

Nota

Pode adaptar as atividades de avaliação dadas abaixo a qualquer iniciativa de alteração na sua organização. Basta abordar as questões com base no âmbito do seu projeto. Nos debates seguintes, a "nova solução" pode aplicar-se a chamadas de áudio, conferências de áudio ou à sua atualização de Skype for Business para o Teams.


Pontos de decisão	Qual é a cultura da sua organização quando se trata de mudar? Como é que a nova tecnologia pode otimizar a forma como os utilizadores trabalham? Que utilizadores provavelmente necessitam de especial atenção para que mudem a forma como trabalham?
Próximas etapas	Utilize a seguinte documentação de orientação e atividades associadas para capturar o perfil de preparação de utilizadores da sua organização.

Preparação para alterações organizacionais

Ao avaliar a preparação da sua organização, pode determinar o quão receptivos (ou não) é provável que os seus utilizadores mudem a forma como trabalham e adotem novas tecnologias. Compreender como os utilizadores reagem à mudança permite que a sua organização resolva proativamente as preocupações, ajuste o seu plano de implementação para obter uma compra ideal e identifique os utilizadores que podem realmente ajudá-lo a facilitar a mudança com os seus pares.

Atividade

Utilize os seguintes iniciadores de conversação para realizar uma avaliação de preparação organizacional e documentar a cultura da sua organização quando se trata de mudar. Estas informações podem ajudar a informar a quantidade de sensibilização e formação que poderá ter de implementar para o seu projeto. Não se preocupe com números exatos. Este exercício representa uma compreensão geral da sua cultura organizacional. Se precisar de ajuda para começar, avalie simplesmente uma implementação anterior; isto pode ajudá-lo a antecipar a forma como os utilizadores podem reagir à alteração e ajudá-lo a lidar proativamente com as reações esperadas.

Que percentagem de utilizadores cai em cada registo?

Adotantes iniciais	Utilizadores informados	Lagards
Estes utilizadores pedem a solução antes de esta estar disponível.	Estes utilizadores aceitam a solução assim que o respetivo valor for demonstrado.	Estes utilizadores rejeitam a solução, mesmo quando são empurrados para a mudança.

Sugestão

Inscreva os seus adotantes iniciais para os testes piloto, além de servir como campeões de pares. Os campeões ajudam a evangelizar novas tecnologias e a dar o exemplo para mostrar aos seus pares como perceber o valor. Para saber mais sobre como criar um programa formal de campeões, consulte o Guia de adoção do Office. Os seus laggards podem precisar de ser mais convincentes antes de adotarem uma nova tecnologia. Se mais de 20% da sua organização entrar neste registo, passe mais tempo a comunicar as mensagens de valor e a fornecer formação personalizada. Além disso, apoie-os através da alteração ao abrir um ciclo de comentários para compreender melhor e resolver as suas hesitações.

Que percentagem de utilizadores se enquadra em cada competência?

Auto-motivado	Jogadores de equipa	Caçadores de mãos dadas
Estes formandos procuram recursos, aprendem ao fazê-lo.	Estes utilizadores desfrutam de formação interativa e de grupo; eles vão acompanhar os colegas.	Estes utilizadores esperam "luva branca" ou assistência um-para-um.

Sugestão

Nem todos aprendem da mesma forma. Para quem tem motivação autónoma, aponte para os vídeos online e artigos de formação da Microsoft. Se 20% ou mais forem jogadores de equipa, inscreva a sua equipa de formação ou um parceiro para realizar formação interativa em direto (pessoalmente ou online). Normalmente, encontrará executivos ou funções direcionadas na categoria de suporte manual. Este é um grupo crítico que beneficiaria de sessões de formação curtas e personalizadas. Inscreva os seus campeões para ajudar a fornecer formação a estes utilizadores, para uma experiência ideal.

