Planejar o controle de versão, a aprovação de conteúdo e os check-outs
Atualizado em: 2009-02-26
Neste artigo:
Planejar o controle de versão
Planejar a aprovação de conteúdo
Planejar check-in e check-out
Planilha
O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui recursos que podem ajudar você a controlar o acesso ao conteúdo. A configuração dos recursos de controle de conteúdo abordados neste artigo é feita nas bibliotecas de documentos. Para compartilhar essas configurações entre as bibliotecas de sua solução, você pode criar modelos de biblioteca de documentos que incluam as configurações de controle de conteúdo; é uma maneira de garantir que as novas bibliotecas reflitam suas decisões de controle de conteúdo.
Planejar o controle de versão
O controle de versão é o método pelo qual iterações sucessivas de um documento são numeradas e salvas. O Office SharePoint Server 2007 tem três opções de controle de versão:
Sem controle de versão Especifica que nenhuma versão anterior dos documentos será salva. Quando não há controle de versão em uso, as versões anteriores dos documentos não podem ser recuperadas e o histórico do documento também é perdido, pois os comentários que acompanham cada iteração de um documento não são salvos. Use esta opção em bibliotecas de documentos com conteúdo não importante ou que nunca mudará.
Criar versões principais Especifica que versões numeradas dos documentos serão mantidas usando um esquema simples de controle de versão (como 1, 2, 3). Para controlar o efeito sobre o espaço de armazenamento, você pode especificar quantas versões anteriores deseja manter, fazendo contagem regressiva a partir da versão atual.
No controle de versões principais, cada vez que uma nova versão de um documento é salva, todos os usuários com permissão de acesso à biblioteca de documentos podem ver o conteúdo. Use esta opção quando não quiser diferenciar as versões de rascunho dos documentos das versões publicadas. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos usada por um grupo de trabalho de uma organização, o controle de versões principais será uma boa opção se todos da equipe precisarem ver todas as iterações de cada documento.
Criar versões principais e secundárias (rascunho) Especifica que versões numeradas dos documentos serão mantidas com o uso de um esquema de controle de versões principais e secundárias (como 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). As versões que terminam com .0 são as principais e as que terminam com outras extensões são as secundárias. As versões principais e secundárias dos documentos são salvas juntamente com as versões atuais. Para controlar o efeito sobre o espaço de armazenamento, você pode especificar quantas versões principais anteriores deseja manter, fazendo contagem regressiva a partir da versão atual. Você também pode especificar quantas versões secundárias deseja manter. Por exemplo, se especificar que as versões secundárias devem ser mantidas por duas versões principais e a versão principal atual for a 4.0, todas as versões secundárias a partir da 3.1 serão mantidas.
No controle de versões principais e secundárias, qualquer usuário com permissões de leitura pode ver as versões principais dos documentos. Você pode especificar os usuários que podem ver as versões secundárias. De maneira geral, conceda aos usuários que podem editar itens permissão para ver as versões secundárias e trabalhar nelas e restrinja os usuários com permissões de leitura à exibição apenas das versões principais.
Use o controle de versões principais e secundárias para diferenciar o conteúdo publicado que pode ser visto por um público-alvo do conteúdo de rascunho que não está pronto para publicação. Por exemplo, em um site de recursos humanos que descreve os benefícios da organização, use o controle de versões principais e secundárias para restringir o acesso dos funcionários às descrições dos benefícios enquanto essas estiverem sendo revisadas.
| Ação de planilha |
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Na Planilha de bibliotecas de documentos (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0x416) (em inglês), para cada biblioteca de documentos listada, especifique o esquema de controle de versão a ser usado: nenhum, principal ou principal e secundária. |
Planejar a aprovação de conteúdo
A aprovação de conteúdo é o método pelo qual os membros do site com permissões de aprovador controlam a publicação do conteúdo. O rascunho de um documento aguardando aprovação do conteúdo fica no estado Pendente. Quando um aprovador revisa o documento e aprova o conteúdo, ele é disponibilizado para exibição pelos usuários do site com permissões de leitura. O proprietário de uma biblioteca de documentos pode habilitar a aprovação de conteúdo de uma biblioteca de documentos e pode, opcionalmente, associar um fluxo de trabalho à biblioteca para executar o processo de aprovação.
Use a aprovação de conteúdo para formalizar e controlar o processo de disponibilização do conteúdo para um público-alvo. Por exemplo, uma empresa que publica conteúdo como um de seus produtos ou serviços pode exigir análise e aprovação legais antes da publicação.
