Otimizando seu processo empresarial
Agora que você inspecionou todo o processo empresarial, desafie-se a otimizá-lo. A otimização do processo evita tantas etapas que os funcionários ficam sobrecarregados ou confusos.
Algumas maneiras úteis de abordar a otimização do processo:
Iniciar com a meta. Identifique as metas que você gostaria de alcançar com seu processo empresarial. Essas metas devem fornecer uma visão geral de suas esperanças para o processo futuro.
Considere se algo pode ser concluído com mais eficiência, custo menor ou com maior qualidade.
Procure os principais indicadores de desempenho para identificar o que está funcionando bem e o que precisa ser aprimorado.
Volte e obtenha informações compartilhando o documento do processo com sua equipe.
Compartilhe o documento do processo com o gerenciamento para obter uma perspectiva de nível superior e fornecer responsabilidade transparente para cada etapa do processo.
Observe seu processo do ponto de vista do usuário ou cliente que pode se beneficiar do processo e considere maneiras de melhorar sua experiência e satisfação geral.
Algumas perguntas importantes a serem feitas:
Quaisquer atividades restantes podem ser cortadas do processo para aumentar a eficiência ou a qualidade ou reduzir os custos?
Se a atividade de corte for importante para os negócios em geral, ela poderá ser tratada em um processo empresarial separado?
Pode-se melhorar uma etapa para alcançar seu objetivo de uma maneira melhor?
A ordem das etapas pode ser reorganizada?
As etapas podem ser combinadas?
As etapas deste processo podem ser executadas simultaneamente?
Você pode reduzir o número de pessoas necessárias para executar o processo?
Você pode mudar a maneira como notifica a próxima pessoa no processo para que ela responda mais rapidamente?
Existem aspectos do processo que você pode automatizar ainda mais? Tal como:
Captura de dados automaticamente versus entrada manual
Automatizando decisões com base em dados
Automatizando a ação executada
Usando AI para substituir a atenção humana
Observação
Se a tarefa for realizada totalmente na área de trabalho, você pode usar o process advisor para otimizar automaticamente o processo. O process advisor tem recursos para analisar o processo e visualizá-lo em um mapa de processo. O mapa de processo revela problemas e métricas do processo por meio de um relatório analítico.
Exemplo: Otimizando o processo de relatório de despesas
Analisamos o processo de despesas atual e encontramos algumas melhorias óbvias a serem feitas:
Fique sem papel durante todo o processo. (Também observamos a economia e o impacto ambiental como um benefício do projeto.)
Faça todas as verificações de conformidade possíveis antes de permitir que o relatório seja enviado para aprovação. (Reduz bastante o retrabalho e o tempo do processo de ponta a ponta.)
Procure e adicione automaticamente códigos contábeis quando o relatório de despesas for enviado.
Habilite a Contabilidade para mover as despesas aprovadas para o sistema financeiro sem inserir novamente os dados.
Crie relatórios de despesas semanais automaticamente a partir dos dados digitais.
Charlotte está considerando outras maneiras de otimizar o processo de revisão do orçamento. E Rebecca está pesquisando como a auditoria semestral pode ser otimizada usando a IA.
Nosso processo otimizado proposto é semelhante à ilustração a seguir.
Observação
Você pode nos falar mais sobre suas preferências de idioma para documentação? Faça uma pesquisa rápida. (Observe que esta pesquisa está em inglês)
A pesquisa levará cerca de sete minutos. Nenhum dado pessoal é coletado (política de privacidade).