Avaliar cenários de trabalho em equipa

O Microsoft Teams expande as capacidades do Skype for Business, oferecendo uma solução abrangente de comunicação e colaboração. À medida que cria o seu plano para atualizar utilizadores de Skype for Business para o Teams, considere como pode utilizar o poder da colaboração em equipa para excitar os utilizadores e facilitar a transição de Skype for Business para o Teams.

No seu cerne, o trabalho em equipa é a forma como as pessoas trabalham em conjunto para fazer as coisas. Trata-se de alinhar as pessoas certas com as ferramentas relevantes de uma forma que funcione para as mesmas. O Teams reúne pessoas, conversações, ficheiros e projetos numa única área de trabalho, criando um verdadeiro hub para o trabalho em equipa na sua organização.

Compreender como o utilizador trabalha e como se juntam pode ajudar os utilizadores a visualizar como podem utilizar o Teams, facilitando a mudança de Skype for Business. Existem duas formas fundamentais de pensar em cenários de trabalho em equipa: centradas em pessoas e centradas em projetos.

O trabalho em equipa centrado no projeto centra-se num projeto ou iniciativa específico (por exemplo, planear um evento de lançamento do produto). Do planeamento de âmbito à gestão de orçamentos aos esforços de marketing, o trabalho em equipa centrado no projeto ajuda a alinhar os fluxos de trabalho do projeto, mantendo todos informados.
Pessoas trabalho de equipa centrado no Pessoas gira em torno de pessoas com responsabilidades ou atributos semelhantes que podem trabalhar na mesma equipa (por exemplo, a equipa de vendas, guerreiros da estrada) ou entre equipas (por exemplo, campeões em pares). Desde conversar com um colega até obter uma resposta a uma pergunta para participar numa reunião de equipa, as atividades centradas nas pessoas incluem a partilha de informações e a criação de relações.

Para tirar o máximo partido do Teams, crie uma estratégia de trabalho em equipa que inclua ambos os cenários, ajudando os utilizadores a compreender como o Teams pode trabalhar para os mesmos.


Ponto de decisão	Que cenários de trabalho em equipa relacionáveis irá utilizar para ajudar a acelerar a adoção de utilizadores do Teams e facilitar a sua atualização a partir de Skype for Business?
Próximas etapas	Utilize os exemplos abaixo para ajudar a criar os seus próprios cenários de trabalho em equipa. Documente-os no Livro de Atualização. Para obter cenários e exemplos adicionais, aceda à Biblioteca de Produtividade

Exemplos

Trabalho em equipa centrado no projeto: evento de lançamento do produto (por exemplo: a sua organização está a preparar-se para lançar um novo produto para o mercado e está a planear um evento promocional abrangente para fomentar a consciencialização, gerar oportunidades potenciais e incentivar as vendas).

Consideração	Observações
Atributos principais	Intervenientes entre equipas com vários fluxos de trabalho de projeto Reuniões direcionadas frequentes Muitas peças/pessoas reunidas (orçamento, agendas, apresentações, registo, etc.)
Desafios de trabalho em equipa hoje	Os fluxos de trabalho estão a trabalhar em silos com visibilidade limitada no status geral do projeto ou nos esforços entre equipas: Conversas desligadas e falta de "quem está a fazer o quê" Informações registadas em vários locais sem visibilidade entre equipas Tempo de produtividade perdido ao trazer um novo membro a bordo ou recuperar da falta de uma reunião
Requisitos de trabalho em equipa	Acesso rápido à agenda do projeto e à atribuição de tarefas Abrir o canal de conversação para manter todos os utilizadores informados Localização central para ficheiros de apresentação atuais e outros recursos Capacidade de atualizar rapidamente novos membros da equipa do projeto Forma de encorajar e apoiar uns aos outros para manter o ímpeto
Trabalho em equipa no Teams	Equipa/canais para organizar conteúdo do projeto e conversações por tópicos SharePoint para alojar ficheiros PPT¹ Planner/Trello para atribuir tarefas de projeto individuais e datas para conclusão¹ Teams para reuniões online Aplicação teams para dispositivos móveis para ligar em viagem

