Definir uma política de retenção de dados para uma tabela

Este artigo explica como configurar uma política de retenção de dados para uma tabela do Microsoft Dataverse.

Pré-requisitos

Estes pré-requisitos devem ser atendidos a fim de definir uma tabela para retenção de dados de longo prazo:

• Habilitar uma tabela para retenção de longo prazo
• Determinar exibições do Dataverse para critérios de política

Habilitar uma tabela para retenção de longo prazo

Antes de configurar uma política de retenção, habilite a tabela pai (raiz) para retenção de longo prazo.

Observação

Quando uma tabela pai (raiz) é habilitada para retenção de longo prazo, todas as tabelas filho relacionadas são habilitadas automaticamente. Você não poderá desabilitar a retenção para uma tabela filho quando a tabela pai já estiver habilitada para retenção. Por exemplo, vamos supor que uma tabela personalizada e uma tabela de observações sejam filho da tabela de casos. Essas tabelas filho não podem ser desativadas para retenção quando a tabela de casos pai está habilitada. Um criador sempre pode desabilitar a tabela pai para retenção de longo prazo e habilitar separadamente as tabelas filho para retenção. No entanto, há uma exceção para o comportamento dessas tabelas filho quando a retenção de longo prazo é habilitada por meio de um processo de importação de solução. Nesse caso, as tabelas filho relacionadas não são habilitadas automaticamente.

1. Faça logon no Power Apps, vá até Tabelas e abra a tabela desejada. Se o item não estiver no painel lateral, selecione …Mais e selecione o item desejado.
2. Selecione Propriedades na barra de comandos, expanda Opções avançadas e selecione Habilitar retenção de longo prazo.
3. Selecione Salvar.

A raiz pai e todas as tabelas filho estarão disponíveis para configuração de política em aproximadamente de 15 a 30 minutos depois que você salvar a tabela. Quanto maior for o número de tabelas filho, mais tempo levará para concluir o processo.

Determinar exibições do Dataverse para critérios de política

As exibições do Dataverse são usadas para determinar quais linhas da tabela (registros) são marcadas para retenção usando uma política de retenção de longo prazo. Para configurar uma política de retenção de dados, você deve configurar uma exibição do Dataverse como critério de retenção.

Assim que tiver uma exibição do Dataverse a ser usada em uma determinada política de retenção de longo prazo, você deverá testar o resultado da exibição. Uma prática recomendada é modificar a consulta de exibição usando uma instrução TOP N e teste-a para garantir que o conjunto de resultados retornado seja conforme esperado. Isso é sempre recomendado, especialmente quando o número de linhas é grande.

Por exemplo, leve em consideração uma exibição do Dataverse criada para selecionar todos os casos fechados do ano de 2015. O número de casos pode ser potencialmente muito grande. Por isso, você deve adicionar um TOP N, como TOP 10, para a exibição e testá-lo a fim de confirmar o conjunto de amostras dos casos recuperados.

Quando a política de retenção de dados é executada, as linhas da tabela pai e todas as tabelas filho são incluídas na retenção de dados de longo prazo. Os casos pai podem ter linhas associadas de tabelas filho, por exemplo, observações, tarefas e tabelas personalizadas. A política de retenção garante que o registro do caso e todas as linhas filho relacionadas sejam marcadas e retidas por um longo prazo no Dataverse. Além disso, os valores de pesquisa na tabela de casos, por exemplo, são desnormalizados com os valores de ID e nome disponibilizados como parte dos dados retidos. Isso permite, em muitos cenários, que uma única consulta recupere os dados retidos relevantes.

Importante

Recomendamos a você criar uma exibição do Dataverse específica para só identificar as linhas que deseja reter. Em seguida, crie e execute um aplicativo que tenha a exibição a ser verificada antes de usá-la como critério na política. Para obter informações sobre como criar uma exibição de tabela, vá até Criar e editar exibições públicas ou do sistema.

