Recursos de governança no Office SharePoint Server 2007
Atualizado em: 2009-02-26
Este artigo revisa um conjunto de recursos do Microsoft Office SharePoint Server 2007 que a sua organização pode usar para ajudar a controlar o serviço de TI do Office SharePoint Server 2007 ou a arquitetura de informações da empresa. Ele também inclui links para artigos da Web para ajudá-lo a planejar e usar cada recurso.
Dica
Para obter informações sobre como organizar a comissão de gestão da sua empresa, consulte O que é governança?.
Neste artigo:
Recursos do serviço de TI
Recursos da arquitetura de informações
Recursos do serviço de TI
Ao oferecer um serviço de TI que hospede sites do SharePoint e ao fornecer serviços relacionados da empresa, a sua organização pode controlar com mais eficiência a proliferação de sites do SharePoint, garantir a eficácia dos custos e maximizar os benefícios da colaboração. Esta seção descreve os recursos do Office SharePoint Server 2007 que são úteis à manutenção e gestão de um serviço do Office SharePoint Server.
Modelos de site
Os modelos de site são um conjunto de personalizações aplicadas a uma definição de site. Com a utilização de um modelo de site, um serviço do Office SharePoint Server pode promover identidade visual, estrutura de site e layout consistentes nos sites criados pelos usuários. É possível criar modelos personalizados para sites de provisionamento e usá-los no lugar dos modelos incluídos no Office SharePoint Server, como parte do serviço Office SharePoint Server.
Para obter mais informações, consulte o material sobre como trabalhar com modelos e definições de sites (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119281\&clcid=0x416).
Cotas
Uma cota especifica os limites para a quantidade de armazenamento que um site pode usar. As cotas permitem que você avise os usuários quando os sites estão próximos do limite. Esse processo evita que os usuários adicionem mais conteúdo quando o limite é alcançado. Para obter mais informações, consulte Gerenciar cotas e bloqueios de site (Office SharePoint Server).
Bloqueios
Os bloqueios impedem que os usuários adicionem conteúdo ou mesmo utilizem um conjunto de sites. Por exemplo, você pode bloquear um site que viole a diretiva de uso. Para obter mais informações, consulte Gerenciar cotas e bloqueios de site (Office SharePoint Server).
Fluxos de trabalho
Fluxos de trabalho são programas que implementam processos empresariais de um site do Office SharePoint Server. Esses programas são associados a itens do site, como documentos, formulários ou itens de listas. Os fluxos de trabalho têm muitas aplicações como parte de um serviço de TI. Por exemplo, você pode usar um fluxo de trabalho para configurar um novo site, controlar um problema de suporte ou tomar providências quando a cota de um site é excedida.
Para obter mais informações, consulte o material sobre fluxos de trabalho do Windows SharePoint Services (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119282\&clcid=0x416) e o documento Noções básicas sobre fluxos de trabalho.
Recursos
Um recurso é um recipiente de várias extensões definidas para o Office SharePoint Server 2007 e o Windows SharePoint Services 3.0 e é composto de um conjunto de arquivos XML implantados nos servidores Web. É possível implantar um recurso como parte da definição de um site ou pacote de soluções, e você pode ativar cada recurso nos sites do Office SharePoint Server.
Um administrador de site pode transformar a funcionalidade do site do SharePoint por meio da ativação ou desativação de um recurso na interface do usuário. Os recursos facilitam a ativação ou desativação da funcionalidade no decorrer de uma implantação, além de fornecerem meios para que os administradores transformem facilmente o modelo ou a definição de um site. Recursos podem ficar ocultos, evitando que usuários do site os desativem manualmente.
Com a nova funcionalidade do site implementada como recursos, os administradores têm mais facilidade de controlar os sites e impor um plano de gestão. Uma técnica denominada ligação de recursos permite que você anexe um recurso a todas as novas instâncias de sites, as quais utilizem uma determinada definição de site, sem modificar a definição do site. Isso permite controlar os recursos que os usuários do serviço podem acessar. Para obter mais informações, consulte o material sobre ligação de recursos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119283\&clcid=0x416) e o material sobre como trabalhar com recursos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=105337\&clcid=0x416).
Criação de site pessoal
Você pode permitir que os usuários criem seus próprios sites de nível superior, usando o recurso Criação de Site Pessoal. Quando você permite que os grupos de trabalho criem e possuam seus próprios conjuntos de sites exclusivos, isso melhora a colaboração nos grupos de trabalho. Além disso, ao habilitar a criação de site pessoal, você libera os recursos de TI para a realização de outras tarefas. Uma decisão-chave na governança da criação de sites pessoais é determinar o nível do serviço que oferecerá suporte para isso.
Para obter mais informações, consulte Configurar a criação de site pessoal.
