Planejar bibliotecas de documentos
Atualizado em: 2009-05-14
Neste artigo:
Planejar bibliotecas de documentos
Planejar o fluxo de conteúdo
Promovendo bibliotecas de documentos com base em programas clientes do Office
As bibliotecas de documentos são conjuntos de arquivos no Microsoft Office SharePoint Server 2007 que você compartilha com outros usuários do site. A maioria dos recursos de gerenciamento de documentos do Microsoft Office SharePoint Server 2007 é fornecida por meio das bibliotecas de documentos. Como parte do planejamento do gerenciamento de documentos, você deve determinar as bibliotecas de documentos que melhor se adaptam às necessidades da sua organização.
Quando você identifica as bibliotecas de documentos que melhor correspondem às necessidades da sua organização, pode também determinar se precisa de vários sites ou conjuntos de sites. Por exemplo, se você estiver criando conteúdo para publicação para clientes externos, talvez precise de um site (e biblioteca) para a criação e revisão do conteúdo e um outro, talvez em uma instalação separada do Office SharePoint Server 2007, para publicar o conteúdo.
Quando você planejar bibliotecas de documentos em vários sites, também precisará planejar como o conteúdo flui de um site para outro — por processos manuais, fluxos de trabalho ou soluções personalizadas.
Planejar bibliotecas de documentos
A tabela a seguir lista usos típicos de bibliotecas de documentos no Office SharePoint Server 2007.
| Biblioteca | Objetivo |
|---|---|
Biblioteca em um site de equipe |
Colaboração; fácil compartilhamento de conteúdo entre colegas; conteúdo de controle, como controle de versão e moderação; pesquisa no Office SharePoint Server 2007. |
Biblioteca em uma área do portal |
Conteúdo destinado a um público maior na organização; semelhante a uma biblioteca em um site de equipe, mas normalmente implementado com maior rigor na revisão e no processo de aprovação. |
Biblioteca em um site da Central de Documentos |
Uma biblioteca de larga escala, útil como base de conhecimento corporativo ou arquivo de histórico; inclui recursos para ajudar os usuários a navegar, pesquisar e gerenciar um grande número de documentos em uma hierarquia profunda usando um conjunto de Web Parts especializadas. |
Biblioteca em um repositório de registros |
Gerenciamento de registros especializados; cada biblioteca corresponde a um tipo de registro, como contrato, que a organização deve reter para fins de conformidade legal; as bibliotecas retêm documentos, metadados e auditorias associadas, devendo ser do tipo somente leitura. |
Biblioteca em um site de Internet (HTML) |
Contém páginas da Web para incorporação em um site intranet ou Internet; o Office SharePoint Server 2007 oferece suporte à edição da páginas da Web diretamente e gerencia automaticamente as bibliotecas-base de documentos para cada página. |
Biblioteca em um site de Internet (híbrido) |
Conteúdo disponível para download de um site; você pode apresentar conteúdos de bibliotecas de documentos em um site. |
Biblioteca de documentos de gerenciamento de tradução |
Projetada para converter documentos, se sua corporação funcionar em vários idiomas. Ela inclui um fluxo de trabalho especializado de conversão de modos de exibição que apresentam versões em vários idiomas do mesmo documento ou todos os documentos em um idioma específico. |
Biblioteca de Slides |
Oferece suporte ao compartilhamento, ao gerenciamento e à reutilização de slides do Microsoft Office PowerPoint 2007. |
O exemplo a seguir ilustra o modo de uso da análise que você concluiu no Analisar o uso de documento para ajudá-lo a planejar a organização de bibliotecas de documentos para sua empresa. Neste exemplo, a Contoso Ltd. oferece conteúdo aos seus clientes com base na pesquisa de mercado. O conteúdo é criado principalmente por consultores operacionais remotamente. Isso é feito em um ciclo no qual:
Um parceiro avalia ideias e solicita propostas de compromisso.
Após o estabelecimento de um contrato, um gerente de projetos reúne uma equipe de consultores e cria um site de trabalho específico do compromisso no qual os resultados da pesquisa são registrados e o projeto é concluído.
Quando o projeto é concluído, os documentos de resultados finais são publicados em um site protegido, no qual os clientes podem acessá-los.
A equipe redige documentos sobre práticas recomendadas e estudos de caso com base no projeto.
Os gerentes de conhecimento coletam, organizam e arquivam as práticas recomendadas e outros documentos.
