O que é governança?
Atualizado em: 2009-02-26
Governança é o conjunto de políticas, funções, responsabilidades e processos que você estabelece em uma empresa para orientar, direcionar e controlar como a organização usa tecnologias para atingir as metas corporativas. Uma governança eficaz antecipa as necessidades e metas das equipes de TI e suas divisões de negócios da organização. A governança também fornece políticas e diretrizes que tornam a implantação de produtos e tecnologias como o Microsoft Office SharePoint Server 2007 gerenciável para TI e também eficiente como uma ferramenta de negócios. A governança pode ajudar a proteger a empresa contra ameaças à segurança ou responsabilidade de não-conformidade. Ela também pode ajudar a garantir o melhor retorno do seu investimento em tecnologias, por exemplo, através da imposição de práticas recomendadas no gerenciamento de conteúdo ou na arquitetura da informação.
Cada organização possui metas e necessidades exclusivas que afetarão seu método de governança. Não existe um método que seja adequado à cultura ou aos requisitos de todas as organizações. Por exemplo, organizações maiores vão provavelmente requerer mais governança que as menores.
Como a implantação do Office SharePoint Server 2007 introduz novas formas de compartilhamento de informações, colaboração e implementação de processos corporativos na organização, há considerações exclusivas para a governança no Office SharePoint Server que talvez você ainda não tenha encontrado. O conteúdo nesses artigos de governança é fornecido para promover a necessidade de governança de implantações do Office SharePoint Server e para apresentar um exemplo dos tipos de processos e atividades do Office SharePoint Server para os quais a sua organização deve considerar a governança.
Neste artigo:
O que deve ser governado?
Quem deve determinar as políticas de governança?
Como a governança deve ser implementada?
O que deve ser governado?
O Office SharePoint Server ajuda as organizações a obter controle sobre seu conteúdo, desenvolver ideias sobre o conteúdo, agilizar seus processos corporativos, acessar e compartilhar informações. Para que uma implantação do Office SharePoint Server tenha êxito, essas necessidades organizacionais devem ser atendidas de uma forma consistente com as restrições e políticas do departamento de TI da organização. A governança é o método pelo qual a sua empresa equilibra esses requisitos. Para manter as soluções baseadas no Office SharePoint Server eficientes e gerenciáveis, a sua organização deve considerar a governança de uma ou mais das seguintes áreas:
Arquitetura da informação
A localização e utilização rápida e precisa do conteúdo e dos dados pelos profissionais de informações contribuem para a eficiência de uma empresa. Caso não haja uma arquitetura da informação criada e governada de forma adequada, a eficiência de uma empresa poderá ser reduzida. Por exemplo:
O uso inconsistente de metadados pode dificultar a pesquisa e a comparação de itens relacionados de informação.
Um armazenamento de conteúdo criado e gerenciado de forma inadequada pode gerar versões duplicadas de documentos. Como resultado, os usuários não podem identificar a versão autoritativa.
Um armazenamento de dados catalogado e gerenciado de forma inadequada pode fazer com que os tomadores de decisões usem os dados errados.
Uma navegação de portal criada de forma inadequada pode dificultar a localização de informações e sites cruciais ao trabalho.
As informações apresentadas de forma inadequada podem reduzir a capacidade de alguns usuários de acessá-las.
A governança da arquitetura da informação da empresa é a chave para o uso bem-sucedido do Office SharePoint Server 2007 e requer a participação de gerentes comerciais, gerentes de conteúdo, criadores de sites e profissionais de informações e de TI.
Serviço de TI que hospeda o SharePoint Server
Um problema comum em uma empresa é a proliferação de servidores Web gerenciados individualmente que executam o Windows SharePoint Services 3.0 ou o Office SharePoint Server 2007. Embora seja inevitável que equipes individuais conduzam a adoção de um ou mais produtos e tecnologias do SharePoint, a adoção desgovernada pode causar problemas. Por exemplo:
Cada servidor pode se tornar uma ilha de informações, gerando uma confusão de sites sem um esquema de segurança, navegação ou índice de pesquisa em comum.