Gerenciamento de registros
Um registro é um documento ou outra entidade física ou eletrônica que serve como evidência de uma atividade ou transação executada pela organização. Os registros devem ser retidos durante um determinado período, para cumprir exigências de ordem legal, corporativa ou reguladora. O gerenciamento de registros é o processo utilizado pela organização para determinar quais tipos de informações devem ser consideradas como registros, definir como os registros devem ser gerenciados enquanto estão ativos e estipular por quanto tempo cada tipo de registro deve ser retido. O gerenciamento de registros inclui a execução de tarefas relativas a registros; por exemplo, descartar registros vencidos ou localizar e proteger registros relativos a eventos externos, como ações judiciais.
O Office SharePoint Server 2007 inclui recursos que podem ajudar as organizações na implementação de sistemas e processos de gerenciamento integrado de recursos. Para assegurar a rápida participação dos trabalhadores da área de informação no sistema de gerenciamento de registros da sua empresa, os aplicativos do 2007 Microsoft Office System, como o Microsoft Office Outlook 2007 e o Microsoft Office Word 2007, também incluem recursos que oferecem suporte às práticas de gerenciamento.
Para obter mais informações, consulte Planejar o gerenciamento de registros.
Recursos da arquitetura de informações
A arquitetura de informações de um site de portal determina como as informações desse site — sites, páginas da Web, documentos, listas e dados — são organizadas e apresentadas. A empresa pode aumentar o retorno sobre o investimento em portal, criando uma comissão de gestão que desenvolva e imponha padrões e políticas de arquitetura de informações. Uma arquitetura bem controlada facilita a localização, o compartilhamento e o uso das informações da empresa..
Esta seção descreve os recursos do Office SharePoint Server 2007 que são úteis à implementação de uma arquitetura de informações e ao controle de sua utilização.
Tipos de conteúdo
Os tipos de conteúdo permitem que as empresas organizem, gerenciem e lidem de maneira consistente com o conteúdo. Eles definem os atributos de tipo de item de lista, documento ou pasta. Cada tipo de conteúdo pode especificar as propriedades de metadados a serem associadas aos itens do respectivo tipo, fluxos de trabalho disponíveis, modelos e políticas de gerenciamento de informações. Use os tipos de conteúdo para incentivar políticas consistentes de gerenciamento de informações, requisitos de metadados e outras diretivas. Para controlar os tipos de conteúdo, considere a possibilidade de associar os destinatários de eventos e os fluxos de trabalho a formulários que sejam utilizados para modificar os tipos de conteúdo. Como resultado, as alterações no tipo de conteúdo serão validadas e aprovadas.
Para obter mais informações, consulte Planejar tipos de conteúdo (Office SharePoint Server).
Aprovação de conteúdo
A aprovação de conteúdo é o método pelo qual os membros do site com permissões de aprovador controlam a publicação de conteúdo. Um rascunho de documento à espera de aprovação de conteúdo está em um estado de pendência. Quando o aprovador revisa o documento e aprova o conteúdo, o material é disponibilizado para exibição pelos usuários do site com permissões de leitura. Um proprietário de biblioteca de documentos pode habilitar a aprovação de conteúdo de uma biblioteca de documentos ou de uma biblioteca de páginas da Web e, opcionalmente, pode associar um fluxo de trabalho à biblioteca para executar o processo de aprovação.
Use a aprovação de conteúdo para formalizar e controlar o processo de disponibilização de conteúdo para um público. Por exemplo, uma empresa que publique conteúdo pode exigir a revisão e a aprovação legais antes de publicar o conteúdo.
Para obter mais informações, consulte Planejar o controle de versão, a aprovação de conteúdo e os check-outs.
Controle de versão
Controle de versão é o método pelo qual as iterações sucessivas de um documento são numeradas e salvas no Office SharePoint Server. Como uma ferramenta de gestão, o controle de versão impede a exibição de rascunhos de documentos aos usuários com permissões de leitura.
Para obter mais informações, consulte Planejar o controle de versão, a aprovação de conteúdo e os check-outs.
Página de conteúdo e estrutura do site
A página Conteúdo e Estrutura do Site, do site de nível superior no conjunto de sites, gerencia o conteúdo e a estrutura de um conjunto de sites do SharePoint. Como a navegação de site no Office SharePoint Server está baseada, por padrão, na hierarquia de sites e subsites, esse recurso também pode ser usado para configurar a navegação do site. Ao vincular um site ao Office SharePoint Server 2007, você pode usar a página Conteúdo e Estrutura do Site para reestruturar o site, de modo que ele atenda às necessidades da sua empresa.
Para obter mais informações, consulte o material sobre como trabalhar com o conteúdo e a estrutura do site (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=107711\&clcid=0x416).
Políticas de gerenciamento de informações
Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo ou para um local onde o conteúdo seja armazenado, sendo que cada regra da política é um recurso da política. Por exemplo, um recurso de política de gerenciamento de informações pode especificar por quanto tempo um tipo de conteúdo deve ser retido ou pode fornecer auditoria de documentos. As políticas de gerenciamento de informações permitem que você controle quem pode acessar as informações organizacionais, o que essas pessoas podem fazer com as informações e por quanto tempo as informações devem ser retidas.