A maneira como os documentos são enviados para aprovação varia de acordo com as configurações de controle de versão da biblioteca de documentos:
Sem controle de versão Se não houver controle de versão em uso e um documento for salvo, ele será colocado no estado Pendente. O Office SharePoint Server 2007 mantém a versão anterior do documento para que os usuários com permissões de leitura ainda consigam vê-la. Após a aprovação das alterações pendentes, a nova versão do documento é disponibilizada para exibição pelos usuários com permissões de leitura e a versão anterior é descartada.
Se não houver controle de versão em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele será adicionado à biblioteca no estado Pendente e não será visto pelos usuários com permissões de leitura enquanto não for aprovado.
Criar versões principais Se houver um controle de versão em uso e as alterações em um documento forem salvas, o estado do documento se tornará Pendente e a versão principal anterior dele será disponibilizada para exibição pelos usuários com permissões de leitura. Após a aprovação das alterações no documento, uma nova versão principal dele será criada e disponibilizada para os usuários do site com permissões de leitura e a versão anterior será salva na lista do histórico do documento.
Se o controle de versão principal estiver em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele será adicionado à biblioteca no estado Pendente e não será visto pelos usuários com permissões de leitura enquanto não for aprovado como versão 1.
Criar versões principais e secundárias (rascunho) Se o controle de versões principais e secundárias estiver em uso e as alterações em um documento forem salvas, o autor terá a opção de salvar uma nova versão secundária do documento como rascunho ou de criar uma nova versão principal, o que mudará o estado do documento para Pendente. Após a aprovação das alterações no documento, uma nova versão principal dele será criada e disponibilizada para usuários do site com permissões de leitura. No controle de versões principais e secundárias, as versões principais e secundárias dos documentos são mantidas na lista do histórico do documento.
Se o controle de versões principais e secundárias estiver em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele poderá ser adicionado à biblioteca no estado Rascunho como versão 0.1 ou o autor poderá imediatamente solicitar aprovação e, neste caso, o estado do documento será Pendente.
| Ação de planilha |
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Na Planilha de bibliotecas de documentos (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0x416) (em inglês), especifique se é necessária ou não a aprovação de conteúdo em cada biblioteca de documentos listada. |
Planejar check-in e check-out
Você pode exigir que os usuários façam check-in e check-out de uma biblioteca de documentos antes da edição dos documentos. Essa é uma ação recomendável. Os benefícios da exigência de check-in e check-out incluem:
Melhor controle sobre como as versões de documentos são criadas. Quando se faz check-out de um documento, o autor pode salvar o documento sem fazer check-in. Outros usuários da biblioteca de documentos não serão capazes de ver essas alterações e não será criada uma nova versão. Uma nova versão (visível para outros usuários) é criada apenas quando um autor faz check-in de um documento. Isso dá ao autor mais flexibilidade e controle.
Melhor captura de metadados. Quando se faz check-in de um documento, o autor pode redigir comentários que descrevem as alterações no documento. Isso promove a criação de um registro histórico permanente das alterações feitas no documento.
Se a sua solução requer que os usuários façam check-in e check-out dos documentos ao editá-los, os programas cliente do 2007 Microsoft Office System incluem recursos que oferecem suporte a essas ações. Os usuários podem fazer check-out dos documentos, desfazer os check-outs e fazer o check-in deles nos programas cliente do 2007 Office System.
Quando um documento passa por check-out, ele é salvo na pasta Meus Documentos do usuário, em uma subpasta chamada "Rascunhos do SharePoint". Essa pasta é exibida no Microsoft Office Outlook 2007. Enquanto o documento estiver passando por check-out, o usuário só poderá salvar as edições nessa pasta local. Quando o usuário estiver pronto para fazer o check-in do documento, ele será salvo novamente no servidor original.
Nos programas cliente do 2007 Office System, os usuários têm a opção de deixar os documentos que estão em check-out no servidor, alterando as opções de edição de conteúdo.
| Ação de planilha |
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Na Planilha de bibliotecas de documentos (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306&clcid=0x416) (em inglês), especifique se são necessários ou não o check-in e o check-out em cada biblioteca de documentos listada. |
Planilha
Use a planilha a seguir para ajudar no planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs:
- Planilha de bibliotecas de documentos (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73306\&clcid=0x416) (em inglês)
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