Os resultados finais, contratos e outros registros são mantidos como registros corporativos.
Usando o conteúdo mantido por gerentes de conhecimento, os parceiros avaliam oportunidades e criam novas propostas.
A tabela a seguir ilustra uma análise de uso de documento para este cenário.
| Documentos | Objetivo | Autor | Usuários | Formato |
|---|---|---|---|---|
Solicitações e ideias de compromisso |
Desenvolver novos compromissos com o cliente |
Líder do projeto |
Gerente de vendas; líder do projeto |
.doc |
Propostas |
Descrever um compromisso proposto com o cliente |
Líder do projeto |
Gerentes do projeto; membros da equipe do projeto; clientes |
.doc |
Contratos |
Vinculação com um compromisso de consultoria |
Advogado |
Líder do projeto; gerente do projeto, gerente de vendas; clientes |
.doc |
Resultados de pesquisas e rascunhos dos resultados finais do projeto |
Gerar documentos relacionados ao compromisso com o cliente |
Líder do projeto; colaborador do projeto; consultor |
Editores; revisores técnicos |
.doc e outros tipos |
Documentos de resultados finais |
Gerar documentos de resultados finais, provavelmente convertidos do formato .doc |
Líder do projeto |
Clientes |
|
Documentos sobre práticas recomendadas e estudos de caso |
Capturar conhecimento organizacional |
Colaborador do projeto; consultor; gerentes de conhecimento |
Todos os membros da equipe |
Vários tipos |
Registros corporativos |
Reter conteúdo, por exemplo, documentos de resultados finais, como registros corporativos |
Tudo |
Gerentes de registros corporativos; advogados corporativos |
Tudo |
Esta análise de uso de documentos sugere as seguintes conclusões:
Os líderes do projeto precisam de bibliotecas em sites de equipe para armazenar ideias sobre compromisso, solicitações de compromisso e rascunhos de propostas.
Os advogados precisam de bibliotecas em uma área de portal para armazenar modelos de contratos e contratos ativos.
Os líderes e colaboradores do projeto precisam de bibliotecas em sites de equipe para criar resultados de pesquisa, resultados finais e estudos de caso.
Os clientes precisam de bibliotecas em um site para a exibição de resultados finais.
Todos os membros da empresa precisam acessar um site de Central de Documentos para exibir documentos sobre práticas recomendadas e estudos de caso.
Os gerentes de registros corporativos e advogados precisam acessar um Repositório de Registros corporativo para manter registros corporativos.
A figura a seguir ilustra como essas bibliotecas podem ser distribuídas. Os sites são hospedados em três conjuntos de sites: um para acesso dos clientes, um para criação remota por membros da equipe e um conjunto de sites de intranet para a manutenção segura do site de gerenciamento de registros.
.gif "Distribuição de bibliotecas pelos sites")
| Ação em planilha |
|---|
A Planilha de bibliotecas de documentos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=77248&clcid=0x416) é fornecida para registrar as decisões de planejamento da sua biblioteca. Use essa planilha para listar as bibliotecas necessárias à sua solução, juntamente com os tipos de documentos ali contidos. Observe que as bibliotecas podem conter mais de um tipo de documento. |
Planejar o fluxo de conteúdo
O conteúdo em uma solução de gerenciamento de documentos no Office SharePoint Server 2007 é frequentemente dinâmico, passando de um site a outro conforme necessário para atender às necessidades dos clientes. Desse modo, quando você planejar bibliotecas de documentos, planeje também o fluxo de conteúdo entre bibliotecas ou sites. O Office SharePoint Server 2007 inclui os seguintes modos para mover documentos, manual ou mecânico:
Você pode criar fluxos de trabalho personalizados que copiem ou movam conteúdo entre sites ou bibliotecas. Um fluxo de trabalho orienta um documento em um processo empresarial, atribuindo tarefas aos participantes quando sua função no ciclo de vida do documento é ativada. Um fluxo de trabalho pode ser projetado para mover um documento entre sites ou bibliotecas. Para obter informações sobre o planejamento de fluxos de trabalho, consulte Planejar fluxos de trabalho para gerenciamento de documentos.
Os autores podem copiar um documento em uma biblioteca em qualquer site no qual possuam permissões de criação. O relacionamento entre os documentos de origem e de destino é mantido para que a cópia possa ser atualizada conforme necessário.