Alguns servidores podem hospedar aplicativos que sejam inseguros e comprometam a empresa.
Usuários treinados de forma inadequada podem criar solicitações de suporte em servidores locais que não sejam de conhecimento da equipe de suporte.
Atividades importantes como conformidade normativa podem ser administradas de forma inconsistente entre servidores.
Atividades regulares de manutenção, como backup e restauração de dados e instalação de atualizações de produto, podem não ser feitas corretamente devido ao treinamento inadequado ou por inconsistência na configuração dos servidores.
Os proprietários de sites podem mudar de equipes ou deixar a empresa, tornando indefinido quem é o proprietário do conteúdo ou causando o bloqueio dos sites.
A adoção inicial do Office SharePoint Server 2007 geralmente ocorrerá de forma inconsistente na empresa quando ele for implantado e passar a ser utilizado por pessoas ou pequenas equipes. À medida que o uso do produto na empresa aumentar, é recomendável que o departamento de TI planeje e implemente um conjunto de serviços de hospedagem bem governado que torne o Office SharePoint Server 2007 disponível de uma forma controlada. Para obter mais informações, consulte Estabelecendo e administrando um serviço do SharePoint.
Política de personalização
O Office SharePoint Server 2007 inclui recursos personalizáveis em várias áreas de produtos, como business intelligence, formulários, fluxo de trabalho e gerenciamento de conteúdo. Entretanto, a personalização introduz novos riscos para a estabilidade, facilidade de manutenção e segurança do ambiente do Office SharePoint Server. Para oferecer suporte à personalização de uma maneira controlada, desenvolva uma política de personalização que aborde o seguinte:
As ferramentas de personalização que são permitidas.
O método de manipulação do código-fonte, por exemplo, como ele será mantido em um sistema de controle de origem, como ele deve ser documentado e assim por diante.
Padrões de desenvolvimento, como práticas recomendadas de codificação.
Padrões de teste e verificação.
Métodos necessários de empacotamento e instalação.
Os tipos de personalizações com suporte.
Para obter mais informações sobre os processos de gerenciamento de personalizações, consulte o white paper sobre a política de personalização dos Produtos e Tecnologias do SharePoint (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=92311\&clcid=0x416) (em inglês).
Marca
Se você estiver criando uma arquitetura da informação e um conjunto de sites para uso na empresa, considere incluir marcas nas suas políticas de governança. Ao implementar uma política de marcas, você ajuda a garantir que os sites usem de forma consistente as representações de imagens, fontes, temas e outros elementos de design.
Treinamento
Considere um plano de treinamento em seu planejamento de governança. Embora o Office SharePoint Server possua uma interface intuitiva baseada na Web e inclua Ajuda online, o uso e, especialmente, a administração de sites com base no Office SharePoint Server pode ser um desafio para alguns usuários. Isso pode se tornar ainda mais complexo pelo conjunto de recursos disponíveis para os vários usuários com base em seus níveis de permissão. Além disso, o conjunto de políticas de governança que as divisões de negócios e TI implementam pode requerer explicação. Ao treinar adequadamente a comunidade de usuários, você pode aumentar a satisfação com a implementação do SharePoint e reduzir os custos com suporte.
Quem deve determinar as políticas de governança?
Uma implantação bem-sucedida do Office SharePoint Server deve incluir a funcionalidade que as divisões de negócios da empresa requerem de uma forma que ela seja gerenciável e sustentável pela organização de TI da empresa. Ela requer, portanto, um diálogo e uma parceria contínuos entre profissionais de TI, gerentes de negócios e profissionais de informações da empresa. Para conseguir isso, a governança eficaz de uma implantação do Office SharePoint Server requer a colaboração de todos esses participantes de um corpo de governança.
Considere a inclusão das seguintes funções ao criar o corpo que governará a arquitetura da informação e os serviços do Office SharePoint Server da sua empresa:
Participantes executivos Os principais executivos devem definir as metas gerais do corpo de governança, conceder autoridade a ele e avaliar periodicamente o sucesso das práticas e políticas implementadas.
