Definir o escopo de seu projeto

• Aplica-se a:

  Microsoft Teams

Este artigo faz parte da etapa Definição de Projeto de sua jornada de atualização, uma atividade que você conclui depois de criar uma coalizão de patrocínio e equipe de projeto dos stakeholders que você identificou são fundamentais para o sucesso do seu projeto. Antes de prosseguir, confirme se você concluiu as seguintes atividades:

• Stakeholders de projeto inscritos

Ter tempo para definir sua visão de projeto, escopo, metas e governança ajudará a garantir que todos os stakeholders do projeto estejam alinhados e trabalhando para os mesmos resultados finais. Isso é especialmente crítico, dado que a equipe de preparação técnica e a equipe de preparação do usuário trabalharão independentemente para juntar suas respectivas peças. Depois de concluir esta seção, consulte-a em todo o projeto para garantir que você esteja no caminho certo para alcançar o estado final desejado. Use as metas que você identifica abaixo para medir em relação aos seus resultados e atenuar conforme necessário.

Pontos de decisão	O que você deseja realizar com este projeto (em outras palavras, por que você está fazendo isso)? Como é o sucesso? Quais são os riscos e qual é o seu plano para mitigar esses riscos?
Próximas etapas	Discuta as seções a seguir com sua equipe de projeto e patrocinadores. Documente sua visão, escopo, metas e riscos para este projeto. Revisite sua equipe de projeto para validar que você contratou a equipe certa.

Visão do projeto

Sua visão é o "quadro geral" ou um eventual estado final que responde à pergunta: "Por que estamos fazendo esse projeto?" Uma visão ideal aborda os drivers de negócios da sua organização e as perspectivas de agregação de valor do usuário, conforme mostrado nos seguintes exemplos:

• Driver de negócios da organização: a padronização no Microsoft Teams se alinha à nossa transformação digital no local de trabalho e nos permite gerar eficiência operacional, eliminar soluções redundantes e economizar US$ 5 milhões.
• Adição de valor do usuário: o Microsoft Teams (1) economiza tempo fornecendo um único local para anotações do projeto, documentos do Office, membros da equipe, conversas e reuniões; (2) simplifica a comunicação usando uma lista de contatos centralizada e um acompanhamento persistente de chat para acesso rápido às suas conversas e (3) alivia a frustração de tentar encontrar esse anexo de email perdido armazenando e acessando arquivos em um só lugar.

Considere os seguintes pontos de discussão para ajudar a refinar sua visão:

• Descrição do processo de negócios atual

• Desafios com o processo de negócios existente

• Como a tecnologia pode ajudar a superar esses desafios

• Os resultados comerciais esperados e mensuráveis se esses desafios forem superados.

Ponta

Identifique casos e personas de uso para refinar ainda mais sua visão do projeto.

Escopo do projeto

Sua visão só pode ser realizada ao longo do tempo, por meio de várias fases. O escopo do projeto define o foco do seu projeto neste momento e serve para manter sua equipe de projeto focada em suas tarefas atuais, permitindo que você realize sua visão de longo prazo. Por exemplo, seu escopo pode exigir que você execute um piloto, implante uma carga de trabalho específica, como voz ou reuniões, ou habilite o Teams junto com Skype for Business enquanto planeja sua atualização ao longo do tempo. Como parte do escopo do projeto, você deve avaliar:

• Os vários modos de coexistência e que seriam ideais para sua organização.
• A melhor maneira de Skype for Business e teams coexistirem antes de se mudar para o Teams.
• Se você deve conduzir um piloto para validar a preparação técnica e do usuário em sua organização.

Metas de projeto

Suas metas definem o resultado desejado e permitem medir o sucesso do projeto. As metas podem ser definidas como objetivos e principais resultados (OKRs) e as medidas de sucesso do projeto podem ser definidas como principais indicadores de sucesso (KSIs). É essencial que você obtenha a participação total dos stakeholders do projeto na definição de OKRs e KSIs, para ajudar a garantir que eles sintam uma sensação de propriedade e alinhem essas medidas de sucesso às tarefas de projeto definidas. As metas devem incluir uma combinação de sucesso técnico e focado no usuário.

• Os OKRs contêm os objetivos definidos no início do projeto e os principais resultados que você mede em uma cadência definida (por exemplo, mensal ou trimestral). Ao revisar seus principais resultados, você pode garantir que os entregadores do projeto estejam agendados ou identificar e mitigar problemas para colocar seu projeto de volta nos trilhos. Os OKRs normalmente são categorizados como "alcançados" ou "não alcançados".
• Os KSIs medem a qualidade e o sucesso dos principais resultados e complementam a natureza binária dos OKRs detalhando resultados bons e/ou ruins. Ao definir KSIs, recomendamos que você use critérios "específicos, mensuráveis, atribuíveis, realistas e relacionados ao tempo" (SMART):
  • Específico: direcionar uma área específica para aprimoramento
  • Mensurável: quantificar ou, pelo menos, sugerir um indicador de progresso
  • Atribuível: especifique quem o fará
  • Realista: declare quais resultados podem ser alcançados realisticamente, dado os recursos disponíveis
  • Relacionado ao tempo: especifique quando os resultados podem ser alcançados

A tabela a seguir mostra exemplos de OKRs e KSIs para as fases iniciais de uma Skype for Business para o projeto de atualização do Teams.