É possível associar uma política a uma lista, biblioteca de documentos ou tipo de conteúdo. Quando você faz isso, todos os documentos associados à biblioteca ou ao tipo de conteúdo incluem a política de gerenciamento de informações. A relação entre um documento e sua respectiva política de gerenciamento de informações é mantida mesmo quando esse documento é aberto em um programa cliente do 2007 Microsoft Office System. Por exemplo, se uma política proibir a impressão de um documento, essa política poderá ser imposta mesmo quando o documento for aberto no programa cliente do 2007 Office System.
Ao configurar uma política de gerenciamento de informações, você tem a opção de escrever uma declaração da política, para que seja exibida em programas clientes do 2007 Office System e informe os autores de documentos sobre as políticas impostas ao documento. Esta é uma prática recomendada.
O Office SharePoint Server 2007 inclui os seguintes recursos de política de gerenciamento de informações:
O recurso de política Auditoria registra os eventos e as operações executadas em documentos e itens de listas. Você pode configurar o recurso Auditoria para registrar eventos como, por exemplo, edição e exibição de documentos ou alteração no nível de permissão do documento.
O recurso de política Validade ajuda a descartar, de maneira consistente, conteúdo que possa ser controlado e gerenciado. Você pode definir que o conteúdo de um tipo específico expire em uma determinada data ou em uma extensão calculada de tempo posterior a alguma atividade do documento (por exemplo, criação do documento). Depois que o documento perde a validade, é possível determinar as ações que o controle da política realizará. Por exemplo, a política pode excluir o documento ou definir uma tarefa de fluxo de trabalho para fazer com que o Office SharePoint Server encaminhe o documento para obter permissão para destruí-lo.
O recurso de política Etiquetagem especifica um rótulo a ser associado a um tipo de documento ou item de lista. Os rótulos são áreas de texto pesquisáveis, que o Office SharePoint Server gera com base nas propriedades de metadados e na formatação especificadas.
O recurso de política Código de Barras permite que você controle a cópia física de um documento. Você cria um valor de identificador exclusivo para um documento e então insere uma imagem de código de barras desse valor no documento. Por padrão, os códigos de barras são compatíveis com a norma Código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Código 39) e você pode usar o modelo de objeto das políticas para se conectar com outros provedores de códigos de barras.
Para controlar como as políticas de gerenciamento de informações devem ser utilizadas em cada aplicativo Web da sua solução, use a Administração Central do Office SharePoint Server para configurar os relatórios de uso da política de gerenciamento de informações. Os relatórios da política de gerenciamento de informações ajudam você a monitorar o grau de consistência da sua organização ao usar as políticas. Como as políticas de gerenciamento de informações geralmente são implementadas para ajudar a organização a cumprir os regulamentos, o monitoramento frequente do uso da política pode ajudar a garantir a conformidade da organização.
Os recursos da política de gerenciamento de informações são extensíveis. Para saber mais sobre como criar recursos personalizados de política de gerenciamento de informações, consulte o SDK (Software Development Kit) do Microsoft Office SharePoint Server 2007 (em inglês) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=119284\&clcid=0x416) (em inglês). Para obter dados gerais sobre as políticas de gerenciamento de informações, consulte Planejar políticas de gerenciamento de informações.
Gerenciamento de direitos de informação
O Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) permite que os criadores de conteúdo controlem e protejam seus documentos. Os conteúdos de documentos que usam IRM são criptografados e fornecidos com uma licença de publicação que impõe restrições aos usuários.
O Microsoft Office SharePoint Server 2007 oferece suporte IRM para documentos armazenados em bibliotecas de documentos. Os formatos de arquivo de documentos que podem usar o IRM no Office SharePoint Server 2007 incluem:
Microsoft InfoPath
Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft PowerPoint
Word Open XML
Excel Open XML
PowerPoint Open XML
Para adicionar outros tipos de arquivo, o administrador deve instalar protetores — programas que controlam a criptografia e a descriptografia de documentos que usam gerenciamento de direitos — para cada novo tipo de arquivo.
Para obter mais informações, consulte Planejar o Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM).
Tipos de arquivos bloqueados
Você pode impedir que arquivos sejam carregados ou baixados em um servidor, baseando a restrição na extensão do nome do arquivo. Por exemplo, você pode bloquear arquivos com extensão .exe porque esses arquivos podem ser executados no computador cliente e podem conter software mal-intencionado.
Por padrão, muitos tipos de arquivo são bloqueados, incluindo os tipos de arquivo tratados como executáveis pelo Windows Explorer. Para obter uma lista completa dos tipos padrão de arquivos bloqueados, consulte Gerenciar tipos de arquivo bloqueados (Office SharePoint Server).
Baixar este manual
Este tópico está incluído no seguinte manual baixável para facilitar a leitura e a impressão:
Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.