¹ Suportar a integração ou alinhamento de aplicações no Teams.

trabalho em equipa centrado Pessoas: equipa de vendas (por exemplo: a sua equipa de vendas dispersa regionalmente precisa de se manter ligada a partir da estrada, permanecer alinhada no pipeline e compreender as principais ofertas e iniciativas que podem ajudar a impulsionar os objetivos anuais de quota)

Consideração	Observações
Atributos principais	Trabalhar remotamente (na estrada, hotéis, sites de clientes) Focado na relação – núcleo externo
Desafios de trabalho em equipa hoje	Conversações repetidas com vários representantes de campo (chat, chamadas, reuniões, etc.) – não é possível reunir todas as pessoas ao mesmo tempo Oportunidades perdidas para aprender com vendas "ganha" – apenas partilha de palavras Alternar continuamente entre aplicações: Pipeline de Vendas no Excel Tendência no Power BI Garantia de vendas no e-mail Recursos de demonstração do cliente no SharePoint 1:1 conversas e reuniões para um ponto anterior no tempo Divulgação da comunidade de vendas no Viva Engage
Requisitos de trabalho em equipa	Acesso rápido a garantias de vendas Contacte rapidamente um especialista Curva rápida para perguntas e aprovações Reuniões de vendas, revisões de pipeline Recursos de preparação de vendas Gestão da base de dados do cliente
Trabalho em equipa no Teams	Equipas/canais por região ou cliente concebidos para focar conteúdos e conversações SharePoint para recursos colaterais/^{recursos 1} XLS/Power BI para pipeline e bases de dados¹ Teams para reuniões online Aplicação teams para dispositivos móveis para ligar em viagem Integração de aplicações do Teams com o sistema CRM¹ Viva Engage para informações de SME abrangentes e partilha de informações*¹

¹ Suportar a integração ou alinhamento de aplicações no Teams.

Sugestões para identificar uma "boa opção" para a sua estratégia de trabalho em equipa

Poderia ser fácil deixar de formar uma estratégia de trabalho em equipa para cada utilizador, todas as equipas e todos os projetos. Nem todos os projetos ou equipas necessitam de uma estratégia de trabalho em equipa totalmente definida. Seguem-se algumas das melhores práticas para começar:

Considere projetos entre equipas que estão apenas a começar ou que estão a chegar.
- Planeamento de eventos – coordenação de várias equipas (orçamento, logística, apresentações, etc.)
- Piloto do novo produto – partilhar informações, recolher feedback num ambiente controlado
Identificar pessoas de utilizador e grupos de trabalho principais, ligando as várias formas de interagir entre si no Teams
- Equipas/regiões de vendas – road warriors, recursos de acesso fácil, respostas rápidas
- RH – processos padronizados em todas as divisões, abordagem consistente para contratação
- Trabalhadores de primeira linha – ligação aos seus pares/gestão, acesso a procedimentos, NEO
Tenha estas considerações em mente:
- Começar pequeno. Guarde projetos maiores e mais complexos para depois de ter verificado o modelo de trabalho em equipa.
- Concentre-se nos novos projetos. Evite alterar um projeto existente que esteja em curso, uma vez que pode interromper o fluxo de trabalho.
- Considere a temporização. A implementação de uma nova estratégia de trabalho em equipa para as vendas no final do ano fiscal pode não ser a ideal.
- Iterar. Não precisa reinventar a roda. Quando encontrar uma estrutura de trabalho em equipa que funcione, repita-a com outros grupos de trabalho e projetos. Defina uma equipa de modelos e defina diretrizes para ajudar os utilizadores a assimilar rapidamente no Teams e fornecer consistência.

Utilize as informações que reuniu acima para informar o seu plano de preparação para utilizadores.