Objetivo	Resultado chave	Para fazer
Equipes Piloto ao lado de Skype for Business, no modo somente colaboração	FY19Q2: piloto de 500 usuários realizado e concluído	Identificar usuários piloto Criar um plano de teste piloto Habilitar usuários piloto no Teams Implementar o piloto Executar uma pesquisa de comentários piloto Medir o sucesso do piloto
Execute com êxito o modo somente colaboração para todos os usuários da organização ao lado de Skype for Business	60% dos usuários do Skype for Business estão usando o Teams dentro de 30 dias após a distribuição A satisfação do usuário com o Teams é ≥80%	Projetar e executar um amplo plano de comunicação e treinamento Habilitar todos os usuários para o Teams no modo somente colaboração Acompanhar o uso mensal Coletar comentários do usuário Monitorar a integridade/qualidade da rede Atenuar conforme necessário

Tipo	Indicador de sucesso chave	Como foi mensurado	Critérios de sucesso	Mensurado
Rede e qualidade	Percentual de chamadas de áudio ruins deve ser mínima	Painel de Qualidade de Chamada (CQD)	<3% das chamadas ruins com o Teams	Semanalmente, depois mensal
Uso e conscientização	A experiência de chat, reuniões e chamada é igual ou melhor que Skype for Business	Pesquisa	80% concordam ou concordam fortemente	Semanalmente por meio do piloto, pós-distribuição
Uso e adoção	Os usuários usam a solução ativamente	Relatórios do Microsoft 365 ou CQD	90% de participação de usuários piloto, melhor que a solução atual	Semanalmente, depois mensal
Uso e treinamento	Eu tinha recursos de treinamento/ajuda adequados para usar o Teams com êxito	Pesquisa pós-piloto	80% concordam ou concordam fortemente	Pós-piloto, pós-lançamento
Satisfação do usuário	Eu recomendaria o Teams para outros	Net Promoter Score (NPS) por meio de pesquisa pós-piloto	NPS > 0	Pós-piloto, pós-lançamento
Driver de negócios	Economia de custos	Contas a pagar	$X milhões de despesas de custo em soluções de terceiros	Seis meses, depois um ano, depois cinco anos após a implantação

Ponta

Para ajudar a garantir que seu projeto permaneça no caminho certo, considere definir marcos menores e de curto prazo, além de metas maiores e de longo prazo. Isso pode incluir métricas que você capturará como parte do piloto do usuário. Ao considerar seu linha do tempo, use o Roteiro do Microsoft 365 se você estiver esperando por recursos que ainda não estão disponíveis no Teams.

Riscos e mitigação

Com qualquer projeto, eventos imprevistos ou outros fatores podem surgir e jogar seu projeto fora dos trilhos. É importante avaliar proativamente possíveis riscos e definir um plano de mitigação para superar os problemas que podem surgir, para que seu projeto possa continuar em direção aos seus objetivos. Um registro de risco é uma excelente ferramenta para acompanhar os riscos do projeto, juntamente com a probabilidade de que eles sejam e seu potencial impacto, e capturar seu plano de mitigação. A tabela a seguir mostra um registro de risco de exemplo.

Risco	Probabilidade	Impacto	Geral	Plano de mitigação
Qualidade da rede	Média	Alto	Alto	Execute um exercício de planejamento de rede.
Baixa adoção do usuário	Alto	Alto	Alto	Trabalhe proativamente com os usuários durante as fases piloto e de implantação; implementar uma campanha de conscientização e treinamento direcionada para criar o desejo.

Cronograma

À medida que você escopo sua jornada de atualização, certifique-se de definir um linha do tempo para marcos importantes (por exemplo, habilitando o Teams ao lado de Skype for Business para todos os usuários) além da data de conclusão. Um linha do tempo definido ajuda sua equipe de projeto a dirigir em direção a um estado final consistente e informa a agenda de trabalho correta, ajudando a garantir que seu projeto permaneça no caminho certo. Considere uma linha do tempo que não seja muito acelerada (onde as tarefas podem ser negligenciadas) ou muito distante (onde o impulso pode ser perdido). As contas de linha do tempo ideais para:

• Preparação do produto para requisitos de conformidade e cenário de usuário: consulte o roteiro do produto para avaliar quando o Teams estará pronto para sua organização.
• Grupos de atualização: determine se você habilitará o Teams ou atualizará os usuários por grupos de atualização, o que pode afetar o linha do tempo de sua jornada de atualização geral.
• Fatores organizacionais como congelamento de alterações, fim de ano fiscal, ciclos de vida de implantação: discuta e contabilize todos os processos internos que possam influenciar sua atualização linha do tempo.
• Outras alterações que estão ocorrendo ao mesmo tempo: considere agrupar alterações ou espaçar para facilitar uma experiência positiva do usuário e minimizar qualquer impacto na produtividade.
• Resourcing: confirme a alocação de recursos com os stakeholders do projeto para garantir que a equipe de projeto que você reuniu tenha largura de banda suficiente para concluir todas as tarefas necessárias.

Como ponto de referência, uma linha do tempo de exemplo é fornecida para as fases de pré-atualização, atualização e pós-atualização da jornada do Upgrade Pro, que incentivamos você a ajustar conforme necessário para se alinhar às necessidades específicas de sua organização.

Depois de concluir as atividades descritas acima, você deverá ter uma base sólida para seu projeto. Continue com sua preparação técnica e atividades de planejamento de preparação organizacional .

Skype for Business Online foi aposentado em 31 de julho de 2021. Para maximizar a realização de benefícios e garantir que sua organização tenha tempo adequado para concluir sua atualização, incentivamos você a começar sua jornada para o Microsoft Teams hoje.