Páginas da Web e sites completos podem ser testados e publicados de um site a outro, no modo manual ou automático, com base em um agendamento.
É possível enviar conteúdos ao site de gerenciamento de recursos com o uso da interface do usuário do Office SharePoint Server 2007, de um fluxo de trabalho ou de uma solução do cliente baseada no modelo de objeto do Windows SharePoint Services 3.0.
Usando Pastas da Web ou Locais de rede, um autor pode copiar ou mover manualmente o conteúdo de uma biblioteca de documentos entre bibliotecas ou sites.
Voltando ao nosso exemplo, a figura a seguir ilustra como aplicar algumas dessas técnicas de fluxo de conteúdo. Observe que o site testado foi adicionado ao site do portal de criação.
.gif "Fluxo de conteúdo de uma biblioteca para outra")
Com o uso de recursos de publicação, páginas da Web são publicadas no site.
Com o uso do comando Copiar, documentos são copiados no site da Central de Documentos.
Com o uso de um fluxo de trabalho personalizado, documentos são copiados em bibliotecas de documentos no site.
Com o uso do comando Enviar para o Repositório de Registros, contratos são enviados para o Repositório de Registros corporativo.
Promovendo bibliotecas de documentos com base em programas clientes do Office
Você pode personalizar as caixas de diálogo do 2007 Office System Abrir e Salvar para incentivar os membros da organização a usarem bibliotecas de documentos como locais de armazenamento. Adicionando sites à barra Meus Locais ao lado das caixas de diálogo Abrir e Salvar, você pode fornecer acesso em um clique aos locais onde os usuários devem armazenar seus documentos. Isso permite que os membros da equipe interajam com as bibliotecas de documentos como parte do trabalho de Salvar usando programas clientes do 2007 Office System em vez de precisarem ir diretamente ao servidor para carregar seus documentos.
Para promover o uso de sites nas caixas de diálogo Abrir e Salvar, você pode publicá-los usando um serviço Web do Microsoft Office SharePoint Server 2007. Este serviço fornece uma lista de sites direcionados para usuários específicos com base em suas funções ou nos sites dos quais eles são membros. Um programa cliente do 2007 Office System pode descobrir automaticamente este serviço Web através do recurso Meus Sites do SharePoint do usuário. Outros produtos de servidor também podem implementar este serviço Web e fornecer o local do serviço ao cliente do Office. Após essa configuração, o 2007 Office System adicionará uma entrada à barra Meus Locais e a preencherá com os locais definidos no serviço Web.
Como alternativa, os administradores podem definir chaves do Registro para adicionar sites específicos à barra Meus Locais nas caixas de diálogo Abrir e Salvar do Office. As chaves do Registro são implantadas com o uso da Diretiva de Grupo e de um modelo de serviço de diretório do Microsoft Active Directory fornecido no Resource Kit do 2007 Office System.
Você pode limitar os locais nos quais os membros da organização podem salvar usando a caixa de diálogo Salvar do Office. Por exemplo, você pode restringir a capacidade de salvar arquivos em áreas de trabalho e forçar os usuários a salvar conteúdo em uma biblioteca de documentos. No 2007 Office System, é possível controlar os locais para onde os usuários podem ir e salvar seus documentos, guiando-os assim para que os salvem em locais aprovados. Observe que isso não garante que os usuários não salvem arquivos em seu computador local ou em outros locais não aprovados. Há muitos meios para se colocar arquivos em um computador e pessoas motivadas podem violar um grande número de restrições. Entretanto, limitando o acesso a esses locais através da caixa de diálogo Salvar do Office, você pode reduzir drasticamente o número de membros da equipe que usam esses locais não aprovados.
Para restringir os locais disponíveis na caixa de diálogo Salvar do Office, use a Diretiva de Grupo para definir as chaves do Registro apropriadas para habilitar essa configuração e definir o local aprovado, locais de rede ou de servidor. Quando essa configuração for habilitada, qualquer local não definido desse modo — inclusive links padrão para a Área de Trabalho e Meus Locais de Rede — será removido da barra Meus Locais.
A lista de locais aprovados pode ser limitada a um ou mais aplicativos do Office. Por exemplo, um administrador pode restringir os locais para salvar no Microsoft Office Access 2007 e permitir que outros aplicativos do Office salvem em qualquer local.
Baixar este manual
Este tópico está incluído no manual baixável a seguir para facilitar a leitura e a impressão:
Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.