Configurar uma política de retenção

Os administradores do Power Platform configuram políticas de retenção.

Importante

• Uma vez retidos como dados de armazenamento de longo prazo (inativo), os dados não podem ser migrados de volta para o armazenamento de dados.

• Quando uma política de retenção é executada, o processo faz solicitações de API no Microsoft Power Platform. Essas solicitações são contabilizadas nas solicitações de API existentes disponibilizadas com o plano. Mais informações: Limites e alocações de solicitações

• Para concluir a tarefa, você deve ter a função Administrador do Power Platform.

1. Habilitar uma tabela para retenção de longo prazo
2. Entre no Power Apps e, no painel de navegação esquerdo, selecione Políticas de retenção. Se o item não estiver no painel lateral, selecione …Mais e selecione o item desejado.
3. Na barra de comandos, selecione Nova política de retenção.
4. Preencha as seguintes propriedades para a política de retenção:
   • Tabela. Selecione a tabela raiz pai que será usada para configurar uma política a fim de reter dados frios históricos em armazenamento de longo prazo.
   • Nome. Digite um nome para a política de retenção.
   • Critérios. Selecione uma exibição da lista. A exibição deve ter sido criada e testada anteriormente para garantir que os dados históricos corretos foram selecionados. Determinar exibições do Dataverse para critérios de política
   • Agendar – Data de início. Insira a data na qual você deseja que a política seja executada pela primeira vez. A política é executada fora do horário de funcionamento da região do ambiente.
   • Frequência. As opções disponíveis são Uma vez, Diária, Semanal, Mensal e Anual.
5. Selecione Salvar.

Você já pode exibir e gerenciar a política. Mais informações: Gerenciar políticas de retenção de dados

Importante

• A política de retenção não será iniciada para ambientes com o modo de administração ativado.
• Todas as atividades, emails e anexos pai e filho associados são retidos como um conjunto quando você configura uma política em uma tabela pai. Isso é semelhante às políticas de exclusão em massa. Por exemplo, uma política de retenção explícita não pode ser definida para tabelas Ponteiro de Atividade, Participante da Atividade e Anexo. As políticas de retenção de longo prazo não pode ser definida para as tabelas em que não haja suporte à exclusão em massa.
• A tabela pai e todas as linhas relacionadas das tabelas filho, do pai, serão marcadas e armazenadas no armazenamento de longo prazo Dataverse.
• A lógica associada a uma ação de exclusão existente de qualquer tabela (pai e filhos) sempre será executada durante a execução da política.
• A execução de uma política vai demorar aproximadamente de 72 a 96 horas, independentemente do volume de dados. As políticas de retenção de dados recebem baixa prioridade da plataforma. O Dataverse sempre executará o processo de retenção em segundo plano para evitar qualquer impacto sobre outros serviços da plataforma, como aplicativos e fluxos.
• Leve em consideração uma situação na qual duas políticas (Policy1 e Policy2) sejam executadas em tabelas pai à parte que tenham tabelas filho em comum. Policy1 começa a ser executada antes de Policy2. Se o status de Policy1 não tiver avançado além de Reconciliação pendente, o status de Policy2 permanecerá no status Exclusão pendente até que Policy1 avance de Reconciliação pendente para Exclusão pendente. Esse comportamento ocorre para evitar exclusões em eventuais registros comuns de tabelas em comum nas duas políticas.

Problema conhecido

Se uma tabela pai tiver muitas tabelas filho e o tamanho das tabelas pai ou filho for grande, talvez você encontre tempos limite. Por exemplo, quando o número de tabelas é grande em uma cadeia de relacionamento em cascata, como vinte e cinco ou mais. Para atenuar isso, habilite algumas tabelas filho separadamente primeiro. Em seguida, volte e habilite a tabela pai.

Próximas etapas

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Para desenvolvedores: retenção de dados de longo prazo