Participantes financeiros As regras e os processos de governança devem ajudar a aumentar o retorno no investimento da empresa em produtos e tecnologias do SharePoint. Para garantir isso, os gerentes financeiros devem participar do corpo de governança.
Líderes de TI Os líderes de TI devem ajudar a desenvolver suas ofertas de serviço e determinar como alcançar suas responsabilidades de TI (como fornecer segurança e manter a confiabilidade) ao fornecer os recursos requisitados pelas equipes de negócios.
Líderes de divisão de negócios Os líderes de negócios representam as equipes que fazem o principal trabalho da empresa e conduzem os requisitos funcionais e de arquitetura da implantação do Office SharePoint Server. Eles devem ajudar a determinar os padrões de taxonomia organizacional e de arquitetura da informação da empresa e trabalhar com os líderes de TI para alcançar contratos de nível de serviço e outras políticas de suporte.
Responsáveis pela conformidade A governança deve garantir que uma empresa esteja de acordo com os requisitos legais e de regulamentação e gerencie seu conhecimento corporativo. Se a sua empresa tiver funções que sejam responsáveis pela supervisão legal ou de conformidade, inclua representantes para essas disciplinas no corpo de governança.
Líderes de desenvolvimento Os líderes na organização de desenvolvimento de software devem ajudar a determinar quais ferramentas de personalização devem ser permitidas, como verificar a segurança de código e outras práticas recomendadas relacionadas ao código.
Profissionais de informações Os membros da sua organização que realizam um trabalho diário para ajudar a garantir que a arquitetura da informação e os serviços do Office SharePoint Server atendam às suas necessidades.
Como a governança deve ser implementada?
Cada empresa é exclusiva e deve determinar a melhor maneira de implementar seu próprio plano de governança. Veja a seguir os estágios sugeridos de uma implementação de governança para a sua empresa:
Determinar princípios e metas iniciais O corpo de governança deve, inicialmente, desenvolver para a governança uma visão, políticas e padrões que possam ser medidos para controlar a conformidade e quantificar o benefício para a empresa. Por exemplo, neste estágio, a taxonomia de metadados corporativa inicial poderia ser determinada junto com as ofertas de serviço de TI iniciais. Os princípios, as metas e os padrões iniciais devem ser publicados e divulgados.
Desenvolver uma estratégia de educação As políticas de governança que você determinar devem ser divulgadas para a empresa e você deve ter planos contínuos de treinamento e educação. Observe que isso inclui o treinamento no uso do Office SharePoint Server e o treinamento em práticas e padrões de governança. Por exemplo, o departamento de TI pode manter uma página de perguntas frequentes no site para responder a questões sobre suas ofertas de serviço do Office SharePoint Server. A divisão de negócios pode fornecer treinamento online que descreva a implementação e o uso do sistema de gerenciamento de documentos na empresa.
Desenvolver um plano contínuo Como uma governança bem-sucedida deve ser contínua, o corpo de governança deve se reunir com frequência. As atividades contínuas incluem a incorporação de novos requisitos no plano de governança ou a reavaliação e o reajuste dos princípios ou padrões de governança. Os conflitos podem precisar ser resolvidos à medida que surjam necessidades de concorrência, como entre o departamento de TI e uma ou mais divisões de negócios. O corpo de governança deve se reportar regularmente aos seus patrocinadores executivos para promover a responsabilidade e ajudar a impor a conformidade em toda a empresa. Tenha em mente que, embora isso pareça trabalhoso, a meta é aumentar o retorno em investimento no Office SharePoint Server, maximizar a utilidade da solução do Office SharePoint Server e aumentar a produtividade da sua empresa.
Baixar este manual
Este tópico está incluído no seguinte manual baixável para facilitar a leitura e a impressão:
Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.
Consulte também
Conceitos
Recursos de governança no Office SharePoint Server 2007