Usar a categoria do Outlook para rastrear compromissos e emails
A sincronização do servidor agora permite o rastreamento de email, compromissos e tarefas no Outlook com uma categoria especialRastreada para o Dynamics 365. Atribuir esta categoria a um email, compromisso ou tarefa no Outlook sincroniza o item para aplicativos do Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation). Da mesma forma, remover a categoria de um email, compromisso ou tarefa rastreados cancela seu rastreamento de aplicativos do Customer Engagement.
Também é possível selecionar vários itens e atribuir a categoria do Outlook Rastreado no Dynamics 365 a eles, rastreando todos para aplicativos do Customer Engagement. Identificar rapidamente os itens rastreados percebendo presença dessa categoria na Caixa de entrada e em outras pastas.
Configurar rastreamento com base na categoria através de um OrgDBOrgSetting
A partir da versão 9.1.0.4039 ou superior, o rastreamento da categoria está ativado por padrão.
Gorjeta
Para determinar sua versão, entre nos aplicativos do Customer Engagement e, no lado superior direito da tela, selecione o botão Configurações
>Sobre.
Use a categoria para rastrear os itens do Outlook
Depois que a categoria Rastreado para Dynamics 365 estiver disponível no Outlook, você poderá usá-la para rastrear os seguintes itens do Outlook.
Rastreia um email atribuindo-o à categoria Rastreado no Dynamics 365. A atribuição da categoria pode ser vista imediatamente no Outlook. Neste momento, o email é marcado para rastreamento. A sincronização do servidor sincronizará o email para aplicativos do Customer Engagement dentro de 15 minutos, com base na configuração de sincronização do email.
Se um email for rastreado e classificado como Rastreado no Dynamics, a remoção da categoria cancelará o rastreamento do email. Entretanto, o registro de atividade do email correspondente não é excluído.
Gorjeta
Você pode configurar uma regra no Outlook para atribuir ou remover uma categoria. Consulte Gerenciar mensagens de email usando regras.
Nota
A sincronização no servidor categorizará automaticamente os emails nas caixas de correio de destinatários do Dynamics 365 se o email que estiver sendo processado já tiver sido rastreado no Dynamics por outro usuário ou destinatário da fila do mesmo email.
Somente emails que correspondem ao código de direção do Dynamics 365 serão categorizados automaticamente quando a configuração do sistema Rastrear emails enviados entre usuários do Dynamics 365 como duas atividades estiver ativada.
Por exemplo, os emails rastreados e enviados do Outlook para outros usuários do Dynamics 365 não aparecerão como categorizados nas caixas de correio de destinatários do Outlook porque representam a cópia "recebida" do email. Isso permite que o destinatário do Dynamics 365 rastreie uma cópia recebida do email de acordo com a configuração do sistema indicada acima.
Compromisso
Você pode rastrear um compromisso atribuindo-o à categoria Rastreado no Dynamics 365. O compromisso será rastreado e sincronizado para aplicativos do Customer Engagement com base em regras de sincronização do servidor.
Se um compromisso for rastreado e classificado como Rastreado no Dynamics, a remoção da categoria cancelará o rastreamento do compromisso. Porém, o registro de atividade do compromisso dos aplicativos do Dynamics 365 correspondente não é excluído.
Tarefa
Nota
A atribuição de tarefas às pessoas que é capturada no Outlook não será sincronizada para aplicativos do Customer Engagement.
Usar o rastreamento com base na categoria no aplicativo para Outlook
Se tiver o Dynamics 365 App for Outlook, você poderá usar o rastreamento com base na categoria para o Aplicativo para Outlook.
A tabela a seguir lista diferentes cenários de rastreamento.
| Ação | Resultado |
|---|---|
| Atribua a categoria Rastreado no Dynamics 365 a um email/compromisso | A sincronização do servidor sincronizará email/compromisso dentro de 15 minutos. Carregar o Aplicativo para Outlook nesse item exibir o status rastreado. |
| Rastrear um email/compromisso usando o Aplicativo para Outlook | O Email/Compromisso foi rastreado. A categoria Rastreado no Dynamics 365 é atribuída imediatamente. |
| A remoção da categoria Rastreado no Dynamics 365 em um email/compromisso | A sincronização no servidor cancelará o rastreamento do item em cerca de 15 minutos. Carregar o Aplicativo para Outlook nesse email exibirá o status rastreado. O registro da atividade não é excluído de aplicativos do Customer Engagement. |
| Cancelar o rastreamento de um email/compromisso usando o Aplicativo para Outlook | O Email/Compromisso tem o rastreamento cancelado e a categoria Rastreado para o Dynamics 365 é removida. |
Delegar usuários
Se você permitir que outra pessoa gerencie seu email e calendário fornecendo a ela acesso delegado, o delegado pode acessar suas categorias no Outlook, se o delegado tiver permissões do Editor.
Se sua caixa de correio tiver a categoria Rastreado para o Dynamics 365, o delegado pode rastrear seus emails e compromissos, atribuindo a categoria Rastreado no Dynamics 365.
Rastreamento com base na categoria no Dynamics 365 for Outlook
Rastreamento com base na categoria não compatível com o Dynamics 365 for Outlook. Recomendamos que você não habilite OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems em uma configuração da organização para usar o Dynamics 365 for Outlook.
Desativar rastreamento com base na categoria
Você pode desabilitar o rastreamento baseado em categoria para a organização dos aplicativos do Dynamics 365, desativando OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
Nota
Se você desabilitar OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, a categoria Rastreado no Dynamics 365 é excluída de forma reversível com a atribuição da categoria mantida no Outlook. Se você excluir a categoria da lista principal, ela será excluída permanentemente.
Perguntas frequentes
Posso rastrear meus contatos do Outlook atribuindo a categoria Rastreado no Dynamics 365?
Não, o rastreamento baseado na categoria não é suportado para contatos do Outlook.
O que acontece se eu renomear a categoria Rastreado no Dynamics 365?
Se você renomear a categoria, a sincronização no servidor continuará identificando a categoria por seu ID e ela será usada para rastrear e cancelar o rastreamento de itens do Outlook.
Nota
Para cenários de delegado, não há suporte a uma diferença de nome de categoria entre o delegado e o proprietário da caixa de correio principal e pode resultar em um comportamento inesperado. Recomendamos fazer a correspondência do nome da categoria no delegado e no proprietário da caixa de correio principal.
O que acontece se eu excluir a categoria Rastreado no Dynamics 365?
Se você excluir a categoria, a sincronização no servidor tentará recriá-la no Exchange server em cerca de 15 minutos.
Quando ativo o OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems pela primeira vez, meus itens rastreados anteriormente podem ser atribuídos à categoria Rastreado no Dynamics 365?
Não, a sincronização no servidor não voltará no tempo para atribuir a categoria aos itens já rastreados.
O que acontece se eu atribuir a categoria Rastreado no Dynamics 365 para um thread de conversa do Outlook?
Se você classificar um thread de conversa como Rastreado no Dynamics 365, todos os emails desse thread serão atribuídos à categoria e, por isso, serão rastreados.
Posso atribuir a categoria Rastreado no Dynamics 365 aos compromissos recorrentes?
Se você categorizar um compromisso recorrente como Rastreado ao Dynamics 365, todos os ambientes individuais do compromisso serão atribuídos à categoria e serão rastreados.
O que acontece quando um Email rastreado falha?
Por padrão, os e-mails rastreados que falham automaticamente serão recuperados em um novo ciclo de sincronização, aproximadamente a cada 15 minutos. Repetições de tentativas serão realizadas até 5 vezes. Se as recuperações falharem após 5 tentativas, o e-mail será atribuído à categoria Rastreado para Dynamics 365 (Não é possível entregar) e nenhuma outra tentativa é realizada. E-mails rastreados automaticamente que falham com os erros a seguir, terão uma nova tentativa:
- Falha em promoção de emails por conta de um plug-in configurado no ambiente do cliente.
- Falha em promoção de emails por conta de tempo limite de aplicativos do Customer Engagement ou do Microsoft Exchange.
- Um email é rejeitado com InvalidSender ou por conta de algumas decisões desconhecidas.
- Emails falham e não poderão ser entregues se o proprietário da fila não tiver o direito de acesso correto atribuído. Sem o direito de acesso correto, o proprietário não poderá ser o proprietário do registro de email rastreado pela fila.
Após 5 tentativas, se a falha ao promover o e-mail for por conta de um erro de plug-in, tente corrigir o plug-in. Depois, atribua a categoria Rastrear para Dynamics 365 para rastrear manualmente os emails não entregues e rastreá-los em aplicativos do Customer Engagement.
Como eu removo o rastreamento com base na categoria através de um OrgDBOrgSetting?
Para desabilitar a categoria especial do Outlook Rastreado ao Dynamics 365, você precisa habilitar OrgDBOrgSetting em sua organização. Os aplicativos do Customer Engagement fornecem a ferramenta OrgDBOrgSettings que permite aos administradores implementar as atualizações específicas que foram reservadas anteriormente para implementações de registro.
- Siga as instruções neste artigo para obter as etapas para extrair a ferramenta.
- Após extrair a ferramenta, desabilite OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
- Desabilitar OrgDBOrgSetting removerá a categoria Rastreado ao Dynamics 365 em todas as caixas de correio do Exchange da organização que têm a sincronização no servidor habilitada em questão de 15 minutos.
Você também pode usar esta ferramenta para editar a OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.